¿Qué es una matriz de competencias y para qué sirve?

La matriz de competencias, una herramienta estratégica tanto para un proyecto como para una empresa en su conjunto, te ayuda a impulsar el rendimiento de tus equipos.

Anticipándose a las necesidades de formación, alineando las habilidades con los objetivos estratégicos o identificando a sus líderes del mañana, este mapeo de competencias es una verdadera palanca de rendimiento.

Entonces, en términos concretos, ¿qué es una matriz de habilidades y cuáles son sus ventajas? En este artículo, te ayudamos a entender con precisión para qué sirve una matriz de competencias y cómo configurarla.

¿Qué es una matriz de competencias?

Matriz de competencias: definición

🔎 Sinónimo: mapeo de habilidades, cuadrícula de habilidades.

La matriz de competencias es una representación visual de las competencias de una empresa o proyecto. A menudo representado en forma de tabla o cuadrícula, presenta una visión general de las habilidades disponibles, pero también necesarias para llevar a cabo las misiones encomendadas por los clientes. 

¿Cuáles son los desafíos de una matriz de competencias?

Una verdadera herramienta de planificación estratégica, presenta: 

• los conocimientos técnicos necesarios,
• el nivel actual de rendimiento de los empleados, 
• los requisitos que deben cumplirse. 

La matriz de competencias evalúa tanto las competencias técnicas como las conductuales . Asegura que estos estén alineados con los objetivos estratégicos y las necesidades de la empresa. Esta herramienta, en constante evolución, es esencial para una gestión eficaz de las competencias.

¿Cuáles son los beneficios de la Matriz de Habilidades de Gestión de Proyectos?

Obtener una visión integral de las competencias de la empresa

La matriz de competencias ofrece una visión clara de todas las competencias disponibles en la empresa. De este modo, se cumplen tres objetivos. 

1. Resaltar las fortalezas y debilidades : El mapeo de habilidades destaca las habilidades disponibles y aquellas en las que se debe invertir. Además, permite identificar perfiles de expertos dentro de la empresa que pueden actuar como formadores.
2. Evaluar el nivel de desempeño de los empleados: esta evaluación es fundamental para identificar las capacidades disponibles. Permite revelar la posible versatilidad y potencial para puestos de nivel superior. La evaluación de las competencias es esencial para la aplicación de un plan de formación pertinente. 
3. Asegurar las competencias de la empresa : al identificar con precisión quién domina qué, la matriz de competencias permite identificar los puntos críticos de dependencia. Una habilidad rara, poseída por una sola persona, puede considerarse como tal. Por lo tanto, es fundamental limitar este tipo de situaciones, pero también anticipar soluciones. 

Facilitar la contratación

• Clarificar las expectativas para cada puesto

La matriz de competencias ayuda a facilitar la contratación, ya que mapea los puestos de trabajo de la empresa y aclara las necesidades de cada puesto.  

Por lo tanto, ayuda a agilizar el proceso de contratación porque facilita la selección de candidatos, que luego se basa en criterios objetivos.

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• Identificar las brechas y carencias de habilidades

La matriz de competencias revela las carencias y carencias de competencias, lo que permite anticipar mejor las necesidades de contratación. Por lo tanto, es esencial una planificación rigurosa y anticipada de los recursos, tanto a nivel de proyecto como a nivel de la empresa en su conjunto.

Optimiza la gestión del talento

Al identificar las competencias clave, la matriz de competencias facilita la gestión del talento. La visibilidad que ofrece facilita la comparación entre las competencias reales y las requeridas, destacando así las necesidades formativas.

• Establecer planes de formación adaptados

Una vez que se han identificado las habilidades faltantes, es necesario poner en marcha planes estratégicos de desarrollo de habilidades. Esto puede tomar la forma de capacitación o tutoría, lo que permitirá a los empleados desarrollar sus habilidades. La idea también es proponer planes de formación alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.

Además, los planes de entrenamiento bien diseñados permiten limitar las dependencias en caso de salida de elementos clave, constituyendo así una estrategia de respaldo efectiva.

• Asigne recursos según sea necesario

La matriz de competencias es relevante para la gestión de recursos, ya que proporciona información sobre las posibles brechas y las necesidades futuras. Esto facilita la asignación de recursos a través de una mayor visibilidad de las habilidades y la disponibilidad de recursos.

Además, una visión clara de las competencias de la empresa ofrece datos fiables y accionables, útiles para la PMO directamente y para las PMO responsables de la gestión de los recursos.

Mejorar el rendimiento y la calidad del servicio

La matriz de competencias es una palanca estratégica para la empresa. De hecho, mejora la organización del trabajo. Por ejemplo, limita los retrasos debidos a la falta de habilidades y aumenta la calidad de los entregables a través de decisiones más estratégicas en términos de recursos.

Contribuir al desarrollo profesional de los empleados

El mapeo de habilidades también aporta muchos beneficios para los empleados. Contribuye a su desarrollo profesional de tres maneras. 

1. Proporciona una estructura objetiva para la evaluación de las competencias mediante la definición de criterios de evaluación específicos, esta estructura es clara y permite una evaluación uniforme y garantiza la objetividad.
2. Facilita la comparación de los niveles de empleados , que luego se evalúan de forma objetiva, lo que permite una concesión de ascensos más transparente y accesible.
3. Por último, ayuda a revelar el potencial. Al comparar las habilidades reales y las esperadas, se pueden observar brechas en ambas direcciones, de modo que a los empleados con más habilidades que las requeridas para su puesto se les podría ofrecer un puesto que esté más en línea con sus habilidades. Por lo tanto, la matriz de habilidades puede ayudar a identificar a los líderes del mañana. 

¿Cuáles son los diferentes tipos de mapeo de habilidades?

La Tabla de Habilidades Individuales

La tabla de competencias individuales cumple varias funciones:

• evaluar los diferentes perfiles para organizar y optimizar los recursos en los proyectos,
• comparar las habilidades actuales con las requeridas,
• Elaborar planes de desarrollo e identificar las necesidades de formación.

Ejemplo de una tabla de habilidades individuales 

Una tabla de Excel con los nombres de los empleados en las filas y las habilidades esperadas en columnas. A continuación, cada celda contiene el nivel, cuya escala debe determinarse de antemano. 

¿Necesitas una representación más visual? La carta de radar (o diagrama de Kiviat) también puede ser adecuada para usted. De hecho, sus curvas llaman la atención sobre las brechas que deben salvarse entre el nivel real y el esperado. 

Mapeo de habilidades por equipo o proyecto

La matriz de habilidades de equipo o proyecto se utiliza para evaluar las habilidades disponibles de un equipo. Destaca las fortalezas y las áreas de optimización. 

Esta matriz es fundamental al inicio del proyecto para asegurar que el equipo tiene todas las habilidades necesarias para llevar a cabo el proyecto.

Ejemplo de mapeo de habilidades por equipo o proyecto 

Esto también puede tomar la forma de un cuadro, esta vez en el que se enumeran las misiones previstas y los conocimientos técnicos disponibles. 

La matriz de competencias de las profesiones

Este tipo de mapeo de trabajo y habilidades enumera las habilidades esperadas para un puesto específico.

Una vez establecido, permite la comparación entre las expectativas y las habilidades reales de los empleados. Así, puede ayudar a mejorar la movilidad interna, la contratación o las necesidades de formación.

Ejemplo de matriz de competencias por puesto

Todavía en forma de tabla, la matriz de habilidades enumera, por posición, las habilidades esperadas, tanto técnicas como conductuales. 

La Matriz de Habilidades de Evolución

La Matriz de Habilidades de Evolución muestra las etapas de progresión en función del nivel de antigüedad. Esta escala se puede graduar usando términos o números, proporcionando un marco preciso para evaluar objetivamente.

Ejemplo de una matriz de competencias evolutivas 

• Nivel 1 o Inicial: menos de 6 meses de experiencia, realiza tareas sencillas bajo supervisión.
• Nivel 2 o Autónomo: de 6 meses a 2 años, autonomía parcial, tomando iniciativas sobre materias conocidas.
• Nivel 3 o Referente: 2 a 5 años, gestión autónoma, capacidad para supervisar un pequeño equipo.
• Nivel 4 o Líder: liderazgo fuerte, gestión de proyectos complejos, rol de mentoría.
• Nivel 5 o Estratégico: visión estratégica, innovación, gestión de proyectos de gran envergadura, transmisión de conocimiento.

La Matriz de Versatilidad

En realidad, esta herramienta difiere de la matriz de competencias, pero las dos son complementarias. La matriz de versatilidad evalúa la capacidad de cada empleado para realizar diferentes tareas. Así, mide la flexibilidad de los empleados y permite identificar a aquellos que son capaces de desempeñar puestos intercambiables. La Matriz de Versatilidad es parte de un enfoque de gestión de capacidad y planificación de la sucesión. También hablamos de multihabilidades.

Ejemplo de una matriz de versatilidad

Una tabla con el nombre del empleado, las habilidades esperadas para su puesto y la experiencia que tiene. 

¿Cómo se crea una matriz de habilidades efectiva y se actualiza?

El proceso de mapeo de habilidades solo es realmente útil cuando se actualiza y actualiza regularmente. Por lo tanto, es necesario integrar su uso en sus procesos para evitar cometer errores relacionados con su obsolescencia. 

Desarrollar una estrategia para adoptar la matriz de competencias

Adoptar una matriz de habilidades para la gestión de sus recursos llevará más o menos tiempo implementarla dependiendo del tamaño de su empresa. Una nueva empresa se sentirá más cómoda trabajando en ella que una empresa más sustancial y madura. 

Esto hace que sea aún más importante involucrar a las partes interesadas desde la creación de la matriz. De esta manera, los empleados comprenderán los desafíos e intereses, especialmente en lo que respecta a su propio desarrollo profesional.

Por lo tanto, para facilitar la colaboración con los gerentes de cada departamento, es necesario crear un proceso regular. 

El equipo de Stafiz recomienda el siguiente proceso de adopción para asegurarse de que las actualizaciones sean periódicas.

El ejercicio de actualización se puede eliminar fácilmente de las prioridades y los horarios. No lo reproches a tus equipos, que tienden a centrar sus esfuerzos en las misiones de los clientes. 

Para asegurarte de que todo el mundo juegue, no dudes en planificar y reservar tragaperras dedicadas para actualizar tu matriz de habilidades. ¡Y la buena noticia es que pueden integrarse con sus procesos gerenciales existentes!

En Stafiz, puedes integrar las habilidades adquiridas durante el período o la misión en tus hojas de evaluación mensuales o de fin de proyecto. A continuación, asigne una fecha límite a cada líder de equipo, que a su vez organizará estas entrevistas con el personal.

Este proceso es eficaz porque permite hacer un balance en períodos específicos: el trabajo pasado y el actual se conservan en la memoria para evaluaciones más objetivas.

Además, la base de datos actualiza automáticamente el CV de cada empleado. Como resultado, las habilidades trabajadas y/o adquiridas se tienen en cuenta en la asignación de recursos, tan pronto como se valida la evaluación. 

Para que este ejercicio sea una actividad recurrente, todo lo que tienes que hacer es: 

• crear recordatorios de notificación directamente en Stafiz,
• O bien, opta por una invitación en la aplicación Calendario de tu elección.

Este método invita a la colaboración movilizando y empoderando a los equipos. Para los gerentes, el monitoreo de la capacidad se hace más fácil y los datos más confiables.

¡Cuidado, también será necesario cambiar las necesidades de la matriz! Dado que el mercado está en constante evolución, debe monitorear regularmente las nuevas habilidades y tecnologías necesarias para continuar satisfaciendo las necesidades de los clientes.

Definir una estrategia de uso

Para aprovechar al máximo los beneficios de la Matriz de Habilidades, es importante comprender por qué y con qué propósito la está utilizando.

Hay tres objetivos principales relacionados con el uso de una matriz de competencias: 

1. la evaluación del nivel de competencias,
2. identificación de las necesidades de recursos,
3. Facilitar y optimizar la asignación de recursos. 

• Evaluar el nivel

Como se mencionó anteriormente, primero permite situar el nivel de habilidades de un empleado en comparación con el nivel esperado.

De este modo, permite hacer un seguimiento de la evolución y el desarrollo de las competencias a largo plazo, pero también integrar nuevos objetivos.

• Identificar una brecha de habilidades

Con una visión general de las habilidades necesarias dentro de la empresa, es más fácil detectar brechas o brechas. Esta estrategia tiene como objetivo planificar a largo plazo y, por lo tanto, minimizar los riesgos asociados con la planificación de recursos.

Anticipación de las necesidades de perfil por nivel de antigüedad en Stafiz.

Esta representación ayuda a tomar las decisiones correctas para llenar los vacíos identificados, ya sea a través de la contratación o la capacitación. 

También es una buena herramienta analítica. Tal vez la capacidad en sí misma sea suficiente, pero su uso no es óptimo. 

• Maximizar la asignación de recursos

En el caso de que su dotación de personal sea realmente ineficiente, la matriz de habilidades es una buena manera de organizar mejor la carga.

Al elegir Stafiz para la gestión de su personal, se beneficia de una integración dinámica de su mapeo de habilidades en su entorno de trabajo. Como resultado, todos los cambios actualizados en el CV de un empleado se tienen en cuenta en la planificación del proyecto. 

De este modo, los datos de programación, los datos de disponibilidad, pero también los KPI, como la tasa de carga , se recalculan automáticamente. 

De este modo, se facilita la asignación de recursos. No es necesario consultar un documento externo para buscar a las personas adecuadas para posicionar o reemplazar.

¡Stafiz va más allá!

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Descubre

¿Cómo diseñar una matriz de competencias en la práctica?

Una vez que hayas identificado la estrategia correcta, ¡todo lo que tienes que hacer es comenzar con la etapa de creación! 

Puedes optar por ponerte en contacto con nosotros y averiguar cómo configurar tu gestión de habilidades con Stafiz, o elegir descargar una de nuestras plantillas de matriz de habilidades.

• Paso 1: Identificar las habilidades esenciales.

Elabore un inventario completo de las competencias necesarias para su actividad utilizando varios enfoques:

• por oficio,
• por equipo, 
• por empleado,
• por rol jerárquico,
• por tareas, o tipos de proyectos.

No dude en consultar con los gerentes para identificar habilidades verdaderamente estratégicas y establecer expectativas realistas que satisfagan las necesidades del campo.

• Paso 2: Establece los niveles de habilidad.

La definición de los diferentes niveles de habilidad correspondientes a cada habilidad puede estar relacionada con la antigüedad o el puesto en cuestión. Estos son los niveles de maestría , desde principiante hasta experto , mencionados anteriormente. Es importante definir claramente los criterios para medirlos para eliminar los sesgos.

Sin embargo, la escala de competencias puede estar puntuada por criterios descriptivos para tener en cuenta habilidades que son difíciles de medir, como las habilidades blandas. Por ejemplo, podríamos hablar de un novato curioso o de un experto avezado, pasando por niveles intermedios.

• Paso 3: Identificar las habilidades disponibles.

Ha llegado el momento de mapear, pero también de evaluar las competencias de la empresa.

Para ello, se solicita la movilización de directivos y empleados por diversos medios: 

• entrevistas individuales,
• entrevistas de actuación,
• pruebas de habilidad,
• evaluación por parte del gerente,
• o autoevaluación.

Favorecer varios métodos para obtener una imagen clara y lo más objetiva posible mediante el cruce de cifras y percepciones. 

A partir de aquí, puede asignar un nivel de habilidad correspondiente a cada habilidad clave identificada en la matriz.

• Paso 4: Desarrollar planes de desarrollo.

Una vez que se han mapeado y evaluado las habilidades, se identifican las brechas de habilidades. Ahora es necesario adoptar estrategias para abordarlos, tales como:

• planes de formación,
• un sistema de tutoría, 
• proyectos específicos,
• actividades de desarrollo profesional. 

¡Tantas soluciones que te ayudan a maximizar el impacto de tus inversiones! 

El formato de matriz destaca el talento: alto potencial, así como los empleados en dificultades. Se vuelve más fácil para usted priorizar prioridades y necesidades.

¡No te saltes la matriz de habilidades! Es una herramienta sencilla de adoptar, y los beneficios tendrán un impacto positivo en la gestión de su proyecto y, en consecuencia, en su productividad y rentabilidad.

Si usted es una agencia, una empresa de servicios informáticos o una empresa de consultoría, Stafiz podrá satisfacer sus necesidades gracias a una integración dinámica de su personal en la gestión de su proyecto.