Was ist eine Skills-Matrix und wofür wird sie verwendet?

Die Kompetenzmatrix ist ein strategisches Instrument sowohl für ein Projekt als auch für ein Unternehmen als Ganzes und hilft Ihnen, die Leistung Ihrer Teams zu steigern.

Um den Schulungsbedarf zu antizipieren, Fähigkeiten mit strategischen Zielen in Einklang zu bringen oder Ihre Führungskräfte von morgen zu identifizieren, ist dieses Skills Mapping ein echter Leistungshebel.

Was ist also konkret eine Skills-Matrix und was sind ihre Vorteile? In diesem Artikel helfen wir Ihnen, genau zu verstehen, wofür eine Kompetenzmatrix gedacht ist und wie Sie sie einrichten.

Was ist eine Kompetenzmatrix?

Kompetenzmatrix: Definition

🔎 Synonym: Skills Mapping, Skills Grid.

Die Kompetenzmatrix ist eine visuelle Darstellung der Fähigkeiten eines Unternehmens oder Projekts. Oft in Form einer Tabelle oder eines Rasters dargestellt, bietet es einen Überblick über die verfügbaren, aber auch notwendigen Fähigkeiten, um die von den Kunden anvertrauten Missionen auszuführen. 

Was sind die Herausforderungen einer Kompetenzmatrix?

Es ist ein echtes strategisches Planungsinstrument und bietet: 

• die notwendige Expertise,
• das aktuelle Leistungsniveau der Mitarbeiter, 
• die zu erfüllenden Anforderungen. 

Die Kompetenzmatrix bewertet sowohl fachliche als auch verhaltensbezogene Kompetenzen. Es stellt sicher, dass diese mit den strategischen Zielen und Bedürfnissen des Unternehmens übereinstimmen . Dieses Tool entwickelt sich ständig weiter und ist für ein effektives Kompetenzmanagement unerlässlich.

Was sind die Vorteile der Project Management Skills Matrix?

Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über die Kompetenzen des Unternehmens

Die Skill-Matrix bietet einen klaren Überblick über alle im Unternehmen verfügbaren Skills . Damit werden dann drei Ziele erreicht. 

1. Stärken und Schwächen aufzeigen : Bei der Kompetenzkartierung werden die verfügbaren Fähigkeiten und die Fähigkeiten hervorgehoben, in die investiert werden muss. Darüber hinaus ermöglicht es die Identifizierung von Expertenprofilen innerhalb des Unternehmens, die als Trainer fungieren können.
2. Bewerten Sie das Leistungsniveau der Mitarbeiter: Diese Bewertung ist unerlässlich, um die verfügbaren Kapazitäten zu identifizieren. Es ermöglicht es, mögliche Vielseitigkeiten und Potenziale für übergeordnete Positionen aufzuzeigen. Die Bewertung der Fähigkeiten ist für die Umsetzung eines einschlägigen Schulungsplans unerlässlich. 
3. Sichern Sie die Kompetenzen des Unternehmens: Indem genau identifiziert wird, wer was beherrscht, ermöglicht die Kompetenzmatrix, kritische Abhängigkeitspunkte zu identifizieren. Eine seltene Fähigkeit, die von einer einzelnen Person gehalten wird, kann als solche betrachtet werden. Daher ist es wichtig, diese Art von Situation zu begrenzen, aber auch Lösungen zu antizipieren. 

Erleichtern Sie die Rekrutierung

• Klären Sie die Erwartungen für jede Position

Die Kompetenzmatrix erleichtert die Rekrutierung, da sie die Arbeitsplätze des Unternehmens abbildet und gleichzeitig den Bedarf für jede Position klärt.  

Auf diese Weise trägt es zur Rationalisierung des Rekrutierungsprozesses bei , da es die Auswahl der Kandidaten erleichtert, die dann auf objektiven Kriterien basiert.

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• Identifizieren Sie Qualifikationslücken und -defizite

Die Qualifikationsmatrix zeigt Qualifikationslücken und -defizite auf und ermöglicht eine bessere Antizipation des Einstellungsbedarfs. Eine rigorose und vorausschauende Ressourcenplanung, sowohl auf Projektebene als auch auf Unternehmensebene als Ganzes, ist daher unerlässlich.

Optimieren Sie das Talentmanagement

Durch die Identifizierung von Schlüsselkompetenzen erleichtert die Kompetenzmatrix das Talentmanagement. Die Transparenz, die sie bietet, erleichtert den Vergleich zwischen den tatsächlichen und den erforderlichen Fähigkeiten und zeigt so den Schulungsbedarf auf.

• Einrichten von angepassten Trainingsplänen

Sobald die fehlenden Kompetenzen identifiziert wurden, ist es notwendig, strategische Pläne zur Kompetenzentwicklung aufzustellen. Dies kann in Form von Schulungen oder Mentoring erfolgen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Fähigkeiten zu entwickeln. Die Idee ist auch, Schulungspläne vorzuschlagen, die mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.

Darüber hinaus ermöglichen gut konzipierte Schulungspläne, Abhängigkeiten im Falle des Ausscheidens von Schlüsselelementen zu begrenzen und so eine effektive Backup-Strategie darzustellen.

• Weisen Sie Ressourcen nach Bedarf zu

Die Kompetenzmatrix ist für das Ressourcenmanagement relevant, da sie Aufschluss über potenzielle Lücken und zukünftige Bedarfe gibt. Dies erleichtert die Zuweisung von Ressourcen durch einen besseren Einblick in die Fähigkeiten und die Ressourcenverfügbarkeit.

Darüber hinaus bietet ein klarer Überblick über die Fähigkeiten des Unternehmens zuverlässige und umsetzbare Daten, die sowohl für das PMO direkt als auch für die für das Ressourcenmanagement verantwortlichen PMOs nützlich sind.

Verbessern Sie die Leistung und Servicequalität

Die Skill-Matrix ist ein strategischer Hebel für das Unternehmen. In der Tat verbessert es die Organisation der Arbeit. So werden beispielsweise Verzögerungen aufgrund mangelnder Fähigkeiten begrenzt und die Qualität der Ergebnisse durch strategischere Entscheidungen in Bezug auf die Ressourcen erhöht.

Tragen Sie zur beruflichen Entwicklung der Mitarbeiter bei

Auch für die Mitarbeiter bringt das Skills Mapping viele Vorteile mit sich. Es trägt auf drei Arten zu ihrer beruflichen Entwicklung bei. 

1. Es bietet eine objektive Struktur für die Bewertung von Kompetenzen , indem es spezifische Bewertungskriterien definiert, diese Struktur ist klar und ermöglicht eine einheitliche Bewertung und gewährleistet Objektivität.
2. Es ermöglicht den Vergleich der Mitarbeiterstufen , der dann auf einer objektiven Basis bewertet wird, was eine transparentere und zugänglichere Vergabe von Beförderungen ermöglicht.
3. Schließlich hilft es, Potenziale zu entdecken. Durch den Vergleich von tatsächlichen und erwarteten Fähigkeiten können Lücken in beide Richtungen festgestellt werden, so dass Mitarbeitern mit mehr Fähigkeiten als denen, die für ihre Position erforderlich sind, eine Position angeboten werden könnte, die ihren Fähigkeiten besser entspricht. So kann die Skills-Matrix dabei helfen, die Führungskräfte von morgen zu identifizieren. 

Welche verschiedenen Arten von Skills Mapping gibt es?

Das Individual Skills Chart

Die individuelle Kompetenztabelle erfüllt mehrere Funktionen:

• die verschiedenen Profile zu bewerten, um Ressourcen in Projekten zu organisieren und zu optimieren,
• die aktuellen Fähigkeiten mit den erforderlichen zu vergleichen,
• Erstellen Sie Entwicklungspläne und ermitteln Sie den Schulungsbedarf.

Beispiel für eine Tabelle mit einzelnen Fähigkeiten 

Eine Excel-Tabelle mit den Namen der Mitarbeiter in den Zeilen und den erwarteten Fähigkeiten in den Spalten. Jede Zelle enthält dann die Ebene, deren Maßstab vorher festgelegt werden muss. 

Benötigen Sie eine visuellere Darstellung? Das Radardiagramm (oder Kiviat-Diagramm) kann auch für Sie geeignet sein. In der Tat lenken seine Kurven die Aufmerksamkeit auf die Lücken, die zwischen dem tatsächlichen und dem erwarteten Niveau überbrückt werden müssen. 

Skills Mapping nach Team oder Projekt

Die Team- oder Projektfähigkeitsmatrix wird verwendet, um die verfügbaren Fähigkeiten eines Teams zu bewerten. Es zeigt Stärken und Optimierungspotenziale auf. 

Diese Matrix ist zu Beginn des Projekts unerlässlich , um sicherzustellen, dass das Team über alle notwendigen Fähigkeiten verfügt, um das Projekt durchzuführen.

Beispiel für Skills Mapping nach Team oder Projekt 

Dies kann auch in Form einer Tabelle erfolgen, in der diesmal die zu erwartenden Missionen und die verfügbare Expertise aufgelistet sind. 

Die Kompetenzmatrix der Berufe

Diese Art der Stellen- und Kompetenzzuordnung listet die Fähigkeiten auf, die für eine bestimmte Position erwartet werden.

Einmal etabliert, ermöglicht es den Vergleich zwischen den Erwartungen und den tatsächlichen Fähigkeiten der Mitarbeiter. Auf diese Weise kann sie dazu beitragen, die interne Mobilität, die Rekrutierung oder den Schulungsbedarf zu verbessern.

Beispiel für eine Kompetenzmatrix nach Planstelle

Die Kompetenzmatrix, ebenfalls in Form einer Tabelle, listet nach Position die erwarteten Fähigkeiten auf, sowohl technisch als auch verhaltensbezogen. 

Die Evolutions-Skills-Matrix

Die Evolutionsfähigkeitsmatrix zeigt die Entwicklungsstufen basierend auf der Dienstaltersstufe. Diese Skala kann anhand von Begriffen oder Zahlen abgestuft werden, um einen genauen Rahmen für die objektive Bewertung zu bieten.

Beispiel für eine Evolutions-Skills-Matrix 

• Stufe 1 oder Initial: weniger als 6 Monate Erfahrung, führt einfache Aufgaben unter Aufsicht aus.
• Stufe 2 oder Autonom: 6 Monate bis 2 Jahre, Teilautonomie, Initiativen zu bekannten Themen ergreifen.
• Level 3 oder Referent: 2 bis 5 Jahre, selbstständiges Management, Fähigkeit, ein kleines Team zu betreuen.
• Level 4 oder Leader: starke Führung, Management komplexer Projekte, Mentorenrolle.
• Stufe 5 oder Strategisch: strategische Vision, Innovation, Management von Großprojekten, Wissensvermittlung.

Die Vielseitigkeitsmatrix

In Wirklichkeit unterscheidet sich dieses Tool von der Kompetenzmatrix, aber die beiden ergänzen sich. Die Vielseitigkeitsmatrix bewertet die Fähigkeit jedes Mitarbeiters, unterschiedliche Aufgaben auszuführen. So misst sie die Flexibilität der Mitarbeiter und ermöglicht es, diejenigen zu identifizieren, die in der Lage sind, austauschbare Positionen zu übernehmen. Die Vielseitigkeitsmatrix ist Teil eines Ansatzes für Kapazitätsmanagement und Nachfolgeplanung. Wir sprechen auch über Multi-Skills.

Beispiel für eine Vielseitigkeitsmatrix

Eine Tabelle mit dem Namen des Mitarbeiters, den für seine Position erwarteten Fähigkeiten und dem Fachwissen, über das er oder sie verfügt. 

Wie erstellt man eine effektive Kompetenzmatrix und aktualisiert sie?

Der Skill-Mapping-Prozess ist nur dann wirklich sinnvoll, wenn er regelmäßig aktualisiert und aktualisiert wird. Es ist daher notwendig, seine Verwendung in Ihre Prozesse zu integrieren, um Fehler im Zusammenhang mit seiner Obsoleszenz zu vermeiden. 

Entwickeln Sie eine Strategie für die Einführung der Kompetenzmatrix

Die Implementierung einer Kompetenzmatrix in Ihr Ressourcenmanagement wird je nach Größe Ihres Unternehmens mehr oder weniger Zeit in Anspruch nehmen. Ein neues Unternehmen wird sich wohler fühlen, daran zu arbeiten, als ein solideres und reiferes Unternehmen. 

Umso wichtiger ist es, Stakeholder bereits bei der Erstellung der Matrix mit einzubeziehen. Auf diese Weise verstehen die Mitarbeiter die Herausforderungen und Interessen, insbesondere im Hinblick auf die eigene berufliche Entwicklung.

Um die Zusammenarbeit mit den Führungskräften der einzelnen Abteilungen zu erleichtern, ist es daher notwendig, einen regelmäßigen Prozess zu schaffen. 

Das Stafiz-Team empfiehlt den folgenden Adoptionsprozess, um sicherzustellen, dass die Updates regelmäßig durchgeführt werden.

Die Aktualisierungsübung kann leicht von Prioritäten und Zeitplänen entfernt werden. Nehmen Sie es Ihren Teams nicht übel, die dazu neigen, ihre Bemühungen auf Kundenmissionen zu konzentrieren. 

Um sicherzustellen, dass jeder das Spiel spielt, zögern Sie nicht, spezielle Slots zu planen und zu buchen, um Ihre Fähigkeitenmatrix zu aktualisieren. Und die gute Nachricht ist, dass sie sich in Ihre bestehenden Managementprozesse integrieren lassen!

In Stafiz können Sie die während des Zeitraums oder der Mission erworbenen Fähigkeiten in Ihre monatlichen Evaluationsbögen oder am Ende des Projekts integrieren. Weisen Sie dann jedem Teamleiter eine Frist zu, der wiederum diese Mitarbeitergespräche organisiert.

Dieser Prozess ist effektiv, weil er eine Bestandsaufnahme zu bestimmten Zeitpunkten ermöglicht: Vergangene und aktuelle Arbeiten werden dann frisch im Gedächtnis behalten, um objektivere Bewertungen vornehmen zu können.

Darüber hinaus aktualisiert die Datenbank automatisch den Lebenslauf jedes Mitarbeiters. Das hat zur Folge, dass die erarbeiteten und/oder erworbenen Fähigkeiten in Ihrer Ressourcenallokation berücksichtigt werden, sobald die Bewertung validiert ist. 

Um diese Übung zu einer wiederkehrenden Aktivität zu machen, müssen Sie nur : 

• Benachrichtigungserinnerungen direkt in Stafiz erstellen,
• oder entscheiden Sie sich für eine Einladung in der Kalender-App Ihrer Wahl.

Diese Methode lädt zur Zusammenarbeit ein, indem Teams mobilisiert und befähigt werden. Für Manager wird die Kapazitätsüberwachung vereinfacht und die Daten zuverlässiger.

Seien Sie vorsichtig, es wird auch notwendig sein, die Bedürfnisse der Matrix zu ändern! Da sich der Markt ständig weiterentwickelt, müssen Sie die neuen Fähigkeiten und Technologien, die erforderlich sind, um die Kundenbedürfnisse weiterhin zu erfüllen, regelmäßig überwachen.

Definieren einer Nutzungsstrategie

Um die Vorteile der Kompetenzmatrix voll ausschöpfen zu können, ist es wichtig zu verstehen, warum und zu welchem Zweck Sie sie verwenden.

Es gibt drei Hauptziele im Zusammenhang mit der Verwendung einer Kompetenzmatrix: 

1. die Bewertung des Kompetenzniveaus,
2. Ermittlung des Ressourcenbedarfs,
3. Erleichterung und Optimierung der Ressourcenallokation. 

• Bewerten Sie das Niveau

Wie bereits erwähnt, ermöglicht es zunächst, das Niveau der Fähigkeiten eines Mitarbeiters im Vergleich zum erwarteten Niveau zu verorten.

Es ermöglicht dann, die Entwicklung und Entwicklung der Kompetenzen langfristig zu überwachen, aber auch neue Ziele zu integrieren.

• Identifizieren Sie eine Qualifikationslücke

Mit einem Überblick über die im Unternehmen benötigten Fähigkeiten wird es einfacher, Lücken oder Lücken zu erkennen. Diese Strategie zielt darauf ab, langfristig zu planen und so die mit der Ressourcenplanung verbundenen Risiken zu minimieren.

Antizipation des Profilbedarfs nach Dienstaltersstufe bei Stafiz.

Diese Vertretung hilft dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen, um die festgestellten Lücken zu schließen, sei es durch Rekrutierung oder Schulung. 

Es ist auch ein gutes Analysewerkzeug. Vielleicht ist die Kapazität an sich ausreichend, aber ihre Nutzung ist nicht optimal. 

• Maximieren Sie die Ressourcenzuweisung

Für den Fall, dass Ihre Personalbesetzung tatsächlich ineffizient ist, ist die Skill-Matrix eine gute Möglichkeit, die Auslastung besser zu organisieren.

Wenn Sie sich für Stafiz für Ihr Personalmanagement entscheiden, profitieren Sie von einer dynamischen Integration Ihres Skills Mapping in Ihr Arbeitsumfeld. Dadurch werden alle Änderungen, die im Lebenslauf eines Mitarbeiters aktualisiert werden, in der Projektplanung berücksichtigt. 

So werden Termindaten, Verfügbarkeitsdaten aber auch KPIs wie die Auslastung automatisch neu berechnet. 

Die Zuweisung von Ressourcen wird dann erleichtert. Es ist nicht erforderlich, sich auf ein externes Dokument zu beziehen, um nach den richtigen Personen zu suchen, die positioniert oder ersetzt werden können.

Stafiz geht noch weiter!

Erstellen Sie Ihre Projekte und lassen Sie unseren Algorithmus die besten Profile vorschlagen, die Sie je nach ihren Fähigkeiten und ihrem Niveau zuweisen können, wobei deren Verfügbarkeit berücksichtigt wird.

Finde heraus

Wie entwirft man eine Kompetenzmatrix in der Praxis?

Sobald Sie die richtige Strategie gefunden haben, müssen Sie nur noch mit der Erstellungsphase beginnen! 

Sie können sich mit uns in Verbindung setzen und herausfinden, wie Sie Ihr Kompetenzmanagement mit Stafiz einrichten können, oder eine unserer Vorlagen für eine Kompetenzmatrix herunterladen.

• Schritt 1: Identifizieren Sie die wesentlichen Fähigkeiten.

Erstellen Sie ein vollständiges Inventar der für Ihre Tätigkeit erforderlichen Fähigkeiten mit mehreren Ansätzen:

• von Beruf
• nach Team, 
• pro Mitarbeiter,
• nach hierarchischer Rolle,
• nach Aufgaben oder Arten von Projekten.

Zögern Sie nicht, sich mit Managern zu beraten, um wirklich strategische Fähigkeiten zu identifizieren und realistische Erwartungen zu setzen, die den Anforderungen des Feldes entsprechen.

• Schritt 2: Legen Sie die Fähigkeitsstufen fest.

Die Definition der verschiedenen Qualifikationsstufen, die jeder Fähigkeit entsprechen, kann sich auf das Dienstalter oder die betreffende Position beziehen. Dies sind die oben genannten Stufen der Meisterschaft – vom Anfänger bis zum Experten . Es ist wichtig, die Kriterien für ihre Messung klar zu definieren, um Verzerrungen auszuschließen.

Die Kompetenzskala kann jedoch durch deskriptive Kriterien unterstrichen werden, um schwer zu messende Fähigkeiten, wie z. B. Soft Skills, zu berücksichtigen. Wir könnten zum Beispiel über einen neugierigen Anfänger oder einen erfahrenen Experten sprechen, der mittlere Stufen durchläuft.

• Schritt 3: Identifizieren Sie die verfügbaren Fähigkeiten.

Es ist an der Zeit, die Fähigkeiten des Unternehmens zu kartieren, aber auch zu bewerten.

Dazu wird die Mobilisierung von Führungskräften und Mitarbeitern auf verschiedenen Wegen gefordert: 

• Einzelgespräche,
• Performance-Interviews,
• Kompetenztests,
• Bewertung durch den Manager,
• oder Selbsteinschätzung.

Bevorzugen Sie mehrere Methoden, um durch Querverweise auf Zahlen und Wahrnehmungen ein klares und möglichst objektives Bild zu erhalten. 

Von hier aus können Sie dann eine Qualifikationsstufe zuweisen, die jeder in der Matrix identifizierten Schlüsselqualifikation entspricht.

• Schritt 4: Entwickeln Sie Entwicklungspläne.

Sobald die Kompetenzen erfasst und bewertet wurden, werden Qualifikationslücken identifiziert. Es ist jetzt notwendig, Strategien zu verabschieden, um ihnen zu begegnen, wie z. B.:

• Trainingspläne,
• ein Mentoring-System, 
• konkrete Projekte,
• Aktivitäten zur beruflichen Weiterentwicklung. 

So viele Lösungen, die Ihnen helfen, die Wirkung Ihrer Investitionen zu maximieren! 

Das Matrixformat hebt Talente hervor: sowohl High Potentials als auch Mitarbeiter in Schwierigkeiten. Es wird Ihnen leichter fallen, Prioritäten und Bedürfnisse zu priorisieren .

Überspringen Sie nicht die Kompetenzmatrix! Es ist ein einfach zu übernehmendes Tool, und die Vorteile werden sich positiv auf Ihr Projektmanagement und damit auf Ihre Produktivität und Rentabilität auswirken.

Wenn Sie eine Agentur, ein IT-Dienstleistungsunternehmen oder ein Beratungsunternehmen sind, kann Stafiz Ihre Bedürfnisse dank einer dynamischen Integration Ihrer Personalbesetzung in Ihr Projektmanagement erfüllen.