Comment organiser une réunion de staffing efficace ?

La réussite et la croissance d’une entreprise qui vend des projets (ESN, cabinets de conseil) reposent souvent sur la capacité à répartir les ressources de manière optimale. Il s’agit alors de distribuer les bons talents, sur les bons projets, au bon moment. Ainsi, la réunion de staffing permet d’arbitrer la répartition des ressources et devient stratégique. Mais alors, comment organiser une réunion de staffing efficace, en prenant en compte aussi bien les contraintes économiques que les aspirations des consultants ? 

Dans cet article, nous nous concentrons sur les réunions de staffing dans le contexte des sociétés de services. Nous vous proposons un guide pour comprendre les enjeux de la réunion de staffing et surtout, comment la mettre en place dans votre entreprise. 

Pourquoi organiser une réunion de staffing ?

Concilier besoins clients, compétences, disponibilités, appétences et rentabilité 

La réunion de staffing acte la répartition des ressources dans un projet, elle regroupe toutes les informations nécessaires pour faire coïncider : 

• les compétences des consultants,
• leurs disponibilités, 
• leurs appétences et leurs aspirations professionnelles. 

Le tout, en s’intégrant à des contraintes de timing et de budget ; maintenir la rentabilité de la structure reste essentiel. 

Le staffing est l’activité qui consiste à composer différents scénarios afin de combler les besoins en ressources. Alors, la réunion de staffing fait l’état des lieux des différentes envies et besoins, elle les structure par rôle, par projet, et clarifie les compétences nécessaires. 

Identifier les manques

La réunion de staffing met en évidence les besoins en termes de ressources, elle permet ainsi d’identifier les ressources manquantes : soit en termes d’expertise, soit de disponibilités. Elle met en lumière le besoin de faire appel à d’autres équipes ou entités pour couvrir ces besoins. 

Renforcer la cohésion et l’engagement des collaborateurs

La réunion de staffing représente l’occasion de se réunir pour échanger et exprimer les volontés de chacun. En effet, la préparation de la réunion de staffing permet aux collaborateurs de partager leurs préférences de positionnement sur les différentes offres. Si ces attentes sont écoutées, cela peut contribuer à renforcer leur motivation et engagement. 

Comment organiser une réunion de staffing efficace ?

Définir un process

Une réunion de staffing optimale commence par la mise en place d’un processus clair, qui constitue alors une trame à suivre. Il doit entre autres préciser les étapes à suivre pour se positionner lorsqu’une nouvelle opportunité se présente. L’objectif est d’éviter la multiplication des canaux de communication (oral, mail, Slack etc.) afin d’éviter une perte d’informations. 

Utiliser un outil dédié 

Si Excel peut s’avérer suffisant dans certains contextes, il trouve ses limites dès que l’entreprise grandit. Un outil de gestion de staffing facilite alors l’organisation des ressources. Il permet notamment de synchroniser les données de staffing et de finance pour réaliser des choix à partir de critères de rentabilité. 

Une vue exhaustive 

En effet, ce type d’outils centralise les informations nécessaires à la prise de décisions en permettant une vue sur qui, quoi et quand, le tout en temps réel. 

De plus, il offre une vision sur les projets en cours, à venir ou en attente, ainsi que les disponibilités des consultants. Cela facilite le pré-staffing et aide à temporiser les évolutions à prévoir. 

Gain de temps

La réunion de toutes les informations au même endroit, disponibles en temps réel, facilite la prise de décision. Cela génère un gain de temps. 

La solution tout-en-un Stafiz permet même d’acter des décisions en direct, grâce aux fonctionnalités de suivi, de traçabilité et de commentaires, constituant alors un historique. 

Cela contribue à limiter les comptes-rendus et facilite le partage d’informations en offrant le même niveau d’informations à tous, en direct. 

Gestion des opportunitées

Stafiz vous aide à prioriser et organiser vos opportunités par des statuts ou des notes. Le pipe se synchronise à votre planification projet pour des propositions commerciales plus fiables.

Notre CRM intégré

Structurer les besoins

Par ailleurs, Stafiz permet également de structurer les besoins. La vue Kanban sur les besoins ouverts, avec une répartition par statut, aide à arbitrer les décisions. 

De plus, la vue sur les opportunités en cours aide à prioriser et met en avant les urgences à traiter lors des réunions de staffing. 

Parfois, une décision ne peut pas être prise lors de l’instance de staffing (temps limité, imprévus…). Grâce au Kanban des besoins de Stafiz, vous pouvez organiser les priorités par le biais des statuts. 

Anticiper les besoins

Les fonctionnalités proposées par un outil dédié comme Stafiz permettent d’obtenir une vue globale. Les informations sur la charge actuelle et la capacité facilitent alors la prise de recul. Par ailleurs, en cas de besoins qui viennent s’ajouter, la plateforme offre une visibilité sur les pics d’activité. Cela permet d’anticiper les besoins en sous-traitance, en recrutement ou encore en formation.

De plus, Stafiz propose une vision sur les besoins actuels en ressources, avec la possibilité de les classer par BU, par rôle ou par niveau. Cette vue exhaustive facilite le déroulé des réunions de staffing. 

Stafiz vous permet d’enregistrer des besoins en ressources sur vos projets et tâches. Cela vous sert de fil conducteur pour vos réunions de staffing.

Qui doit participer aux réunions de staffing ?

La liste des participants à une réunion de staffing dépend de chaque organisation. Toutefois, il est d’usage que les consultants n’y assistent pas directement, mais soient représentés par leurs managers. Cela implique une bonne préparation en amont afin de réunir les différentes attentes, et nécessite d’avoir une matrice de compétences bien à jour. 

La réunion de staffing regroupe généralement les directeurs des opérations ou d’équipes, et parfois, le staffing manager si ce rôle existe au sein de l’entreprise. Celui-ci s’assure du suivi des besoins et des décisions : ce rôle à responsabilité requiert alors séniorité et expérience. 

Quelle est la fréquence idéale d’une réunion de staffing ? 

La fréquence d’une réunion de staffing dépend également de chaque entreprise : hebdomadaire, bi-mensuelle ou mensuelle. L’important reste que cette fréquence soit définie et régulière. 

Le rythme recommandé pour un cabinet de conseil est généralement d’une fois par semaine. Sa durée varie en fonction de la taille de la structure, généralement entre 1 à 2h. Ces instances étant régulières, vous pouvez instaurer un sentiment de rituel. Plus l’exercice sera structuré, et plus il s’agira d’un moment agréable. De cette façon, les réunions seront attendues et appréciées, et donc plus efficaces. 

Quels sujets sont abordés en instance de staffing ?

Intégrer les futurs besoins clients

La réunion de staffing traite des besoins clients à venir. Elle fait un arbitrage entre les envies, les contraintes financières et les disponibilités pour répartir les ressources sur les différents projets, stratégiquement. 

Si cela peut être fait à partir des informations réunies par les managers, une fonctionnalité permet de faciliter le matching des profils avec les besoins. Stafiz propose le Smart Matching, qui suggère automatiquement des profils adaptés lors de la recherche de profils. 

Le Smart Matching de Stafiz vous suggère les profils les plus adaptés aux missions directement dans l’outil de recherche, ou depuis l’écran des besoins. 

Si l’outil prend en compte les compétences nécessaires, les disponibilités et les appétences, l’humain reste essentiel : il s’agit d’identifier les personnalités qui peuvent collaborer ensemble. 

La réunion de staffing aborde les projets à venir, mais aussi ceux en cours et en stand-by pour faire un arbitrage réfléchi. L’outil de gestion de staffing permet généralement d’afficher les opportunités qui semblent se confirmer ou encore sur les besoins en expertise ponctuels. Ceux-ci impliquent des transferts de ressources temporaires, par exemple d’une BU à une autre.

Réagir face aux besoins à court terme

La prévision des ressources projet implique de considérer les besoins à court terme qui surviennent suite à un besoin en renforcement ou remplacement.  

Une mauvaise estimation des ressources, du temps ou du niveau de compétences peut nécessiter un renfort, ainsi que des arrêts ou absences non anticipés. 

Alors, identifier ces besoins nécessite une visibilité sur les disponibilités des ressources.

Pour faciliter votre planification, Stafiz vous propose une vue vous indiquant quand vos consultants seront à nouveau disponibles, et pour combien de temps. 

Quels sont les enjeux de la réunion de staffing ?

Disposer d’informations fiables et centralisées

L’organisation d’une instance de staffing implique de disposer de toutes les informations nécessaires, fiables, organisées et à jour. Ainsi, il est essentiel de disposer d’un  

système d’informations de gestion des ressources qui centralise les données. Parfois, celui-ci comprend même les données issues du pipeline pour laisser les consultants se positionner. Stafiz permet par exemple de notifier son intérêt pour une mission d’un simple clic. 

Cette fonctionnalité simple vous permet de prendre en compte les aspirations de vos consultants. Ainsi, ils peuvent être affectés sur des types de projets différents, stimulant leur engagement.

Répondre aux attentes

La réunion de staffing doit s’assurer que tous les besoins ouverts sont adressés. Le profil doit correspondre aux attentes de compétences, mais aussi d’un point de vue disponibilités afin que la sélection soit au niveau de l’attente du client. De plus, il s’agit également de prioriser les missions de manière à favoriser la rentabilité.

Favoriser l’équilibre et la rotation des ressources

La réunion de staffing s’assure que la répartition des ressources est optimale. Le taux de charge est optimisé, sans être en surcharge non plus. 

De plus, la réunion de staffing organise la rotation des effectifs. Celle-ci est essentielle : 

• elle favorise l’engagement des collaborateurs, à qui on offre d’évoluer et de monter en compétences,
• les profils seniors peuvent être sortis d’un projet si besoin, même en cours, pour être placés sur des projets plus complexes et plus challengeants,
• les profils à haut potentiel, experts sur un domaine, sont répartis entre les différents clients. 

La rotation des effectifs permet de construire une stratégie efficace afin de maximiser la satisfaction client et la pertinence du staffing. 

Quelles sont les bonnes pratiques pour mettre en place une réunion de staffing ?

Préparer la réunion

Une réunion de staffing nécessite beaucoup d’anticipation, et une préparation minutieuse s’impose. Ainsi, les managers doivent avoir réuni les informations nécessaires auprès de leurs équipes, élaboré des propositions voire un pré-staffing afin de les proposer lors de la réunion de staffing. Il est question d’acter et non de simplement partager. 

Par ailleurs, nous vous recommandons de désigner un responsable chargé de la préparation et de l’animation de la réunion. Il doit disposer des données à jour afin d’acter les décisions. Enfin, une personne chargée du timing permettra de gagner en efficacité.

Faire preuve d’empathie

Le staffing demande une certaine séniorité et du leadership car il s’agit d’arbitrer. De plus, il est nécessaire de faire preuve d’écoute et d’empathie afin de concilier les besoins de l’entreprise et des clients dans une démarche de rentabilité, mais aussi les attentes des collaborateurs afin de maintenir la motivation. 

Suivre des KPI adaptés

Choisir des KPIs pertinents à suivre vous aidera à rendre vos réunions de staffing plus pertinentes, en vous concentrant sur l’essentiel. Voici les KPI que nous recommandons de suivre :  

• le taux de staffing (ou TACE),
• le taux d’occupation, 
• le taux d’intercontrat, 
• le taux de rejet client,
• le nombre de besoins ouverts, 
• le nombre de besoins résolus. 

Organiser une réunion de staffing efficace s’avère essentiel pour établir la répartition des ressources. Celle-ci doit en effet être répartie en fonction des besoins des clients, de l’entreprise, tout en prenant en compte les envies des collaborateurs. 

La réunion de staffing est donc l’arbitrage entre des contraintes de rentabilité, de stratégie, et nécessite leadership et empathie. Alors, vous équiper d’un outil de gestion du staffing vous aidera à prendre des décisions éclairées car il permet de regrouper l’ensemble des informations disponibles. Toutefois, bien qu’un outil dédié vous facilitera la tâche, une préparation rigoureuse associée à une communication avec les équipes resteront vos meilleurs atouts pour réussir votre staffing.