Wie organisiere ich ein effektives Personalmeeting?

Der Erfolg und das Wachstum eines Unternehmens, das Projekte verkauft (ESN, Beratungsunternehmen), hängt oft von der Fähigkeit ab, Ressourcen optimal einzusetzen. Es geht dann darum, die richtigen Talente zur richtigen Zeit in die richtigen Projekte zu verteilen. So ermöglicht die Besetzungsbesprechung, die Verteilung der Ressourcen zu vermitteln und wird strategisch. Aber wie organisiert man dann ein effektives Personalgespräch unter Berücksichtigung sowohl der wirtschaftlichen Zwänge als auch der Bestrebungen der Berater?

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf Personalgespräche im Kontext von Dienstleistungsunternehmen. Wir bieten Ihnen einen Leitfaden, um die Herausforderungen des Personalgesprächs zu verstehen und vor allem, wie Sie es in Ihrem Unternehmen einrichten können.

Warum eine Personalbesprechung organisieren?

Kundenbedürfnisse, Fähigkeiten, Verfügbarkeit, Appetit und Rentabilität in Einklang bringen 

Die Besetzungssitzung zeichnet die Verteilung der Ressourcen in einem Projekt auf und führt alle Informationen zusammen, die erforderlich sind, um zusammenzufallen:

• die Fähigkeiten der Berater,
• ihre Verfügbarkeit, 
• ihre beruflichen Gelüste und Bestrebungen. 

All dies unter Berücksichtigung von Zeit- und Budgetbeschränkungen;Die Aufrechterhaltung der Rentabilität der Struktur ist nach wie vor von entscheidender Bedeutung.

Personalbesetzung ist die Aktivität, verschiedene Szenarien zu komponieren, um den Ressourcenbedarf zu decken. Das Personalgespräch macht also eine Bestandsaufnahme der unterschiedlichen Wünsche und Bedürfnisse, strukturiert sie nach Rolle, nach Projekten und klärt die notwendigen Fähigkeiten.

Lücken identifizieren

Das Personalgespräch hebt den Bedarf an Ressourcen hervor und ermöglicht es so, die fehlenden Ressourcen zu identifizieren: entweder in Bezug auf das Fachwissen oder die Verfügbarkeit. Es unterstreicht die Notwendigkeit, andere Teams oder Entitäten hinzuzuziehen, um diesen Bedarf zu decken.

Zusammenhalt und Engagement der Mitarbeiter stärken

Das Personalgespräch ist eine Gelegenheit, sich auszutauschen und die Wünsche aller zu äußern. Die Vorbereitung des Personalgesprächs ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Positionierungspräferenzen bei den verschiedenen Angeboten mitzuteilen. Wenn diese Erwartungen gehört werden, kann dies helfen, ihre Motivation und ihr Engagement zu stärken.

Wie organisiere ich ein effektives Personalmeeting?

Definieren eines Prozesses

Ein optimales Personalgespräch beginnt mit einem klaren Prozess, der dann einen Rahmen bietet, dem man folgen kann. Er muss unter anderem die Schritte festlegen, die er befolgen muss, um sich zu positionieren, wenn sich eine neue Gelegenheit ergibt. Ziel ist es, die Vermehrung der Kommunikationskanäle (mündlich, E-Mail, Slack usw.) zu vermeiden, um einen Informationsverlust zu vermeiden.

Verwenden Sie ein spezielles Tool 

Excel mag zwar in manchen Kontexten ausreichend sein, findet aber seine Grenzen, sobald das Unternehmen wächst. Ein Personalmanagement-Tool erleichtert dann die Organisation der Ressourcen. Insbesondere ermöglicht es die Synchronisierung von Personal- und Finanzdaten, um Entscheidungen auf der Grundlage von Rentabilitätskriterien zu treffen.

Ein umfassender Überblick 

In der Tat zentralisiert diese Art von Tool die für die Entscheidungsfindung benötigten Informationen, indem es einen Überblick darüber ermöglicht, wer, was und wann, und das alles in Echtzeit.

Darüber hinaus bietet es einen Blick auf aktuelle, anstehende oder anstehende Projekte sowie die Verfügbarkeit von Beratern. Dies erleichtert die Vorbesetzung und hilft, die zu erwartenden Änderungen zu verzögern .

Zeitersparnis

Die Zusammenführung aller Informationen an einem Ort, die in Echtzeit verfügbar sind, erleichtert die Entscheidungsfindung. Das spart Zeit. 

Die All-in-One-Lösung von Stafiz ermöglicht es sogar, Entscheidungen dank der Tracking-, Rückverfolgbarkeits- und Kommentarfunktionen live aufzuzeichnen und so eine Geschichte zu bilden.

Dies trägt dazu bei, die Berichterstattung einzuschränken und den Informationsaustausch zu erleichtern , indem allen live der gleiche Informationsstand geboten wird.

Chancen-Management

Stafiz hilft Ihnen, Ihre Verkaufschancen durch Status oder Notizen zu priorisieren und zu organisieren. Das Rohr wird mit Ihrer Projektplanung synchronisiert, um zuverlässigere Geschäftsvorschläge zu erhalten.

Unser integriertes CRM

Anforderungen an die Struktur

Darüber hinaus ermöglicht Stafiz auch die Strukturierung von Bedürfnissen. Die Kanban-Ansicht der offenen Bedarfe mit einer Aufschlüsselung nach Status hilft bei der Vermittlung von Entscheidungen.

Darüber hinaus hilft der Blick auf aktuelle Stellenangebote, Notfälle zu priorisieren und hervorzuheben, die bei Personalbesetzungen angegangen werden müssen.

Manchmal kann eine Entscheidung während des Besetzungsverfahrens nicht getroffen werden (begrenzte Zeit, unvorhergesehene Ereignisse usw.). Mit dem Kanban of Needs von Stafiz können Sie Prioritäten nach Status organisieren. 

Antizipation von Bedürfnissen

Die Funktionen, die ein spezielles Tool wie Stafiz bietet, bieten einen globalen Überblick. Die Informationen über die aktuelle Belastung und Kapazität erleichtern dann einen Schritt zurück. Darüber hinaus bietet die Plattform bei zusätzlichem Bedarf Transparenz über Aktivitätsspitzen. Auf diese Weise ist es möglich, den Bedarf an Unterauftragsvergabe, Rekrutierung oder Schulung zu antizipieren.

Darüber hinaus bietet Stafiz eine Vision des aktuellen Ressourcenbedarfs mit der Möglichkeit, ihn nach BU, Rolle oder Ebene zu klassifizieren. Diese umfassende Sicht erleichtert die Durchführung von Personalbesprechungen.

Stafiz ermöglicht es Ihnen, den Ressourcenbedarf Ihrer Projekte und Aufgaben zu erfassen. Dies dient als roter Faden für Ihre Personalbesprechungen.

Wer sollte an Personalbesetzungssitzungen teilnehmen?

Die Liste der Teilnehmer an einer Personalbesprechung hängt von der jeweiligen Organisation ab. Es ist jedoch üblich, dass Berater nicht direkt anwesend sind, sondern sich von ihren Führungskräften vertreten lassen. Dies setzt eine gute Vorbereitung im Voraus voraus, um den unterschiedlichen Erwartungen gerecht zu werden, und erfordert eine gut aktualisierte Kompetenzmatrix.

An der Personalbesprechung nehmen in der Regel die Betriebsleiter oder Teams und manchmal auch der Personalleiter teil, wenn diese Rolle im Unternehmen vorhanden ist. Letzteres gewährleistet die Verfolgung von Bedürfnissen und Entscheidungen: Diese verantwortungsvolle Rolle erfordert Seniorität und Erfahrung.

Was ist die ideale Häufigkeit eines Personalgesprächs? 

Die Häufigkeit eines Personalgesprächs hängt auch von jedem Unternehmen ab: wöchentlich, zweimonatlich oder monatlich. Wichtig ist, dass diese Frequenz definiert und regelmäßig ist. 

Der empfohlene Rhythmus für ein Beratungsunternehmen ist in der Regel einmal pro Woche. Die Dauer variiert je nach Größe der Struktur und liegt in der Regel zwischen 1 und 2 Stunden. Da diese Fälle regelmäßig sind, können Sie ein Gefühl von Ritualen entwickeln. Je strukturierter die Übung ist, desto angenehmer wird sie. Auf diese Weise werden Meetings erwartet und geschätzt und damit effektiver. 

Welche Themen werden bei der Besetzung besprochen?

Integration zukünftiger Kundenbedürfnisse

Das Personalgespräch befasst sich mit den zukünftigen Kundenbedürfnissen. Es wird ein Kompromiss zwischen Wünschen, finanziellen Einschränkungen und Verfügbarkeit hergestellt, um Ressourcen strategisch auf die verschiedenen Projekte zu verteilen.

Dies kann zwar anhand der von den Managern gesammelten Informationen erfolgen, aber eine Funktion erleichtert es, Profile mit den Bedürfnissen abzugleichen. Stafiz bietet Smart Matching an, das bei der Suche nach Profilen automatisch passende Profile vorschlägt.

Das Smart Matching von Stafiz schlägt die am besten geeigneten Profile für die Aufgaben direkt in der Suchfunktion oder aus dem Anforderungsbildschirm vor. 

Während das Tool die notwendigen Fähigkeiten, die Verfügbarkeit und den Appetit berücksichtigt, bleibt das menschliche Element wesentlich: Es geht darum, Persönlichkeiten zu identifizieren, die zusammenarbeiten können.

In der Besetzungssitzung werden anstehende, aber auch laufende und in Bereitschaft stehende Projekte angesprochen, um eine gut durchdachte Entscheidung zu treffen. Das Personalmanagement-Tool ermöglicht es Ihnen in der Regel, Möglichkeiten anzuzeigen, die bestätigt zu sein scheinen oder auf einen bestimmten Fachwissensbedarf zurückzuführen sind. Dabei handelt es sich um vorübergehende Verlagerungen von Ressourcen, z. B. von einer Geschäftseinheit in eine andere.

Reagieren auf kurzfristige Bedarfe

Bei der Prognose der Projektressourcen wird der kurzfristige Bedarf berücksichtigt, der sich aus dem Bedarf an Verstärkung oder Ersatz ergibt.  

Die Fehleinschätzung von Ressourcen, Zeit oder Kenntnisstand kann Verstärkung sowie unerwartete Ausfallzeiten oder Abwesenheiten erfordern.

Um diesen Bedarf zu ermitteln, ist daher ein Einblick in die Verfügbarkeit von Ressourcen erforderlich.

Um Ihnen die Planung zu erleichtern, bietet Ihnen Stafiz eine Ansicht, die Ihnen zeigt, wann und wie lange Ihre Berater wieder verfügbar sein werden. 

Was sind die Herausforderungen des Personalgesprächs?

Zuverlässige und zentralisierte Informationen

Die Organisation einer Personalstelle setzt voraus, dass alle notwendigen, zuverlässigen, organisierten und aktuellen Informationen vorhanden sind. Daher ist es unerlässlich, eine  

Informationssystem für das Ressourcenmanagement, das Daten zentralisiert. Manchmal enthält es sogar Daten aus der Pipeline, damit sich Berater positionieren können. Stafiz ermöglicht es Ihnen beispielsweise, Ihr Interesse an einem Auftrag mit einem einfachen Klick zu bekunden. 

Diese einfache Funktion ermöglicht es Ihnen, die Bestrebungen Ihrer Berater zu berücksichtigen. So können sie verschiedenen Arten von Projekten zugewiesen werden, was ihr Engagement steigert.

Erwartungen erfüllen

Bei der Personalbesetzung sollte sichergestellt werden, dass alle offenen Bedürfnisse abgedeckt werden. Das Profil muss den Erwartungen an die Fähigkeiten, aber auch unter dem Gesichtspunkt der Verfügbarkeit entsprechen, damit die Auswahl auf dem Niveau der Erwartungen des Kunden liegt. Darüber hinaus geht es auch darum, Missionen so zu priorisieren, dass die Rentabilität gefördert wird.

Förderung des Gleichgewichts und der Rotation von Ressourcen

Die Besetzungsbesprechung stellt sicher, dass die Verteilung der Ressourcen optimal ist. Die Lastlast wird optimiert, ohne dass sie überlastet wird.

Darüber hinaus wird in der Besetzungsversammlung die Rotation der Belegschaft organisiert. Dies ist unerlässlich:

• Es fördert das Engagement der Mitarbeiter, denen die Möglichkeit geboten wird, sich weiterzuentwickeln und ihre Fähigkeiten zu erweitern,
• Senior-Profile können bei Bedarf aus einem Projekt herausgenommen werden, auch wenn es sich um ein laufendes Projekt handelt, um es bei komplexeren und anspruchsvolleren Projekten zu platzieren.
• High-Potential-Profile, also Experten auf einem Gebiet, werden auf die verschiedenen Kunden verteilt. 

Die Personalfluktuation ermöglicht es, eine effektive Strategie zu entwickeln, um die Kundenzufriedenheit und die Relevanz der Personalbesetzung zu maximieren.

Was sind die Best Practices für die Einrichtung eines Personalgesprächs?

Vorbereitung auf das Meeting

Ein Personalgespräch erfordert viel Vorfreude und eine sorgfältige Vorbereitung. So müssen die Führungskräfte die notwendigen Informationen von ihren Teams eingeholt, Vorschläge entwickelt oder sogar eine Vorbesetzung vorgenommen haben, um sie im Rahmen der Besetzungssitzung vorzuschlagen. Es geht um das Handeln, nicht nur um das Teilen. 

Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen, eine Person zu ernennen, die für die Vorbereitung und Moderation des Treffens zuständig ist. Er muss über aktuelle Daten verfügen, um Entscheidungen festhalten zu können. Schließlich wird eine Person, die für das Timing verantwortlich ist, es ermöglichen, die Effizienz zu steigern.

Zeigen Sie Empathie

Die Personalbesetzung erfordert eine gewisse Seniorität und Führung, da es sich um eine Frage der Schiedsgerichtsbarkeit handelt. Darüber hinaus ist es notwendig, zuzuhören und sich einzufühlen, um die Bedürfnisse des Unternehmens und der Kunden in einem Rentabilitätsansatz, aber auch die Erwartungen der Mitarbeiter in Einklang zu bringen, um die Motivation aufrechtzuerhalten.

Verfolgen Sie die richtigen KPIs

Die Auswahl relevanter KPIs für die Nachverfolgung hilft Ihnen, Ihre Personalbesprechungen relevanter zu gestalten und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Hier sind die KPIs, die wir für die Nachverfolgung empfehlen:

• der Personalschlüssel (oder TACE),
• die Auslastung, 
• der Tarif zwischen den Verträgen, 
• die Ablehnungsquote der Kunden,
• die Anzahl der offenen Bedürfnisse, 
• die Anzahl der gelösten Bedürfnisse. 

Die Organisation einer effektiven Personalbesprechung ist unerlässlich, um die Zuweisung von Ressourcen festzulegen. Diese müssen nach den Bedürfnissen der Kunden und des Unternehmens unter Berücksichtigung der Wünsche der Mitarbeiter verteilt werden.

Das Personalgespräch ist daher der Kompromiss zwischen Rentabilität und strategischen Einschränkungen und erfordert Führung und Einfühlungsvermögen. Wenn Sie sich also mit einem Personalmanagement-Tool ausstatten, können Sie fundierte Entscheidungen treffen , da Sie damit alle verfügbaren Informationen sammeln können. Obwohl ein spezielles Tool Ihre Arbeit erleichtert, bleibt eine gründliche Vorbereitung in Kombination mit der Kommunikation mit den Teams Ihr bestes Kapital für eine erfolgreiche Personalbesetzung.