Hoe organiseer je een effectieve personeelsvergadering?

Het succes en de groei van een bedrijf dat projecten verkoopt (ESN, adviesbureaus) is vaak gebaseerd op het vermogen om middelen toe te wijzen optimaal toe te wijzen. Dit houdt in het verdelen van het juiste talentaan de juiste projecten op het juiste moment. Dus de personeelsvergadering kunt u beslissen over de toewijzing van middelen en wordt het strategisch. Dus hoe een effectieve personeelsvergadering vergadering, rekening houdend met zowel de economische beperkingen als de ambities van de consultants?

In dit artikel richten we ons op personeelsbijeenkomsten in de context van dienstverlenende bedrijven. We bieden je een handleiding om de de uitdagingen van personeelsvergaderingen en vooral hoe je ze in jouw bedrijf kunt organiseren.

Waarom een personeelsvergadering organiseren?

De behoeften van de klant, vaardigheden, beschikbaarheid, appetijt en winstgevendheid op elkaar afstemmen 

De stafvergadering bepaalt de verdeling van middelen binnen een projectHet brengt alle informatie samen die nodig is om ervoor te zorgen dat :

• de vaardigheden van de consultants,
• hun beschikbaarheid, 
• hun professionele vaardigheden en ambities. 

Dit alles binnen de beperkingen van timing en en budgettaire beperkingen; behoud van de winstgevendheid van de structuur blijft essentieel.

Staffing is de activiteit die bestaat uit het samenstellen van verschillende scenario's om te voldoen aan de resource-eisen. De staffingvergadering inventariseert de verschillende behoeften en wensen, structureert ze per rol en project en verduidelijkt de vereiste vaardigheden.

Hiaten identificeren

De personeelsbijeenkomst benadrukt de behoeften aan middelen en helpt bij het identificeren van eventuele ontbrekende middelen in termen van expertise of beschikbaarheid. Het benadrukt de noodzaak om een beroep te doen op andere teams of entiteiten om in deze behoeften te voorzien.

De cohesie en betrokkenheid van werknemers versterken

De personeelsvergadering is een gelegenheid om samen te komen en ieders wensen te bespreken en kenbaar te maken. In feite is de voorbereiding van de personeelsvergadering kunnen werknemers hun voorkeuren delen om zich te positioneren ten opzichte van de verschillende aanbiedingen. Als er naar deze verwachtingen wordt geluisterd, kan dit helpen om hun motivatie en betrokkenheid.

Hoe organiseer je een effectieve personeelsvergadering?

Een proces definiëren

Een optimaal personeelsoverleg begint met het opstellen van een duidelijk proces, dat vervolgens een kader biedt om te volgen. Het moet onder andere de te volgen stappen wanneer zich een nieuwe kans voordoet. Het doel is om vermenigvuldiging van communicatiekanalen (mondeling, e-mail, Slack, enz.) om verlies van verlies van informatie.

Een speciaal hulpmiddel gebruiken 

Excel kan in bepaalde contexten voldoende zijn, maar bereikt zijn grenzen zodra het bedrijf groeit.bedrijf groeit. A tool voor personeelsbeheer maakt het gemakkelijker om resources te organiseren. Het stelt u in het bijzonder in staat om personeels- en financiële gegevens keuzes maken op basis van rentabiliteitscriteria.

Een uitputtend overzicht 

Dit type hulpmiddel centraliseert de informatie die nodig is voor de besluitvorming en biedt een overzicht van wie, wat en wanneer, allemaal in in realtime.

Daarnaast biedt het een overzicht van lopende, toekomstige en hangende projecten en de beschikbaarheid van consultants. Dit vergemakkelijkt voorbemanning en helpt veranderingen te timen ontwikkelingen.

Tijd besparen

Als je alle informatie op één plek hebt, die in realtime beschikbaar is, kun je gemakkelijker beslissingen nemen. Dit bespaart tijd. 

De alles-in-één Stafiz-oplossing kan zelfs worden gebruikt ombeslissingen te nemen in realtime, dankzij de functies voor tracking, traceerbaarheid en commentaar, die een geschiedenis creëren.

Dit helpt om het aantal rapporten te verminderen en maakt het gemakkelijker om informatie te delen door iedereen live hetzelfde informatieniveau te bieden.

Beheer van kansen

Stafiz helpt je bij het prioriteren en organiseren van je opportunities met behulp van statussen of notities. De pijp synchroniseert met je projectplanning voor betrouwbaardere verkoopvoorstellen.

Onze geïntegreerde CRM

Behoeften structureren

Stafiz kan ook worden gebruikt om vereisten te structureren. De Kanban-weergave van open vereisten, met een uitsplitsing naar status, helpt om beslissingen te arbitreren.

Bovendien is het zicht op huidige mogelijkheden helpt bij het stellen van prioriteiten en benadrukt de dringende kwesties die tijdens personeelsvergaderingen moeten worden behandeld.

Soms kan een beslissing niet worden genomen tijdens de personeelsvergadering (beperkte tijd, onvoorziene omstandigheden, enz.). Dankzij de Stafiz Kanban of needs kun je prioriteiten organiseren aan de hand van statussen. 

Anticiperen op behoeften

De functies van een speciaal hulpmiddel zoals Stafiz bieden een totaaloverzicht. Informatie over de huidige belasting en capaciteit maakt het gemakkelijker om een stap terug te doen. Bovendien biedt het platform in geval van extra vereisten zichtbaarheid van activiteitspieken. Dit maakt het mogelijk omte anticiperen op uitbestedingaanwerving en opleidingsbehoeften.

Bovendien biedt Stafiz een overzicht van de huidige behoeften aan middelen, met de optie om ingedeeld per BUper rol of per niveau. Deze volledig overzicht maakt het eenvoudiger om personeelsvergaderingen te houden.

Met Stafiz kun je de benodigde middelen voor je projecten en taken vastleggen. Dit dient als richtlijn voor je personeelsvergaderingen.

Wie moet personeelsvergaderingen bijwonen?

De lijst van deelnemers op een personeelsbijeenkomst hangt af van elke organisatie. Het is echter gebruikelijk dat consultants niet rechtstreeks aanwezig zijn, maar vertegenwoordigd worden door hun managers. Dit impliceert een goede voorbereiding vooraf om de verschillende verwachtingen samen te brengen, en vereist een competentiematrix up-to-date.

De personeelsbijeenkomst brengt over het algemeen de operationeel managers of teammanagers en soms de personeelsmanager als deze rol bestaat binnen het bedrijf. De personeelsmanager zorgt ervoor dat controlevereisten Deze rol vereist senioriteit en ervaring.

Wat is de ideale frequentie voor een personeelsvergadering? 

De frequentie van een personeelsvergadering hangt ook af van het bedrijf: wekelijks, tweemaandelijks of maandelijks. Het belangrijkste is dat de frequentie gedefinieerd en regelmatig is.

De aanbevolen tarief voor een consultatiebureau is over het algemeeneenmaal per week. De duur varieert afhankelijk van de grootte van de organisatie, over het algemeen tussen 1 en 2 uur. Omdat deze bijeenkomsten regelmatig zijn, kun je een gevoel van ritueel creëren. Hoe gestructureerder de oefening, hoe leuker ze zal zijn. Op deze manier worden vergaderingen verwacht en gewaardeerd, en dus effectiever.

Welke onderwerpen worden besproken tijdens personeelsvergaderingen?

Toekomstige klantbehoeften integreren

De personeelsvergadering gaat over klant behoeften. Het brengt wensen, financiële financiële beperkingen en beschikbaarheid om middelen toe te wijzen aan verschillende projectenstrategisch.

Als dit kan worden gedaan op basis van door managers verzamelde informatie, is er een functie die het gemakkelijker maakt om profielen te matchen met behoeften. Stafiz biedt Smart Matching, dat automatisch geschikte geschikte profielen voorstelt tijdens het zoeken naar profielen.

Stafiz Smart Matching suggereert de meest geschikte profielen voor jouw opdrachten rechtstreeks in de zoekfunctie of vanuit het scherm met vereisten. 

Als de tool rekening houdt met de noodzakelijke vaardighedenbeschikbaarheid en vaardigheden, blijft het menselijke element essentieel: het identificeren van de persoonlijkheden die kunnen samenwerken.

De personeelsvergadering bespreekt komende projectenen projecten die in uitvoering of stand-by zijn, zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen. De tool voor personeelsbeheer toont over het algemeen kansen die lijken te worden bevestigd, evenals de behoeften aan expertise behoeften. Deze omvatten tijdelijke overdrachten van middelenvan de ene BU naar de andere, bijvoorbeeld.

Inspelen op behoeften op korte termijn

De prognose van projectmiddelen houdt rekening met kortetermijnvereisten die ontstaan als gevolg van een behoefte aan versterking of vervanging.

A slechte inschatting van middelentijd of vaardigheidsniveau kan leiden tot de behoefte aan versterking, evenals onverwachte onderbrekingen of afwezigheden.

Het identificeren van deze behoeften vereist daarom zicht op de beschikbaarheid van middelen.

Om je planning makkelijker te maken, biedt Stafiz je een overzicht waarin je kunt zien wanneer je consultants weer beschikbaar zullen zijn en voor hoe lang. 

Wat zijn de uitdagingen van de personeelsbijeenkomst?

Betrouwbare, gecentraliseerde informatie

Om een personeelsorgaan te organiseren, moet je over alle nodige, betrouwbare, georganiseerde en bijgewerkte informatie beschikken. Het is daarom essentieel om een  

informatiesysteem managementinformatie centraliseert gegevens. Dit omvat soms zelfs pijplijngegevens zodat consultants zich kunnen positioneren. Met Stafiz kun je bijvoorbeeld met één klik op de knop laten weten dat je geïnteresseerd bent in een opdracht.

Met deze eenvoudige functie kun je rekening houden met de ambities van je consultants. Op deze manier kunnen ze worden toegewezen aan verschillende soorten projecten, waardoor hun betrokkenheid wordt gestimuleerd.

Aan de verwachtingen voldoen

De personeelsvergadering moet ervoor zorgen dat alle open open behoeften worden vervuld. Het profiel moet overeenkomen met de vaardigheidsverwachtingenverwachtingen, maar ook in termen van beschikbaarheid, zodat de selectie in lijn is met deverwachtingen van de klant. Bovendien moeten we opdrachten prioriteren om de winstgevendheid te maximaliseren.

Evenwicht en rotatie van middelen aanmoedigen

De personeelsvergadering zorgt ervoor dat de toewijzing van middelen optimaal is. De tbelastingsfactor wordt geoptimaliseerd, zonder overbelast te raken.

Daarnaast organiseert de personeelsvergadering de personeelsrotatie. Dit is essentieel:

• het bevordert de betrokkenheid van werknemers, die de kans krijgen om te groeien en hun vaardigheden te ontwikkelen,
• Senior profielen kunnen indien nodig uit een project worden teruggetrokken, zelfs terwijl het nog loopt, om op complexere en uitdagendere projecten te worden geplaatst,
• Potentiële profielen, experts op een bepaald gebied, worden verdeeld over de verschillende klanten. 

Dankzij personeelsrotatie kunnen we een effectieve strategie ontwikkelen om klanttevredenheid te maximaliseren en de relevantie van personeel.

Wat zijn de beste manieren om een personeelsvergadering op te zetten?

De vergadering voorbereiden

Een personeelsbijeenkomst vereist veel anticipatie en een nauwgezette voorbereiding voorbereiding. Managers moeten de nodige informatie hebben verzameld bij hun teams, voorstellen hebben opgesteld en zelfs een pre-staffing om ze tijdens de personeelsvergadering naar voren te kunnen brengen. Het is een kwestie van handelen, niet gewoon delen.

We raden u ook aan om een persoon aan te wijzen die verantwoordelijk is voor de voorbereiding ende vergadering. Hij of zij moet over actuele informatie beschikken zodat beslissingen kunnen worden uitgevoerd. Ten slotte moet een persoon verantwoordelijk voor de timing zal efficiëntie.

Empathie tonen

Personeel vereist een zekere senioriteit en leiderschap omdat er arbitrage bij komt kijken. Daarnaast moet je kunnen luisteren en inlevingsvermogen om de behoeften van het bedrijf en zijn klanten met het oog op winstgevendheid, evenals de verwachtingen van de werknemers om de motivatie op peil te houden.

De juiste KPI's bewaken

Kies relevante relevante KPI's om bij te houden zal je helpen om je personeelsbijeenkomsten relevanter te maken door je te richten op de essentie. Dit zijn de KPI's die we aanraden om bij te houden:

• de personeelsgraad (of TACE),
• de bezettingsgraad, 
• het intercontracttarief, 
• het percentage afgewezen klanten,
• het aantal open behoeften, 
• het aantal opgeloste behoeften. 

Het organiseren van een effectieve personeelsvergadering is essentieel voor het toewijzen van middelen. Middelen moeten worden toegewezen op basis van klantbehoeftenen de behoeften van het bedrijf, terwijl er ook rekening wordt gehouden met de wensen van de werknemers.

De personeelsbijeenkomst is daarom eentussen winstgevendheid en strategie, en vereist leiderschap en inlevingsvermogen. Rust jezelf dus uit met een tool voor personeelsbeheer zal u helpen om geïnformeerde beslissingen omdat het alle beschikbare informatie samenbrengt. Maar hoewel een speciale tool je taak gemakkelijker zal maken, is een grondige voorbereiding in combinatie met communicatie met de teams blijven uw beste troeven voor succesvolle personeelsbezetting.