de matrix van projectmanagementvaardigheden

Bijgewerkt op 20 juli 2026

 

Een competentiematrix is een tabel waarin uw medewerkers en de verwachte competenties tegenover elkaar worden gezet en waarin het beheersingsniveau van elke medewerker wordt aangegeven.

In een groeiende organisatie heeft niemand meer in zijn eentje het volledige overzicht over de beschikbare vaardigheden. Men weet wel ongeveer wie wat doet, maar niet precies wie welke vaardigheid beheerst, op welk niveau, en waar de zwakke plekken zitten.

Deze grijze zone eist zijn tol op het moment dat er beslissingen moeten worden genomen: een opleiding die wordt opgezet zonder zich te richten op degenen die er behoefte aan hebben, een opdracht waarvan de personeelsbezetting op intuïtie wordt samengesteld, strategische expertise die rust op één persoon waarvan niemand het vertrek had voorzien. Zodra het aantal medewerkers de dertig overschrijdt, nemen deze blinde vlekken toe, en volstaat een spreadsheet die uit het hoofd wordt bijgewerkt niet meer om ze in de gaten te houden.

De competentiematrix voorziet in deze behoefte aan inzicht. Ze maakt op een bepaald moment duidelijk waar de organisatie in uitblinkt en op welke punten ze kwetsbaar is, zodat beslissingen over opleiding, werving, interne mobiliteit en personeelsbezetting op feiten kunnen worden gebaseerd.

Maar dan moet het wel op de juiste competenties worden gebaseerd, aan uw behoeften worden aangepast en up-to-date worden gehouden, zodat het een betrouwbaar competentieoverzicht blijft.

 

🔎 Wat je moet onthouden over de competentie-matrix

  • Een tabel waarin uw medewerkers, gerangschikt in rijen, worden gekruist met de verwachte vaardigheden, gerangschikt in kolommen. Elk vakje geeft een vaardigheidsniveau aan op een vooraf vastgestelde schaal, bijvoorbeeld van 1 (basisbegrippen) tot 4 (volledige beheersing, in staat om kennis over te dragen).
  • Als je de matrix in kolommen bekijkt, geeft deze weer hoeveel medewerkers het verwachte niveau voor een bepaalde competentie halen. Als het antwoord „slechts één“ is, heb je te maken met een kritieke afhankelijkheid: als die medewerker met verlof gaat, van klant verandert of het kantoor verlaat, gaat die competentie met hem mee.
  • Er bestaan vijf soorten naast elkaar, die worden onderscheiden op basis van wat ze met elkaar combineren: individueel (een persoon × zijn of haar vaardigheden) · per team of project (een team × de vaardigheden die een opdracht vereist) · per functie (functies × de verwachte niveaus) · ontwikkelingsgericht (senioriteitsniveaus × de criteria voor doorstroming) · veelzijdigheid (medewerkers × onderling uitwisselbare rollen).
  • Een competentie-matrix is een duurzaam hulpmiddel: het geeft op een bepaald moment een overzicht van wie wat beheerst en op welk niveau. De beperking ligt op het gebied van personeelsbezetting: het geeft weliswaar het competentieniveau aan, maar bij het toewijzen van een opdracht moet ook bekend zijn wie er beschikbaar is. Een spreadsheet geeft aan wie een opdracht kan leiden; door dit te koppelen aan het werkrooster wordt duidelijk wie er beschikbaar is om die opdracht op zich te nemen.
  • Door de combinatie van motivatie × beschikbaarheid × toewijzing verandert de matrix van een HR-beoordelingsinstrument in een instrument voor personeelsplanning, waarmee de echte vraag van een projectleider kan worden beantwoord: „Wie kan deze opdracht in september op zich nemen, beschikt over het juiste niveau en wil dit ook graag doen?”

Wat is een competentiematrix?

Vaardighedenmatrix: definitie

🔎 Synoniem: competentiekaart, competentieoverzicht.

De competentie-matrix is een visuele weergave van de competenties van een bedrijf of een project. Deze wordt vaak weergegeven in de vorm van een tabel of een raster en biedt een totaaloverzicht van de beschikbare competenties, maar ook van de competenties die nodig zijn om de door klanten toevertrouwde opdrachten uit te voeren.

Wat zijn de uitdagingen van een competentiematrix?

Het is een echt hulpmiddel voor strategische planning:

  • de nodige expertise,
  • het huidige prestatieniveau van werknemers,
  • de vereisten waaraan moet worden voldaan.

De competentiematrix beoordeelt zowel technische als gedragscompetenties. Hiermee kan worden gewaarborgd dat deze competenties aansluiten bij de strategische doelstellingen en behoeften van het bedrijf. Dit instrument, dat voortdurend in ontwikkeling is, blijkt essentieel te zijn voor een doeltreffend competentiebeheer.

💡 Let wel: er wordt een onderscheid gemaakt tussen de competentie-matrix en het competentiekader. Dit laatste geeft het ideaal weer dat moet worden bereikt om het welslagen van een project te garanderen.

Wat zijn de voordelen van de matrix voor projectmanagementvaardigheden?

De competentie-matrix geeft een beeld van wat uw teams kunnen en op welk niveau. Deze matrix vormt vervolgens de basis voor vier concrete beslissingen: wie er moet worden aangeworven, wie er moet worden opgeleid, wie voor welke opdracht moet worden ingezet, en welke competenties moeten worden veiliggesteld voordat ze bij een vertrek verloren gaan.

Een uitgebreid overzicht krijgen van de vaardigheden van het bedrijf

De competentie-matrix biedt een duidelijk overzicht van alle competenties die binnen het bedrijf aanwezig zijn. Hiermee worden drie doelstellingen bereikt.

  1. Sterke en zwakke punten in kaart brengen: een competentiekaart brengt de beschikbare vaardigheden en de vaardigheden waarin geïnvesteerd moet worden in beeld. Bovendien maakt deze kaart het mogelijk om binnen het bedrijf deskundigen te identificeren die als opleiders kunnen fungeren.
  2. Het prestatieniveau van medewerkers beoordelen: deze beoordeling is van essentieel belang omde beschikbare capaciteiten in kaart te brengen. Zo kunnen eventuele veelzijdigheid en potentieel voor hogere functies aan het licht komen. De beoordeling van competenties is essentieel voor het opstellen van een relevant opleidingsplan.
  3. De competenties van het bedrijf veiligstellen: door precies in kaart te brengen wie wat beheerst, maakt de competentiematrix het mogelijk om kritieke afhankelijkheden te identificeren. Een zeldzame competentie, die slechts door één persoon wordt beheerst, kan als zodanig worden beschouwd. Het is dan ook van essentieel belang om dit soort situaties te beperken, maar ook om proactief oplossingen te bedenken.

Werving vergemakkelijken

Verduidelijk de verwachtingen voor elke functie

De competentie-matrix draagt bij aan een vlotter verloop van de werving, aangezien deze de functies binnen het bedrijf in kaart brengt en tegelijkertijd de vereisten voor elke functie verduidelijkt.

Zo draagt het bij aan een soepeler verloop van de wervingsprocessen, omdat het de selectie van kandidaten vergemakkelijkt, die dan op objectieve criteria is gebaseerd.

Overzicht van functies en vaardigheden voor werving

Ook u kunt uw wervingsprocessen versnellen!

Ontdek Stafiz

Lacunes en tekorten aan vaardigheden identificeren

De competentiematrix brengt lacunes en tekorten aan vaardigheden aan het licht, waardoor beter kan worden ingespeeld op de wervingsbehoeften. Een zorgvuldige en vooruitziende planning van de personele middelen, zowel op projectniveau als op bedrijfsniveau, blijkt dan ook onontbeerlijk.

Talentmanagement optimaliseren

Door de kerncompetenties in kaart te brengen, vergemakkelijkt de competentiematrix het talentbeheer. Het overzicht dat deze biedt, maakt het eenvoudiger om de daadwerkelijke competenties te vergelijken met de vereiste competenties, waardoor de opleidingsbehoeften duidelijk naar voren komen.

Geschikte trainingsplannen opstellen

Zodra de ontbrekende vaardigheden in kaart zijn gebracht, is het noodzakelijk om strategische plannen voor vaardigheidsontwikkeling op te stellen. Dit kan in de vorm van opleidingen of mentorschap, waardoor de vaardigheden van de medewerkers worden verbeterd. Het is ook de bedoeling om opleidingsplannen aan te bieden die aansluiten bij de strategische doelstellingen van het bedrijf.

Bovendien zorgen goed opgezette opleidingsplannen ervoor dat de afhankelijkheid bij het vertrek van sleutelfiguren wordt beperkt, waardoor ze een doeltreffende back-upstrategie vormen.

Middelen toewijzen op basis van behoeften

De competentiematrix blijkt relevant te zijn voor het beheer van middelen, aangezien deze inzicht biedt in eventuele tekorten en toekomstige behoeften. Dit vergemakkelijkt de toewijzing van middelen dankzij een beter overzicht van de competenties en de beschikbaarheid van middelen.

Bovendien biedt een duidelijk beeld van de competenties binnen het bedrijf betrouwbare en bruikbare informatie voor het management en de PMO’s, die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de middelen.

Prestaties en servicekwaliteit verbeteren

De competentiematrix vormt een strategisch instrument voor het bedrijf. Ze zorgt namelijk vooreen betereorganisatie van het werk. Zo beperkt ze bijvoorbeeld vertragingen als gevolg van een gebrek aan competenties en verhoogt ze de kwaliteit van de resultaten dankzij strategischere keuzes op het gebied van middelen.

Bijdragen aan de professionele ontwikkeling van werknemers

Het in kaart brengen van competenties biedt ook talrijke voordelen voor de medewerkers. Het draagt op drie manieren bij aan hun professionele ontplooiing.

  1. Het biedt een objectief kader voor het beoordelen van competenties door specifieke beoordelingscriteria vast te stellen; dit duidelijke kader, dat een uniforme beoordeling mogelijk maakt, waarborgt de objectiviteit.
  2. Het maakt het gemakkelijker om de prestatieniveaus van medewerkers te vergelijken; doordat deze op objectieve gronden worden beoordeeld, wordt het toekennen van promoties transparanter en toegankelijker.
  3. Ten slotte helpt het om potentieel aan het licht te brengen. Door de daadwerkelijke en de verwachte competenties met elkaar te vergelijken, kunnen er verschillen worden vastgesteld, en wel in beide richtingen. Zo kunnen medewerkers die over meer vaardigheden beschikken dan voor hun functie vereist is, een functie aangeboden krijgen die beter aansluit bij hun competenties. Op die manier kan de competentiematrix helpen om de leiders van morgen te identificeren.

Wat zijn de verschillende soorten vaardigheden in kaart brengen?

Er bestaan vijf matrices naast elkaar. „Tabel”, „kaart” en „matrix” verwijzen hier naar hetzelfde object: wat ze van elkaar onderscheidt, is wat ze in rijen en kolommen met elkaar kruisen, oftewel de vraag waarop ze een antwoord geven. In de onderstaande tabel worden ze eerst van elkaar gescheiden, waarna ze één voor één worden toegelicht.

De vijf soorten competentie-matrices in één oogopslag
Overzicht van individuele vaardigheden Een medewerker × zijn vaardigheden Hoe ver staat deze persoon, en op welk gebied moet hij of zij vooruitgang boeken? Jaarlijkse beoordeling, ontwikkelingsplan
Kaartopstelling per team of per project De teamleden × de vaardigheden die voor de opdracht vereist zijn Heeft mijn team de opdracht volledig gedekt, en waar zit het gat? Projectstart, samenstelling van het team
Functieoverzicht Functies × vereiste vaardigheden Wat wordt er precies van deze functie verwacht? Werving, functieomschrijving, interne mobiliteit
Ontwikkelingsmatrix Anciënniteitsniveaus × criteria voor overgang Wat moet je onder de knie hebben om naar het volgende niveau te gaan? Voortgangs- en promotieschema
Veelzijdigheidsmatrix Medewerkers × taken of onderling uitwisselbare functies Wie kan wie vervangen? Capaciteitsbeheer, noodplan, bedrijfscontinuïteit

De tabel met individuele vaardigheden

Het overzicht van individuele vaardigheden vervult verschillende functies:

  • de verschillende profielen beoordelen om middelen voor projecten te organiseren en te optimaliseren,
  • Vergelijk huidige vaardigheden met de vereiste vaardigheden,
  • ontwikkelingsplannen opstellen en trainingsbehoeften identificeren.

Voorbeeld van een tabel met individuele vaardigheden

Een Excel-tabel met de namen van de medewerkers in de rijen en de verwachte competenties in de kolommen. Elke cel bevat vervolgens het niveau, waarvan de schaal vooraf moet worden vastgesteld. Een ingevuld voorbeeld voor een adviesbureau is te vinden in het gedeelte over het competentiematrixmodel.

Wilt u een meer visuele weergave? Dan is de radargrafiek (of Kiviat-diagram) wellicht ook iets voor u. Het gaat om een spinnetgrafiek: elke tak staat voor een vaardigheid, en het niveau van de medewerker wordt meer of minder ver van het midden weergegeven. Vervolgens worden twee lijnen over elkaar heen gelegd: het werkelijke niveau en het verwachte niveau. De dalen tussen de twee curven laten in één oogopslag zien welke hiaten moeten worden opgevuld.

Voorbeeld van een matrix voor individuele competenties

Vaardigheden in kaart brengen per team of project

Met de competentie-matrix per team of project kunnende beschikbarecompetenties van een teamworden beoordeeld. Deze matrix brengt de sterke punten en de punten die voor verbetering vatbaar zijn in kaart.

Deze matrix is aan het begin van een project onmisbaar om ervoor te zorgen dat het team over alle benodigde vaardigheden beschikt om het project tot een goed einde te brengen.

Voorbeeld van het in kaart brengen van vaardigheden per team of project

Dit kan ook in de vorm van een tabel worden weergegeven, waarbij ditmaal de verwachte opdrachten en de beschikbare expertise worden opgesomd. In de onderstaande tabel zien we een team van drie consultants afgezet tegen de vaardigheden die voor een opdracht vereist zijn 
Een project beheren 3 4 3 1 Twee personen op hetzelfde niveau
Informatie met betrekking tot het project verzamelen en benutten 2 3 3 3 Het hele team op dit niveau
Een strategische analyse uitvoeren en benutten 3 2 3 1 Slechts één persoon, kritieke afhankelijkheid
Een goede klantrelatie opbouwen en onderhouden 3 3 2 1 Slechts één persoon, kritieke afhankelijkheid
Beïnvloeden en overtuigen 2 3 2 1 Twee personen op hetzelfde niveau

De vaardigheden variëren van 1 (basisbegrippen) tot 4 (volledige beheersing, in staat om kennis over te dragen). De kolom ‘Vereist niveau’ geeft de drempelwaarde voor de opdracht aan; onder ‘Dekking van het team’ staat het aantal consultants dat aan deze drempel voldoet.

In het voorbeeld zien we dat het team de opdracht dekt, maar dat twee vaardigheden slechts door één persoon worden beheerst. Als Claire elders wordt ingezet of het kantoor verlaat, kan de opdracht niet meer worden uitgevoerd. Het is deze kolomweergave die de teamanalyse onderscheidt van de individuele beoordeling, en daar komen we hieronder nog uitgebreid op terug.

De bedrijfsvaardighedenmatrix

In dit soort functie- en competentieoverzichten worden de vaardigheden opgesomd die voor een bepaalde functie worden verwacht.

Zodra deze is opgesteld, maakt het een vergelijking mogelijk tussen de verwachtingen en de daadwerkelijke vaardigheden van de medewerkers. Zo kan het bijdragen aan het verbeteren van de interne mobiliteit, de werving of de opleidingsbehoeften.

Voorbeeld van een competentiematrix per functie

Opnieuw in de vorm van een tabel, geeft de vaardighedenmatrix een overzicht van de technische en gedragsvaardigheden die vereist zijn voor elke functie.
De productie van deliverables beheren 1 2 3 4
Informatie met betrekking tot het project verzamelen en benutten 2 3 3 3
Een project beheren 1 2 3 4
Een strategische analyse uitvoeren en benutten 1 1 2 3
Een goede klantrelatie opbouwen en onderhouden 1 2 3 4
Beïnvloeden en overtuigen 1 1 2 3

Hier geeft elke cel het verwachte niveau per functie aan, van 1 (basisbegrippen) tot 4 (volledige beheersing, in staat om kennis over te dragen).

Deze tabel geeft een overzicht van de vaardigheden die voor de functie worden verwacht. Dit is het referentiekader waaraan u vervolgens het daadwerkelijke niveau van de medewerkers afzet, en daardoor vormt het een hulpmiddel bij werving, het opstellen van functieomschrijvingen en interne mobiliteit. In een adviesbureau wordt hetzelfde referentiekader ook uitgesplitst per type opdracht (strategie, organisatie, informatiesystemen, transformatie), en niet alleen per rang.

De evolutionaire vaardighedenmatrix

De competentie-ontwikkelingsmatrix geeft de ontwikkelingsfasen weer op basis van het ervaringsniveau. Deze schaal kan worden ingedeeld aan de hand van termen of cijfers, waardoor een duidelijk kader ontstaat voor een objectieve beoordeling.

Voorbeeld van een evolutionaire vaardighedenmatrix
1 Begin Minder dan 6 maanden Voert eenvoudige taken uit onder toezicht
2 Zelfstandig 6 maanden tot 2 jaar Gedeeltelijke zelfstandigheid, initiatief nemen bij bekende onderwerpen
3 Contactpersoon 2 tot 5 jaar Zelfstandig leidinggeven, in staat zijn om een klein team aan te sturen
4 Leider – Krachtig leiderschap, beheer van complexe projecten, mentorrol
5 Strategisch – Strategische visie, innovatie, aansturing van grootschalige projecten, kennisoverdracht

Voor de laatste twee niveaus geldt geen anciënniteitsgrens: boven het referentieniveau wordt de rang bepaald door de beklede functie en het aantal dienstjaren.

De veelzijdigheidmatrix

In werkelijkheid verschilt dit instrument van de competentiematrix, maar beide vullen elkaar aan. De veelzijdigheidsmatrix beoordeelt het vermogen van elke medewerker om verschillende taken uit te voeren. Zo meet ze de flexibiliteit van de medewerkers en maakt ze het mogelijk om te bepalen wie in staat is om onderling uitwisselbare functies te vervullen. De veelzijdigheidsmatrix maakt deel uit van een aanpak op het gebied van capaciteitsbeheer en opvolgingsplanning. Men spreekt ook wel van veelzijdige vaardigheden.

Voorbeeld van een veelzijdigheidsmatrix

Een tabel met de naam van de werknemer, de vereiste vaardigheden voor de functie en de beschikbare expertise.
Claire Ja Ja Ja Ja 4
Marc Geen Ja Ja Ja 3
Léa Geen Ja Ja Geen 2
Yann Geen Geen Ja Geen 1
Inzetbare personen 1 3 4 2

Uitleg: „Ja“ = de medewerker kan de functie zelfstandig vervullen. De regel „Inzetbare personen“ geeft voor elke functie aan hoeveel personen deze kunnen vervullen.

De laatste regel is de enige die telt voor een opvolgingsplan: de pre-sales rust volledig op Claire. Als zij er niet is, kan het bureau niet meer reageren op aanbestedingen. Waar de competentiematrix vraagt „op welk niveau?“, vraagt de veelzijdigheidsmatrix „wie kan het overnemen?“. Beide vullen elkaar aan, maar zijn niet onderling uitwisselbaar.

Hoe maak je een effectieve competentiematrix en hoe houd je die up-to-date?

Het opstellen van een competentiematrix verloopt in vier stappen: de essentiële competenties opsommen, de vaardigheidsniveaus vaststellen, inventariseren wat iedereen kan, en vervolgens ontwikkelingsplannen opstellen. Daarna draait het allemaal om het bijwerken, en dat is precies waar de meeste matrices de mist in gaan.

Het in kaart brengen van competenties heeft alleen echt zin als het regelmatig wordt aangevuld en bijgewerkt. Het is daarom noodzakelijk om het gebruik ervan in uw processen te integreren, om fouten te voorkomen die voortvloeien uit verouderde informatie.

Wat is een competentie-matrixmodel?

Een competentiematrix is een kant-en-klaar overzicht waarin uw medewerkers, weergegeven in rijen, worden gekoppeld aan de verwachte competenties, weergegeven in kolommen. In elke cel wordt een vaardigheidsniveau aangegeven volgens een vooraf vastgestelde schaal. In één kolom wordt het voor de functie verwachte niveau weergegeven, waardoor de te overbruggen kloof zichtbaar wordt.

Voorbeeld van een competentiematrix voor een adviesbureau

De onderstaande vaardigheden en de verwachte niveaus zijn ontleend aan de functieomschrijving „Managementconsultant“ vanhet OPIIEC, het brancheobservatorium voor adviesdiensten. De schaal bestaat uit 4 cumulatieve niveaus: 1 (basisbegrippen) tot 4 (volledige beheersing, vermogen om kennis over te dragen).
De productie van deliverables beheren 3 4 3 2 1
Informatie met betrekking tot het project verzamelen en benutten 3 3 3 3 2
Een project beheren 2 4 3 2 1
Een strategische analyse uitvoeren en benutten 1 3 2 1 1
Een goede klantrelatie opbouwen en onderhouden 2 3 2 2 1
Beïnvloeden en overtuigen 2 3 2 1 1
Aangegeven voorkeur – voorverkoop projectmanagement gegevensanalyse levering
Beschikbaarheid – 50 % beschikbaar opdracht tot en met december vanaf 1 september vanaf 1 september

 

De laatste twee regels veranderen de aard van het instrument.‘Interesse’ is de door de medewerker aangegeven wens: de onderwerpen waaraan hij wil werken, of de vaardigheid die hij wil ontwikkelen. Op basis van alleen de vaardigheidsniveaus voert u een beoordeling uit. Met daarnaast ook de motivatie en beschikbaarheid stelt u het team samen: de tabel geeft antwoord op de vraag die een projectleider zich stelt: „Wie kan deze opdracht in september op zich nemen, beschikt over het juiste niveau en heeft er ook zin in?”.

Hoe lees je een competentie-matrix?

Hetzelfde schilderij kan op drie manieren worden geïnterpreteerd, en elke interpretatie geeft antwoord op een andere vraag.

  • In het vakje: één persoon, één vaardigheid, één niveau. Dit is de individuele beoordeling, die als basis dient voor het jaarlijkse functioneringsgesprek.
  • Online: hoeveel vaardigheden iemand beheerst. Dit is zijn of haar veelzijdigheid, dus het aantal verschillende opdrachten waarvoor u hem of haar kunt inzetten.
  • In de kolom: hoeveel medewerkers voldoen aan het verwachte niveau voor een bepaalde vaardigheid. Dit geeft de robuustheid van het team weer.

 

Door de matrix in kolommen te lezen, wordt deze een instrument voor dimensionering. Zo komt u te weten hoeveel experts en hoeveel zelfstandige profielen u per competentie nodig hebt om uw opdrachtportefeuille zonder onderbrekingen te dekken. Een kolom waarin slechts één consultant niveau 3 of 4 bereikt, duidt op een kritieke afhankelijkheid: als hij met verlof gaat, van klant verandert of het bureau verlaat, gaat de competentie met hem mee. Het is een kritieke competentie zonder back-up: zorg voor een vervangend duo om niet afhankelijk te zijn van één enkele expert. Dit is wat de matrix koppelt aan het wervingsplan en het opleidingsplan, in plaats van alleen aan het jaarlijkse functioneringsgesprek.

Aan de hand van het verschil tussen het werkelijke en het verwachte niveau kunt u prioriteiten stellen voor uw HR-maatregelen. Een verschil van twee niveaus bij een vaardigheid die slechts één persoon beheerst, moet eerder worden aangepakt dan een verschil van één niveau bij een vaardigheid die drie consultants al beheersen. Het eerste brengt een opdracht in gevaar, het tweede kan wachten tot het volgende opleidingsplan.

 

Moet je je competentie-matrix in Excel opstellen?

De meeste modellen worden opgesteld in Excel of Google Sheets, of in de vorm van een radardiagram wanneer men een profiel visueel wil vergelijken met een verwacht niveau. Een Excel-model heeft het voordeel dat het gratis en direct beschikbaar is. De beperking ervan wordt duidelijk naarmate het bedrijf groeit: het handmatig bijwerken wordt tijdrovend, er ontstaan steeds meer versies en de matrix geeft niet langer een getrouw beeld van de daadwerkelijk beschikbare vaardigheden. De niveaus dateren nog van het laatste functioneringsgesprek, terwijl de opdrachten ondertussen zijn doorgegaan.

 

Deze beperking komt juist naar voren op het gebied waar de matrix het meest van pas komt. Bij het bekijken van de kolommen is een kritieke afhankelijkheid aan het licht gekomen: een vaardigheid die slechts door één consultant op het verwachte niveau wordt beheerst. Op het moment dat deze consultant aan een andere opdracht wordt toegewezen, klopt de kolom niet meer: de tabel blijft aangeven dat hij de vaardigheid beheerst, zonder te vermelden dat hij niet langer beschikbaar is om deze uit te oefenen. Het weergegeven niveau blijft correct; wat ontbreekt, is de beschikbaarheid. Een competentiematrix geeft een betrouwbaar overzicht van de vaardigheden, en door deze te koppelen aan het werkplan geeft ze ook aan wie beschikbaar is om deze vaardigheden uit te oefenen.

 

Voor een dienstverlenend bedrijf, een adviesbureau of een IT-dienstverlener komt de matrix dus pas echt tot zijn recht wanneer deze wordt gekoppeld aande inzet van medewerkers op projecten. Een staffingtool houdt de matrix up-to-date op basis van beoordelingen en voltooide opdrachten, en koppelt vaardigheden aan beschikbaarheid en voorkeuren om geschikte profielen voor te stellen: dit is de afstemming tussen opdracht en profiel, waarbij het competentieniveau en de beschikbaarheid worden gekoppeld om de juiste consultant aan de juiste opdracht toe te wijzen. Juist deze combinatie van voorkeur × beschikbaarheid × toewijzing maakt het tot een staffingtool: het vult het competentieoverzicht aan met de informatie die in de tabel zelf ontbreekt, namelijk de beschikbaarheid, en geeft antwoord op de vraag wie er maandag inzetbaar is.

Een strategie voor de invoering van een vaardighedenmatrix ontwikkelen

Hoe langhet duurt omeen competentiematrix in uw personeelsbeleid in te voeren, hangt af van de omvang van uw bedrijf. Een startende onderneming zal dit gemakkelijker kunnen aanpakken dan een groter en meer gevestigd bedrijf.

Het Stafiz-team raadt u het volgende implementatieproces aan om de regelmatige uitvoering van updates te waarborgen.

Beoordelingsformulier voor vaardigheden in Stafiz

In Stafiz kunt u de vaardigheden die tijdens de periode of de opdracht zijn verworven, opnemen in uw maandelijkse of eindevaluatieformulieren. Wijs vervolgens aan elke teamleider een deadline toe, waarna zij op hun beurt deze personeelsgesprekken zullen organiseren.

Deze werkwijze is doeltreffend omdat ze het mogelijk maakt om op bepaalde momenten de balans op te maken: de voltooide en lopende werkzaamheden liggen dan nog vers in het geheugen, wat leidt tot objectievere beoordelingen.

Bovendien werkt de database het cv van elke medewerker automatisch bij. Daardoor wordt bij uw toewijzing van middelen rekening gehouden met de vaardigheden waaraan is gewerkt en/of die zijn verworven, zodra de beoordeling is goedgekeurd.

Om van deze oefening een terugkerende activiteit te maken, hoef je alleen maar :

  • Direct in Stafiz herinneringen aanmaken,
  • of kies voor een uitnodiging in de kalendertoepassing van je keuze.

Deze methode stimuleert samenwerking door teams te mobiliseren en mondiger te maken. Voor managers wordt capaciteitsmonitoring eenvoudiger en worden de gegevens betrouwbaarder.

Let op: ook de vereisten in de matrix zullen moeten worden aangepast! Aangezien de markt voortdurend verandert, moet u regelmatig in de gaten houden welke nieuwe vaardigheden en technologieën er nodig zijn om aan de behoeften van de klanten te blijven voldoen.

Een gebruiksstrategie bepalen

Om optimaal te kunnen profiteren van de voordelen van de competentiematrix, is het van cruciaal belang dat u begrijpt waarom en met welk doel u deze gebruikt.

Er zijn drie hoofddoelen bij het gebruik van een competentiematrix:

  1. het beoordelen van vaardigheidsniveaus,
  2. vaststellen welke middelen nodig zijn,
  3. de toewijzing van middelen vergemakkelijken en optimaliseren.

Het niveau beoordelen

Zoals hierboven al is vermeld, maakt dit het in eerste instantie mogelijk om het competentieniveau van een medewerker te vergelijken met het verwachte niveau.

Zo kan men niet alleen de ontwikkeling en de verbetering van vaardigheden op de lange termijn volgen, maar ook nieuwe doelstellingen hierin opnemen.

Een vaardigheidstekort identificeren

Dankzij een totaaloverzicht van de vaardigheden die binnen het bedrijf nodig zijn, wordt het eenvoudiger om tekortkomingen of lacunes op te sporen. Deze strategie is erop gericht om op lange termijn vooruit te plannen en zo de risico’s in verband met de personeelsplanning tot een minimum te beperken.

Prognose van de behoefte aan profielen per ervaringsniveau in Stafiz

Anticipatie op profielvereisten per niveau van anciënniteit in Stafiz.

Deze vertegenwoordiging helpt ons om de juiste beslissingen te nemen om de geïdentificeerde hiaten op te vullen, door middel van werving of training.

Het is ook een goed analyse-instrument. Misschien is de capaciteit zelf voldoende, maar is het gebruik ervan niet optimaal.

Maximaliseren van de toewijzing van middelen

Als je personeelsbestand inderdaad inefficiënt is, is de competentiematrix een goede manier om de werklast effectiever te organiseren.

Door Stafiz te kiezen voor uw personeelsbeheer profiteert u van een dynamische integratie van uw competentiekaart in uw werkomgeving. Daardoor wordt bij de projectplanning rekening gehouden met alle wijzigingen die in het cv van een medewerker worden bijgewerkt.

Dit betekent dat plannings- en beschikbaarheidsgegevens en KPI's zoals werklast automatisch worden herberekend.

Dit maakt het gemakkelijker om middelen toe te wijzen. Je hoeft geen extern document te raadplegen om de juiste mensen te vinden om te plaatsen of te vervangen.

Automatische voorstel van profielen voor vacatures op basis van hun vaardigheden in Stafiz

In Stafiz wordt de matrix bijgewerkt op basis van beoordelingen en opdrachten, waarna deze wordt gekruist met de beschikbaarheid om profielen voor te stellen die voor elke opdracht kunnen worden ingezet.

Zie de planning van de middelen

Hoe stel je in de praktijk een competentie-matrix op?

Zodra u de juiste strategie hebt bepaald, hoeft u alleen nog maar aan de slag te gaan met de creatieve fase! U kunt gebruikmaken van een eenvoudige spreadsheet, of overleggen met het Stafiz-team om te bekijken hoe u uw competentiebeheer rechtstreeks in uw stuurinstrument kunt structureren.

Stap 1: Identificeer essentiële vaardigheden.

Maakeen volledige inventarisatie van de vaardigheden die nodig zijn voor uw bedrijf, aan de hand van verschillende benaderingen:

  • van beroep,
  • per team,
  • per werknemer,
  • per hiërarchische rol,
  • per taak of projecttype.

Aarzel niet om met de managers te overleggen om de werkelijk strategische vaardigheden in kaart te brengen en realistische verwachtingen vast te stellen die aansluiten bij de behoeften in de praktijk.

Stap 2: Stel de vaardigheidsniveaus in.

Het vaststellen van de verschillende vaardigheidsniveaus die bij elke vaardigheid horen, kan worden gekoppeld aan de anciënniteit of aan de betreffende functie. Het gaat hierbij om de eerder genoemde vaardigheidsniveaus, variërend van beginner tot expert. Het is belangrijk om de meetcriteria hiervoor duidelijk te definiëren om vertekeningen te voorkomen.

De competentieschaal kan echter worden onderverdeeld aan de hand van beschrijvende criteria om rekening te houden met vaardigheden die moeilijk meetbaar zijn, zoals soft skills. Men zou bijvoorbeeld kunnen spreken van een nieuwsgierige beginner of een doorgewinterde expert, met tussenliggende niveaus.

Stap 3: Identificeer de beschikbare vaardigheden.

Het is tijd om de vaardigheden van het bedrijf in kaart te brengen en te beoordelen.

Om dit te bereiken worden managers en werknemers op verschillende manieren gemobiliseerd:

  • individuele interviews,
  • prestatiebeoordelingen,
  • vaardigheidstests,
  • evaluatie door de manager,
  • of zelfevaluatie.

Gebruik een aantal methoden om een zo objectief mogelijk beeld te krijgen door cijfers en percepties te combineren.

Vanaf hier kunt u vervolgens aan elke in de matrix geïdentificeerde kerncompetentie een bijbehorend competentieniveau toekennen.

Stap 4: Ontwikkel ontwikkelingsplannen.

Zodra de competenties in kaart zijn gebracht en beoordeeld, worden de competentiekloven vastgesteld. Nu moeten er strategieën worden ontwikkeld om deze kloven te dichten, zoals:

  • trainingsplannen,
  • een mentorsysteem,
  • specifieke projecten,
  • professionele ontwikkelingsactiviteiten.

Zoveel oplossingen om de impact van je investeringen te maximaliseren!

De matrixindeling benadrukt talent: zowel potentiële werknemers als werknemers die het moeilijk hebben. Dit maakt het voor u gemakkelijker om prioriteiten te stellen.

Vergeet de competentiematrix niet! Het is een eenvoudig hulpmiddel om te gebruiken en de voordelen ervan zullen een positieve invloed hebben op je projectmanagement en bijgevolg op je productiviteit en winstgevendheid.

Een matrix ontleent zijn waarde aan zijn actualiteit. Een zeer gedetailleerd raster dat slechts één keer per jaar wordt bijgewerkt, dwingt je om beslissingen te nemen op basis van verouderde niveaus, terwijl een eenvoudig raster, dat aan het einde van elke opdracht wordt bijgewerkt, je vertelt wie je aanstaande maandag moet inzetten. Begin dus klein: één team, zes vaardigheden, een schaal met vier niveaus en een vast tijdstip om het bij te werken. Daarna kun je het uitbreiden.

Als u een bureau, een IT-dienstverlener of een adviesbureau bent, kan Stafiz aan uw behoeften voldoen door uw personeelsbezetting op een dynamische manier te integreren in uw projectbeheer.

Veelgestelde vragen over de competentie-matrix