¿Cómo organizar una reunión de personal eficaz?

El éxito y el crecimiento de una empresa que vende proyectos (ESN, consultoras) a menudo se basa en la capacidad de asignar recursos de manera óptima. Se trata entonces de distribuir el talento adecuado, en los proyectos adecuados, en el momento adecuado. Así, la reunión de personal permite arbitrar la distribución de recursos y se convierte en estratégica. Pero entonces, ¿cómo se organiza una reunión de personal eficaz, teniendo en cuenta tanto las limitaciones económicas como las aspiraciones de los consultores?

En este artículo, nos centramos en las reuniones de personal en el contexto de las empresas de servicios. Te ofrecemos una guía para entender los retos de la reunión de personal y sobre todo, cómo configurarla en tu empresa.

¿Por qué organizar una reunión de personal?

Conciliar las necesidades, habilidades, disponibilidad, apetitos y rentabilidad del cliente 

La reunión de personal registra la distribución de recursos en un proyecto, reúne toda la información necesaria para coincidir:

• las habilidades de los consultores,
• su disponibilidad, 
• sus apetitos y aspiraciones profesionales. 

Todo esto, mientras se integra en las limitaciones de tiempo y presupuesto;Mantener la rentabilidad de la estructura sigue siendo esencial.

La dotación de personal es la actividad de componer diferentes escenarios para satisfacer las necesidades de recursos. Así, la reunión de personal hace un balance de los diferentes deseos y necesidades, los estructura por función, por proyecto y aclara las habilidades necesarias.

Identificar brechas

La reunión de personal destaca las necesidades en términos de recursos, por lo que permite identificar los recursos que faltan : ya sea en términos de experiencia o disponibilidad. Destaca la necesidad de recurrir a otros equipos o entidades para cubrir estas necesidades.

Fortalecer la cohesión y el compromiso de los empleados

La reunión de personal es una oportunidad para reunirse para intercambiar y expresar los deseos de todos. De hecho, la preparación de la reunión de personal permite a los empleados compartir sus preferencias de posicionamiento en las diferentes ofertas. Si se escuchan estas expectativas, puede ayudar a fortalecer su motivación y compromiso.

¿Cómo organizar una reunión de personal eficaz?

Definir un proceso

Una reunión óptima de personal comienza con un proceso claro, que luego proporciona un marco a seguir. Entre otras cosas, debe especificar los pasos a seguir para posicionarse cuando surja una nueva oportunidad. El objetivo es evitar la multiplicación de canales de comunicación (oral, correo electrónico, Slack, etc.) para evitar una pérdida de información.

Utilice una herramienta dedicada 

Si bien Excel puede ser suficiente en algunos contextos, encuentra sus límites tan pronto como la empresa crece. Una herramienta de gestión de personal facilita la organización de los recursos. En particular, permite sincronizar los datos de personal y finanzas para tomar decisiones basadas en criterios de rentabilidad.

Una visión integral 

De hecho, este tipo de herramientas centralizan la información necesaria para la toma de decisiones al permitir una visión de quién, qué y cuándo, todo en tiempo real.

Además, ofrece una visión de los proyectos actuales, próximos o pendientes, así como la disponibilidad de consultores. Esto facilita la precontratación de personal y ayuda a retrasar los cambios que se esperan.

Ahorro de tiempo

Reunir toda la información en un solo lugar, disponible en tiempo real, facilita la toma de decisiones. Esto ahorra tiempo. 

La solución Stafiz todo en uno permite incluso registrar las decisiones en directo, gracias a las funcionalidades de seguimiento, trazabilidad y comentarios, constituyendo así un historial.

Esto ayuda a limitar los informes y facilita el intercambio de información al ofrecer el mismo nivel de información a todos, en vivo.

Gestión de oportunidades

Stafiz te ayuda a priorizar y organizar tus oportunidades a través de estados o notas. El pipe Se sincroniza con la planificación de su proyecto para obtener propuestas comerciales más confiables.

Nuestro CRM integrado

Necesidades de estructura

Además, Stafiz también le permite estructurar las necesidades. La vista Kanban de las necesidades abiertas, con un desglose por estado, ayuda a arbitrar las decisiones.

Además, la visión de las oportunidades actuales ayuda a priorizar y destaca las emergencias que deben abordarse durante las reuniones de personal.

A veces, no se puede tomar una decisión durante el procedimiento de dotación de personal (tiempo limitado, eventos imprevistos, etc.). Con el Kanban de Necesidades de Stafiz, puedes organizar las prioridades a través de estados. 

Anticiparse a las necesidades

Las funciones que ofrece una herramienta dedicada como Stafiz proporcionan una visión global. La información sobre la carga y la capacidad actuales facilita dar un paso atrás. Además, en caso de necesidades adicionales, la plataforma ofrece visibilidad sobre los picos de actividad. Esto permite anticipar las necesidades de subcontratación, contratación o formación.

Además, Stafiz ofrece una visión de las necesidades actuales de recursos, con la posibilidad de clasificarlas por BU, rol o nivel. Esta visión integral facilita la realización de reuniones de personal.

Stafiz le permite registrar los requisitos de recursos en sus proyectos y tareas. Esto sirve como un hilo conductor para sus reuniones de personal.

¿Quién debe participar en las reuniones de personal?

La lista de participantes en una reunión de personal depende de cada organización. Sin embargo, es costumbre que los consultores no asistan directamente, sino que sean representados por sus gerentes. Esto implica una buena preparación previa para cumplir con las diferentes expectativas, y requiere tener una matriz de habilidades bien actualizada .

La reunión de personal generalmente incluye a los directores de operaciones o equipos y, a veces, al gerente de personal si este rol existe dentro de la empresa. Este último garantiza el seguimiento de las necesidades y decisiones: este papel de responsabilidad requiere antigüedad y experiencia.

¿Cuál es la frecuencia ideal de una reunión de personal? 

La frecuencia de una reunión de personal también depende de cada empresa: semanal, bimensual o mensual. Lo importante es que esta frecuencia sea definida y regular. 

El ritmo recomendado para una empresa de consultoría suele ser una vez a la semana. Su duración varía según el tamaño de la estructura, generalmente entre 1 y 2 horas. Dado que estos casos son regulares, puedes establecer un sentido de ritual. Cuanto más estructurado sea el ejercicio, más agradable será. De esta manera, las reuniones serán esperadas y apreciadas, y por lo tanto más efectivas. 

¿Qué temas se discuten durante el proceso de dotación de personal?

Integración de las necesidades futuras de los clientes

La reunión de personal se ocupa de las necesidades futuras de los clientes. Hace una compensación entre deseos, restricciones financieras y disponibilidad para distribuir recursos entre los diferentes proyectos, estratégicamente.

Si bien esto se puede hacer a partir de la información recopilada por los gerentes, una función facilita la coincidencia de perfiles con las necesidades. Stafiz ofrece el Smart Matching, que sugiere automáticamente perfiles adecuados al buscar perfiles.

El Smart Stafiz Matching sugiere los perfiles más adecuados para las misiones directamente en la herramienta de búsqueda o desde la pantalla de requisitos. 

Si bien la herramienta tiene en cuenta las habilidades, la disponibilidad y los apetitos necesarios, el elemento humano sigue siendo esencial: se trata de identificar personalidades que puedan colaborar juntas.

La reunión de personal aborda los próximos proyectos, pero también los que están en curso y en espera para tomar una decisión bien pensada. La herramienta de gestión de personal generalmente le permite mostrar oportunidades que parecen estar confirmadas o sobre necesidades específicas de experiencia. Se trata de transferencias temporales de recursos, por ejemplo, de una unidad de negocio a otra.

Responder a las necesidades a corto plazo

La previsión de recursos del proyecto implica considerar las necesidades a corto plazo que surgen como resultado de la necesidad de refuerzo o reemplazo.  

Estimar erróneamente los recursos, el tiempo o el nivel de habilidad puede requerir refuerzo, así como tiempo de inactividad o ausencias imprevistos.

Por lo tanto, identificar estas necesidades requiere visibilidad de la disponibilidad de recursos.

Para facilitar su planificación, Stafiz le ofrece una vista que le muestra cuándo sus consultores estarán disponibles nuevamente y por cuánto tiempo. 

¿Cuáles son los desafíos de la reunión de personal?

Disponer de información fiable y centralizada

La organización de un órgano de dotación de personal implica disponer de toda la información necesaria, fiable, organizada y actualizada. Por lo tanto, es esencial tener un  

Sistema de información de gestión de recursos que centraliza los datos. A veces, incluso incluye datos de la canalización para permitir que los consultores se posicionen. Stafiz, por ejemplo, le permite notificar su interés en una tarea con un simple clic. 

Esta sencilla función le permite tener en cuenta las aspiraciones de sus consultores. Así, pueden ser asignados a diferentes tipos de proyectos, potenciando su engagement.

Cumplir con las expectativas

La reunión de personal debe garantizar que se aborden todas las necesidades abiertas. El perfil debe corresponder a las expectativas de habilidades, pero también desde el punto de vista de la disponibilidad para que la selección esté al nivel de las expectativas del cliente. Además, también se trata de priorizar las misiones de forma que se promueva la rentabilidad.

Promover el equilibrio y la rotación de recursos

La reunión de personal garantiza que la distribución de los recursos sea óptima. La carga de carga se optimiza, sin sobrecargarse tampoco.

Además, la reunión de personal organiza la rotación de la fuerza laboral. Esto es esencial:

• promueve el compromiso de los empleados, a quienes se les ofrece la oportunidad de evolucionar y aumentar sus habilidades,
• los perfiles senior pueden ser sacados de un proyecto si es necesario, incluso en curso, para ser colocados en proyectos más complejos y desafiantes,
• Los perfiles de alto potencial, expertos en un campo, se distribuyen entre los diferentes clientes. 

La rotación de personal permite construir una estrategia efectiva para maximizar la satisfacción del cliente y la relevancia del personal.

¿Cuáles son las mejores prácticas para organizar una reunión de personal?

Preparación para la reunión

Una reunión de personal requiere mucha anticipación y se requiere una preparación cuidadosa. Por lo tanto, los gerentes deben haber recopilado la información necesaria de sus equipos, desarrollado propuestas o incluso pre-dotación de personal para proponerlas durante la reunión de personal. Es una cuestión de actuar, no simplemente de compartir. 

Además, le recomendamos que designe a una persona encargada de la preparación y facilitación de la reunión. Debe tener datos actualizados para poder registrar las decisiones. Finalmente, una persona a cargo del tiempo permitirá ganar en eficiencia.

Mostrar empatía

La dotación de personal requiere cierta antigüedad y liderazgo porque es una cuestión de arbitraje. Además, es necesario escuchar y empatizar para conciliar las necesidades de la empresa y los clientes en un enfoque de rentabilidad, pero también las expectativas de los empleados para mantener la motivación.

Realice un seguimiento de los KPI correctos

Elegir KPI relevantes para realizar un seguimiento lo ayudará a que sus reuniones de personal sean más relevantes, centrándose en lo esencial. Estos son los KPI que recomendamos rastrear:

• la tasa de personal (o TACE),
• la tasa de ocupación, 
• la tarifa intercontractual, 
• la tasa de rechazo de los clientes,
• el número de necesidades abiertas, 
• el número de necesidades resueltas. 

Organizar una reunión de personal eficaz es esencial para establecer la asignación de recursos. Esto debe distribuirse de acuerdo con las necesidades de los clientes y la empresa, teniendo en cuenta los deseos de los empleados.

La reunión de personal es, por lo tanto, la compensación entre la rentabilidad y las limitaciones de la estrategia, y requiere liderazgo y empatía. Por lo tanto, equiparse con una herramienta de gestión de personal lo ayudará a tomar decisiones informadas porque le permite recopilar toda la información disponible. Sin embargo, aunque una herramienta dedicada facilitará su trabajo, la preparación rigurosa combinada con la comunicación con los equipos seguirá siendo su mejor activo para una dotación de personal exitosa.