« Personne ne peut siffler une symphonie. Il faut tout un orchestre pour la jouer. » – H.E Luccok

La gestion de projet, c’est comme un orchestre. Pour obtenir une belle symphonie et atteindre ses objectifs, la perfection et une planification précise sont attendues. La raison pour laquelle nous organisons la gestion de projet en plusieurs phases est parce qu’elle est extrêmement complexe. Mais un outil de staffing tel Stafiz peut vous simplifier la tâche ! Peu importe la taille, il faut toujours procéder à différentes étapes. Laissez-nous vous les présenter.

Toutes les phases ou étapes doivent être planifiées en amont afin de pouvoir construire une fondation sur laquelle reposera le projet et avoir une meilleure visibilité pendant son déroulement. Il est impératif de s’assurer que tous les objectifs sont atteints. Créez une structure de répartition des travaux pour chaque phase, vérifiez que vous répondez bien aux exigences, procédez à un examen à chaque étape du projet. Avant de vous lancer dans la prochaine phase du projet, travaillez avec l’équipe concernée pour évaluer leur performance. L’équipe chargée du projet, et le chef de projet ont un objectif commun : atteindre les objectifs du projet.

Les différentes phases de la gestion de projet sont souvent appelées « le cycle de vie du projet ». Il y a cinq phases principales, laissez-nous vous les présenter avec leurs variables.

1. Phase de préparation du projet :

Cette phase de la gestion de projet est celle d’où le projet prend forme. Il est utile de créer une vue d’ensemble du projet, de décider quelles stratégies adopter pour obtenir les résultats attendus. Le chef de projet doit s’entretenir avec les parties prenantes et les clients pour comprendre l’importance des objectifs du projet.

Après cette réunion, commencez à créer un tableau de bord du projet. Il s’agit de créer quelque chose semblable à une carte du projet qui permettrait de mieux comprendre les objectifs fondamentaux. Les variables impliquées dans le projet sont celles-ci :

  • Vision de l’entreprise et mission
  • Buts et bénéfices du projet
  • L’étendue du projet
  • Les risques du projet
  • Les délivrables du projet (énoncé des travaux, structure de répartition des travaux, évaluation de chaque phase, plans)

Étude de faisabilité :

Cette variable concerne l’évaluation des objectifs, du calendrier et du coût du projet pour vérifier s’ils peuvent être réalisés. Pour arriver aux résultats attendus du projet, il est important de pouvoir créer un équilibre entre les exigences et les ressources utilisées.

L’étendue du projet :

Il est question ici de savoir identifier les buts du projet, ses délivrables, délais, tâches et l’analyse des coûts. Informez-vous sur ce qui doit être fait pour accomplir ce projet et qui reste encore à faire. En procédant à cela vous découvrirez les limites du projet.

Les délivrables du projet :

Cette partie consiste à identifier l’étendue du travail requis, l’énoncé des travaux (qui décrit les exigences du projet en matière de travail, le calendrier, le calendrier des factures, ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas).

Élaborer un dossier commercial :

Après avoir rassemblé les informations nécessaires de l’étendue du projet, des délivrables, de l’étude de faisabilité ; commencez à créer un document qui expliquera en quoi ce projet est indispensable, et qui inclura tous les bénéfices financiers acquis depuis l’initiation du projet.

Lisez cet article en anglais : 4 critical things to keep in mind when planning a project in a consulting firm

2. La phase de planification du projet :

Après avoir reçu le feu vert des investisseurs, créez un plan que tout le monde pourra suivre. Vous décomposerez le projet en plusieurs tâches, et les assignerez aux membres de l’équipe, tout en fixant des délais pour chacune de ces tâches.

La planification du projet est la phase la plus importante dans le cycle de vie du projet parce que « ne pas planifier c’est prévoir d’échouer ». Ce n’est pas la partie la plus excitante du projet, et il est vrai que la planification peut être un peu rébarbative, mais elle est cruciale pour atteindre le succès.

Voici les facteurs importants de cette phase :

Créer un plan de projet :

Il doit servir de guide aux chefs de projets sur la manière de produire des résultats de qualité, de gérer les risques, de les aider à maintenir le coût dans les limites du budget, la valeur du projet, et de les aider à accomplir leurs tâches dans un délai donné.

Créer un plan de ressources :

Le plan de ressources devrait vous fournir le nombre nécessaire de ressources requises pour réaliser ce projet. C’est-à-dire : le nombre de chefs de projets, de travailleurs, de matières premières etc. Cela inclut aussi les techniques essentielles de management de projet et les technologies de l’information (IT).

Rassembler les ressources nécessaires :

Après avoir créé le plan, rassemblez toutes les autres ressources telles que le capital, l’équipement, l’espace de travail etc. Ayez quelqu’un en charge de surveiller les ressources et les réapprovisionner si besoin. Une solution de staffing peut prendre en charge une grande partie de ces tâches et vous aider à mieux répartir vos ressources.

Planifier le budget financier :

En se basant sur les ressources requises, créez un budget des frais financiers. Créez une analyse détaillée des coûts avec :

  • Le coût pour réaliser chaque tâche
  • Le coût de l’ensemble de l’équipe pour réaliser une tâche
  • Mettre de côté certains coûts pour les dépenses imprévisibles

Les risques et les obstacles :

Les risques font partie du lot, essayez de penser à quels obstacles et risques vous serez confrontés pendant le projet pour être prêts lorsqu’ils feront surface. Inscrivez un pourcentage de votre risque dans le budget financier en tant que dépense, car cela permettra d’éviter l’échec de votre projet.

3. La phase d’exécution du projet :

C’est le moment où tout ce qui a été planifié devient concret. Au cours de cette phase, les chefs de projets distribueront les tâches aux équipes et répartiront les ressources. Mais rappelez-vous : le succès dépend de la manière dont la phase de planification a été structurée. Pour encore plus d’efficacité, les chefs de projet pourraient tenir une checklist pour s’assurer que les demandes des parties prenantes sont bien prises en compte et respectées comme convenu dans le dossier commercial.

Il est important d’apprendre de nos erreurs mais aussi de nos réussites. Un aspect vital de la phase d’exécution du projet est de faire le suivi de ce qui a poussé le projet à échouer ou réussir. De cette manière vous pourrez progresser. Voici les métriques à suivre :

  • Objectifs
  • Rapports de performance
  • Mise à jour de l’état d’avancement du projet
  • Besoin en ressources humaines

Les variables à surveiller sont celles-ci :

Rapport sur l’état d’avancement du projet :

Pendant la phase d’exécution, il y aura une série de mises à jour des données au fur et à mesure de l’avancement du projet, des dépenses aux ressources engagées. C’est pourquoi il est nécessaire de maintenir des mises à jour régulières sur ce qui se passe et d’identifier les problèmes critiques du projet.

Entretiens réguliers avec les parties prenantes et l’équipe du projet :

Nous vous recommandons de mettre à jour vos rapports pour les parties prenantes et les clients. Voyez avec eux si le projet avance toujours dans la bonne direction. Et communiquer avec votre équipe pour les informer sur comment ils peuvent s’améliorer pour mieux répondre aux besoins des clients et être dans la bonne trajectoire pour atteindre les objectifs.

4. La phase de suivi et de contrôle du projet :

Cette phase du projet se déroule en même temps que la phase d’exécution. Elle peut se faire facilement grâce à un logiciel ERP. Cette phase vise à mesurer que tous les paramètres tels que le budget, les plans et les délais s’alignent sur le plan du projet. Le chef de projet doit s’assurer que la qualité, la dérive du champ d’application, et les ressources respectent toujours le budget. Si tout s’est planifié comme convenu, le chef de projets devrait pouvoir anticiper les éventuels risques et les empêcher de se produire. Gardez le projet en marche, malgré les obstacles.

5. La clôture du projet :

Après l’achèvement réussi du projet, communiquez les résultats aux parties prenantes et remettez-leur le projet. Faites un bilan avec les membres de votre équipe et tirez des leçons des erreurs qui ont été commises. Apprenez comment faire des ajustements pour les futurs projets (mieux manager vos équipes, répartir vos ressources avec sagesse, mieux planifier etc.)

N’oubliez pas de féliciter votre équipe et leur montrer de la reconnaissance pour le travail difficile qu’ils ont accompli. L’équipe s’efforcera ainsi d’obtenir de meilleurs résultats dans les projets futurs.

Les variables à prendre en compte à ce stade sont :

La performance de l’équipe :

Vérifiez la qualité du travail et les résultats obtenus. Suggérez des marges d’amélioration. Comparez la performance avec celles de précédents projets pour voir en quoi elle a pu augmenter.

Documentation du projet :

Écrivez un document détaillé décrivant comment les attentes des parties prenantes ont été respectées. Expliquez quelles ont été les stratégies et différentes phases mises en place pour atteindre ces objectifs.

Révision du budget :

Enfin, voyez si le projet s’est réalisé en accord avec le budget alloué. Évaluez si le coût et le bénéfice correspondent au plan initial. Recherchez les coûts d’opportunité qui auraient pu être négligés au cours du projet.

Conclusion :

La gestion de projet peut parfois faire un peu peur, il y a beaucoup de tâches qui comprennent des risques, des problèmes et des échecs. Mais pour bien réussir ses projets, il est essentiel de suivre les cinq étapes mentionnées ci-dessus. Cela vous garantit de gagner du temps, de mieux gérer vos ressources, et cela rendra la complexité des projets plus simple à organiser.

Voilà ! C’était la phase finale du cycle de vie de la gestion de projet !