Les 4 étapes de la planification des tâches v3

Une bonne planification et affectation des tâches peuvent faire la différence entre la réussite et l’échec d’un projet. D’une manière générale, nous devons fixer des objectifs rentables et réalistes. Ensuite, nous devons prendre les mesures suivantes pour une planification efficace :

1. Diviser le projet en tâches et les classer par ordre de priorité.
2. Analyser les ressources disponibles.
3. Attribuer les tâches en fonction de ces ressources. 
4. Suivre et contrôler leur exécution.

L’utilisation d’un outil de gestion des tâches et de pilotage de projet facilite et optimise le planning des tâches mais aussi plus globalement la gestion de projet et la gestion des ressources associés pour une meilleure rentabilité.

Définir les objectifs du projet

La définition des objectifs d’un projet est essentielle car elle conditionne le reste des étapes de la gestion et de l’attribution des tâches. Il existe différents types d’objectifs :

• Temporels.
• Économiques. 
• Liés à la gestion du personnel.
• Performance.
• Techniques. 

Les objectifs sont fondamentaux car ils déterminent les tâches, les ressources et les personnes en charge du projet. Voyons cela à l’aide d’un exemple.

Imaginons qu’une société de développement prévoit de livrer une application pour laquelle elle a estimé 950 heures de programmation. Elle dispose de trois programmeurs qui développeront le code pendant cinq heures par jour, en consacrant 100 % de ce temps à ce projet :

• 950 heures / 3 programmeurs = 316,6 heures, que chacun d’entre eux devra effectuer.
• En tenant compte du fait qu’ils consacreront cinq heures par jour, ils auront besoin de 63 jours ouvrables pour exécuter le projet (316,6 heures à effectuer par chaque programmeur / 5 heures par jour qu’ils pourront consacrer = 63,3 jours ouvrables). 

La définition des objectifs est essentielle, car si nous voulons livrer l’application en moins de deux mois, nous n’aurons d’autre choix que de faire appel à davantage de personnel. Ce sont des questions qui touchent à la gestion ultérieure et à la répartition des tâches, c’est donc la première chose à clarifier.

Quelles sont les étapes de l’attribution des tâches ?
Après avoir défini les objectifs, il est temps de prendre les quatre mesures clés pour gérer et attribuer correctement les tâches.

Étape 1 : diviser le projet en tâches et les classer par ordre de priorité

En gardant les objectifs à l’esprit, nous devons diviser le projet en tâches et les classer par ordre de priorité. Il existe différents outils qui nous aideront à effectuer cette planification.

Matrice d’Eisenhower

Il s’agit d’un système permettant de diviser les tâches en tâches urgentes et tâches importantes. La matrice d’Eisenhower comporte quatre espaces :

• Les tâches importantes et urgentes : dans cette case se trouvent les tâches qui doivent être accomplies immédiatement et qui découlent généralement d’événements imprévus de la vie quotidienne. Pour reprendre l’exemple précédent, l’absence de l’un des programmeurs et la nécessité d’effectuer le travail qui lui a été confié avant cette éventualité. 
• Les tâches importantes mais non urgentes : il s’agit des tâches à long terme qui peuvent être reportées.
• Les tâches pas importantes mais urgentes : il s’agit des questions qui peuvent être déléguées à d’autres membres de l’équipe ou que l’on doit automatiser. 
• Les tâches ni importantes ni urgentes : par conséquent, elles pourraient être éliminées, car elles nous font perdre du temps. 

PERT

Le diagramme PERT est un autre outil permettant de diviser efficacement un projet en tâches. 

Il se compose d’ensembles d’actions liées les unes aux autres. Il est particulièrement utile dans les projets dont les tâches dépendent de différents départements ou de grandes équipes. Il permet d’unifier les critères et de resserrer les relations afin de garantir une exécution correcte et fluide des tâches, dans l’ordre prévu et en donnant la priorité aux dates de livraison.

Sa représentation rappelle celle d’une course de relais, où le travailleur “B” ne peut commencer à courir tant que le travailleur “A” n’a pas terminé la tâche qui lui a été assignée.

Notation ICE

Le modèle de notation ICE (en anglais Impact, Confidence, Easy) est une autre méthodologie qui évalue les tâches sur la base de trois paramètres, ce qui permet de hiérarchiser les tâches les plus importantes. Les aspects suivants sont notés de 1 à 10 :

• Impact : quel est l’objectif de la tâche. 1 étant un impact faible et 10 un impact élevé (tâche cruciale).
• Confiance : la certitude que l’impact attendu de la tâche sera atteint. La valeur 1 correspond à une tâche qui nous inspire peu de confiance, et la valeur 10 à des tâches éprouvées dont nous savons qu’elles produiront l’impact escompté.
• Facilité : le degré de facilité de la tâche, compte tenu des contraintes de temps, de ressources, de coûts, etc. Plus la tâche est facile, plus la note est élevée. 

Le score ICE pour chaque tâche sera le résultat de la multiplication des valeurs données pour “l’impact”, la “confiance” et la “facilité”. Le produit le plus élevé désignera l’ordre de priorité des tâches.

Étape 2 : analyser les ressources humaines disponibles

La deuxième étape consiste à bien planifier les ressources humaines disponibles, en tenant compte de trois aspects :

• Vérifier les compétences.
• Leur disponibilité.
• La volonté.

Vérifier les compétences

À ce stade, nous devons nous demander si le personnel possède les compétences nécessaires à l’exécution d’un projet donné. 

Il est important de garder à l’esprit qu’il ne s’agit pas uniquement de questions techniques. En fonction du projet, les compétences sociales peuvent être tout aussi pertinentes. 

Par exemple, dans les projets impliquant plusieurs départements, il sera nécessaire de vérifier que les participants ont des compétences en matière de négociation, d’empathie ou de communication. Ces compétences seront nécessaires pour mener à bien le projet. 

Vérifier la disponibilité et surveiller la charge

Un point souvent négligé est la vérification de la disponibilité des ressources, surtout dans les entreprises qui ont plusieurs projets en cours et des profils impliqués dans plusieurs d’entre eux. 

Il est essentiel de s’assurer que l’on dispose du bon développeur pour l’exécution d’un développement donné. Et qu’il sera effectivement disponible au moment où nous en aurons besoin.

Il s’agit de vérifier les éventuels congés de paternité ou de maternité, les vacances, les absences programmées, etc. Il s’agit de réorganiser les tâches ou de trouver un remplaçant lorsque la personne initialement affectée ne sera pas disponible.

Pour gérer correctement les ressources en personnel et prendre les meilleures décisions, il faut s’appuyer sur un logiciel de gestion du staffing comme Stafiz. Grâce à ce type d’outils, nous pouvons :

• Visualiser rapidement et facilement les charges de travail.
• Analyser en un coup d’œil si les différentes tâches sont réalisées dans les temps. 
• Voir qui est responsable de chaque tâche.
• L’état d’avancement de chaque tâche.
• Accélérer la prise de décision et réorienter le projet si les objectifs doivent être modifiés.
• Fixer des objectifs réalistes pour chaque tâche et pour le projet dans son ensemble.
• Contrôler par des systèmes d’alerte si l’on est hors délai, au cas où le projet continuerait à se développer comme il l’a fait jusqu’à présent. 
• Mise à jour en temps réel des travaux en cours. 
• Réaffectation des profils et des employés avec agilité, si nécessaire. Avec un gestionnaire de projet, il est possible de trouver rapidement des profils ayant les compétences dont nous avons besoin.

Évaluer la motivation

Ce point relève de la gestion du personnel : l’équipe est-elle motivée et les conditions sont-elles réunies pour que les participants au projet s’y investissent à 100 % ?

Comment améliorer la motivation des employés ?

Pour améliorer la motivation des employés et maximiser leur implication, il faut tout d’abord s’assurer qu’ils ont les compétences nécessaires pour réaliser les tâches. Lorsqu’un professionnel se sent en confiance, son implication dans les projets est plus grande.

S’ils ne les possèdent pas, il est intéressant de former ces travailleurs au sein de l’entreprise. De cette manière, ils percevront que l’organisation se soucie d’eux et leur fournit les ressources nécessaires pour qu’ils puissent accomplir leur travail, ce qui les enrichit sur le plan professionnel. 

Deuxièmement, nous devons intégrer les préférences des professionnels dans la répartition des tâches. 

La troisième étape pour maintenir des niveaux élevés de volonté et d’implication est de partager équitablement les charges de travail. À cet égard, il est essentiel d’anticiper les besoins éventuels grâce à des analyses qui permettent de prévoir quelles équipes seront plus ou moins chargées, en redistribuant les employés si nécessaire.

Étape 3 : attribuer les tâches

Une fois que nous avons divisé le projet en tâches et que nous connaissons les ressources humaines et techniques disponibles, nous passons à la troisième étape : l’attribution des tâches. Pour ce faire, nous devons fournir à chacune des tâches qui composent le projet les informations suivantes :

• Qui sera responsable ?
• Combien de temps cela prendra-t-il et quand la tâche dont il est responsable devra-t-elle être prête ?
• Avec quels outils sera-t-elle réalisée ?

L’attribution des tâches peut être réalisée et représentée dans des diagrammes de GANTT et des tableaux d’effectifs.

Diagramme de GANTT

Il s’agit d’un système de barres occupant un certain espace temporel. Dans un diagramme de GANTT, vous verrez d’un seul coup d’œil :

• Le nom de la tâche.
• Le temps estimé pour son exécution.
• La personne responsable de la tâche. 
• L’interdépendance avec d’autres tâches.

Tableau des effectifs

Le tableau des effectifs permet également de visualiser rapidement les professionnels impliqués dans un projet, les tâches qui leur sont assignées et le temps estimé pour les réaliser. 

Tant dans le diagramme de GANTT que dans les tableaux d’effectifs, les charges de travail des profils disponibles sont affichées. Parfois, en fonction de l’évolution du projet, il peut être nécessaire de rééquilibrer ces charges de travail pour un développement correct du projet. 

Équilibrer les charges de travail

Le taux de charge est l’indicateur qui permet de mesurer et d’équilibrer les charges de travail de manière équitable, sans remettre en cause les objectifs et les délais fixés pour l’exécution d’un projet.

Le taux de charges est égal au temps consacré aux projets facturables divisé par le temps disponible.  Si un employé travaille 5 heures par jour sur des projets facturables sur un total de 7 heures dans sa journée de travail, son taux de charge pour cette journée sera de : 5 / 7 * 100 = 71,42%.

En connaissant les taux de charges de tous les membres d’un projet, nous pouvons prendre de meilleures décisions concernant l’organisation des tâches, les horaires, etc. Il permet également d’organiser les coûts en fonction du temps effectif passé par chaque personne. Il permet également d’optimiser le temps prévu pour chaque tâche, assurant ainsi la continuité du projet. 

Avec un logiciel de staffing, nous disposons de données actualisées sur toute l’équipe. En tenant compte des congés du personnel, des jours d’absence ou de maladie, du fait qu’ils travaillent à temps plein ou à temps partiel, etc. 

Grâce à tout cela, les ressources seront mieux réparties, ce qui permettra d’éviter les surcharges ou de détecter d’éventuelles inadéquations avant même qu’elles ne se produisent. Cela aura un effet positif sur le développement global d’un projet.

Étape 4 : suivi et contrôle

Une fois que toutes les ressources ont été allouées en fonction des objectifs, il est temps de faire le suivi des tâches en lui-même. Comme nous l’avons vu, la planification est essentielle. Mais il arrive que des événements imprévus surviennent et nécessitent des changements ou des modifications de la planification initiale. 

Détecter les imprévus à temps, voire les anticiper, est la principale utilité de cette phase. L’utilisation d’un outil de suivi projet est d’une grande utilité car :

• Il permet d’automatiser les alertes lorsque certaines tâches ne sont pas accomplies dans les temps et dans les formes.
• Il nous permet d’agir rapidement s’il est nécessaire de mettre en œuvre des changements en cas d’événements imprévus. 
• Il favorise une coordination correcte des ressources pour atteindre les objectifs. De manière visuelle, agile et simple.
• Détecte les goulets d’étranglement dans certaines tâches qui retardent le développement d’autres actions nécessaires.
• Permet de réajuster les charges de travail en temps réel. Cela favorise la motivation des travailleurs, augmente la productivité et garantit que le projet est exécuté selon les paramètres prévus.
• Il permet également de détecter les écarts dans le budget, de contrôler les coûts de sous-traitance ou les coûts non facturables, entre autres indicateurs financiers pour le pilotage de projets. Des questions clés pour anticiper et prendre des décisions qui favorisent la rentabilité maximale du projet et, par conséquent, de l’entreprise. 
• Rationalise la communication entre tous les membres de l’équipe.

Questions fréquemment posées

Qu’est-ce que les tâches d’un projet ?

Les tâches d’un projet sont les actions individuelles nécessaires pour exécuter le projet dans son ensemble conformément aux objectifs fixés. Un projet pourrait être le développement d’une application pour appareils mobiles.

Il comprendra des tâches qui, dans leur ensemble, constituent le projet. Par exemple, la réalisation d’une maquette de l’écran principal de l’application. 

Quels sont la fonction et les avantages de l’attribution des tâches dans un projet ?

L’attribution des tâches en fonction des ressources disponibles est essentielle car elle permet d’être efficace. L’efficacité dans un projet est synonyme d’obtention de la meilleure performance possible avec l’utilisation appropriée des ressources disponibles. 

Quelle est la meilleure méthodologie pour l’attribution des tâches ?

Pour attribuer les tâches, il faut d’abord déterminer les objectifs à atteindre lors de l’élaboration d’un projet. À partir de là, quatre phases se succèdent :

1. Planifier les tâches individuelles nécessaires à la réalisation du projet, en fonction des objectifs (temps, coûts, etc.) définis précédemment. 
2. Analyser les ressources en personnel nécessaires à la réalisation des tâches planifiées au point précédent. 
3. Attribuer les tâches en fonction de la disponibilité et de la formation du personnel. 
4. Suivre la réalisation de ces tâches et, si nécessaire, réaffecter les responsables ou les charges de travail.

Qu’est-ce qu’une feuille de tâches et comment fonctionne-t-elle ?

Une feuille de répartition des tâches est un moyen visuel, intuitif et agile de représenter qui est responsable d’une tâche donnée. En utilisant des outils tels que les diagrammes de GANTT, nous pouvons :

• Visualiser à qui une tâche a été assignée.
• Voir quand elle a commencé et quand elle se terminera. 
• Si le calendrier prévu est respecté. 
• Savoir quelles autres tâches dépendent de l’exécution d’une tâche précédente.