De 4 stappen van taakplanning v3

Goede planning en taakverdeling kunnen het verschil maken tussen het slagen of mislukken van een project. In het algemeen moeten we doelen stellen die kosteneffectief en realistisch zijn. Vervolgens moeten we de volgende stappen nemen voor een effectieve planning:
- Verdeel het project in taken en prioriteer ze.
- Beschikbare middelen analyseren.
- Wijs taken toe volgens deze middelen.
- De uitvoering ervan bewaken en controleren.
Het gebruik van een tool voor taak- en projectbeheer vergemakkelijkt en optimaliseert niet alleen de planning van taken, maar ook meer in het algemeen het projectbeheer en het beheer van de bijbehorende middelen voor een grotere winstgevendheid.
De projectdoelstellingen definiëren
Het definiëren van de doelstellingen van een project is essentieel omdat het de rest van het management en de taakverdeling bepaalt. Er zijn verschillende soorten doelstellingen :
- Tijd.
- Zuinig.
- Gerelateerd aan personeelsbeheer.
- Prestaties.
- Technisch.
Doelstellingen zijn fundamenteel omdat ze bepalen welke taken, middelen en mensen verantwoordelijk zijn voor het project. Laten we een voorbeeld bekijken.
Stel dat een ontwikkelingsbedrijf van plan is een applicatie te leveren waarvoor het 950 uur programmeertijd heeft ingeschat. Het heeft drie programmeurs die de code vijf uur per dag ontwikkelen en 100% van die tijd aan het project besteden:
- 950 uur / 3 programmeurs = 316,6 uur, in te vullen door elk van hen.
- Rekening houdend met het feit dat ze vijf uur per dag besteden, hebben ze 63 werkdagen nodig om het project af te ronden (316,6 uur te besteden door elke programmeur / 5 uur per dag die ze kunnen besteden = 63,3 werkdagen).
Het definiëren van de doelstellingen is essentieel, want als we de applicatie in minder dan twee maanden willen opleveren, hebben we geen andere keuze dan meer personeel in te zetten. Dit zijn zaken die van invloed zijn op het verdere management en de verdeling van taken, dus dit is het eerste dat moet worden opgehelderd.
Wat zijn de stappen bij het toewijzen van taken?
Zodra de doelstellingen zijn gedefinieerd, is het tijd om de vier belangrijkste stappen te nemen voor het beheren en correct toewijzen van taken.
Stap 1: verdeel het project in taken en prioriteer ze
Met de doelstellingen in ons achterhoofd moeten we het project opdelen in taken en deze prioriteren. Er zijn verschillende hulpmiddelen beschikbaar om ons te helpen bij deze planning.
Eisenhower-matrix
Dit is een systeem voor taken te verdelen in urgente en belangrijke taken. De Eisenhower-matrix heeft vier velden:
- Belangrijk en belangrijk en dringend Dit vak bevat taken die onmiddellijk moeten worden voltooid, meestal als gevolg van onvoorziene gebeurtenissen in het dagelijks leven. Om het vorige voorbeeld te nemen: de afwezigheid van een van de programmeurs en de noodzaak om het aan hem toevertrouwde werk af te maken voordat dit gebeurt.
- Belangrijk belangrijk maar niet dringend: dit zijn taken voor de lange termijn die kunnen worden uitgesteld.
- De taken niet belangrijk maar dringend Dit zijn taken die gedelegeerd kunnen worden aan andere teamleden of die geautomatiseerd moeten worden.
- Taken die noch belangrijk noch dringend zijn Dit zijn taken die noch belangrijk noch dringend zijn: ze kunnen dus worden geëlimineerd omdat ze onze tijd verspillen.
PERT
Het PERT is een ander hulpmiddel om een project efficiënt op te delen in taken.
Het bestaat uit van onderling verbonden acties. Het is vooral nuttig in projecten waar de taken afhankelijk zijn van verschillende afdelingen of grote teams. Het verenigt criteria en verstevigt relaties om ervoor te zorgen dat taken correct en soepel worden uitgevoerd, in de geplande volgorde en met prioriteit voor de leverdatum.
De voorstelling doet denken aan een estafette, waarbij werknemer "B" niet kan beginnen met rennen totdat werknemer "A" de taak die aan hem is toegewezen heeft voltooid.
ICE-classificatie
Het ICE-waarderingsmodel (Impact, Confidence, Easy) is een andere methodologie die taken evalueert op basis van drie parameters, waardoor het mogelijk wordt om de belangrijkste taken te prioriteren. De volgende aspecten worden beoordeeld van 1 tot 10:
- Impact Wat is het doel van de taak. 1 is een lage impact en 10 een hoge impact (cruciale taak).
- Vertrouwen De zekerheid dat de verwachte impact van de taak zal worden bereikt. Een waarde van 1 komt overeen met een taak waarin we weinig vertrouwen hebben, en een waarde van 10 met beproefde taken waarvan we weten dat ze de verwachte impact zullen hebben.
- Gemak De mate van gemak van de taak, gegeven de beperkingen van tijd, middelen, kosten, enz. Hoe gemakkelijker de taak, hoe hoger de score.
De ICE-score voor elke taak is het resultaat van de vermenigvuldiging van de waarden voor "impact", "vertrouwen" en "gemak". Het hoogste product geeft de volgorde van prioriteit van de taken aan.
Stap 2: analyseer de beschikbare personele middelen
De tweede stap is het plannen van de beschikbare personele middelen, waarbij rekening wordt gehouden met drie aspecten:
- Vaardigheden controleren.
- Hun beschikbaarheid.
- Het testament.
Vaardigheden controleren
In dit stadium moeten we ons afvragen of het personeel personeel de nodige vaardigheden heeft om een bepaald project uit te voeren.
Het is belangrijk om in gedachten te houden dat dit niet alleen technische kwesties zijn. Afhankelijk van het project kunnen sociale vaardigheden net zo relevant zijn.
Bij projecten waarbij verschillende afdelingen betrokken zijn, moet bijvoorbeeld worden gecontroleerd of de deelnemers over onderhandelings-, inlevings- of communicatievaardigheden beschikken. Deze vaardigheden zijn nodig om het project succesvol af te ronden.
Controleer de beschikbaarheid en controleer de belasting
Een punt dat vaak over het hoofd wordt gezien is het controleren van de beschikbaarheid van middelenDit is vooral belangrijk voor bedrijven met meerdere projecten en mensen die bij meerdere projecten betrokken zijn.
Het is essentieel om ervoor te zorgen dat je de juiste ontwikkelaar hebt voor een bepaald ontwikkelingsproject. En dat ze daadwerkelijk beschikbaar zijn wanneer we ze nodig hebben.
Dit houdt in dat wordt gecontroleerd op vaderschaps- of moederschapsverlof, vakanties, geplande afwezigheden, enz. Het gaat om het reorganiseren van taken of het vinden van een vervanger als de oorspronkelijk toegewezen persoon niet beschikbaar is.
Om personeel correct te beheren en de beste beslissingen te nemen, heb je personeelsbeheersoftware zoals Stafiz nodig. Met dit type tool kunnen we :
- Bekijk snel en gemakkelijk werklasten.
- analyseren in één oogopslag of de verschillende taken zijn voltooid op tijd.
- Kijk wie er verantwoordelijk is voor elke taak.
- De van elke taak.
- De besluitvorming versnellen en het project bijsturen als doelstellingen moeten worden aangepast.
- Stel doelen doelstellingen realistisch voor elke taak en voor het project als geheel.
- Monitoren met waarschuwingssystemen als je geen tijd meer hebt, voor het geval het project zich blijft ontwikkelen zoals tot nu toe.
- Real-time updates over werk in uitvoering.
- Indien nodig profielen en werknemers snel opnieuw toewijzen. Met een projectmanager kunnen we snel profielen vinden met de vaardigheden die we nodig hebben.
Motivatie beoordelen
Dit is een kwestie van personeelsbeleid Is het team gemotiveerd en zijn de juiste voorwaarden aanwezig om ervoor te zorgen dat iedereen die betrokken is bij het project zich 100% inzet?
Hoe kunnen we de motivatie van werknemers verbeteren?
Om de motivatie van werknemers te verbeteren en hun betrokkenheid te maximaliseren, is de eerste stap ervoor te zorgen dat ze de nodige nodige vaardigheden om de taken uit te voeren. Als professionals zich zelfverzekerd voelen, zullen ze eerder betrokken raken bij projecten.
Als ze die niet hebben, is het de moeite waard om deze werknemers binnen het bedrijf op te leiden. Op deze manier zullen ze het gevoel krijgen dat de organisatie om hen geeft en hen voorziet van de middelen die ze nodig hebben om hun werk te doen, wat hen professioneel zal verrijken.
Ten tweede moeten we de voorkeuren van professionals in de toewijzing van taken.
De derde stap in het behouden van een hoge mate van bereidheid en betrokkenheid is om de werklast eerlijk verdelen. In dit opzicht is het essentieel om te anticiperen op potentiële behoeften door analyses te gebruiken om te voorspellen welke teams het drukker of minder druk zullen hebben, en indien nodig werknemers te herverdelen.
Stap 3: Taken toewijzen
Als we het project in taken hebben verdeeld en weten welke personele en technische middelen beschikbaar zijn, gaan we naar de derde fase: taakverdeling. Om dit te doen, moeten we elk van de taken de volgende informatie geven :
- Wie is verantwoordelijk ?
- Hoe lang tijd zal het duren en wanneer moet de taak waarvoor hij verantwoordelijk is klaar zijn?
- Met welke hulpmiddelen worden gebruikt?
Taken kunnen worden toegewezen en weergegeven in GANTT-diagrammen en personeelstabellen.
GANTT grafiek
Het is een systeem van staven die een bepaalde ruimte in de tijd innemen. In een GANTT-diagram kun je in één oogopslag zien :
- De naam van de taak.
- De geschatte tijd voor voltooiing.
- De persoon die verantwoordelijk is voor de taak.
- Interafhankelijkheid met andere taken.
Personeelstabel
De personeelstabel geeft ook een snel overzicht van de professionals die betrokken zijn bij een project, de taken die aan hen zijn toegewezen en de geschatte tijd die nodig is om ze te voltooien.
In zowel het GANTT-diagram als in de personeelstabellen wordt de werkbelasting van de beschikbare profielen weergegeven. Soms, afhankelijk van hoe het project vordert, kan het nodig zijn om deze werkbelasting opnieuw in evenwicht te brengen om het project goed te laten verlopen.
Werklasten in evenwicht brengen
De werklastratio is de indicator waarmee werklasten eerlijk gemeten en gebalanceerd kunnen worden, zonder de doelstellingen en deadlines voor de uitvoering van een project in gevaar te brengen.
De kostenratio is gelijk aan de tijd besteed aan factureerbare projecten gedeeld door de beschikbare tijd. Als een werknemer 5 uur per dag werkt aan factureerbare projecten op een totaal van 7 uur in zijn werkdag, dan is zijn werklastratio voor die dag : 5 / 7 * 100 = 71,42%.
Door de werkbelasting van alle leden van een project te kennen, kunnen we betere beslissingen nemen over de organisatie van taken, tijdschema's enzovoort. Het stelt ons ook in staat om de kosten te organiseren op basis van de werkelijk bestede tijd van elke persoon. Het stelt ons ook in staat om de geplande tijd voor elke taak te optimaliseren en zo de continuïteit van het project te garanderen.
Met een personeelssoftware hebben we actuele gegevens over het hele team. over het hele team. Door rekening te houden met vakantiedagen, dagen dagen of ziekteen of ze voltijds of deeltijdsenz.
Dankzij dit alles zullen de middelen beter worden verdeeld, waardoor het mogelijk wordt om overbelasting te voorkomen of tekortkomingen op te sporen voordat ze zich voordoen. Dit heeft een positief effect op de algehele ontwikkeling van een project.
Fase 4: Bewaking en controle
Zodra alle middelen zijn toegewezen in lijn met de doelstellingen, is het tijd om taakopvolging zelf. Zoals we hebben gezien, is planning essentieel. Maar soms doen zich onvoorziene gebeurtenissen voor die wijzigingen of aanpassingen van de aanvankelijke planning vereisen.
Het belangrijkste voordeel van deze fase is dat je onvoorziene gebeurtenissen op tijd kunt detecteren, of er zelfs op kunt anticiperen. Het gebruik van een projectbewakingstool is uiterst nuttig omdat :
- Het maakt waarschuwingen automatiseren wanneer bepaalde taken niet op tijd of in de juiste vorm zijn voltooid.
- Het stelt ons in staat om snel als het nodig is om veranderingen door te voeren bij onvoorziene gebeurtenissen.
- Het bevordert coördinatie van middelen om doelen te bereiken. Het is visueel, flexibel en eenvoudig.
- Detecteert knelpunten in bepaalde taken die de ontwikkeling van andere noodzakelijke acties vertragen.
- Hiermee kunt u werklasten in realtime aanpassen. Dit helpt werknemers te motiveren, verhoogt de productiviteit en zorgt ervoor dat het project binnen de geplande parameters wordt uitgevoerd.
- Het kan ook worden gebruikt om afwijkingen in de begrotingonder andere kosten van uitbesteding of niet-gefactureerde kosten te controleren. financiële indicatoren voor projectbeheer. Dit zijn belangrijke vragen om te anticiperen en beslissingen te nemen die de winstgevendheid van het project en dus van het bedrijf maximaliseren.
- Stroomlijnt de communicatie tussen alle teamleden.
Veelgestelde vragen
Wat zijn projecttaken?
Projecttaken zijn de afzonderlijke acties die nodig zijn om het project als geheel uit te voeren in overeenstemming met de gestelde doelen. Een project kan de ontwikkeling van een applicatie voor mobiele apparaten zijn.
Het bevat taken die samen het project vormen. Bijvoorbeeld het maken van een mock-up van het hoofdscherm van de applicatie.
Wat zijn de functies en voordelen van het toewijzen van taken in een project?
Taken toewijzen op basis van de beschikbare middelen is essentieel, omdat het je in staat stelt om efficiënt. Efficiëntie in een project is synoniem met het bereiken van de best mogelijke met het juiste gebruik van de beschikbare middelen.
Wat is de beste methode om taken toe te wijzen?
Voor taken toewijzenDe eerste stap is het bepalen van de doelstellingen die moeten worden bereikt bij het ontwikkelen van een project. Daarna volgen vier fasen:
- Taken plannen taken die nodig zijn om het project te voltooien, gebaseerd op de eerder gedefinieerde doelstellingen (tijd, kosten, enz.).
- Analyseer de benodigde personele middelen om de in het vorige punt geplande taken uit te voeren.
- Taken toewijzen Afhankelijk van beschikbaarheid en training van personeel.
- Controleer de voltooiing van deze taken en wijs indien nodig managers of werklasten opnieuw toe.
Wat is een takenblad en hoe werkt het?
Een taakverdelingsblad is een visuele, intuïtieve en visuele, intuïtieve en behendige manier om weer te geven wie verantwoordelijk is voor een bepaalde taak. Met hulpmiddelen zoals GANTT-diagrammen kunnen we :
- Kijk wie een taak toegewezen heeft gekregen.
- Kijk wanneer het is begonnen en wanneer het zal eindigen.
- Als het geplande tijdschema wordt aangehouden.
- Weten welke andere taken afhankelijk zijn van de uitvoering van een vorige taak.