Die 4 Schritte zur Aufgabenplanung v3

Die richtige Planung und Aufgabenzuweisung kann den Unterschied zwischen Projekterfolg und -misserfolg ausmachen. Generell müssen wir uns kosteneffiziente und realistische Ziele setzen. Als nächstes müssen wir die folgenden Schritte für eine effektive Planung unternehmen:

1. Teilen Sie das Projekt in Aufgaben auf und priorisieren Sie diese.
2. Analysieren Sie die verfügbaren Ressourcen.
3. Weisen Sie Aufgaben basierend auf diesen Ressourcen zu. 
4. Überwachen und kontrollieren Sie deren Ausführung.

Der Einsatz eines Aufgabenmanagement- und Projektmanagement-Tools erleichtert und optimiert die Planung von Aufgaben, aber auch ganz allgemein das Projektmanagement und die Verwaltung der damit verbundenen Ressourcen für eine bessere Rentabilität.

Definieren Sie die Projektziele

Die Definition der Ziele eines Projekts ist von entscheidender Bedeutung, da sie die restlichen Phasen des Managements und der Aufgabenzuweisung bedingt. Es gibt verschiedene Arten von Zielen :

• Zeitlich.
• Wirtschaftlich. 
• Im Zusammenhang mit dem Personalmanagement.
• Leistung.
• Technisch. 

Ziele sind von grundlegender Bedeutung, da sie die Aufgaben, Ressourcen und Personen bestimmen, die für das Projekt verantwortlich sind. Sehen wir uns das an einem Beispiel an.

Nehmen wir an, eine Entwicklungsfirma plant, eine Anwendung zu liefern, für die sie schätzungsweise 950 Stunden programmiert hat. Es besteht aus drei Programmierern, die den Code fünf Stunden am Tag entwickeln und 100% dieser Zeit diesem Projekt widmen:

• 950 Stunden / 3 Programmierer = 316,6 Stunden, die jeder von ihnen absolvieren muss.
• Unter Berücksichtigung der Tatsache, dass sie fünf Stunden pro Tag arbeiten werden, benötigen sie 63 Arbeitstage, um das Projekt abzuschließen (316,6 Stunden, die von jedem Programmierer zu erledigen sind / 5 Stunden pro Tag, die sie aufwenden können = 63,3 Arbeitstage). 

Das Setzen von Zielen ist entscheidend, denn wenn wir die App in weniger als zwei Monaten liefern wollen, haben wir keine andere Wahl, als mehr Personal einzustellen. Dies sind Fragen, die die spätere Verwaltung und Verteilung von Aufgaben berühren, daher ist dies das erste, was geklärt werden muss.

Was sind die Schritte bei der Zuweisung von Aufgaben?
Nachdem Sie die Ziele definiert haben, ist es an der Zeit, die vier wichtigsten Schritte zu unternehmen, um Aufgaben richtig zu verwalten und zuzuweisen.

Schritt 1: Unterteilen Sie das Projekt in Aufgaben und priorisieren Sie diese

Mit den Zielen im Hinterkopf müssen wir das Projekt in Aufgaben unterteilen und priorisieren. Es gibt verschiedene Tools, die uns bei dieser Planung helfen.

Eisenhower-Matrix

Es handelt sich um ein System zur Unterteilung von Aufgaben in dringende und wichtige Aufgaben. Die Eisenhower-Matrix besteht aus vier Leerzeichen:

• Wichtige und dringende Aufgaben : In dieser Box befinden sich Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen und die sich in der Regel aus unvorhergesehenen Ereignissen im täglichen Leben ergeben. Um auf das vorherige Beispiel zurückzukommen, die Abwesenheit eines der Programmierer und die Notwendigkeit, die ihm zugewiesene Arbeit vor dieser Möglichkeit zu erledigen. 
• Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben: Dabei handelt es sich um langfristige Aufgaben, die aufgeschoben werden können.
• Unwichtige, aber dringende Aufgaben : Dies sind Angelegenheiten, die an andere Teammitglieder delegiert werden können oder die automatisiert werden müssen.
• Aufgaben , die weder wichtig noch dringend sind : Daher könnten sie eliminiert werden, weil sie unsere Zeit verschwenden.

KECK

Das PERT-Diagramm ist ein weiteres Werkzeug, um ein Projekt effektiv in Aufgaben zu unterteilen.

Es besteht aus einer Reihe von Aktionen, die miteinander in Beziehung stehen. Dies ist besonders nützlich in Projekten, bei denen die Aufgaben von verschiedenen Abteilungen oder großen Teams abhängen. Es vereinheitlicht die Kriterien und strafft die Beziehungen, um sicherzustellen, dass die Aufgaben korrekt und reibungslos ausgeführt werden, in der geplanten Reihenfolge und mit Priorität bei den Lieferterminen.

Die Darstellung erinnert an einen Staffellauf, bei dem Arbeiter "B" erst dann losrennen kann, wenn Arbeiter "A" die ihm zugewiesene Aufgabe erledigt hat.

ICE-Bewertung

Das ICE-Bewertungsmodell ( Impact, Confidence, Easy) ist eine weitere Methodik, die Aufgaben anhand von drei Parametern bewertet, die bei der Priorisierung der wichtigsten Aufgaben helfen. Die folgenden Aspekte werden von 1 bis 10 bewertet:

• Auswirkung : Was ist das Ziel der Aufgabe? 1 ist eine geringe Auswirkung und 10 eine hohe Auswirkung (entscheidende Aufgabe).
• Vertrauen : Die Gewissheit, dass die erwartete Wirkung der Aufgabe erreicht wird. Ein Wert von 1 ist eine Aufgabe, der wir nicht sehr vertrauen, und ein Wert von 10 ist ein Wert für bewährte Aufgaben, von denen wir wissen, dass sie die gewünschte Wirkung haben werden.
• Leichtigkeit : Der Grad der Leichtigkeit der Aufgabe unter Berücksichtigung der Einschränkungen von Zeit, Ressourcen, Kosten usw. Je einfacher die Aufgabe, desto höher die Punktzahl. 

Der ICE-Score für jede Aufgabe ergibt sich aus der Multiplikation der Werte für "Wirkung", "Vertrauen" und "Leichtigkeit". Die höchste Ausgabe gibt die Reihenfolge der Priorität der Aufgaben an.

Schritt 2: Analysieren Sie die verfügbaren Personalressourcen

Der zweite Schritt besteht darin, die verfügbaren personellen Ressourcen unter Berücksichtigung von drei Aspekten richtig zu planen:

• Überprüfen Sie Ihre Fähigkeiten.
• Ihre Verfügbarkeit.
• Willenskraft.

Überprüfen von Fähigkeiten

An diesem Punkt müssen wir uns fragen, ob die Mitarbeiter über die Fähigkeiten verfügen , ein bestimmtes Projekt durchzuführen.

Es ist wichtig, im Hinterkopf zu behalten, dass es sich nicht nur um technische Probleme handelt. Je nach Projekt können soziale Kompetenzen ebenso relevant sein. 

Bei Projekten, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind, muss beispielsweise überprüft werden, ob die Teilnehmer über Verhandlungs-, Einfühlungs- oder Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Diese Fähigkeiten sind für die Durchführung des Projekts erforderlich. 

Verfügbarkeit prüfen und Auslastung überwachen

Ein oft vernachlässigter Punkt ist die Überprüfung der Verfügbarkeit von Ressourcen, insbesondere in Unternehmen, die mehrere Projekte am Laufen haben und an mehreren davon Profile beteiligt sind.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass man den richtigen Entwickler für die Ausführung einer bestimmten Entwicklung hat. Und dass es tatsächlich verfügbar sein wird, wenn wir es brauchen.

Dabei werden Vaterschafts- oder Mutterschutz, Urlaub, geplante Abwesenheiten usw. überprüft. Dabei geht es darum, Aufgaben neu zu organisieren oder einen Ersatz zu finden, wenn die ursprünglich zugewiesene Person nicht verfügbar ist.

Um die Personalressourcen richtig zu verwalten und die besten Entscheidungen zu treffen, müssen Sie sich auf eine Personalmanagement-Software wie Stafiz verlassen. Mit dieser Art von Tools können wir:

• Visualisieren Sie Workloads schnell und einfach .
• Analysieren Sie auf einen Blick, ob die verschiedenen Aufgaben pünktlich erledigt werden .
• Sehen Sie, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist.
• Der Status der einzelnen Aufgaben.
• Beschleunigen Sie die Entscheidungsfindung und richten Sie das Projekt neu aus , wenn Ziele geändert werden müssen.
• Setzen Sie sich realistische Ziele für jede Aufgabe und für das Projekt als Ganzes.
• Um durch Warnsysteme zu überprüfen , ob wir keine Zeit mehr haben, falls sich das Projekt so weiterentwickelt wie bisher.
• Echtzeit-Aktualisierung der laufenden Arbeiten. 
• Weisen Sie Profile und Mitarbeiter bei Bedarf agil neu zu. Mit einem Projektmanager ist es möglich, schnell Profile mit den Fähigkeiten zu finden, die wir benötigen.

Bewerten Sie die Motivation

Das ist eine Frage des Personalmanagements : Ist das Team motiviert und sind die Voraussetzungen gegeben, damit die Projektbeteiligten zu 100% engagiert sind?

Wie kann die Mitarbeitermotivation verbessert werden?

Um die Motivation der Mitarbeiter zu verbessern und das Engagement der Mitarbeiter zu maximieren, besteht der erste Schritt darin, sicherzustellen, dass sie über die notwendigen Fähigkeiten verfügen , um die Aufgaben zu erledigen. Wenn sich ein Fachmann sicher fühlt, ist seine Beteiligung an den Projekten größer.

Wenn sie diese nicht haben, lohnt es sich, diese Arbeitskräfte im Unternehmen zu schulen. Auf diese Weise werden sie spüren, dass sich die Organisation um sie kümmert und ihnen die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellt, um ihre Arbeit zu erledigen, was sie beruflich bereichert. 

Zweitens müssen wir die Präferenzen der Fachkräfte in die Arbeitsteilung einbeziehen.

Der dritte Schritt, um ein hohes Maß an Bereitschaft und Engagement aufrechtzuerhalten, besteht darin, die Arbeitsbelastung gerecht zu verteilen. In diesem Zusammenhang ist es unerlässlich, mögliche Bedarfe durch Analysen zu antizipieren, die es ermöglichen, vorherzusagen, welche Teams mehr oder weniger belastet sein werden, und die Mitarbeiter gegebenenfalls neu zu verteilen.

Schritt 3: Aufgaben zuweisen

Wenn wir das Projekt in Aufgaben unterteilt haben und die zur Verfügung stehenden personellen und technischen Ressourcen kennen, gehen wir zum dritten Schritt über: der Aufgabenzuweisung. Zu diesem Zweck müssen wir jede der Aufgaben, aus denen sich das Projekt zusammensetzt, mit den folgenden Informationen versehen:

• Wer wird dafür verantwortlich sein?
• Wie lange wird es dauern und wann muss die Aufgabe, für die er verantwortlich ist, fertig sein?
• Für welche Werkzeuge wird es verwendet?

Die Aufgabenzuweisung kann durchgeführt und in GANTT-Diagrammen und Besetzungstabellen dargestellt werden.

GANTT-Diagramm

Es ist ein System von Mitgliedern, die einen bestimmten Zeitraum einnehmen. In einem GANTT-Diagramm sehen Sie auf einen Blick:

• Der Name der Aufgabe.
• Die geschätzte Zeit für die Ausführung.
• Die Person, die für die Aufgabe verantwortlich ist. 
• Interdependenz mit anderen Aufgaben.

Tabelle "Besetzung"

Mit der Personaltabelle können Sie auch schnell die an einem Projekt beteiligten Fachleute, die ihnen zugewiesenen Aufgaben und die geschätzte Zeit für deren Erledigung visualisieren. 

Sowohl im GANTT-Diagramm als auch in den Besetzungstabellen werden die Auslastungen der verfügbaren Profile angezeigt. Je nachdem, wie sich das Projekt entwickelt, kann es manchmal erforderlich sein, diese Arbeitslasten für eine ordnungsgemäße Projektentwicklung neu auszugleichen. 

Ausgleich von Arbeitslasten

Die Auslastung ist der Indikator, der es ermöglicht, die Arbeitsbelastung auf faire Weise zu messen und auszugleichen, ohne die für die Durchführung eines Projekts festgelegten Ziele und Fristen in Frage zu stellen.

Der Ausgabensatz entspricht der Zeit, die für abrechenbare Projekte aufgewendet wurde, geteilt durch die verfügbare Zeit.  Wenn ein Mitarbeiter 5 Stunden pro Tag von insgesamt 7 Stunden seines Arbeitstages an abrechenbaren Projekten arbeitet, beträgt sein Arbeitspensum für diesen Tag: 5 / 7 * 100 = 71,42 %.

Indem wir die Auslastung aller Projektmitglieder kennen, können wir bessere Entscheidungen darüber treffen, wie Aufgaben organisiert, geplant und vieles mehr organisiert werden. Es ermöglicht Ihnen auch, die Kosten nach der tatsächlichen Zeit zu organisieren, die jede Person aufgewendet hat. Es optimiert auch die für jede Aufgabe geplante Zeit und gewährleistet so die Projektkontinuität. 

Mit der Personalbesetzungssoftware haben wir aktuelle Daten über das gesamte Team. Unter Berücksichtigung von Urlaub, Abwesenheit oder Krankheit des Personals, unabhängig davon, ob es sich um eine Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigung handelt usw.

All dies wird dazu beitragen, Ressourcen besser zu verteilen, was dazu beiträgt, Überlastungen zu verhindern oder potenzielle Inkongruenzen zu erkennen, bevor sie überhaupt auftreten. Dies wirkt sich positiv auf die Gesamtentwicklung eines Projekts aus.

Schritt 4: Überwachung und Steuerung

Sobald alle Ressourcen gemäß den Zielen zugewiesen wurden, ist es an der Zeit, die Aufgaben selbst zu verfolgen . Wie wir gesehen haben, ist Planung der Schlüssel. Manchmal treten jedoch unvorhergesehene Ereignisse auf, die Änderungen oder Modifikationen der ursprünglichen Planung erfordern. 

Unvorhergesehene Ereignisse rechtzeitig zu erkennen oder sogar zu antizipieren, ist der Hauptzweck dieser Phase. Der Einsatz eines Projektüberwachungstools ist aus folgenden Gründen sehr nützlich:

• Es automatisiert Warnungen , wenn bestimmte Aufgaben nicht rechtzeitig und auf die richtige Weise erledigt werden.
• Es ermöglicht uns, schnell zu handeln, wenn bei unvorhergesehenen Ereignissen Änderungen vorgenommen werden müssen.
• Es fördert die ordnungsgemäße Koordinierung der Ressourcen, um die Ziele zu erreichen. Visuell, agil und einfach.
• Erkennt Engpässe bei bestimmten Aufgaben, die die Entwicklung anderer notwendiger Aktionen verzögern.
• Ermöglicht die Neuanpassung von Arbeitslasten in Echtzeit. Dies fördert die Motivation der Mitarbeiter, erhöht die Produktivität und stellt sicher, dass das Projekt innerhalb der geplanten Parameter ausgeführt wird.
• Es ermöglicht auch, Abweichungen im Budget zu erkennen, die Kosten für die Vergabe von Unteraufträgen oder nicht abrechenbare Kosten zu kontrollieren, neben anderen Finanzindikatoren für das Projektmanagement. Dies sind Schlüsselfragen, um Entscheidungen zu antizipieren und zu treffen, die die maximale Rentabilität des Projekts und damit des Unternehmens fördern. 
• Optimiert die Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern.

Häufig gestellte Fragen

Was sind Projektaufgaben?

Projektaufgaben sind die einzelnen Maßnahmen , die erforderlich sind, um das Projekt als Ganzes in Übereinstimmung mit den gesetzten Zielen durchzuführen. Ein Projekt könnte die Entwicklung einer App für mobile Endgeräte sein.

Es enthält Aufgaben, aus denen sich das Projekt als Ganzes zusammensetzt. Erstellen Sie beispielsweise ein Mockup des Hauptbildschirms der Anwendung. 

Was sind die Funktion und der Nutzen von Aufgabenstellung in einem Projekt?

Die Zuweisung von Aufgaben entsprechend den verfügbaren Ressourcen ist unerlässlich, da sie Effizienz ermöglicht. Effizienz in einem Projekt ist gleichbedeutend mit dem Erreichen der bestmöglichen Leistung bei angemessener Nutzung der verfügbaren Ressourcen.

Was ist die beste Methode für die Zuweisung von Aufgaben?

Um Aufgaben zuzuweisen, müssen Sie zunächst die Ziele festlegen, die bei der Entwicklung eines Projekts erreicht werden sollen. Von dort aus folgen vier Phasen aufeinander:

1. Planen Sie die einzelnen Aufgaben, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlich sind, auf der Grundlage der zuvor definierten Ziele (Zeit, Kosten usw.).
2. Analysieren Sie die Personalressourcen , die erforderlich sind, um die im vorherigen Punkt geplanten Aufgaben auszuführen.
3. Weisen Sie Aufgaben basierend auf der Verfügbarkeit und Schulung des Personals zu.
4. Verfolgen Sie die Erledigung dieser Aufgaben und weisen Sie bei Bedarf Manager oder Arbeitslasten neu zu.

Was ist ein Aufgabenblatt und wie funktioniert es?

Ein Aufgabenstrukturplan ist eine visuelle, intuitive und agile Möglichkeit, um darzustellen, wer für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich ist. Durch den Einsatz von Tools wie GANTT-Diagrammen können wir:

• Zeigen Sie an, wem eine Aufgabe zugewiesen wurde.
• Sehen Sie, wann es begonnen hat und wann es enden wird. 
• Wenn der geplante Zeitplan eingehalten wird. 
• Erfahren Sie, welche anderen Aufgaben von der Ausführung einer vorherigen Aufgabe abhängen.