Les plus de Stafiz comme outil de gestion de staffing

Le matching d’un besoin avec des profils : par disponibilité, appétences, compétences.

a. Création d’un besoin

 Avec Stafiz, les collaborateurs peuvent avoir accès à un module de création de besoin. Soit directement depuis les opportunités, soit en créant proactivement un besoin. Ils vont pouvoir indiquer :

• le type de profil
• les compétences nécessaires et le niveau minimum sur ces compétences
• l’expérience
• le timing de ce besoin : date de début et date de fin, full time ou non ? Certains jours uniquement ?

Ces besoins peuvent être automatiquement envoyés par workflow aux personnes responsables de leur traitement (suivi organisé et automatisé dans Stafiz).

En fonction de ces besoins, les algorithmes de Stafiz proposent des profils en adéquation, non seulement sur les critères de compétences et d’expériences, mais aussi en fonction de leurs disponibilités Si tout correspond, le profil peut être staffé ou positionné en un clic. Sinon, il est possible d’élargir les critères pour trouver d’autres profils proches du besoin.  

b. En conclusion, vous :

• Simplifiez la collaboration entre ceux qui ont des besoins (commerciaux, responsables de projets) et ceux qui prennent les décisions de staffing (responsable d’équipe, resource planning manager)
• Automatisez la recherche avec des propositions intelligentes de la part de Stafiz
• Assurez que la charge de vos ressources est optimisée

Gestion du staffing : les besoins de staffing

La vue globale pour mieux gérer la charge

Savoir qui est sous-staffé, qui est sur-staffé, qui va terminer un contrat prochainement, quelle mission est en risque de dépassement et nécessite de rajouter du staff… pour prendre de meilleures décisions.  

a. Voir la charge globale et les taux d’occupation

Disponibilités des collaborateurs dans les rapports de staffing

Dans Stafiz, vous pouvez filtrer sur un rôle ou grade, sur une équipe ou sur une compétence et voir très facilement quelle est la charge et la capacité à date et dans les prochaines périodes. Vous pouvez ainsi facilement identifier les collaborateurs en surcharge et réaffecter cette charge prévisionnelle. Vous pouvez aussi identifier les profils qui doivent être re-staffés car ils approchent d’une période d’inactivité.    

Vous pouvez voir la charge par collaborateur, par projet, en pourcentage ou en nombre. Cette charge prend en compte toute l’activité : les projets pour les clients, les projets internes, les absences. Vous avez aussi la possibilité de pré-booker des profils sur des projets qui sont encore au stade d’avant-vente. Cela vous permet de scénariser la charge : si vous prenez en compte les opportunités ou non et de pouvoir donc mener les bons arbitrages.  

b. Avoir la vue globale sur le planning des collaborateurs

• Savoir qui est planifié sur quoi dans les prochains jours et les prochaines semaines
• Voir facilement le calendrier des absences
• Pouvoir facilement décaler ou re-planifier un projet
• Identifier facilement les collaborateurs qui peuvent être staffés sur une tâche
• Comparer ce qui était planifié avec ce qui a été réalisé

Tous ces besoins que le management doit pouvoir gérer au quotidien sont facilement réalisables dans la gestion du staffing dans Stafiz.  

Planning des collaborateurs dans Stafiz

Le reporting pour piloter les indicateurs clé : la rentabilité des projets et les taux de charge, la refacturation interne

a. Au-delà de l’occupation, les taux de charge (TACE)

Rapport : Taux de charges

S’assurer que les tous les collaborateurs ont le bon niveau de charge et sont suffisamment occupés, c’est déjà un réel avantage. Des collaborateurs occupés de manière adéquate (ni trop, ni trop peu) ont un niveau de satisfaction plus élevé. Cela évite de se retrouver dans les situations de burn-out et de bore out, responsables de la grande majorité des démissions.

Au-delà de cette vue, Stafiz apporte en outre toute l’information sur les TACE, c’est-à-dire le temps passé sur des projets facturables par rapport au temps disponible. Stafiz vous permet de planifier tout type d’activité : des projets clients (facturables par définition), des projets internes (non facturables), de la R&D (non facturable), de l’activité commerciale (non facturable), et même de planifier les absences.

Les absences, RTT, jours fériés, sont des jours où par définition le collaborateur n’est pas disponible. Ainsi, vous pouvez visualiser à quel point votre équipe est staffée sur des projets chargeables (dans le passé et dans le futur).    

Calcul du TACE : [Temps passé sur du facturable / Temps disponible] Les rapports de Stafiz analysent le TACE sous différents angles, car les objectifs ne sont pas les mêmes pour tout le monde :

• par type de rôle/grade
• par équipe
• par personne

Taux de charge par équipe

Et ce, dans le passé et dans le futur, ce qui permet d’identifier les écarts à aller chercher en vente pour atteindre les objectifs.    

b. Pour aller plus loin, le forecast financier et la rentabilité des projets

Rapport : Rentabilité des missions

Dans la mesure où vous pouvez affecter des Taux Journaliers ou Horaires aux utilisateurs dans Stafiz en fonction des projets, et qu’en plus les coûts des collaborateurs peuvent être paramétrés, Stafiz est capable d’indiquer automatiquement :    

• Ce qu’il reste à faire sur un projet en temps et en valeur
• Le pourcentage d’avancement d’un projet (puisque les temps réalisés peuvent être ajoutés)
• La rentabilité à terminaison d’un projet (en prenant en compte ce qui a été fait et ce qui reste à faire)
• Les projets en écart par rapport au budget

La refacturation interne de collaborateurs

Lorsque des collaborateurs travaillent pour une autre BU ou une autre entité, il arrive qu’ils soient refacturés. Ces transactions « intercompanies » ou « intercos » peuvent être entièrement automatisées dans Stafiz :

• Ajout des prix de transfert : à combien est refacturé le collaborateur d’une entité à une autre
• Calcul automatique des montants à refacturer en interne
• Génération automatique des factures internes
• Éliminations intercos dans les factures

Stafiz est une solution de gestion du staffing des équipes. Avec Stafiz, vous automatisez : la recherche de profils, le positionnement sur les besoins clients, et les plannings de production. Vous gagnez en visibilité et en simplicité. Vous prenez de meilleures décisions qui améliorent la rentabilité de votre activité et simplifient la gestion de la charge. 

Pour en savoir plus sur la plateforme Stafiz, visitez la page produit.

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