Yaniro utilisait Excel pour la gestion de la facturation client. Une méthode qui fonctionnait, jusqu’à ce que les missions se multiplient. Suite à cette croissance, le recrutement de talents en freelance est inévitable.
Grâce à Stafiz, Yaniro est en mesure de suivre la production de sa sous-traitance en temps réel, d’automatiser et de fiabiliser sa facturation.
- Périmètre : France
- Utilisateurs : 10 collaborateurs
- Secteur : Coaching & Formation
Contexte et problématique
Yaniro est un organisme de coaching et de formation qui accompagne les entreprises de la French Tech et les start-ups. L’executing coaching proposé aux fondateurs et fondatrices de ces sociétés ainsi que les formations dispensées aux managers sont non seulement une opportunité de booster leurs performances, mais aussi de rassurer les personnes concernées dans leur rôle à forte responsabilité. En conséquence, les équipes profitent d’un environnement de travail plus agréable.
Mais si le suivi d’activité des 3 co-fondateurs et la gestion de la facturation leur était jusqu’alors confortable sur Excel, un contexte de croissance les pousse à recruter des talents indépendants. Le suivi des temps et de la qualité de la production devient alors plus ardue. Avec l’inclusion de sous-traitance, la facturation présente elle aussi de nouvelles problématiques : la double, voire triple saisie des informations peut mener à des erreurs qui conduisent à des paiements incorrects. Ce dernier cas impactant considérablement la satisfaction employée d’un côté, la crédibilité employeur de l’autre.
Conçu pour les sociétés de service, c’est naturellement que Yaniro choisira Stafiz pour ses problématiques de gestion d’activité et de ressources.
Leurs besoins en bref :
- Suivi des temps avec une granularité flexible (jour/homme et heure/homme)
- Visibilité sur la production des freelances
- Automatisation de la facturation
Stafiz se laisse oublier, dans le bon sens du terme. Lorsque j’étais consultant, la déclaration des temps était toujours un mauvais moment parce que l’outil était désagréable, et j’avais l’impression de pointer comme à l’ancienne. Finalement, Stafiz s’efface afin que tout le monde puisse se concentrer sur son travail.
Alexis Eve
Co-fondateur
Solution apportée
Stafiz propose une grande granularité dans la gestion des temps. Ceci permet de s’adapter au mode de suivi des temps des différents coachs et missions associées, par exemple : en jour ou en heure. Le taux journalier (TJM) de chaque talent est renseigné sur son profil, et les workflows de validation permettent d’éliminer tout risque d’erreur de saisie grâce à une facturation automatisée.
Au niveau des échéanciers, Yaniro procède à une facturation en deux temps : 50% sont facturés à la commande, et le reste l’est à mi-parcours. Stafiz présente le reste des tâches à faire, la production non facturée et gère les échéances de facturation automatiquement. Toute l’information est centralisée : avancement des missions, les temps déclarés par les freelances et leurs factures, mais aussi ce qui est facturé au client.
La saisie des données étant plus rapide, plus fiable et automatisée, le processus de facturation peut alors être enclenché plus rapidement, pour le plus grand plaisir des collaborateurs indépendants qui profitent d’une reconnaissance réciproque, instaurant ainsi un climat de confiance.
Au delà de cette praticité opérationnelle, Yaniro a fait de l’épanouissement de ses collaborateurs un réel enjeu. La recherche d’un outil collaboratif et intuitif était une priorité que Stafiz a pu satisfaire de part sa plateforme facile d’utilisation.
Enfin, l’accompagnement de Stafiz a été à la hauteur. Entre temps de réponse court et suggestions dans l’utilisation de l’outil, la visibilité sur la roadmap en toute transparence permet à Yaniro d’évoluer en même temps que l’outil, et de se positionner en cas de besoins en nouvelles fonctionnalités.
Bénéfices
- Un processus de facturation plus fluide
- Une vision en temps réel sur l’activité
- Une communication avec la sous-traitance améliorée
Découvrons ensemble comment répliquer ce succès chez vous.