¿Cómo se calcula un plan de carga de trabajo?

Elaborar y supervisar la carga de trabajo de sus equipos es vital a la hora de trabajar en proyectos. Un plan de carga de trabajo bien ejecutado tiene varias ventajas:

• la rentabilidad de la empresa aumentó ;
• aumentan las ventas y mejora el flujo de caja;
• La satisfacción de los empleados aumenta, al igual que su retención.

Por eso, las empresas más avanzadas en gestión de proyectos, como McKinsey, Cap Gemini o Accenture, invierten en tener equipos dedicados a establecer y supervisar la carga de trabajo de los empleados.

¿Su empresa es más pequeña, o quizá más joven? No se preocupe. No necesita contratar a una persona dedicada a establecer o supervisar su programa de carga de trabajo. Puede calcularlo siguiendo estos 4 pasos e incluyéndolo en su gestión desde el inicio de un proyecto. ¿Listo para mejorar drásticamente tus factores de carga? 

¿Qué es un plan de carga de trabajo?

Para elaborar un programa de carga de trabajo realista y eficaz, es importante entender cómo funciona y qué está en juego.

Plan de carga: definición

Un plan o calendario de carga de trabajo es una herramienta que facilita la gestión de los recursos humanos y materiales, con el objetivo de crear cohesión entre la carga de trabajo necesaria para producir un proyecto o unas tareas y la capacidad de los recursos asignados a ellas. Puede adoptar la forma de una hoja de cálculo Excel o de un programa informático específico. 

Visualmente, permite desglosar un proyecto en varias fases y periodos de tiempo y detalla el tiempo dedicado por una persona (o incluso un equipo) a una tarea, o al proyecto en su conjunto. 

Mediante una herramienta específica, los empleados pueden ser asignados directamente a las tareas de las que son responsables.

¿Por qué elaborar un plan de carga de trabajo?

La principal ventaja del plan de carga de trabajo es que permite proyectar la organización y el progreso del proyecto antes incluso de que empiece. 

Al tener en cuenta las cuestiones relacionadas con los empleados(disponibilidad de recursos, competencias de los empleados) y los recursos materiales y financieros, es más fácil prever cualquier limitación de tiempo, necesidad de recursos o riesgos presupuestarios o de plazos. 

Este plan proporciona visibilidad sobre la actividad futura de los empleados, lo que permite equilibrar los periodos o los equipos que podrían estar sobrecargados. A la inversa, identificar los periodos de baja actividad ayuda a evitar la infracarga, para que los equipos puedan movilizar su producción de la mejor manera posible.

Paso 1: Defina sus objetivos de carga de trabajo

Para establecer un plan de carga de trabajo, se asignan tareas a los empleados en función de su función, antigüedad o competencias. Para que el plan se respete, es esencial tener en cuenta la disponibilidad de cada uno.

El ratio de carga de trabajo le ayudará a declarar sus objetivos de carga de trabajo con datos fiables.

¿Para qué sirve la tasa de carga?

El factor de carga, también conocido como Taux d'Activité Congés Exclus (o TACE) es un indicador clave del rendimiento de una empresa. Se utiliza para calcular la proporción de tiempo dedicado a proyectos facturables (proyectos facturados a los clientes) en relación con el tiempo disponible de los empleados.

Indica el porcentaje de tiempo dedicado a proyectos que generan ventas en comparación con el tiempo realmente disponible de los empleados, es decir, excluyendo las ausencias durante las cuales obviamente no hay capacidad (vacaciones, baja por enfermedad, etc.).

El TACE se calcula mediante esta fórmula:

TACE = Tiempo dedicado a proyectos facturables % Tiempo disponible excluidas las vacaciones

En la jerga de la gestión de proyectos, el acrónimo TACE puede tener otros nombres comunes, como factor de carga, como vimos antes, o factor facturable. Sin embargo, no hay que confundir el TACE con los índices de ocupación o los índices de finalización.

En índices de ocupación incluyen toda la carga de trabajo, genere o no ventas. Por ejemplo, un empleado puede tener un índice de ocupación del 100%, pero un índice de carga de trabajo del 50% si dedica el 50% de su tiempo disponible a un proyecto interno, como la preparación de un evento de formación de equipos.

En índice de realizaciónes una medida del tiempo empleado y por emplear en el proyecto, en relación con la cantidad vendida. Cuando el valor de la producción es superior al importe facturado, el proyecto no es rentable, y probablemente sea un signo de mala gestión de los recursos.

Ratio de gastos

Para una empresa cuya actividad es venta de proyectos y servicios es crucial controlar estos ratios de gastos para garantizar que la carga de trabajo de la carga de trabajo de los empleados se optimiza y que el negocio sea rentable.

Una empresa de servicios necesita asegurarse de que su mano de obra productiva tiene el nivel adecuado de asignación a los proyectos que generan ventas. Por lo tanto, es necesario determinar los objetivos de carga de trabajo o TACE que deben alcanzarse.

Estos objetivos varían en función de la función del empleado. En general, los objetivos de TACE de los empleados disminuyen: los empleados más junior tienen objetivos de TACE muy elevados, superiores al 80%, mientras que los empleados mucho más senior, que dedican más tiempo a cuestiones comerciales y de gestión, tendrán objetivos más bajos, del orden del 20% al 30%.

Este objetivo está estrechamente vinculado a la rentabilidad. El coste de un empleado es fijo. Para que generen un beneficio para la empresa, deben trabajar x número de días al mes, en función de su precio medio de venta. Este es el análisis que hay que hacer para fijar el nivel adecuado de TACE y equilibrar la actividad de los empleados para garantizar su satisfacción y retención.

Por tanto, piense en definir objetivos específicos para cada función o nivel de empleado a fin de proporcionar un análisis más pertinente.

El siguiente paso es crear el sistema de supervisión para poder comparar las cargas de trabajo reales y previstas con el objetivo.

Paso 2: Crear la base de datos de empleados

Para establecer un plan de carga de trabajo, es necesario establecer una capacidad de recursos. Esto agrupa a todo el personal que trabaja en los proyectos, para no omitir ninguna capacidad y no sesgar el análisis. Por lo tanto, es necesario enumerar a todos los empleados y asignarlos a un equipo si desea realizar posteriormente análisis de rendimiento por equipo, aunque esto es opcional.

Sin embargo, no es necesario incluir a los equipos de apoyo en el análisis, ya que no trabajan en proyectos facturables. Por tanto, su carga de trabajo no repercutirá en la TACE.

A continuación, debe determinar la capacidad de cada empleado. ¿Cuántas horas hay disponibles por persona y día? El número de horas puede variar en función del tipo de contrato que tengan sus empleados: algunos trabajan 35 horas, otros 40, otros a tiempo parcial, etc. Es importante que el cálculo de la capacidad se ajuste a la realidad para ofrecer resultados pertinentes.

Integrar las vacaciones de sus empleados

Como su nombre indica, la TACE debe reconocer en el cálculo la incidencia de las vacaciones. Por ello, su plan de carga de trabajo debe incluir todas las vacaciones de sus empleados. La dirección fechas de vacaciones son importantes, porque el análisis TACE se basa generalmente en periodos definidos (semanal, mensual, trimestral, etc.).

Lo ideal es que las vacaciones se actualicen automáticamente en el plan de carga de trabajo para que el cálculo de la capacidad prevista esté al día. Un software específico como Stafiz permite automatizar la gestión de las vacaciones o conectarse a su herramienta de vacaciones para recuperar estos datos.

Teniendo en cuenta el trabajo a tiempo parcial y las ausencias del trabajo

Hay que tener en cuenta el hecho de que algunos empleados pueden tener contratos a tiempo parcial, así como cualquier ausencia del trabajo o baja por maternidad/paternidad, por ejemplo. Teniendo en cuenta estos factores, el plan de carga de trabajo puede calcularse de forma fiable. A consulte con RRHH para establecer los parámetros de su cálculo.

Además, tiene que asegurarse de que se le informa de cualquier nueva interrupción del trabajo, contrato a tiempo parcial o cualquier reordenación de la jornada laboral con tiempo suficiente para seguir mantener la carga de trabajo correctamente.

Ajuste de la capacidad para proyectos internos

Para calcular con precisión las cargas de trabajo, también debemos tener en cuenta los siguientes factores el tiempo dedicado a proyectos internos. La actividad de un empleado alterna entre el trabajo en proyectos para clientes -que genera ventas- y el trabajo en proyectos para proveedores. que genera ventaspero también proyectos internos o cualquier otro tipo de actividad no facturable.

El trabajo interno que reduce la capacidad de trabajar en proyectos de clientes incluye la gestión, la formación y la gestión interna de proyectos. Sin embargo, es evidente que se trata de actividades esenciales, que deben integrarse en el plan de carga de trabajo para que los datos sean fiables.

Por ejemplo, puedes determinar el número de horas o el porcentaje de tiempo dedicado a este tipo de actividad según el nivel de los empleados. Es probable que los empleados más antiguos realicen más actividades de este tipo.

Paso 3: asignar recursos a los proyectos

Una vez que su capacidad de recursos se haya ajustado lo más posible a la realidad (es decir, teniendo en cuenta ausencias, paros y proyectos internos), es hora de prever la carga de trabajo asociada a los proyectos facturables.

Una buena gestión de proyectos implica crear un plan de carga de trabajo del proyecto - o plan de producción - desde el principio.

La carga de trabajo de este proyecto incluye :

• los diferentes colaboradores (o tipo de función) que trabajan en el proyecto ;
• el tiempo que cada uno de ellos dedica a las actividades del proyecto;
• la tarifa de venta asociada a cada una de estas actividades, asignando una tarifa/hora o una tarifa/día a estas diferentes líneas (opcional).

Una vez elaborado el plan de carga de trabajo, hay que organizar el presupuesto en términos de tiempo: si una actividad requiere 2,5 días de trabajo, hay que situar esos 2,5 días en el periodo adecuado para reducir la capacidad del empleado o empleados que trabajen en esa actividad.

Esta responsabilidad suele asignarse al director del proyecto. Debe asignar la carga de trabajo con mayor precisión a las distintas personas que trabajan en el proyecto.

Todo el presupuesto del proyecto debe asignarse a los empleados, y la carga de trabajo debe situarse a lo largo del tiempo. Si no es posible determinar específicamente qué miembro del personal va a ser asignado a qué actividad, la carga de trabajo debe asignarse a nivel de función o grado, para poder hacer un análisis más global, dejando al mismo tiempo cierto margen de maniobra.

Paso 4: Calcular el factor de carga previsto

Si ha completado los pasos anteriores, ahora podrá analizar los factores de carga previstos y analizar en qué difieren de sus objetivos. Para evaluar el plan de carga de trabajo y asegurarte de que estás optimizando al máximo los recursos, puedes leer el TACE desde distintos ángulos.

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Previsión de la carga de trabajo por funciones para los próximos meses

La granularidad del análisis por función o por antigüedad permite evaluar los riesgos de infracarga o sobrecarga de trabajo de un grupo de empleados. Si la carga de trabajo es demasiado elevada, esta información también puede utilizarse para anticipar las necesidades de formación y contratación.

Previsión de la carga de trabajo por equipo para los próximos meses

Los jefes de equipo también deben tener fijados objetivos TACE para poder trabajar en la optimización de la carga de trabajo de sus equipos. 

Si no se cumplen los objetivos, pueden trabajar para poner en marcha los proyectos más rápidamente o repartir la carga para lograr una mejor distribución general.

Tarifa provisional por persona

También puede ser útil para analizar el progreso de una actividad actividad. Esto permite situar al empleado en relación con el resto del equipo.
Si hay un desfase demasiado grande, es crucial asegurarse de que la asignación de cada miembro del personal a las tareas del proyecto corresponda a su nivel de competencias y experiencia, pero también que esté en consonancia con las tareas propias de su función y sus competencias. De este modo, te aseguras de que tus talentos permanezcan satisfechos y evitas el riesgo de que abandonen la empresa.

Cálculo de un plan de carga de trabajo: buenas prácticas

En conclusión, es esencial elaborar un plan de carga de trabajo para poder controlar el ritmo de trabajo. La TACE es un indicador clave del rendimiento del proyecto, ya que ayuda a garantizar que la carga de trabajo está bien distribuida y que la actividad asignada a un proyecto es rentable.la actividad asignada a un proyecto es rentable.

Ante todo, hay que definir los objetivos que se quieren alcanzar. Sirven de orientación y garantizan la rentabilidad de la empresa.

A continuación, hay que planificar la carga de trabajo en función de los proyectos externos, los proyectos internos, las ausencias y el trabajo a tiempo parcial para que el índice de ocupación sea lo más fiable posible.

Por último, es necesario analizar el TACE debe analizarse y compararse con el objetivo para poder tomar decisiones lo antes posible: acelerar la puesta en marcha de determinados proyectos, contratar o reducir la masa salarial, o repartir mejor la carga de trabajo para aumentar la eficacia y la productividad.

A la hora de dar formato a tu plan de carga de trabajo, por supuesto puedes construirlo en una hoja de cálculo como Excel o Google Sheet, en función de tus preferencias y uso. Pero no te engañes: las hojas de cálculo no necesariamente te ahorrarán dinero, porque para que los datos sean fiables es necesario sincronizar una gran cantidad de datos, como la planificación y gestión de proyectos, las fechas de vacaciones y la capacidad de los recursos, que pueden proceder de distintas fuentes. 

Dado el gran impacto que tiene una buena gestión de la carga en la rentabilidad, le interesa utilizar un software específico como Stafiz para asegurarse de que toda su información coincide y de que consigue un ROI muy favorable.