4 pasos para calcular un plan de carga y aumentar las tasas de carga (TACE)

8 de agosto de 2023

Establecer y controlar la carga de trabajo de los equipos es crucial cuando se trabaja en proyectos. Es un aspecto clave, un plan de carga de trabajo bien ejecutado aporta muchos beneficios:

  • La rentabilidad de la actividad está aumentando
  • Se optimiza la facturación y mejora el flujo de caja
  • La satisfacción de los empleados aumenta, al igual que su retención

Por eso, las empresas más avanzadas en gestión de proyectos, como McKinsey, Cap Gemini o Accenture, invierten en tener equipos dedicados a establecer y supervisar la carga de trabajo de los empleados.

 

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Sin necesidad de contratar necesariamente a una persona dedicada al tema, es posible calcular un plan de carga y mejorar drásticamente los índices de carga siguiendo estos 4 pasos:

 

Paso 1: establecer objetivos de carga

Antes de establecer planes de carga:

a. Definición de los tipos de tasa de utilización

Los ratios de gastos, o más exactamente tasa de utilización. Es un indicador clave de los resultados de la empresa. Calcula la proporción de tiempo dedicado a proyectos facturables (proyectos facturados a los clientes) en relación con el tiempo disponible de los empleados.

Se calcula con esta fórmula:

Indica el porcentaje de tiempo dedicado a proyectos que generan facturación respecto al tiempo realmente disponible, es decir excluyendo las ausencias en las que evidentemente no hay capacidad (vacaciones, RTT, paradas, etc.).

 

La tasa de utilización tiene varios sinónimos que se utilizan regularmente:

La tasa de utilización no debe confundirse con los índices de ocupación.

Los índices de ocupación incluyen toda la carga de trabajo, genere o no rotación. Por ejemplo, un empleado puede tener un índice de ocupación del 100%, pero un índice de carga de trabajo o tasa de utilización del 50% si dedica, por ejemplo, el 50% de su tiempo disponible a un proyecto interno, como la preparación de un evento de formación de equipos.

Consulte nuestro artículo sobre Tasa de cargo vs tasa de realización

b. Objetivos de la tasa de utilización

Para una empresa cuyo negocio es la venta de proyectos y servicios, es crucial controlar estos índices de gastos para garantizar que la carga de trabajo de los empleados esté optimizada y que la actividad sea rentable.

Una empresa de servicios debe asegurarse de que su mano de obra productiva se asigna al nivel adecuado de proyectos que generan ingresos. Esto significa determinar los objetivos de carga de trabajo o tasa de utilización que deben alcanzarse. Estas varían en función de la actividad de los empleados. En general, los objetivos de la tasa de utilización de los empleados son decrecientes: los empleados más junior tienen objetivos de tasa de utilización muy elevados, por encima del 80%, mientras que los empleados mucho más senior, que dedican más tiempo a cuestiones comerciales y de gestión, tendrán objetivos más bajos, del orden del 20% al 30%.

Este objetivo está muy ligado a la rentabilidad. El coste de un empleado es fijo. Para que genere beneficios para la empresa, debe trabajar x días al mes, en función de su precio medio de venta diario. Este es el análisis que hay que hacer para fijar el nivel adecuado de tasa de utilización y equilibrar la actividad de los empleados para garantizar su satisfacción y retención.

Así que considere definir objetivos específicos para cada rol o cada nivel de empleado para proporcionar un análisis más relevante.

El siguiente paso consiste en crear el seguimiento para poder comparar la carga real y prevista en relación al objetivo.

Vista de la evolución de la tasa de carga de trabajo en Stafiz
Una visión de la evolución de la tasa de carga de trabajo en Stafiz

 

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Paso 2: crea la base de colaboradores

Para analizar el plan de carga de trabajo, hay que tener en cuenta a todo el personal que trabaja en los proyectos, pues de lo contrario se perderá parte de la capacidad y el análisis será sesgado. Por lo tanto, es necesario hacer una lista de todos los empleados y asignarlos a un equipo para después poder analizar el rendimiento por equipo.

Por otro lado, no es necesario incluir a los equipos de apoyo en el análisis, ya que no trabajarán en proyectos facturables. Por lo tanto, su carga de trabajo no tendrá ninguna repercusión en la tasa de actividad del personal

a. Establecer capacidad

Luego es necesario determinar la capacidad de cada empleado. ¿Cuántas horas hay disponibles por día y por persona? La duración puede variar dependiendo de los tipos de contratos de tus empleados: algunos son de 35 horas, otros de 40 horas, etc. Es importante que el cálculo de capacidad esté alineado con la realidad para proporcionar resultados relevantes.

 

b. Ausencias

Vacaciones 

Como la tasa de utilización es la tasa de actividad vacaciones excluidas, es necesario tener en cuenta el impacto de las vacaciones en el cálculo. Por lo tanto, tu plan de trabajo debe incluir todos los días festivos. Las fechas de las vacaciones son importantes, ya que el análisis debe hacerse generalmente en períodos definidos (por semana, por mes, por trimestre, etc.). Lo ideal es que las vacaciones se actualicen automáticamente en el plan de carga de trabajo para que el cálculo de la capacidad prevista esté al día. Un software específico permite automatizar la gestión de las vacaciones o conectarse a su herramienta de vacaciones para recuperar estos datos.

Trabajo a tiempo completo y tiempo parcial

También hay que tener en cuenta el trabajo a tiempo parcial y las bajas por enfermedad. Algunos empleados no trabajan toda la semana. Otros están de baja por paternidad, por ejemplo. El plan de carga de trabajo debe incluir estos datos para que los cálculos sean fiables. Por lo tanto, es necesario consultar al principio con RRHH para establecer su cálculo. Además, la información sobre las nuevas bajas laborales o el trabajo a tiempo parcial deben enviarse posteriormente para seguir manteniendo el plan de carga de trabajo correctamente.

Ajuste de capacidad para proyectos internos.

Para ser precisos en el cálculo de la tasa de utilización, también es necesario tener en cuenta el tiempo dedicado a los proyectos internos. La actividad de un empleado alterna entre el trabajo en proyectos para clientes, que generan facturación, y proyectos internos u otro tipo de actividad no facturable. La dirección, la formación y la gestión interna de los proyectos son actividades que reducen la capacidad de trabajar en proyectos facturables. Sin embargo, es evidente que se trata de actividades esenciales y que deben integrarse para que los datos sean fiables.

Por ejemplo, puedes determinar el número de horas o el porcentaje de tiempo dedicado a este tipo de actividad según el nivel de los empleados. Es probable que los empleados más antiguos realicen más actividades de este tipo.

Múltiples vistas sobre tasas de carga basadas en clasificaciones de empresas usuarias: roles, áreas geográficas, equipos
Múltiples vistas de tasas de carga basadas en clasificaciones de la empresa usuaria: roles, áreas geográficas, equipos, etc.

 

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Paso 3: asignar recursos a los proyectos

Una vez que la capacidad se ajusta lo más posible a la realidad teniendo en cuenta las ausencias, el tiempo de inactividad y los proyectos internos, es hora de pronosticar la carga asociada a los proyectos facturables.

Una buena gestión de proyectos implica la creación de un plan de carga de trabajo del proyecto (o plan de producción) desde el principio.

Este plan de carga de trabajo del proyecto incluye:

  • los diferentes colaboradores (o tipo de rol) que trabajan en el proyecto
  • el tiempo que cada uno de ellos dedica a las actividades del proyecto
  • (opcional) la tarifa de ventas asociada a cada una de sus actividades, asignando una Tarifa Horaria o una Tarifa Diaria a estas diferentes líneas

Una vez elaborado el plan de carga de trabajo, este presupuesto debe organizarse en el tiempo: si una actividad requiere 2,5 días de trabajo, estos 2,5 días deben ubicarse en el período correcto para reducir la capacidad del/de los empleado(s) que trabajarán en esta actividad.

Generalmente es trabajo del director del proyecto asignar con mayor precisión la carga a los diferentes colaboradores que trabajan en el proyecto.

Todo el presupuesto del proyecto debe asignarse a los colaboradores y el cargo posicionarse en el tiempo. Si no es posible determinar específicamente qué empleado será asignado a tal o cual actividad, la carga de trabajo debe asignarse al rol o nivel de grado, para permitir un análisis más global.

 

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Paso 4: Calcular la tasa de actividad del personal 

Si has completado los pasos anteriores, ahora tienes la posibilidad de analizar sus tasas de utilización proyectados y analizar la varianza con los objetivos.

Plantilla de tabla de presupuesto de pronóstico del proyecto

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a. Diferentes tipos de lectura

Para evaluar el plan de carga de trabajo y asegurarse de que se aprovechan al máximo los recursos, puedes leer la tasa de utilización desde diferentes ángulos:

Previsión de tasa de utilización por función en los próximos meses: la granularidad del análisis por función o por antigüedad permite evaluar los riesgos de sobrecarga de un grupo de empleados. Si la carga es muy grande, también permite anticipar las necesidades de contratación.

Previsión de la tasa de utilización por equipo en los próximos meses: Los jefes de equipo también deben tener fijados objetivos de tasa de utilización para poder trabajar en la optimización de la carga de sus equipos. Si no se cumplen los objetivos, pueden trabajar para iniciar los proyectos más rápidamente o reprogramar la carga para lograr un mejor nivel general.

Previsión de la tasa de utilización por persona: también es interesante analizar la situación más específicamente por empleado. Esto te permite entender si un empleado está tirando del resto del equipo hacia arriba o hacia abajo. También es crucial asegurarse de que la ocupación de cada empleado está en el nivel adecuado para garantizar que permanezca satisfecho y no corra el riesgo de abandonar la empresa.

Evolución de la distribución de la producción en Stafiz
Evolución de la distribución de la producción en Stafiz (las áreas grises representan tiempo no asignado)

 

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Lo que hay que recordar

En conclusión, es imprescindible establecer un plan de carga de trabajo que permita controlar un indicador clave, la tasa de utilización o tasa de actividad Vacaciones excluidas

Este indicador asegura que la carga está bien distribuida y que la actividad es rentable.

En primer lugar se deben definir los objetivos a alcanzar. Estos objetivos son los que aseguran una buena rentabilidad de la actividad.

Entonces es necesario planificar la carga en proyectos externos, proyectos internos, ausencias y trabajos a tiempo parcial para que la ocupación sea lo más fiable posible.

Por último, hay que analizar la tasa de utilización y compararla con el objetivo para tomar decisiones lo antes posible: acelerar el inicio de determinados proyectos, contratar o reducir la plantilla, distribuir mejor la carga para aumentar la eficiencia, etc.

 

Por supuesto, puedes crear este tipo de plan de carga de trabajo en Excel. Sin embargo, no nos equivoquemos: el ahorro financiero no necesariamente estará ahí, porque los datos confiables requieren sincronizar una gran cantidad de datos que provienen de diferentes lugares (proyectos, licencias, RR.HH., etc.). Dado el gran impacto que tiene una buena gestión de la carga en la rentabilidad, el uso de un software dedicado garantizará un retorno de la inversión muy favorable y rápido.

 


 

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