Descubre cómo la solución Stafiz puede ayudarte a gestionar tu personal
Agenda una cita para ver una demostración
Etapa 1
Definir los principales objetivos esperados a través de la programación del personal
La programación eficaz del personal requiere una mezcla de herramientas adecuadas y la gestión del cambio con los equipos implicados. Uno no puede funcionar sin el otro. Estos son los pasos a seguir para poner en marcha un software de gestión de personal que será el corazón de tu crecimiento.
Los objetivos de una buena asignación de personal pueden variar según la actividad y las prioridades de cada organización. Es importante definir cuáles son tus objetivos prioritarios de entre los que se enumeran a continuación. Aunque todos son importantes, el enfoque puede variar dependiendo del orden de prioridad.
a. Dar visibilidad a los empleados
Desde su instalación, la dotación de personal proporciona visibilidad sobre la planificación de los equipos. Gestionar el personal significa asignar proyectos y tareas y controlar la gestión de carga de trabajo. Los empleados suelen carecer de visibilidad de su horario durante varias semanas. Conocen su calendario a corto plazo, pero les falta visibilidad más allá. Al darles una mayor visibilidad, aumenta la satisfacción de los empleados, les da más comodidad ya que pueden proyectar y anticipar mejor desde el ámbito profesional y personal las implicaciones de este calendario.
b. Facilitar la distribución de la carga para mejorar la eficiencia y conseguir que los proyectos se pongan en marcha con mayor rapidez
Las empresas que operan en modo proyecto están familiarizadas con los problemas de embotellamiento. El primer embotellamiento de un proyecto es la falta de capacidad de los equipos. Si se gestiona el personal con las herramientas adecuadas, la capacidad mejora drásticamente y se reducen los atascos. Los proyectos se inician con mayor rapidez porque la organización está mejor preparada y la visibilidad de las capacidades de cada uno es mayor.
c. Optimizar la carga de trabajo
En todos los equipos de proyecto, los problemas de sobrecarga e infracarga son una amenaza para el rendimiento. Los empleados sobrecargados no pueden realizar su trabajo tan bien y corren el riesgo de agotarse, mientras que los empleados subcargados representan recursos mal utilizados para la empresa y corren el riesgo de desmotivación. Optimizar la carga para distribuirla mejor y asegurarse de que todos los miembros del equipo trabajan a su máxima capacidad fomenta el rendimiento y la satisfacción de los empleados.
d. Búsqueda de perfiles para satisfacer las necesidades
La programación de personal también puede centrarse más en el proceso de búsqueda de perfiles según los criterios. Sin una herramienta, es difícil hacer un seguimiento de las solicitudes, para permitir un "matching" entre la necesidad y los perfiles que la satisfacen. Independientemente de tus objetivos, asegúrate de que los directivos han fijado las prioridades para establecer el nivel adecuado de exigencia en la aplicación de tu programación de personal.
2do paso
Crear la base de datos del perfil
Al tener en cuenta la mayor cantidad de datos posible para gestionar la dotación de personal, integra más información que le permite tomar las decisiones correctas. Lo ideal es que crees tu base de datos de perfiles con los siguientes datos:
a. Nombres
Este es un requisito previo para realizar investigaciones y dar visibilidad a las tareas. A medio plazo, la planificación de la carga de un proyecto se puede aplicar a roles en lugar de nombres. Pero es imperativo asignar proyectos y tareas a personas concretas en el corto plazo.
b. Roles y equipos
Para encontrar con mayor facilidad los perfiles en la base de datos, hay que darles "etiquetas" para facilitar la búsqueda. Agrúpalos por funciones (desarrollador, consultor, gestor, etc.) o grados (junior, senior, etc.). Si los equipos están divididos en departamentos o unidades de negocio, también se debe confirmar a qué equipo pertenece cada perfil.
c. HABILIDADES
Cuando se gestiona la programación de personal para equipos de más de treinta personas, es necesario tener en cuenta las competencias necesarias para satisfacer mejor las necesidades de los clientes. En primer lugar, es necesario establecer un registro de competencias para actualizar los perfiles de forma coherente. Este registro debe ser el mismo para tus empleados, tus subcontratistas y tus candidatos, para que las búsquedas de tu personal sean lo más relevantes posible.
d. Preferencias
Al animar a tus empleados a indicar sus preferencias entre un conjunto de opciones definidas, podrás tener en cuenta este criterio, que afectará a la satisfacción de tus equipos. Los empleados deben poder indicar el tipo de proyecto en el que les gustaría participar (por ejemplo: ciencia de datos, marketing, aeronáutica, etc.). Aunque no siempre es posible utilizar estos datos en un contexto de presión sobre las habilidades, si responde favorablemente incluso en el 30% de los casos, esto ya supondrá una gran diferencia para tu imagen de empresa y para la satisfacción de tus empleados.
e. Fecha de llegada y salida
Por naturaleza, un horario está en constante movimiento. Algunos empleados regresan, otros abandonan la empresa. Es necesario integrar en la base las fechas de entrada y salida, para que el cálculo de capacidad las tenga en cuenta. De lo contrario, corre el riesgo de contratar un perfil que ya abandonó la empresa.
F. Ausencias / tiempo parcial
Para que una planificación de capacidad sea útil, es imprescindible introducir los periodos durante los cuales sus perfiles no están disponibles: vacaciones, periodos de inactividad y periodos a tiempo parcial. Sin estos datos, la gestión de personal pierde rendimiento porque la información crucial no está disponible. O su herramienta de dotación de personal está conectada mediante API a su herramienta de gestión de ausencias de RR.HH., o usted importa periódicamente (semanalmente, por ejemplo) datos de ausencias a su herramienta de dotación de personal.
Paso 3
Elige el ángulo de visión y la unidad de planificación
Ahora que la base de datos está lista, debes asignar la carga a los diferentes perfiles. Para hacerlo correctamente, es necesario establecer las vistas que más le convengan. Aquí tienes las diferentes opciones:
a. Con fechas, en horas
Si los proyectos son cortos, es decir duran entre unas horas y unos días, debes elegir una planificación horaria y una vista día a día. En este escenario, probablemente sea importante conocer las fechas precisas de las asignaciones, o incluso las horas definidas en un día. Planificar en formato calendario es entonces la mejor opción. Agregue una vista de la dotación de personal con los días (tome la que tiene las barras de colores)
b. Semanal o mensual
Si la mayoría de proyectos duran más de 5 días, es preferible seguir la carga semanalmente. Es decir, asignar una cantidad de días de una semana determinada a un proyecto. Por ejemplo: asignar en la semana 34 a Bob Kennedy, 3,5 días en el proyecto XYZ Dependiendo de las asignaciones en los diferentes proyectos, el seguimiento debería permitirle saber cuál es su disponibilidad restante. Para proyectos que duran varios meses, se debe llevar a cabo el mismo enfoque en la granularidad del mes. Lo ideal es elegir la granularidad más fina que más le convenga y la consolidación le permitirá verla en otros horizontes temporales. Agregue una vista de la dotación de personal en % de carga (azul y rojo) con las semanas en columnas
c. Por colaborador y por proyecto
Tu programación de personal debe ser capaz de gestionar la carga de trabajo de tus empleados. Esto significa que debe tener una visión global y accesible que te permita determinar de un vistazo si los empleados están infracargados o sobrecargados. Pero la gestión del personal también debe permitirte mejorar el rendimiento operativo de varias maneras:
- Saber lo que queda por hacer y los costos asociados para calcular un margen de finalización del proyecto (que tiene en cuenta lo que ya se ha hecho y lo que queda por hacer)
- Supervisar la planificación de proyectos e identificar con suficiente antelación aquellos que se están desviando de su presupuesto.
La asignación por empleado debe transcribirse en una vista de proyecto: en cada proyecto, debe saberse cuánto tiempo se espera dedicar por empleado y, si es necesario, por tarea.
Etapa 4
Apoyar el cambio y situar la dotación de personal en el centro del reactor.
La elección de una herramienta de programación de personal o la creación de una propia es un primer paso que facilita la implementación del proceso. Sin embargo, para que el éxito esté garantizado, es esencial que la implementación de la herramienta de dotación de personal vaya acompañada de un proceso de transformación que debe implicar a los distintos responsables y garantizar su apoyo.
a. Explicar los impactos de una buena gestión del personal.
El primer paso es explicar las razones para una mejor gestión de la dotación de personal. Al detallar las siguientes razones, los beneficios percibidos por la dirección y los directivos deberían ser suficientes para encontrar alineación:
i. Mayor rentabilidad de la actividad
- Mayor tiempo dedicado a proyectos facturables.
- Optimización del tiempo empleado por los empleados.
- Visibilidad sobre sujetos sobrecargados o subcargados.
ii. Mayor satisfacción de los empleados
- Mejor visibilidad en su agenda
- Facilidad para posicionarse en un proyecto y expresar sus preferencias de proyecto.
III. Ahorro de tiempo
- Automatización de tareas (necesidades de personal, búsquedas de perfiles, flujos de trabajo y cálculos de impacto).
- Centralización de datos de proyectos, personal y tiempo invertido.
IV. Mejor satisfacción del cliente
- Mejor anticipación que permite que los proyectos comiencen más rápidamente
- Elección de perfiles más adaptados a las necesidades del cliente
v. Ventajas de venta
- Mayor variedad de perfiles para satisfacer mejor las necesidades de los clientes
- Rapidez en la elaboración de una oferta de perfiles de calidad para responder a una misión
b. Configurar instancias regulares
Para que la gestión de la plantilla sea óptima es necesario poder realizar arbitrajes grupales, bajo la responsabilidad de la dirección. A menudo, el mismo perfil se adapta a diferentes necesidades. Es necesario que una sola persona pueda determinar en última instancia a qué proyecto asignar estos perfiles tan solicitados. Las empresas que gestionan eficazmente la dotación de personal se reúnen periódicamente, a menudo una vez por semana, para hacer un balance de:
- Los proyectos que se iniciarán y los perfiles del personal en ellos.
- Proyectos que se desvían del presupuesto y requieren un seguimiento especial
- Empleados que no tienen suficiente trabajo o están a punto de finalizar un contrato y necesitan ser reposicionados
Este tipo de organismo reúne generalmente al director de operaciones y a sus principales directivos y permite situar al personal en el centro de las operaciones.
c. Dar soporte a los responsables para que las actualizaciones se realicen periódicamente
Por último, la programación de personal debe ser un asunto de todos. Cada jefe de proyecto debe participar en la actualización de la carga de trabajo de los empleados que trabajan en sus proyectos. Él o ella tiene la mejor visibilidad para prever las futuras cargas de trabajo. Al responsabilizar a los equipos para que las actualizaciones se realicen con regularidad, tu te beneficias de una visibilidad consolidada mucho más relevante. La retroalimentación de los datos no debe depender de un solo gestor de la planificación, sino que debe distribuirse entre las partes interesadas. Hay que animar a estos gestores a actualizar los datos. Debe permitirles mejorar el rendimiento de su proyecto y la satisfacción de sus equipos, lo que puede contribuir a alcanzar sus objetivos.
Con Stafiz automatiza: la búsqueda de perfiles, el posicionamiento según las necesidades del cliente y los cronogramas de producción.
Para obtener más información sobre la plataforma Stafiz, visite la página del producto.