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Paso 1
Definir los principales objetivos esperados a través de la programación del personal
La programación eficaz del personal requiere una mezcla de herramientas adecuadas y la gestión del cambio con los equipos implicados. Uno no puede funcionar sin el otro. Estos son los pasos a seguir para poner en marcha un software de gestión de personal que será el corazón de tu crecimiento.
Los objetivos que se esperan de una buena gestión de personal pueden variar según la actividad y las prioridades de cada empresa. Entre los principales objetivos que se enumeran a continuación, es importante que des un paso atrás definiendo cuáles son prioritarios.
Si bien todos son importantes, el enfoque puede variar marginalmente según el orden de prioridad.
a. Dar visibilidad a los empleados
Tan pronto como se implementa, la gestión del personal proporciona visibilidad sobre el horario de los equipos. Gestionar la dotación de personal significa seguir la planificación de la carga de trabajo, las asignaciones de proyectos y tareas. Regularmente, los empleados carecen de visibilidad en su horario de unas pocas semanas.
Conocen su agenda a corto plazo, pero carecen de visibilidad más allá de eso. Al proporcionarles una mejor visibilidad, aumentas la satisfacción de los empleados, les das más comodidad porque pueden proyectarse mejor y anticipar las implicaciones de este horario desde un punto de vista profesional y personal.
b. Facilitar la distribución de la carga para mejorar la eficiencia y conseguir que los proyectos se pongan en marcha con mayor rapidez
Las profesiones que operan en modo proyecto son muy conscientes de los problemas de los "cuellos de botella".
El primer cuello de botella de un proyecto es la falta de capacidad de los equipos.
Al gestionar la dotación de personal con las herramientas adecuadas, las capacidades mejoran drásticamente y se reducen los cuellos de botella. Los proyectos se inician más rápido porque la organización está mejor aceitada y se acentúa la visibilidad de las capacidades de todos.
c. Optimice la carga de trabajo
En todos los equipos de proyecto, los temas de sobrecarga y subcarga penalizan el rendimiento.
Los empleados que están sobrecargados no pueden entregar su trabajo tan bien y corren el riesgo de agotamiento, mientras que los empleados que están sobrecargados representan recursos poco explotados para la empresa y corren el riesgo de desmotivarse.
Optimizar la carga para distribuirla mejor y garantizar que todos los miembros del equipo trabajen a su capacidad adecuada promueve el rendimiento y la satisfacción de los empleados.
d. Búsqueda de perfiles para satisfacer las necesidades
La dotación de personal también puede estar más centrada en los procesos de búsqueda de perfiles según los criterios. Sin una herramienta, es difícil hacer un seguimiento de las solicitudes, para permitir un "emparejamiento" entre la necesidad y los perfiles que las satisfacen. Cualesquiera que sean sus objetivos, asegúrese de que la dirección haya establecido las prioridades para poner el nivel adecuado de requisitos en la implementación de su gestión de personal.
Paso 2
Crear la base de datos de perfiles
Al tener en cuenta la mayor cantidad de datos posible para gestionar la dotación de personal, integra más información que le permite tomar las decisiones correctas. Lo ideal es crear tu base de datos de perfiles con los siguientes datos:
a. Nombres
Este es un requisito previo para llevar a cabo una investigación y dar visibilidad a los trabajos.
A mediano plazo, la planificación de la carga en un proyecto se puede aplicar a los roles en lugar de a los nombres. Pero es imperativo dotar de personal a los proyectos y tareas a personas particulares a corto plazo.
b. Roles y equipos
Para encontrar mejor los perfiles en la base de datos, debe asignarles "etiquetas" para facilitar la búsqueda.
Agrúpalos según roles (desarrollador, consultor, gerente, etc.) o grados (junior, senior, etc.). Si los equipos están divididos en polos o unidades de negocio, también es necesario confirmar a qué equipo pertenece cada perfil.
c. Habilidades
Cuando se gestiona una dotación de personal para equipos de más de treinta empleados, es necesario tener en cuenta las habilidades para satisfacer mejor las necesidades de los clientes.
En primer lugar, debe establecer un marco de competencias para actualizar sus perfiles de manera constante. Esta referencia debe ser la misma para sus empleados, sus subcontratistas y sus candidatos, para que las búsquedas de su dotación de personal sean lo más relevantes posible.
d. Preferencias
Al animar a tus empleados a indicar sus preferencias entre un repositorio de preferencias definidas, te permite tener en cuenta este criterio que afectará a la satisfacción de tus equipos. Así, los empleados deben ser capaces de indicar el tipo de proyecto en el que les gustaría posicionarse (por ejemplo: ciencia de datos, marketing, aeronáutica, etc.).
Aunque no siempre es posible explotar estos datos en un contexto de presión sobre las capacidades, si responde favorablemente incluso en el 30% de los casos, ya marcará una gran diferencia para su marca empleadora y para la satisfacción de sus empleados.
e. Fecha de llegada y salida
Por naturaleza, un horario está en constante movimiento. Algunos empleados están llegando, otros están dejando la empresa. Las fechas de entrada y salida deben integrarse en la base de datos, para que el cálculo de las capacidades las tenga en cuenta. De lo contrario, se corre el riesgo de contratar a un perfil que ya ha dejado la empresa.
f. Ausencias / tiempo parcial
Para que un horario de capacidad sea útil, es imperativo ingresar los períodos durante los cuales sus perfiles no están disponibles: vacaciones, paros y períodos a tiempo parcial.
Sin estos datos, la gestión de la dotación de personal pierde rendimiento porque no se dispone de información crucial. O bien su herramienta de dotación de personal está conectada por API a su herramienta de gestión de ausencias de RRHH, o bien importa regularmente (semanalmente, por ejemplo) los datos de las ausencias a su herramienta de dotación de personal.
Paso 3
Elige el ángulo de visión y la unidad de planificación
Ahora que la base de datos está lista, la carga debe asignarse a los diferentes perfiles. Para hacer esto correctamente, debe establecer las vistas que funcionen para usted. Estas son las diferentes opciones:
a. Con fechas, en horas
Si los proyectos son cortos, es decir, duran entre unas horas y unos días, debes optar por planificar en horas y tener una visión del día a día. En este caso, probablemente sea importante conocer las fechas precisas de las tareas, o incluso las horas definidas en un día. La planificación en formato de calendario es entonces la mejor opción. Agregue una vista del personal con los días (tome la que tiene las barras de colores)
b. Semanal o mensual
Si la mayoría de los proyectos duran más de 5 días, es preferible hacer un seguimiento de la carga de trabajo por semanas. Es decir, asignar un número de días en una semana determinada a un proyecto. Por ejemplo: asignar en la semana 34 a Bob Kennedy, 3,5 días en el proyecto XYZ Dependiendo de las asignaciones en los diferentes proyectos, el seguimiento debería permitirle saber cuál es su disponibilidad restante.
Para los proyectos que duran varios meses, se debe llevar a cabo el mismo enfoque con la granularidad de los meses. Lo ideal es que elijas la granularidad más fina que funcione para ti, y la consolidación te permite verla en otros horizontes temporales. Agregue una vista de la dotación de personal en % de carga (azul y rojo) con las semanas en columnas
c. Por empleado y por proyecto
Su gestión de personal debe permitir gestionar la carga de trabajo de los empleados. Por lo tanto, es necesario tener una visibilidad global y accesible que le permita determinar de un vistazo si los empleados están sobrecargados o infracargados. Pero la gestión de la dotación de personal también debe mejorar el rendimiento operativo de varias maneras:
- Conocer el trabajo restante y los costos asociados para calcular un margen de finalización del proyecto (que tiene en cuenta lo que ya se ha hecho y lo que queda por hacer)
- Supervise la planificación de proyectos e identifique desde el principio aquellos que se están desviando de su presupuesto
La asignación por empleado debe transcribirse en una vista de proyecto: en cada proyecto, debe saberse cuánto tiempo se espera dedicar por empleado y, si es necesario, por tarea.
Paso 4
Apoyar el cambio y situar la dotación de personal en el centro del reactor
La elección de una herramienta de programación de personal o la creación de una propia es un primer paso que facilita la implementación del proceso. Sin embargo, para que el éxito esté garantizado, es esencial que la implementación de la herramienta de dotación de personal vaya acompañada de un proceso de transformación que debe implicar a los distintos responsables y garantizar su apoyo.
a. Explicar los impactos de una buena gestión de la dotación de personal
El primer paso es explicar las razones para una mejor gestión de la dotación de personal. Al detallar las siguientes razones, los beneficios percibidos para la gerencia y los gerentes deberían ser suficientes para encontrar una alineación:
i. Aumento de la rentabilidad del negocio
- Aumento del tiempo dedicado a proyectos facturables
- Optimización del tiempo empleado
- Visibilidad de sujetos sobrecargados o subcargados
ii. Mejora de la satisfacción de los empleados
- Mejor visibilidad en su agenda
- Facilidad para posicionarse en un proyecto y expresar las preferencias del proyecto
iii. Ahorro de tiempo
- Automatización de tareas (necesidades de personal, búsqueda de perfiles, flujos de trabajo y cálculos de impacto)
- Centralización de los datos de proyectos, personal y tiempo empleado
iv. Mejora de la satisfacción del cliente
- Mejor anticipación para iniciar proyectos más rápido
- Elección de los perfiles más adaptados a las necesidades del cliente
v. Beneficios de ventas
- Amplia gama de perfiles para satisfacer mejor las necesidades de los clientes
- Rapidez en la producción de una gama de perfiles de calidad para cumplir con un encargo
b. Configuración de cuerpos regulares
Para que la gestión de la dotación de personal sea óptima, es necesario poder realizar arbitrajes grupales, bajo la responsabilidad de la dirección. A menudo, el mismo perfil se adapta a diferentes necesidades. Es necesario que una sola persona pueda determinar en última instancia a qué proyecto asignar estos perfiles tan codiciados. Las empresas que gestionan eficazmente la dotación de personal se reúnen periódicamente, a menudo una vez a la semana, para hacer un balance de:
- Los proyectos que están a punto de comenzar y los perfiles que se pueden atender.
- Proyectos que se desvían del presupuesto y requieren un seguimiento especial
- Empleados que tienen poco personal o que están a punto de terminar un contrato y necesitan ser reubicados
Este tipo de organismo generalmente reúne al gerente de operaciones y sus gerentes principales y permite poner al personal en el centro de las operaciones.
c. Ayudar a los gerentes a garantizar que las actualizaciones se realicen con regularidad
Por último, la dotación de personal debe ser asunto de todos. Todo gestor de proyectos debe implicarse para actualizar la carga de trabajo de los colaboradores que trabajan en sus proyectos.
Es el que tiene mejor visibilidad para predecir la carga que vendrá. Al capacitar a los equipos para que las actualizaciones se realicen con regularidad, se beneficia de una visibilidad consolidada mucho más relevante. La presentación de informes de datos no debe depender de un único planificador, sino que debe distribuirse entre las partes interesadas.
Hay que alentar a estos funcionarios a que hagan esta actualización. Debe permitirles mejorar el rendimiento de su proyecto y la satisfacción de sus equipos, lo que puede contribuir a la consecución de sus objetivos.
Con Stafiz, automatice: la búsqueda de perfiles, el posicionamiento según las necesidades del cliente y los programas de producción.
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