Ontdek hoe de Stafiz-oplossing u kan helpen bij het beheren van uw personeelsbestand
Maak een afspraak voor een demo
Fase 1
Definieer de belangrijkste doelstellingen die moeten worden bereikt door middel van personeelsbeheer
Het implementeren van effectief personeelsbeheer vereist een combinatie van het inzetten van de juiste hulpmiddelen en het managen van verandering met de betrokken teams. Het een kan niet zonder het ander. Hier zijn de stappen die je moet nemen om een personeelsmanagementsysteem op te zetten dat de kern van je groei zal vormen.
De doelstellingen van goed personeelsbeheer kunnen variëren afhankelijk van het bedrijf en de prioriteiten van elk bedrijf. Van de belangrijkste doelstellingen die hieronder worden opgesomd, is het belangrijk dat je een stap terugzet en bepaalt welke prioriteit hebben.
Hoewel ze allemaal belangrijk zijn, kan de aanpak variëren afhankelijk van de volgorde van prioriteit.
a. Werknemers zichtbaarheid geven
Zodra personeelsbeheer is ingesteld, geeft het inzicht in de teamplanning. Personeelsbeheer betekent toezicht houden op de planning van de werklast en de toewijzingen aan projecten en taken. Medewerkers hebben regelmatig geen zicht op hun planning over een periode van enkele weken.
Ze kennen hun planning op korte termijn, maar hebben daarbuiten geen zicht op. Door hen beter inzicht te geven, kunt u de tevredenheid van uw werknemers verhogen en kunnen ze zich comfortabeler voelen, omdat ze beter vooruit kunnen plannen en kunnen anticiperen op de gevolgen van hun planning, zowel vanuit professioneel als persoonlijk oogpunt.
b. De werklast beter verdelen om de efficiëntie te verbeteren en projecten sneller van de grond te krijgen
Bedrijven die in projectmodus werken, zijn erg bekend met knelpunten.
Het allereerste knelpunt in een project is het gebrek aan teamcapaciteit.
Door de personeelsbezetting met de juiste tools te beheren, wordt de capaciteit drastisch verbeterd en worden knelpunten verminderd. Projecten starten sneller op omdat de organisatie beter geolied is en er meer zicht is op ieders capaciteiten.
c. De werklast optimaliseren
In alle projectteams gaan overbelasting en onderbelasting ten koste van de prestaties.
Werknemers die overbelast zijn, kunnen hun werk niet zo goed leveren en lopen het risico op een burn-out, terwijl werknemers die onderbelast zijn, slecht benutte bronnen voor het bedrijf zijn en het risico lopen hun motivatie te verliezen.
Het optimaliseren van de werklast om deze gelijkmatiger te verdelen en ervoor te zorgen dat iedereen in het team optimaal werkt , helpt om de prestaties en de tevredenheid van de werknemers te verbeteren.
d. Zoeken naar profielen die voldoen aan de behoeften
Staffing kan ook meer gericht zijn op het zoeken naar profielen op basis van criteria. Zonder tool is het moeilijk om de aanvragen bij te houden en de behoeften te matchen met de juiste profielen. Wat je doelstellingen ook zijn, zorg ervoor dat het management de prioriteiten heeft bepaald, zodat je de juiste normen kunt stellen bij het implementeren van je personeelsbeheer.
Fase 2
De profieldatabase aanmaken
Door zoveel mogelijk gegevens in aanmerking te nemen bij het beheren van personeel, integreer je meer informatie om je te helpen de juiste beslissingen te nemen. Idealiter maak je een profieldatabase met de volgende gegevens:
a. Namen
Dit is een voorwaarde voor het uitvoeren van zoekopdrachten en het inzichtelijk maken van opdrachten.
Op de middellange termijn kan de planning van de werklast van projecten worden gebaseerd op rollen in plaats van op namen. Maar op korte termijn is het essentieel om projecten en taken aan specifieke mensen toe te wijzen.
b. Rollen & teams
Om profielen gemakkelijker terug te vinden in de database, moeten we ze 'tags' geven om het zoeken te vergemakkelijken.
Groepeer ze volgens rol (ontwikkelaar, consultant, manager, enz.) of rang (junior, senior, enz.). Als de teams zijn onderverdeeld in divisies of business units, moet je ook bevestigen tot welk team elk profiel behoort.
c. Vaardigheden
Als je de personeelsbezetting voor teams van meer dan dertig mensen beheert, moet je rekening houden met de vaardigheden die nodig zijn om zo goed mogelijk aan de behoeften van de klant te voldoen.
Eerst en vooral moet je een vaardighedenrepository aanleggen zodat je je profielen consequent kunt bijwerken. Deze opslagplaats moet hetzelfde zijn voor je werknemers, onderaannemers en kandidaten, zodat je zoekopdrachten naar personeel zo relevant mogelijk zijn.
d. Voorkeuren
Door je werknemers aan te moedigen om hun voorkeuren aan te geven uit een lijst met gedefinieerde voorkeuren, kun je rekening houden met dit criterium, dat een grote impact zal hebben op de tevredenheid van je teams. Medewerkers moeten kunnen aangeven bij welk type project ze betrokken willen zijn (bijv. data science, marketing, luchtvaart, enz.).
Hoewel het niet altijd mogelijk is om deze gegevens te benutten in een context van capaciteitsdruk, zal het al een enorm verschil maken voor uw employer brand en de tevredenheid van uw werknemers als u zelfs maar in 30% van de gevallen positief reageert.
e. Datum van aankomst en vertrek
Een agenda is van nature voortdurend aan verandering onderhevig. Mensen komen binnen en mensen gaan weer weg. Je moet de data van binnenkomst en vertrek opnemen in de database, zodat de capaciteitsberekening daar rekening mee houdt. Anders loop je het risico een profiel te bemannen dat het bedrijf al heeft verlaten.
f. Afwezigheid / deeltijdwerk
Om een capaciteitsschema bruikbaar te maken, is het essentieel om de periodes in te voeren waarin je profielen niet beschikbaar zijn: vakanties, onderbrekingen en periodes van deeltijds werk.
Zonder deze gegevens verliest personeelsbeheer aan prestaties omdat cruciale informatie niet beschikbaar is. Ofwel is je tool voor personeelsbeheer via API verbonden met je HR-tool voor afwezigheidsbeheer, ofwel importeer je op regelmatige basis (bijvoorbeeld wekelijks) afwezigheidsgegevens in je tool voor personeelsbeheer.
Stap 3
Kies de gezichtshoek en de planningseenheid
Nu de database klaar is, moet je de belasting toewijzen aan de verschillende profielen. Om dit goed te doen, moet je de weergaven instellen die bij jou passen. Hier zijn de verschillende opties:
a. Met data, in uren
Als de projecten kort zijn, d.w.z. tussen een paar uur en een paar dagen duren, kun je beter kiezen voor een planning per uur en een weergave per dag. In dit geval is het waarschijnlijk belangrijk om de precieze data van de opdrachten te kennen, of zelfs de vaste tijdstippen. Plannen in kalenderformaat is daarom de beste optie. Voeg een personeelsweergave met dagen toe (neem die met de gekleurde balken)
b. Wekelijks of maandelijks
Als de meeste projecten meer dan 5 dagen duren, is het beter om de werkbelasting wekelijks te controleren. Met andere woorden: wijs een aantal dagen in een bepaalde week toe aan een project. Bijvoorbeeld: wijs 34 Bob Kennedy-dagen in een week toe, 3,5 dagen aan het project XYZ Afhankelijk van de toewijzingen aan de verschillende projecten, moet de monitoring je in staat stellen om te weten hoeveel beschikbaarheid er nog over is.
Voor projecten die meerdere maanden duren, moet dezelfde aanpak op maandelijkse granulariteit worden toegepast. In het ideale geval kies je de fijnste granulariteit die bij je past, en consolidatie stelt je in staat om het over andere tijdshorizonten te bekijken. Voeg een weergave toe van personeelsbezetting in % belasting (blauw en rood) met weken in kolommen
c. Per werknemer en per project
Je personeelsbeheersysteem moet je in staat stellen om de werkdruk van je werknemers te beheren. Daarom moet je een globale, toegankelijke zichtbaarheid hebben, zodat je in één oogopslag kunt bepalen of medewerkers onder- of overbelast zijn. Maar personeelsbeheer moet ook helpen om de operationele prestaties op een aantal manieren te verbeteren:
- Weten wat er nog gedaan moet worden en de bijbehorende kosten om een projectafrondingsmarge te berekenen (die rekening houdt met wat er al gedaan is en wat er nog gedaan moet worden)
- De projectplanning bewaken en in een vroeg stadium projecten identificeren die hun budget dreigen te overschrijden
De toewijzing per medewerker moet worden omgezet in een projectoverzicht: voor elk project moet je de verwachte tijd weten die per medewerker en, indien nodig, per taak moet worden besteed.
Stap 4
Verandering ondersteunen en personeel centraal stellen in de reactor
Het kiezen van een staffing tool of het creëren van een eigen tool om de personeelsbezetting te beheren is de eerste stap in het vergemakkelijken van de implementatie van het proces. Maar om succes te garanderen, is het essentieel dat de introductie van de staffing tool gepaard gaat met een transformatieproces dat de verschillende managers betrekt en aan boord krijgt.
a. De impact van goed personeelsbeheer uitleggen
De eerste stap is het uitleggen van de redenen voor een beter personeelsbeheer. Door de volgende redenen uit te leggen, zouden de voordelen die het management en de lijnmanagers zien, voldoende moeten zijn om op één lijn te komen:
i. De winstgevendheid van het bedrijf verhogen
- Meer tijd besteed aan factureerbare projecten
- Personeelstijd optimaliseren
- Zichtbaarheid van overbelaste en onderbelaste onderwerpen
ii. Verbeterde medewerkerstevredenheid
- Betere zichtbaarheid van je planning
- Gemakkelijk om je te positioneren voor een project en je projectvoorkeuren kenbaar te maken
iii. Tijd besparen
- Taakautomatisering (personeelsbehoeften, zoeken naar profielen, workflows en impactberekeningen)
- Centralisatie van projectgegevens, personeel en bestede tijd
iv. Verbeterde klanttevredenheid
- Beter anticiperen, waardoor projecten sneller kunnen worden opgestart
- Keuze uit profielen die beter aansluiten op de behoeften van de klant
v. Verkoopvoordelen
- Bredere keuze aan profielen om beter te voldoen aan de behoeften van de klant
- Snelheid in het produceren van een kwaliteitsvolle profielofferte om te reageren op een opdracht
b. Oprichting van reguliere organen
Voor een optimaal personeelsbeheer moeten beslissingen als groep kunnen worden genomen, onder de verantwoordelijkheid van het management. Hetzelfde profiel is vaak geschikt voor verschillende behoeften. Uiteindelijk moet één persoon kunnen beslissen aan welk project deze veelgevraagde profielen worden toegewezen. Bedrijven die het personeelsbeheer efficiënt uitvoeren, komen regelmatig samen, vaak één keer per week, om de balans op te maken:
- Te lanceren projecten en te bemannen profielen
- Projecten die buiten het budget vallen en speciaal toezicht vereisen
- Werknemers die onderbezet zijn of op het punt staan een contract te beëindigen en herplaatst moeten worden
Dit type orgaan bestaat meestal uit het hoofd Operations en zijn of haar belangrijkste managers, en plaatst personeel in het hart van de operaties.
c. Managers een handje helpen om ervoor te zorgen dat updates regelmatig worden uitgevoerd
Tot slot moet personeelsbezetting een zaak van iedereen zijn. Elke projectmanager moet betrokken zijn bij het bijwerken van de werkdruk van de mensen die aan hun projecten werken.
Zij hebben de beste zichtbaarheid voor het voorspellen van toekomstige werklasten. Door de verantwoordelijkheid bij de teams te leggen, zodat er regelmatig updates worden gemaakt, profiteert u van een veel relevanter geconsolideerd overzicht. Feedback over gegevens moet niet afhankelijk zijn van één persoon die verantwoordelijk is voor de planning, maar moet worden gedeeld door alle betrokken partijen.
Deze managers moeten worden aangemoedigd om hun informatie bij te werken. Het moet hen in staat stellen om de prestaties van hun project en de tevredenheid van hun teams te verbeteren, wat kan bijdragen tot het bereiken van hun doelstellingen.
Met Stafiz kun je automatiseren: zoeken naar profielen, positionering op klantbehoeften en productieschema's.
Ga voor meer informatie over het Stafiz-platform naar de productpagina.
WEBINAR STAFIZ