Erfahren Sie, wie die Stafiz-Lösung Ihnen bei der Verwaltung Ihres Staffings helfen kann.
Vereinbaren Sie ein RDV, um eine Demo zu sehen
Schritt 1
Definieren Sie die wichtigsten Ziele, die durch die Verwaltung des Staffings erwartet werden.
Die Einführung eines effektiven Staffing-Managements erfordert eine Kombination aus der Einführung der richtigen Instrumente und dem Change Management für die betroffenen Teams. Das eine kann nicht ohne das andere funktionieren. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen, um ein Staffing-Management einzuführen, das das Herzstück Ihres Wachstums sein wird.
Die Ziele, die von einem guten Staffing-Management erwartet werden, können je nach Geschäftstätigkeit und Prioritäten der einzelnen Unternehmen unterschiedlich sein. Von den unten aufgelisteten Hauptzielen ist es wichtig, dass Sie einen Schritt zurücktreten und definieren, welche Ziele Priorität haben.
Obwohl sie alle wichtig sind, kann der Ansatz je nach Reihenfolge der Prioritäten am Rande variieren.
a. Den Mitarbeitern Sichtbarkeit verleihen
Die Verwaltung des Staffng bringt von Anfang an Transparenz in die Teamplanung. Die Verwaltung des Staffings bedeutet, die Planung der Arbeitsbelastung, die Zuteilung zu Projekten und Aufgaben zu verfolgen. Regelmäßig fehlt den Mitarbeitern der Überblick über ihre Planung, die nur wenige Wochen in der Zukunft liegt.
Sie kennen ihre kurzfristige Planung, aber es fehlt ihnen der Überblick darüber hinaus. Wenn Sie ihnen einen besseren Überblick verschaffen, steigern Sie die Zufriedenheit der Mitarbeiter und geben ihnen mehr Komfort, da sie sich besser projizieren und aus beruflicher und persönlicher Sicht die Auswirkungen dieser Planung antizipieren können.
b. Erleichtern Sie die Lastverteilung, um die Effizienz zu steigern und Projekte schneller zu starten.
Berufe, die im Projektmodus arbeiten, kennen die Problematik der "Bottlenecks" sehr gut.
Der allererste Bottleneck eines Projekts ist die mangelnde Kapazität der Teams.
Durch die Verwaltung des Personals mit den richtigen Tools werden die Kapazitäten drastisch verbessert und Bottlenecks reduziert. Projekte werden schneller gestartet, da die Organisation besser geölt ist und die Sichtbarkeit der Fähigkeiten jedes Einzelnen erhöht wird.
c. Die Arbeitsbelastung optimieren
In allen Projektteams wird die Leistung durch die Themen Über- und Unterforderung beeinträchtigt.
Überlastete Mitarbeiter können ihre Arbeit nicht so gut erledigen und laufen Gefahr, auszubrennen, während unterlastete Mitarbeiter schlecht genutzte Ressourcen für das Unternehmen darstellen und Gefahr laufen, demotiviert zu werden.
Die Last zu optimieren, um sie besser zu verteilen und sicherzustellen, dass jeder im Team mit der richtigen Kapazität arbeitet , fördert die Leistung und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
d. Nach Profilen suchen, um Bedürfnisse zu erfüllen
Das Staffing kann sich auch stärker auf die Prozesse konzentrieren, mit denen Profile anhand von Kriterien gesucht werden. Ohne ein Instrument ist es schwierig, die Anfragen zu verfolgen und ein "Matching" zwischen dem Bedarf und den Profilen, die diesem Bedarf entsprechen, zu ermöglichen. Was auch immer Ihre Ziele sind, stellen Sie sicher, dass das Management die Prioritäten gesetzt hat, um das richtige Anspruchsniveau bei der Einführung Ihres Staffing-Managements zu setzen.
Schritt 2
Erstellen der Profildatenbank
Wenn Sie bei der Verwaltung des Staffings möglichst viele Daten berücksichtigen, integrieren Sie mehr Informationen, die Ihnen helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Idealerweise erstellen Sie Ihre Profildatenbank mit den folgenden Daten:
a. Namen
Dies ist eine Voraussetzung, um Recherchen durchzuführen und Einblick in die Zuweisungen zu geben.
Mittelfristig kann die Belastungsplanung für ein Projekt auf Rollen statt auf Namen angewendet werden. Kurzfristig sollten Sie aber unbedingt Projekte und Aufgaben an bestimmte Personen staffeln.
b. Rollen & Teams
Um die Profile in der Datenbank besser finden zu können, sollten sie mit "Tags" versehen werden, die die Suche erleichtern.
Gruppieren Sie sie nach Rollen (Entwickler, Berater, Manager, ...) oder Graden (Junior, Senior, ...). Wenn die Teams in Cluster oder Business Units aufgeteilt sind, müssen Sie auch bestätigen, zu welchem Team jedes Profil gehört.
c. Kompetenzen
Wenn Sie ein Staffing für Teams verwalten, die mehr als 30 Mitarbeiter umfassen, ist es notwendig, die Kompetenzen zu berücksichtigen, um besser auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen zu können.
Zunächst müssen Sie ein Kompetenzrepositorium erstellen, um Ihre Profile einheitlich zu aktualisieren. Dieses Referenzsystem muss für Ihre Mitarbeiter, Auftragnehmer und Bewerber gleich sein, damit die Suche für Ihre Stellenbesetzung so relevant wie möglich ist.
d. Voreinstellungen
Indem Sie Ihre Mitarbeiter dazu auffordern, ihre Präferenzen aus einem definierten Repository von Präferenzen anzugeben, ermöglichen Sie es, dieses Kriterium zu berücksichtigen, das sich auf die Zufriedenheit Ihrer Teams auswirken wird. So sollten die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, die Art von Projekten anzugeben, in denen sie gerne positioniert wären (z. B. Data Science, Marketing, Luftfahrt, ...).
Es ist zwar nicht immer möglich, diese Daten in einem Umfeld angespannter Kapazitäten zu nutzen, aber wenn Sie auch nur in 30 % der Fälle positiv antworten, macht dies bereits einen immensen Unterschied für Ihre Arbeitgebermarke und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.
e. Datum der An- und Abreise
Es liegt in der Natur der Sache, dass ein Zeitplan ständig in Bewegung ist. Mitarbeiter kommen rein, andere verlassen das Unternehmen. Die Daten der Ein- und Austritte müssen in die Datenbank aufgenommen werden, damit sie bei der Kapazitätsberechnung richtig berücksichtigt werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie ein Profil staffieren, das das Unternehmen bereits verlassen hat.
f. Fehlzeiten / Teilzeit
Damit ein Kapazitätsplan sinnvoll ist, müssen Sie unbedingt die Zeiträume eintragen, in denen Ihre Profile nicht verfügbar sind: Urlaub, Ausfallzeiten und Teilzeitarbeit.
Ohne diese Daten verliert das Staffing-Management an Leistungsfähigkeit, da eine entscheidende Information nicht verfügbar ist. Entweder ist Ihr Staffing-Tool per API mit Ihrem HR-Tool zur Verwaltung von Abwesenheiten verbunden, oder Sie importieren regelmäßig (z. B. wöchentlich) Abwesenheitsdaten in Ihr Staffing-Tool.
Schritt 3
Wählen Sie den Blickwinkel und die Planungseinheit aus
Da die Datenbank nun fertig ist, müssen Sie die Last den verschiedenen Profilen zuweisen. Um dies richtig zu tun, müssen Sie die für Sie passenden Ansichten einrichten. Hier sind die verschiedenen Optionen:
a. Mit Daten, in Stunden
Wenn es sich um kurze Projekte handelt, die zwischen einigen Stunden und wenigen Tagen dauern, sollten Sie sich für die Planung in Stunden und eine tagesaktuelle Ansicht entscheiden. In diesem Fall ist es wahrscheinlich wichtig, die genauen Daten der Zuweisungen oder sogar die festgelegten Zeiten an einem Tag zu kennen. Eine Planung im Kalenderformat ist dann die beste Option. Fügen Sie eine Staffing-Ansicht mit Tagen hinzu (nehmen Sie die mit den Farbbalken)
b. Wöchentlich oder monatlich
Wenn Projekte in ihrer Mehrheit länger als fünf Tage dauern, ist es besser, die Auslastung auf Wochenbasis zu verfolgen. Das heißt, eine bestimmte Anzahl von Tagen in einer bestimmten Woche einem Projekt zuzuweisen. Beispiel: In Woche 34 Bob Kennedy, 3,5 Tage auf Projekt XYZ zuweisen Je nachdem, wie Sie die einzelnen Projekte zugewiesen haben, sollten Sie anhand der Nachverfolgung erkennen können, wie hoch seine verbleibende Verfügbarkeit ist.
Bei Projekten, die mehrere Monate dauern, muss derselbe Ansatz in der Granularität Monat durchgeführt werden. Im Idealfall wählen Sie die feinste Granularität, die Ihnen zusagt, und die Konsolidierung ermöglicht es, dies auch in anderen Zeithorizonten zu sehen. Fügen Sie eine Ansicht des Staffings in % der Auslastung hinzu 'blau und rot ) mit Wochen in Spalten
c. Pro Mitarbeiter und Projekt
Ihr Staffing-Management muss die Auslastung der Mitarbeiter steuern können. Sie müssen also einen umfassenden und zugänglichen Überblick haben, der es Ihnen ermöglicht, auf einen Blick festzustellen, ob Mitarbeiter unter- oder überlastet sind. Das Staffing-Management soll aber auch die betriebliche Leistung auf verschiedene Weise verbessern:
- die noch zu erledigenden Aufgaben und die damit verbundenen Kosten kennen, um eine Marge bei Projektabschluss zu berechnen (die berücksichtigt, was bereits erledigt wurde und was noch zu erledigen ist)
- die Projektplanung verfolgen und frühzeitig erkennen, welche Projekte von ihrem Budget abweichen
Die Zuweisung pro Mitarbeiter muss in eine Projektansicht übertragen werden: In jedem Projekt muss bekannt sein, wie viel Zeit voraussichtlich pro Mitarbeiter und ggf. pro Aufgabe aufgewendet werden muss.
Schritt 4
Den Wandel begleiten und das Staffing ins Zentrum des Reaktors stellen
Die Wahl eines Staffing-Tools oder die Erstellung eines eigenen Tools zur Verwaltung des Staffing ist ein erster Schritt, der die Einführung des Prozesses erleichtert. Damit der Erfolg garantiert ist, muss die Einführung des Staffing-Tools jedoch unbedingt von einer Transformation begleitet werden, die die verschiedenen Verantwortlichen einbezieht und es ermöglicht, ihre Zustimmung zu erhalten.
a. die Auswirkungen eines guten Staffing-Managements erläutern
Der erste Schritt besteht darin, die Gründe für ein besseres Staffing-Management zu erläutern. Wenn Sie die folgenden Gründe näher erläutern, sollten die vom Management und den Führungskräften wahrgenommenen Vorteile ausreichen, um eine Angleichung zu finden:
i. Steigerung der Rentabilität des Geschäfts
- Erhöhung des Zeitaufwands für abrechenbare Projekte
- Optimierung der von den Mitarbeitern verbrachten Zeit
- Einsicht in über- und unterbelastete Themen
ii. Höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter
- Bessere Übersicht über seine Planung
- Leichtigkeit, sich zu einem Projekt zu positionieren und seine Projektpräferenzen auszudrücken
iii. Zeitersparnis
- Automatisierung von Aufgaben (Staffing-Anforderungen, Profilsuche, Workflows und Auswirkungsberechnungen)
- Zentralisierung von Projekt-, Staffing- und Zeitaufwandsdaten
iv. Höhere Kundenzufriedenheit
- Bessere Antizipation ermöglicht einen schnelleren Projektstart
- Auswahl von Profilen, die besser zu den Kundenbedürfnissen passen
v. Vorteile beim Verkauf
- Größere Auswahl an Profilen, um den Bedürfnissen der Klientinnen und Klienten besser gerecht zu werden
- Schnelligkeit bei der Erstellung eines qualitativ hochwertigen Angebots an Profilen zur Erfüllung eines Auftrags
b. Regelmäßige Instanzen einrichten
Für ein optimales Staffingmanagement ist es wichtig, dass man in der Lage ist, unter der Verantwortung des Managements in der Gruppe Abwägungen zu treffen. Dasselbe Profil eignet sich oft für unterschiedliche Bedürfnisse. Es ist notwendig, dass eine einzige Person in letzter Instanz entscheiden kann, für welches Projekt diese gefragten Profile eingesetzt werden sollen. Unternehmen, die das Staffing effektiv verwalten, treffen sich regelmäßig, oft einmal pro Woche, um :
- Projekte, die anlaufen werden, und Profile, die darauf staffierbar sind
- Projekte, die vom Budget abweichen und einer besonderen Überwachung bedürfen
- Mitarbeiter, die unterfordert sind oder kurz vor der Beendigung eines Vertrags stehen und neu positioniert werden müssen
Diese Art von Gremium bringt in der Regel den/die Leiter/in der Abteilung Operations und seine/ihre wichtigsten Manager zusammen und ermöglicht es, das Staffing in den Mittelpunkt der Operationen zu stellen.
c. Den Verantwortlichen die Hand reichen, damit die Updates regelmäßig durchgeführt werden
Schließlich muss das Staffing eine Angelegenheit aller sein. Jeder Projektleiter muss einbezogen werden, um die Auslastung der Mitarbeiter, die an seinen Projekten arbeiten, zu aktualisieren.
Er hat die beste Übersicht, um die zukünftige Belastung vorherzusagen. Wenn Sie den Teams die Verantwortung dafür übertragen, dass regelmäßig Aktualisierungen vorgenommen werden, erhalten Sie eine viel aussagekräftigere konsolidierte Übersicht. Die Eskalation sollte nicht von einem einzelnen Planungsverantwortlichen abhängen, sondern unter den Beteiligten aufgeteilt werden.
Diese Manager sollten einen Anreiz haben, diese Aktualisierung vorzunehmen. Sie sollte es ihnen ermöglichen, die Leistung ihres Projekts und die Zufriedenheit ihrer Teams zu verbessern, was wiederum zur Erreichung ihrer Ziele beitragen kann.
Mit Stafiz automatisieren Sie: die Suche nach Profilen, die Positionierung auf die Kundenbedürfnisse und die Produktionsplanung.
Um mehr über die Stafiz-Plattform zu erfahren, besuchen Sie die Produktseite.