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Schnelleinstieg: alle Schritte
Schritt 1
Definieren Sie die wichtigsten erwarteten Ziele durch das Personalmanagement
Der Aufbau eines effektiven Personalmanagements erfordert die Kombination der Implementierung der richtigen Instrumente und des Managements von Veränderungen mit den betroffenen Teams. Das eine geht nicht ohne das andere. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen, um ein Personalmanagement einzurichten, das das Herzstück des Reaktors Ihres Wachstums sein wird.
Die Ziele, die von einem guten Personalmanagement erwartet werden, können je nach Tätigkeit und Prioritäten des jeweiligen Unternehmens variieren. Unter den Hauptzielen, die unten aufgeführt sind, ist es wichtig, dass Sie einen Schritt zurücktreten, indem Sie definieren, welche Prioritäten sind.
Obwohl sie alle wichtig sind, kann der Ansatz je nach Prioritätsreihenfolge geringfügig variieren.
a. Sichtbarkeit für Mitarbeiter
Sobald es implementiert ist, bietet das Personalmanagement Einblick in den Zeitplan der Teams. Die Verwaltung der Personalbesetzung bedeutet, die Planung der Arbeitsbelastung, der Zuweisungen zu Projekten und Aufgaben zu verfolgen. Regelmäßig fehlt es den Mitarbeitern an Transparenz in ihrem Zeitplan von einigen Wochen.
Sie kennen ihren kurzfristigen Zeitplan, aber darüber hinaus fehlt es an Transparenz. Indem Sie ihnen eine bessere Sichtbarkeit bieten, erhöhen Sie die Zufriedenheit der Mitarbeiter und geben ihnen mehr Komfort, weil sie sich besser einschätzen und die Auswirkungen dieses Zeitplans aus beruflicher und persönlicher Sicht antizipieren können.
b. Erleichtern Sie die Lastverteilung, um die Effizienz zu verbessern und Projekte schneller zu starten
Die Berufe, die im Projektmodus arbeiten, sind sich der Problematik von "Engpässen" bewusst.
Der allererste Engpass eines Projekts ist der Mangel an Kapazitäten der Teams.
Durch das Management der Personalbesetzung mit den richtigen Instrumenten verbessern sich die Kapazitäten drastisch und Engpässe werden reduziert. Projekte starten schneller, weil die Organisation besser geölt ist und die Sichtbarkeit der Fähigkeiten aller Beteiligten verbessert wird.
c. Optimieren Sie die Arbeitsbelastung
In allen Projektteams benachteiligen die Themen Überlastung und Unterforderung die Leistung.
Mitarbeiter, die überlastet sind, können ihre Arbeit nicht so gut erledigen und riskieren Burnout, während Mitarbeiter, die unterfordert sind, schlecht genutzte Ressourcen für das Unternehmen darstellen und Gefahr laufen, demotiviert zu werden.
Die Optimierung der Last, um sie besser zu verteilen und sicherzustellen, dass jeder im Team mit der richtigen Kapazität arbeitet, fördert die Leistung und Zufriedenheit der Mitarbeiter.
d. Suche nach Profilen, die den Anforderungen entsprechen
Die Personalbesetzung kann sich auch stärker auf die Suche nach Profilen nach den Kriterien konzentrieren. Ohne ein Tool ist es schwierig, Anfragen nachzugehen, um ein "Matching" zwischen dem Bedarf und den Profilen, die ihn erfüllen, zu ermöglichen. Was auch immer Ihre Ziele sind, stellen Sie sicher, dass die Geschäftsführung die Prioritäten gesetzt hat, um die richtigen Anforderungen an die Umsetzung Ihres Personalmanagements zu stellen.
Schritt 2
Erstellen der Profildatenbank
Indem Sie so viele Daten wie möglich berücksichtigen, um die Personalbesetzung zu verwalten, integrieren Sie mehr Informationen, die es Ihnen ermöglichen, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Im Idealfall erstellen Sie Ihre Profildatenbank mit folgenden Daten:
a. Namen
Dies ist eine Voraussetzung für die Durchführung von Recherchen und die Sichtbarkeit von Aufgaben.
Mittelfristig kann die Ladeplanung für ein Projekt auf Rollen statt auf Namen angewendet werden. Es ist jedoch zwingend erforderlich, Projekte und Aufgaben kurzfristig mit bestimmten Personen zu besetzen.
b. Rollen & Teams
Um Profile in der Datenbank besser zu finden, müssen Sie ihnen "Tags" zuweisen, um die Suche zu erleichtern.
Gruppieren Sie sie nach Rollen (Entwickler, Berater, Manager usw.) oder Noten (Junior, Senior usw.). Sind die Teams in Pole oder Business Units unterteilt, muss auch bestätigt werden, zu welchem Team jedes Profil gehört.
c. Fähigkeiten
Wenn Sie eine Personalbesetzung für Teams von mehr als dreißig Mitarbeitern verwalten, ist es notwendig, Fähigkeiten zu berücksichtigen, um die Kundenbedürfnisse besser erfüllen zu können.
Zunächst müssen Sie einen Kompetenzrahmen einrichten, um Ihre Profile konsistent zu aktualisieren. Diese Referenz muss für Ihre Mitarbeiter, Ihre Subunternehmer und Ihre Kandidaten gleich sein, damit die Suche nach Ihrer Besetzung so relevant wie möglich ist.
d. Einstellungen
Indem Sie Ihre Mitarbeiter ermutigen, ihre Präferenzen in einem Repository definierter Präferenzen anzugeben, ermöglichen Sie es Ihnen, dieses Kriterium zu berücksichtigen, was sich auf die Zufriedenheit Ihrer Teams auswirkt. Daher müssen die Mitarbeiter in der Lage sein, die Art des Projekts anzugeben, für das sie sich positionieren möchten (z. B. Data Science, Marketing, Luftfahrt usw.).
Auch wenn es nicht immer möglich ist, diese Daten unter dem Druck auf die Kapazitäten zu nutzen, macht eine positive Reaktion in 30 % der Fälle bereits einen großen Unterschied für Ihre Arbeitgebermarke und für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.
e. An- und Abreisetag
Es liegt in der Natur der Sache, dass ein Zeitplan ständig in Bewegung ist. Einige Mitarbeiter kommen hinzu, andere verlassen das Unternehmen. Die Ein- und Ausspeisedaten müssen in die Datenbank integriert werden, damit sie bei der Berechnung der Kapazitäten berücksichtigt werden. Andernfalls riskieren Sie, ein Profil zu besetzen, das das Unternehmen bereits verlassen hat.
f. Abwesenheiten / Teilzeit
Damit ein Kapazitätsplan nützlich ist, ist es zwingend erforderlich, die Zeiträume einzugeben, in denen Ihre Profile nicht verfügbar sind: Urlaub, Betriebsunterbrechungen und Teilzeitaufenthalte.
Ohne diese Daten verliert das Personalmanagement an Leistung, da wichtige Informationen nicht verfügbar sind. Entweder ist Ihr Personalbeschaffungstool per API mit Ihrem Personalabwesenheitsmanagement-Tool verbunden, oder Sie importieren regelmäßig (z. B. wöchentlich) Abwesenheitsdaten in Ihr Personaleinsatztool.
Schritt 3
Wählen Sie den Blickwinkel und die Planungseinheit
Nachdem die Datenbank nun bereit ist, muss die Last den verschiedenen Profilen zugewiesen werden. Um dies richtig zu machen, müssen Sie die Ansichten festlegen, die für Sie funktionieren. Hier sind die verschiedenen Optionen:
a. Mit Datumsangaben, in Stunden
Wenn die Projekte kurz sind, d.h. zwischen wenigen Stunden und einigen Tagen dauern, sollten Sie sich für eine Planung in Stunden entscheiden und eine Tagesbetrachtung vornehmen. In diesem Fall ist es wahrscheinlich wichtig, die genauen Daten der Aufgaben oder sogar die an einem Tag definierten Zeiten zu kennen. Dann ist die Planung im Kalenderformat die beste Variante. Fügen Sie eine Ansicht des Personals mit den Tagen hinzu (nehmen Sie die mit den Farbbalken)
b. Wöchentlich oder monatlich
Wenn die Mehrzahl der Projekte länger als 5 Tage dauert, ist es vorzuziehen, die Arbeitsbelastung wöchentlich zu verfolgen. Das heißt, einem Projekt eine bestimmte Anzahl von Tagen in einer bestimmten Woche zuzuweisen. Zum Beispiel: Ordnen Sie in Woche 34 Bob Kennedy zu, 3,5 Tage im Projekt XYZ Abhängig von den Einsätzen in den verschiedenen Projekten sollte Ihnen die Nachbereitung ermöglichen, zu wissen, wie hoch seine verbleibende Verfügbarkeit ist.
Bei Projekten, die sich über mehrere Monate erstrecken, sollte der gleiche Ansatz mit einer Granularität von Monaten durchgeführt werden. Im Idealfall wählen Sie die feinste Granularität, die für Sie geeignet ist, und die Konsolidierung ermöglicht es Ihnen, sie in anderen Zeithorizonten zu sehen. Fügen Sie eine Ansicht der Besetzung in % der Auslastung (blau und rot) mit den Wochen in Spalten hinzu
c. Pro Mitarbeiter und pro Projekt
Ihr Personalmanagement muss es ermöglichen, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu bewältigen. Es ist daher notwendig, eine globale und zugängliche Sichtbarkeit zu haben, mit der Sie auf einen Blick feststellen können, ob Mitarbeiter unterlastet oder überlastet sind. Das Personalmanagement muss aber auch die operative Leistung in mehrfacher Hinsicht verbessern:
- Kennen Sie die verbleibende Arbeit und die damit verbundenen Kosten, um eine Projektabschlussmarge zu berechnen (die berücksichtigt, was bereits getan wurde und was noch zu tun ist)
- Überwachen Sie die Projektplanung und identifizieren Sie frühzeitig diejenigen, die von ihrem Budget abweichen
Die Zuweisung pro Mitarbeiter muss in eine Projektansicht transkribiert werden: In jedem Projekt ist es notwendig zu wissen, wie hoch die prognostizierte Zeit ist, die pro Mitarbeiter und gegebenenfalls pro Aufgabe aufgewendet werden soll.
Schritt 4
Unterstützung des Wandels und Verlagerung der Personalausstattung in den Mittelpunkt des Reaktors
Die Auswahl eines Personalbesetzungstools oder die Erstellung eines eigenen Tools zur Verwaltung der Personalbesetzung ist ein erster Schritt, der die Einrichtung des Prozesses erleichtert. Für den garantierten Erfolg ist es jedoch unerlässlich, die Implementierung des Personalinstruments mit einer Transformation zu unterstützen, die die verschiedenen Führungskräfte einbeziehen und es ermöglichen muss, ihre Unterstützung zu erhalten.
a. Erklären Sie die Auswirkungen eines guten Personalmanagements
Der erste Schritt besteht darin, die Gründe für ein besseres Personalmanagement zu erläutern. Durch die Aufschlüsselung der folgenden Gründe sollten die wahrgenommenen Vorteile für das Management und die Manager ausreichen, um eine Abstimmung zu finden:
i. Steigerung der Rentabilität des Unternehmens
- Erhöhung des Zeitaufwands für abrechenbare Projekte
- Optimierung des Zeitaufwands der Mitarbeiter
- Sichtbarkeit von über- oder unterlasteten Motiven
ii. Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit
- Bessere Transparenz in Ihrem Zeitplan
- Leichtigkeit, sich in einem Projekt zu positionieren und seine Projektpräferenzen auszudrücken
iii. Zeitersparnis
- Automatisierung von Aufgaben (Personalbedarf, Profilsuche, Workflows und Wirkungsberechnungen)
- Zentralisierung von Projekt-, Personal- und Zeitdaten
iv. Verbesserte Kundenzufriedenheit
- Bessere Antizipation, um Projekte schneller zu starten
- Auswahl an Profilen, die besser auf die Kundenbedürfnisse abgestimmt sind
v. Verkaufsvorteile
- Größere Auswahl an Profilen, um die Kundenbedürfnisse besser zu erfüllen
- Geschwindigkeit bei der Erstellung einer Reihe von Qualitätsprofilen, um eine Aufgabe zu erfüllen
b. Einrichten regulärer Gremien
Für ein optimales Personalmanagement ist es notwendig, Gruppenschiedsverfahren unter der Verantwortung der Geschäftsleitung durchführen zu können. Das gleiche Profil wird oft an unterschiedliche Bedürfnisse angepasst. Es ist notwendig, dass eine einzelne Person letztendlich bestimmen kann, welchem Projekt diese begehrten Profile zugeordnet werden sollen. Unternehmen, die die Personalbesetzung effektiv verwalten, treffen sich regelmäßig, oft einmal pro Woche, um eine Bestandsaufnahme zu machen:
- Die Projekte, die kurz vor dem Start stehen, und die Profile, die mit ihnen besetzt werden können
- Projekte, die vom Budget abweichen und eine besondere Überwachung erfordern
- Mitarbeiter, die unterbesetzt sind oder kurz vor der Beendigung eines Vertrags stehen und neu positioniert werden müssen
Diese Art von Gremium bringt in der Regel den Betriebsleiter und seine Hauptverantwortlichen zusammen und ermöglicht es, die Personalbesetzung in den Mittelpunkt des Betriebs zu stellen.
c. Unterstützung von Managern bei der Sicherstellung, dass Aktualisierungen regelmäßig vorgenommen werden
Schließlich muss die Personalbesetzung alle etwas angehen. Jeder Projektmanager muss einbezogen werden, um die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter, die an ihren Projekten arbeiten, zu aktualisieren.
Er ist derjenige, der die beste Sicht hat, um die kommende Last vorherzusagen. Indem Sie Ihre Teams in die Lage versetzen, regelmäßig Aktualisierungen vorzunehmen, profitieren Sie von einer viel relevanteren konsolidierten Transparenz. Die Datenberichterstattung sollte nicht von einem einzelnen Planer abhängen, sondern auf die Beteiligten verteilt werden.
Diese Beamten müssen ermutigt werden, diese Aktualisierung vorzunehmen. Es sollte ihnen ermöglichen, die Leistung ihres Projekts und die Zufriedenheit ihrer Teams zu verbessern, was zur Erreichung ihrer Ziele beitragen kann.
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