Los retos de la disponibilidad de recursos en la gestión de proyectos
09 abril 2024
Si eres un gerente de proyectos o un gerente de recursos humanos, es probable que te estés haciendo (y tratando de responder) las mismas preguntas una y otra vez:
¿Cuántos recursos necesito en la próxima semana, mes o año?
¿Qué recursos necesito?
¿Necesito contratar a más personas?
¿Hay suficiente trabajo para mantener a todos ocupados?
La disponibilidad de recursos es esencial para ayudarle con estos problemas de organización de la carga de trabajo. Es una parte importante de la planificación y gestión de recursos, así como del éxito general de la empresa.
¿Qué es la disponibilidad de recursos?
La disponibilidad de recursos le indica qué recursos se necesitan para completar un proyecto específico, cuándo los necesitará y en qué condiciones. Tener una visión general de la disponibilidad de perfiles cualificados mediante el uso de las herramientas adecuadas tiene un impacto directo en el éxito de un proyecto y en la satisfacción de un cliente, desde la fase de planificación.
A menudo se representa gráficamente a través de una herramienta de calendario de recursos o un mapa de calor de recursos (Mapa caliente de recursos). Esta visibilidad le permite monitorear la tasa de ocupación de sus equipos en tiempo real e identificar disponibilidad y ausencias en un abrir y cerrar de ojos. La mayoría de estas herramientas también incluyen un mapa de habilidades, que le brinda una descripción general de las habilidades, la antigüedad, el conocimiento y las habilidades de sus recursos.
Con esta descripción general, puede asegurarse de que las habilidades adecuadas estén disponibles para completar los proyectos de manera oportuna. También es una forma de evitar colocar personal sobrecualificado en proyectos en los que no se necesitan sus habilidades, y así optimizar su presupuesto.
La importancia y los desafíos de la disponibilidad de recursos
El seguimiento de la disponibilidad de recursos tiene muchas ventajas. Los empleados suelen ser el mayor activo -y el mayor coste- de una empresa de servicios o de cualquier otro negocio. Optimizar la asignación del tiempo del personal es esencial para que la empresa crezca y obtenga los mejores rendimientos posibles.
Comprender y gestionar la disponibilidad tiene un gran impacto en el desarrollo de su negocio.
Mejora del rendimiento operativo y organizativo
Comprender la disponibilidad de recursos garantiza que los proyectos se puedan ejecutar sin problemas, sin retrasos ni cuellos de botella. Los equipos pueden adaptarse eficazmente a las necesidades y los plazos cambiantes del proyecto. Los diferentes equipos no compiten por los recursos con partes externas (o entre sí) porque las programaciones están sincronizadas para evitar conflictos.
La sobrecarga de trabajo conduce a la subutilización de los recursos , lo que afecta a la rentabilidad, mientras que la falta de personal puede provocar retrasos o problemas de calidad de la producción, lo que afecta a los ingresos y a la satisfacción del cliente.
Todos los recursos tienen un costo, y si no son productivos, ¡eso es dinero tirado por el desagüe! El mapeo de la disponibilidad de sus recursos garantiza que todos sus empleados estén asignados y posicionados a su máximo potencial, en tareas que generen ingresos.
Retención y compromiso de los empleados
Es fácil sobrecargar a tus empleados cuando no sabes cuál es su disponibilidad actual. Aunque no es intencional, puede conducir rápidamente al agotamiento e impactar en el ambiente de trabajo de sus equipos.
Mantener un nivel adecuado de carga de trabajo para los empleados promueve la satisfacción laboral, reduce el agotamiento y mejora el compromiso. La planificación de recursos evita que los empleados se sientan abrumados o infrautilizados, fomentando un ambiente de trabajo positivo y mejorando las tasas de retención.
En Stafiz, tus empleados indican sus preferencias en su perfil para que puedan ser posicionados en las tareas que les gustan o de las que quieren aprender más. Esta vista permite al gestor tener en cuenta este criterio en la búsqueda de perfiles.
Cuando sabe qué recursos están disponibles para usted, puede buscar otras oportunidades comerciales con confianza, sabiendo que tiene las habilidades adecuadas y la fuerza laboral necesaria.
Esto significa que puede comprometerse con los entregables y aumentar sus posibilidades de asegurar y entregar sus contratos.
Stafiz ofrece una amplia visión de las oportunidades y la carga actual y proyectada, lo que le permite pre-dotar de personal a sus equipos lo antes posible.
Satisfacción garantizada del cliente
No disponer de los recursos adecuados puede retrasar las fechas de inicio del proyecto y afectar a la calidad de la entrega.
Asegurarse de que sus proyectos se asignen al personal mejor calificado, con las habilidades adecuadas y en el momento adecuado es el primer paso para lograr la satisfacción del cliente.
¿Cómo se gestiona la disponibilidad de los recursos?
Comprender qué recursos están disponibles y cuándo es solo una parte de un rompecabezas más grande. Si los recursos que tiene ahora serán suficientes en el futuro es otra cuestión.
Debe utilizar una herramienta que pueda calcular la previsión de los recursos disponibles para que pueda identificar futuras recesiones. De esta manera, podrás desarrollar un plan para adquirir o reasignar los recursos que necesitarás en el futuro.
Para poder gestionar la disponibilidad de recursos incluso cuando las demandas cambian, hay que tener en cuenta tres criterios a la hora de elegir la herramienta.
Planificación de recursos
El software de planificación de recursos digitaliza el proceso de planificación de recursos, que consiste en garantizar que se dispone de los recursos adecuados en el momento adecuado para completar un proyecto o tarea. La herramienta integra todo tipo de recursos, ya sean recursos humanos -como empleados y contratistas- o recursos materiales.
La etapa de planificación le invita a evaluar sus necesidades. ¿Qué recursos (humanos y materiales) necesitas para llevar a cabo tu proyecto?
Para cada proyecto, desglose las tareas y los recursos que se necesitarán en cada etapa del proyecto. Tenga en cuenta las limitaciones de tiempo (duración total del proyecto o marco de tiempo por tareas o períodos), la complejidad de las tareas y cualquier otra dependencia conocida.
Previsión de recursos
La previsión de recursos es el proceso de predecir la necesidad de recursos para completar con éxito proyectos o tareas en el futuro.
En primer lugar, evalúe sus recursos disponibles, incluidos sus colaboradores, posibles autónomos, presupuesto y todos los recursos materiales. ¿Son los recursos disponibles suficientes para satisfacer las necesidades de sus proyectos actuales? Ser capaz de encontrar información rápidamente es el primer paso hacia una gestión eficaz de los recursos.
El resumen de requisitos resume las necesidades de recursos durante un período de tiempo seleccionado mediante un gráfico.
Si su pronóstico revela escasez de recursos, ¡es hora de actuar! Esto puede reflejar diferentes necesidades como:
la contratación de nuevos empleados o subcontratistas;
inversión en nuevos equipos o materiales;
la replanificación de proyectos o el ajuste de plazos;
Reconsidere su asignación de recursos de manera creativa para cumplir con todos los requisitos.
Asignación de recursos
La previsión puede revelar brechas que deben identificarse y abordarse. Los recursos podrían asignarse a otros lugares. Algunos miembros del equipo pueden carecer de antigüedad o habilidades. Otros pueden estar inactivos durante ciertos períodos de tiempo, sin suficiente trabajo para mantenerlos ocupados. ¿Puedes reasignar tus recursos para optimizar tu tasa de ocupación? ¿Necesitas formar a tus empleados para que sean capaces de impulsar proyectos futuros? Esta visibilidad le ayuda a tomar la acción más adecuada, más rápido.
A continuación, puede analizar el rendimiento de sus equipos para equilibrar la tasa de utilización de sus recursos en proyectos facturables con su tasa de ocupación real (en todos los proyectos, incluidos los proyectos no facturables). Una vez que sepa qué miembros del personal están infrautilizados o disponibles, puede hacer ajustes para asegurarse de que está cumpliendo sus objetivos de KPI.
Disponibilidad de recursos: consejos y mejores prácticas
La gestión eficaz de la disponibilidad de recursos requiere una combinación de mejores prácticas y técnicas, así como flexibilidad para abordar los factores internos y externos.
Tenga en cuenta los factores internos y externos
Lleve a cabo una planificación de recursos en profundidad para anticipar las necesidades del proyecto y alinear la asignación de recursos con los cronogramas y objetivos de su proyecto.
Tenga en cuenta tanto los recursos internos (empleados, equipos) como los recursos externos (autónomos, contratistas) para garantizar la flexibilidad y la escalabilidad de su organización. Recuerde que el mercado puede cambiar en cualquier momento y que debe ser capaz de mantenerse ágil.
Instala una comunicación continua y una planificación ágil
Fomente canales de comunicación abiertos entre los gerentes de proyecto, los miembros del equipo y las partes interesadas para mantenerse informado sobre el progreso del proyecto, los posibles cambios y las necesidades de recursos. Fomente la presentación de informes proactivos sobre la disponibilidad de recursos y las posibles limitaciones para comprenderlos mejor en caso de que surja un problema.
Utilice herramientas ágiles de programación y asignación como Stafiz para permitir la reprogramación de arrastrar y soltar, vistas rápidas de la disponibilidad de recursos y la capacidad de posponer tareas para más adelante cuando sea necesario.
La disponibilidad de recursos en Stafiz te ofrece diferentes cuadrículas gracias a muchas opciones de clasificación.
Esto lo obliga a restringirse en su alcance, cuya expansión puede desviar el presupuesto de su proyecto e impactar su rentabilidad.
Tenga en cuenta las limitaciones financieras
Optimice la asignación de recursos reemplazando a los consultores más caros con perfiles más experimentados con perfiles junior, o aprovechando una combinación de niveles de habilidad.
Esta asignación de recursos permite aprovechar al máximo el presupuesto y cumplir con los requisitos del proyecto.
Anticípate a los riesgos potenciales
El alcance del proyecto puede cambiar, al igual que los proyectos pueden sufrir retrasos. Sus empleados pueden estar ausentes o sobrecargados de trabajo.
Asegúrese de planificar estos riesgos mediante el desarrollo de planes de contingencia. En su planificación de la carga, asigne "recursos de amortiguación" para mitigar el riesgo de tiempo de inactividad de la mano de obra y garantizar la continuidad del proyecto en caso de desviaciones.
Hacer coincidir las habilidades con la disponibilidad
Haga coincidir sus recursos con los proyectos en función de sus habilidades, experiencia y disponibilidad. Considere iniciativas de capacitación para mejorar la flexibilidad y adaptabilidad de sus recursos a medida que cambian las necesidades del proyecto.
El Smart Matching Stafiz® sugiere automáticamente los perfiles que mejor se adaptan a sus necesidades.
Toma decisiones basadas en datos
Las suposiciones no funcionan cuando se trata de la asignación de recursos. Confíe en el análisis de datos y las métricas de rendimiento para evaluar la utilización de recursos, identificar tendencias y tomar decisiones informadas.
Supervise los KPI cruciales, como las tasas de utilización de recursos, la rentabilidad del proyecto y la satisfacción del cliente, para asegurarse de que está utilizando sus recursos correctamente.
Analizar para progresar
La asignación de recursos no es un ejercicio de una sola vez. Necesita evaluar y reevaluar constantemente sus horarios para poder realizar mejoras a largo plazo.
Solicite comentarios de los equipos del proyecto y las partes interesadas para evaluar la eficacia de las estrategias de asignación de recursos e identificar áreas de mejora. A continuación, puede implementar los ajustes necesarios.
Recuerde: por muy fiables que puedan ser los datos, un panel de control solo le ofrece una instantánea de lo que está sucediendo sobre el terreno.
Conclusión
Comprender la disponibilidad de recursos no se trata solo de la asignación de empleados en los proyectos; Se trata de alinear las habilidades, la disponibilidad y el tiempo para organizar horarios realistas que cumplan con sus limitaciones de tiempo y presupuesto.
La disponibilidad de recursos impacta en su negocio en muchos aspectos, tales como:
eficiencia operativa;
rendimiento financiero;
satisfacción de los empleados;
Efectividad de ventas y relaciones con los clientes.
A medida que sus proyectos evolucionan y sus necesidades cambian, debe ajustar sus previsiones en consecuencia, y para ello, necesitará las herramientas adecuadas. Pero si se toma el tiempo necesario para evaluar la capacidad de sus recursos, el éxito nunca estará lejos.
Al implementar una planificación eficaz de los recursos, su empresa puede seguir siendo ágil y maximizar el valor de sus activos más valiosos: su gente y sus recursos. Si desea optimizar la asignación, la gestión o la planificación de recursos en su empresa, póngase en contacto con Stafiz.
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