Die Herausforderungen der Verfügbarkeit von Ressourcen im Projektmanagement
09. April 2024
Wenn Sie Projektmanager oder Personalmanager sind, stellen Sie sich wahrscheinlich immer wieder die gleichen Fragen (und versuchen sie zu beantworten):
Wie viele Ressourcen benötige ich in der kommenden Woche, im kommenden Monat oder im kommenden Jahr?
Welche Ressourcen benötige ich?
Muss ich mehr Leute einstellen?
Gibt es genug Arbeit, um alle zu beschäftigen?
Die Verfügbarkeit von Ressourcen ist wichtig, um Sie bei diesen Problemen bei der Organisation der Arbeitsauslastung zu unterstützen. Es ist ein wichtiger Bestandteil der Planung und Verwaltung von Ressourcen sowie des Gesamterfolgs des Unternehmens.
Was ist Ressourcenverfügbarkeit?
Die Ressourcenverfügbarkeit gibt an, welche Ressourcen benötigt werden, um ein bestimmtes Projekt abzuschließen, wann Sie sie benötigen und unter welchen Bedingungen. Einen Überblick über die Verfügbarkeit qualifizierter Profile durch den Einsatz der richtigen Werkzeuge zu haben, hat bereits in der Planungsphase einen direkten Einfluss auf den Erfolg eines Projekts und die Zufriedenheit eines Kunden.
Sie wird häufig grafisch durch ein Ressourcenkalender-Tool oder eine Ressourcen-Heatmap (Resource Hot Map) dargestellt. Diese Transparenz ermöglicht es Ihnen, die Auslastung Ihrer Teams in Echtzeit zu überwachen und Verfügbarkeiten und Abwesenheiten im Handumdrehen zu identifizieren. Die meisten dieser Tools enthalten auch eine Skills Map, die Ihnen einen Überblick über die Fähigkeiten, das Dienstalter, das Wissen und die Fähigkeiten Ihrer Ressourcen gibt.
Mit dieser Übersicht können Sie sicherstellen, dass die richtigen Fähigkeiten zur Verfügung stehen, um Projekte rechtzeitig abzuschließen. Es ist auch eine Möglichkeit, zu vermeiden, überqualifiziertes Personal für Projekte einzusetzen, bei denen seine Fähigkeiten nicht benötigt werden, und so Ihr Budget zu optimieren.
Die Bedeutung und Herausforderungen der Ressourcenverfügbarkeit
Die Nachverfolgung der Ressourcenverfügbarkeit bietet viele Vorteile. Die Mitarbeiter sind oft das größte Kapital – und die höchsten Kosten – eines Dienstleistungsunternehmens oder eines anderen Unternehmens. Die optimale Einteilung der Arbeitszeit der Mitarbeiter ist unerlässlich, damit das Unternehmen wachsen und die bestmöglichen Erträge erzielen kann.
Das Verständnis und die Verwaltung der Verfügbarkeit hat einen großen Einfluss auf die Entwicklung Ihres Unternehmens.
Verbesserte operative und organisatorische Leistung
Das Verständnis der Verfügbarkeit von Ressourcen stellt sicher, dass Projekte reibungslos und ohne Verzögerungen oder Engpässe durchgeführt werden können. Teams können sich effektiv an sich ändernde Projektanforderungen und Zeitpläne anpassen. Verschiedene Teams konkurrieren nicht mit externen Parteien (oder untereinander) um Ressourcen, da Zeitpläne synchronisiert werden, um Konflikte zu vermeiden.
Arbeitsüberlastung führt zu einer Unterauslastung der Ressourcen , die sich auf die Rentabilität auswirkt, während Unterbesetzung zu Verzögerungen oder Problemen mit der Produktionsqualität führen kann, was sich auf den Umsatz und die Kundenzufriedenheit auswirkt.
Alle Ressourcen haben ihren Preis – und wenn sie nicht produktiv sind, ist das Geld, das den Bach runtergeworfen wird! Die Abbildung Ihrer Ressourcenverfügbarkeit stellt sicher, dass alle Ihre Mitarbeiter ihr volles Potenzial für Aufgaben ausschöpfen können, die Einnahmen generieren.
Mitarbeiterbindung und -engagement
Es ist leicht, Ihre Mitarbeiter zu überlasten, wenn Sie nicht wissen, wie hoch ihre aktuelle Verfügbarkeit ist. Obwohl es nicht beabsichtigt ist, kann es schnell zu Burnout führen und das Arbeitsumfeld Ihrer Teams beeinträchtigen.
Die Aufrechterhaltung eines angemessenen Arbeitspensums für die Mitarbeiter fördert die Arbeitszufriedenheit, reduziert Burnout und verbessert das Engagement. Die Ressourcenplanung verhindert, dass sich die Mitarbeiter überfordert oder nicht ausgelastet fühlen, fördert ein positives Arbeitsumfeld und verbessert die Bindungsraten.
In Stafiz geben Ihre Mitarbeiter ihre Präferenzen in ihrem Profil an, damit sie bei Aufgaben positioniert werden können, die ihnen gefallen oder über die sie mehr erfahren möchten. Diese Ansicht ermöglicht es dem Manager, dieses Kriterium bei der Suche nach Profilen zu berücksichtigen.
Wenn Sie wissen, welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie andere Geschäftsmöglichkeiten mit Zuversicht verfolgen, da Sie wissen, dass Sie über die richtigen Fähigkeiten und die erforderlichen Arbeitskräfte verfügen.
Das bedeutet, dass Sie sich zu Lieferungen verpflichten und Ihre Chancen erhöhen können, Ihre Verträge zu sichern und zu erfüllen.
Stafiz bietet einen umfassenden Überblick über die Möglichkeiten sowie die aktuelle und prognostizierte Auslastung, sodass Sie Ihre Teams so schnell wie möglich vorbesetzen können.
Garantierte Kundenzufriedenheit
Wenn nicht die richtigen Ressourcen zur Verfügung stehen, kann sich der Projektstart verzögern und die Qualität der Lieferung beeinträchtigen.
Die Sicherstellung, dass Ihre Projekte den am besten qualifizierten Mitarbeitern mit den richtigen Fähigkeiten und zur richtigen Zeit zugewiesen werden, ist der erste Schritt zur Kundenzufriedenheit.
Wie verwalten Sie die Ressourcenverfügbarkeit?
Zu verstehen, welche Ressourcen wann verfügbar sind, ist nur ein Teil eines größeren Puzzles. Ob die Ressourcen, die Sie jetzt haben, in Zukunft ausreichen werden, steht auf einem anderen Blatt.
Sie sollten ein Tool verwenden, mit dem Sie die Prognose der verfügbaren Ressourcen berechnen können, damit Sie zukünftige Einbrüche identifizieren können. Auf diese Weise können Sie einen Plan entwickeln, um die Ressourcen zu erwerben oder umzuverteilen, die Sie in Zukunft benötigen.
Um die Verfügbarkeit von Ressourcen auch bei wechselnden Anforderungen managen zu können, müssen drei Kriterien bei der Auswahl Ihres Tools berücksichtigt werden.
Ressourcenplanung
Ressourcenplanungssoftware digitalisiert den Ressourcenplanungsprozess, der darin besteht, sicherzustellen, dass Sie die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit haben, um ein Projekt oder eine Aufgabe abzuschließen. Das Tool integriert alle Arten von Ressourcen, egal ob es sich um menschliche Ressourcen – wie Mitarbeiter und Auftragnehmer – oder materielle Ressourcen handelt.
Die Planungsphase lädt Sie ein, Ihre Bedürfnisse zu bewerten. Welche Ressourcen (personell und materiell) benötigen Sie, um Ihr Projekt abzuschließen?
Unterteilen Sie für jedes Projekt die Aufgaben und schlüsseln Sie auf, welche Ressourcen in jeder Phase des Projekts benötigt werden. Berücksichtigen Sie Zeitbeschränkungen (Gesamtprojektdauer oder Zeitrahmen nach Aufgaben oder Zeiträumen), Komplexität der Aufgaben und alle anderen bekannten Abhängigkeiten.
Ressourcen-Prognose
Ressourcenprognose ist der Prozess der Vorhersage Ihres Ressourcenbedarfs , um Projekte oder Aufgaben in der Zukunft erfolgreich abzuschließen.
Bewerten Sie zunächst Ihre verfügbaren Ressourcen, einschließlich Ihrer Mitarbeiter, potenziellen Freiberufler, Ihres Budgets und aller materiellen Ressourcen. Reichen die verfügbaren Ressourcen aus, um den Bedarf Ihrer aktuellen Projekte zu decken? Informationen schnell finden zu können, ist der erste Schritt zu einem effektiven Ressourcenmanagement.
Die Zusammenfassung der Anforderungen fasst Ihren Ressourcenbedarf über einen ausgewählten Zeitraum grafisch zusammen.
Wenn Ihre Prognose Ressourcenknappheit aufzeigt, ist es Zeit zu handeln! Dies kann unterschiedliche Bedürfnisse widerspiegeln, wie z. B.:
die Einstellung neuer Mitarbeiter oder Subunternehmer;
Investitionen in neue Ausrüstung oder Materialien;
Neuplanung von Projekten oder Anpassung von Fristen;
Überdenken Sie Ihre Ressourcenallokation kreativ, um allen Anforderungen gerecht zu werden.
Ressourcenallokation
Prognosen können Lücken aufdecken, die identifiziert und behoben werden müssen. Die Mittel könnten an anderer Stelle eingesetzt werden. Einigen Teammitgliedern mangelt es möglicherweise an Dienstalter oder Fähigkeiten. Andere können für bestimmte Zeiträume inaktiv sein, ohne genügend Arbeit zu haben, um sie zu beschäftigen. Können Sie Ihre Ressourcen neu zuweisen, um Ihre Auslastung zu optimieren? Müssen Sie Ihre Mitarbeiter schulen, um zukünftige Projekte vorantreiben zu können? Diese Transparenz hilft Ihnen, schneller die am besten geeigneten Maßnahmen zu ergreifen.
Anschließend können Sie die Leistung Ihrer Teams analysieren, um die Auslastung Ihrer Ressourcen in abrechenbaren Projekten mit ihrer tatsächlichen Belegungsrate (in allen Projekten, einschließlich nicht abrechenbarer Projekte) in Einklang zu bringen. Sobald Sie wissen, welche Mitarbeiter nicht ausgelastet oder verfügbar sind, können Sie Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre KPI-Ziele erreichen.
Ein effektives Management der Ressourcenverfügbarkeit erfordert eine Kombination aus Best Practices und Techniken sowie Flexibilität, um sowohl interne als auch externe Faktoren zu berücksichtigen.
Interne und externe Faktoren berücksichtigen
Führen Sie eine gründliche Ressourcenplanung durch, um den Projektbedarf zu antizipieren und die Ressourcenzuweisung an Ihre Projektzeitpläne und -ziele anzupassen.
Berücksichtigen Sie sowohl interne Ressourcen (Mitarbeiter, Teams) als auch externe Ressourcen (Freiberufler, Auftragnehmer), um die Flexibilität und Skalierbarkeit Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Denken Sie daran, dass sich der Markt jederzeit ändern kann, und Sie müssen in der Lage sein, agil zu bleiben.
Implementieren Sie kontinuierliche Kommunikation und agile Planung
Fördern Sie offene Kommunikationskanäle zwischen Projektmanagern, Teammitgliedern und Stakeholdern, um über den Projektfortschritt, mögliche Änderungen und den Ressourcenbedarf informiert zu bleiben. Fördern Sie die proaktive Berichterstattung über die Ressourcenverfügbarkeit und potenzielle Einschränkungen, um sie im Falle eines Problems besser zu verstehen.
Verwenden Sie agile Planungs- und Zuweisungstools wie Stafiz , um Drag-and-Drop-Neuplanungen, schnelle Ansichten der Ressourcenverfügbarkeit und die Möglichkeit, Aufgaben bei Bedarf auf später zu verschieben, zu ermöglichen.
Die Verfügbarkeit von Ressourcen in Stafiz bietet Ihnen dank vieler Sortiermöglichkeiten verschiedene Raster.
Dies zwingt Sie dazu, sich in Ihrem Umfang einzuschränken, dessen Erweiterung Ihr Projektbudget beeinträchtigen und sich auf die Rentabilität auswirken kann.
Denken Sie an finanzielle Einschränkungen
Optimieren Sie die Ressourcenallokation, indem Sie die teuersten Berater durch erfahrenere Profile mit Junior-Profilen ersetzen oder eine Mischung aus Qualifikationsstufen nutzen.
Diese Zuweisung von Ressourcen ermöglicht es, das Budget optimal zu nutzen und gleichzeitig die Anforderungen des Projekts zu erfüllen.
Antizipieren Sie potenzielle Risiken
Der Umfang des Projekts kann sich ändern, ebenso wie es bei Projekten zu Verzögerungen kommen kann. Es kann sein, dass Ihre Mitarbeiter abwesend oder überarbeitet sind.
Stellen Sie sicher, dass Sie für diese Risiken planen, indem Sie Notfallpläne entwickeln. Weisen Sie in Ihrer Ladeplanung "Pufferressourcen" zu, um das Risiko von Arbeitsausfällen zu mindern und die Projektkontinuität im Falle von Abweichungen zu gewährleisten.
Passen Sie Fähigkeiten an die Verfügbarkeit an
Ordnen Sie Ihre Ressourcen Projekten auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten, ihres Fachwissens und ihrer Verfügbarkeit zu. Erwägen Sie Schulungsinitiativen, um die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit Ihrer Ressourcen zu verbessern, wenn sich die Projektanforderungen ändern.
Stafiz® Smart Matching schlägt Ihnen automatisch die für Ihre Bedürfnisse am besten geeigneten Profile vor.
Treffen Sie datengestützte Entscheidungen
Annahmen funktionieren nicht, wenn es um die Ressourcenzuweisung geht. Verlassen Sie sich auf Datenanalysen und Leistungsmetriken, um die Ressourcenauslastung zu bewerten, Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Überwachen Sie wichtige KPIs wie Ressourcenauslastung, Projektrentabilität und Kundenzufriedenheit, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Ressourcen richtig einsetzen.
Analysieren bis zum Fortschritt
Die Ressourcenzuweisung ist keine einmalige Übung. Sie müssen Ihre Zeitpläne ständig neu bewerten und neu bewerten, um langfristige Verbesserungen erzielen zu können.
Holen Sie Feedback von Projektteams und Stakeholdern ein, um die Wirksamkeit von Strategien zur Ressourcenzuweisung zu bewerten und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. Anschließend können Sie die notwendigen Anpassungen vornehmen.
Denken Sie daran: So zuverlässig Daten auch sein können, ein Dashboard gibt Ihnen nur eine Momentaufnahme dessen, was vor Ort passiert.
Schlussfolgerung
Beim Verständnis der Ressourcenverfügbarkeit geht es nicht nur um die Zuweisung von Mitarbeitern zu Projekten. Es geht darum, Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Timing aufeinander abzustimmen, um realistische Zeitpläne zu organisieren, die Ihren Zeit- und Budgetvorgaben entsprechen.
Die Verfügbarkeit von Ressourcen wirkt sich in vielerlei Hinsicht auf Ihr Unternehmen aus, wie zum Beispiel:
Effizienz;
finanzielle Leistung;
Mitarbeiterzufriedenheit;
Vertriebseffektivität und Kundenbeziehungen.
Wenn sich Ihre Projekte weiterentwickeln und sich Ihre Anforderungen ändern, müssen Sie Ihre Prognosen entsprechend anpassen – und dafür benötigen Sie die richtigen Tools. Aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Ressourcenkapazität zu bewerten, wird der Erfolg nie weit entfernt sein.
Durch die Implementierung einer effektiven Ressourcenplanung kann Ihr Unternehmen agil bleiben und den Wert Ihrer wertvollsten Vermögenswerte maximieren – Ihrer Mitarbeiter und Ressourcen. Wenn Sie die Ressourcenallokation, -verwaltung oder -planung in Ihrem Unternehmen optimieren möchten, wenden Sie sich an Stafiz.
Stafiz ist eine cloudbasierte Softwarelösung, die das Wachstum von Dienstleistungsunternehmen mit ganzheitlichen und umfassenden Tools unterstützt, die alle Elemente im Zusammenhang mit der Erbringung professioneller Dienstleistungen verwalten und automatisieren.
