Die Herausforderungen der Verfügbarkeit von Ressourcen im Projektmanagement
Wenn Sie Projektleiter oder Personalverantwortlicher sind, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie sich immer wieder dieselben Fragen stellen(und zu beantworten versuchen): "Wie viele Ressourcen brauche ich in der kommenden Woche, im kommenden Monat oder im kommenden Jahr? Welche Ressourcen benötige ich? Muss ich mehr Leute einstellen? Gibt es genug Arbeit, um alle zu beschäftigen?".
Die Verfügbarkeit von Ressourcen ist von entscheidender Bedeutung, um Ihnen bei diesen Problemen der Lastorganisation zu helfen. Sie ist ein wichtiger Teil der Planung und des Ressourcenmanagements sowie des Gesamterfolgs des Unternehmens.
Was ist die Verfügbarkeit von Ressourcen?
Die Ressourcenverfügbarkeit zeigt Ihnen, welche Ressourcen zur Durchführung eines bestimmten Projekts benötigt werden, wann Sie sie brauchen und unter welchen Bedingungen. Einen Überblick über die Verfügbarkeit von qualifizierten Profilen zu haben und dabei die richtigen Werkzeuge einzusetzen, wirkt sich bereits in der Planungsphase direkt auf den Erfolg eines Projekts und die Zufriedenheit eines Kunden aus.
Sie wird häufig grafisch mithilfe eines Ressourcenkalender-Tools oder einer Ressource Hot Map dargestellt. Mithilfe dieser Sichtbarkeit können Sie die Auslastung Ihrer Teams live verfolgen und Verfügbarkeiten und Abwesenheiten auf einen Blick erkennen. Die meisten dieser Tools beinhalten auch eine Skill Map, die Ihnen einen Überblick über die Kompetenzen Ihrer Ressourcen, deren Dienstalter, Kenntnisse und Fähigkeiten verschafft.
Mithilfe dieses Überblicks können Sie sicherstellen, dass die richtigen Fähigkeiten zur Verfügung stehen, um Projekte rechtzeitig abzuschließen. Außerdem können Sie so vermeiden, dass überqualifizierte Mitarbeiter für Projekte eingesetzt werden, für die ihre Fähigkeiten nicht erforderlich sind, und so Ihr Budget optimieren.
Die Zuweisung von Ressourcen in Stafiz
Die Bedeutung und die Herausforderungen der Verfügbarkeit von Ressourcen
Die Verfügbarkeit von Ressourcen zu verfolgen, bringt viele Vorteile mit sich. Mitarbeiter sind oft das größte Kapital - und die höchsten Kosten - eines Dienstleistungsunternehmens oder eines anderen Unternehmens. Dieoptimale Zuweisung von Mitarbeiterzeiten ist von entscheidender Bedeutung, damit das Unternehmen wachsen und die bestmöglichen Renditen erzielen kann.
Das richtige Verständnis und die Verwaltung der Verfügbarkeiten hat einen erheblichen Einfluss auf die Entwicklung Ihres Geschäfts.
Verbesserung der betrieblichen und organisatorischen Leistung
Das Verständnis der Ressourcenverfügbarkeit stellt sicher, dass Projekte reibungslos durchgeführt werden können, ohne Verzögerungen oder Bottlenecks. Teams können sich effektiv an wechselnde Projektanforderungen und -planungen anpassen. Die verschiedenen Teams konkurrieren nicht mit externen Parteien (oder untereinander) um Ressourcen, da die Planungen so synchronisiert werden, dass Konflikte vermieden werden.
Verbesserung der finanziellen Leistung
Die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit zu haben, stellt sicher, dass Projekte angemessen mit Personal ausgestattet sind, ohne dass übermäßige Kosten entstehen.
Überlastung führt zu einer Unterauslastung der Ressourcen, die die Rentabilität beeinträchtigt, während Unterbesetzung zu Verzögerungen oder Qualitätsproblemen in der Produktion führen kann, was sich auf den Umsatz und die Kundenzufriedenheit auswirkt.
Alle Ressourcen haben ihren Preis - und wenn sie nicht produktiv sind, ist das rausgeworfenes Geld! Durch die Kartierung Ihrer Ressourcenverfügbarkeit stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter alle mit ihrem vollen Potenzial eingesetzt und positioniert werden, und zwar für Aufgaben, die Einnahmen generieren.
Bindung und Engagement von Mitarbeitern
Es ist leicht, Ihre Mitarbeiter zu überlasten, wenn Sie ihre aktuelle Verfügbarkeit nicht kennen. Auch wenn dies nicht beabsichtigt ist, kann es schnell zu Überforderung führen und das Arbeitsumfeld Ihrer Teams beeinträchtigen.
Die Aufrechterhaltung einer angemessenen Arbeitsbelastung der Mitarbeiter fördert die Arbeitszufriedenheit, verringert den Burnout und verbessert das Engagement. Die Ressourcenplanung verhindert, dass sich Mitarbeiter überfordert oder unterfordert fühlen, fördert ein positives Arbeitsumfeld und verbessert die Bindungsquoten.
In Stafiz geben Ihre Mitarbeiter in ihrem Profil ihre Präferenzen an, so dass sie für Aufgaben positioniert werden können, die ihnen gefallen oder die sie vertiefen möchten. Diese Ansicht ermöglicht es dem Manager, dieses Kriterium bei der Profilsuche zu berücksichtigen.
Steigende Verkaufsleistung
Wenn Sie wissen, welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie andere Geschäftsmöglichkeiten mit Zuversicht verfolgen, da Sie wissen, dass Sie die richtigen Fähigkeiten und Arbeitskräfte haben.
Das bedeutet, dass Sie sich auf Lieferleistungen festlegen können und Ihre Chancen erhöhen, Ihre Verträge zu sichern und zu liefern.
Kundenzufriedenheit garantiert
Nicht die richtigen Ressourcen zur Verfügung zu haben, kann den Projektstart verzögern und sich auf die Qualität der Lieferung auswirken.
Sicherzustellen, dass Ihre Projekte den am besten qualifizierten Mitarbeitern mit den richtigen Fähigkeiten und zur richtigen Zeit zugewiesen werden, ist der erste Schritt zur Kundenzufriedenheit.
Wie verwaltet man die Verfügbarkeit von Ressourcen?
Zu verstehen, welche Ressourcen wann verfügbar sind, ist nur ein Teil eines größeren Puzzles. Zu wissen, ob die Ressourcen, die Sie derzeit haben, auch in Zukunft ausreichen werden, ist eine andere Sache.
Sie müssen ein Tool verwenden, das eine Prognose der verfügbaren Ressourcen berechnen kann, sodass Sie zukünftige Flauteperioden erkennen können. So sind Sie in der Lage, einen Plan zu entwickeln , um die Ressourcen, die Sie in Zukunft benötigen, zu erwerben oder umzuverteilen.
Um die Verfügbarkeit von Ressourcen auch bei wechselnden Anforderungen verwalten zu können, sollten Sie bei der Auswahl Ihres Tools drei Kriterien berücksichtigen.
Die Planung von Ressourcen
Eine Ressourcenplanungssoftware digitalisiert den Prozess der Ressourcenplanung, bei dem Sie überprüfen, ob Sie die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit zur Verfügung haben, um ein Projekt oder eine Aufgabe abzuschließen. Das Tool integriert jede Art von Ressourcen, seien es menschliche Ressourcen - wie Angestellte und Subunternehmer - oder materielle Ressourcen.
In der Planungsphase werden Sie aufgefordert, Ihre Bedürfnisse zu bewerten. Welche Ressourcen (Personal und Material) benötigen Sie, um Ihr Projekt abzuschließen?
Zerlegen Sie für jedes Projekt die Aufgaben und entfalten Sie, welche Ressourcen in jeder Phase des Projekts benötigt werden. Berücksichtigen Sie dabei Zeitvorgaben (Gesamtdauer des Projekts oder Zeitvorgaben für einzelne Aufgaben oder Zeitabschnitte), die Komplexität der Aufgaben und andere bekannte Abhängigkeiten.
Die Ressourcenprognose
Bei der Ressourcenprognose geht es darum, Ihren Bedarf an Ressourcen vorherzusagen, um Projekte oder Aufgaben in der Zukunft erfolgreich abschließen zu können.
Zunächst sollten Sie Ihre verfügbaren Ressourcen einschätzen, einschließlich Ihrer Mitarbeiter, potenzieller Freiberufler, des Budgets sowie aller materiellen Ressourcen. Sind die verfügbaren Ressourcen ausreichend, um die Anforderungen Ihrer aktuellen Projekte zu erfüllen? Informationen schnell finden zu können, ist der erste Schritt zu einem effektiven Ressourcenmanagement.
Wenn Ihre Prognose einen Ressourcenmangel aufzeigt, ist es Zeit zu handeln! Dies kann verschiedene Bedürfnisse widerspiegeln wie :
- die Einstellung neuer Mitarbeiter oder Subunternehmer ;
- Investitionen in neue Geräte oder Materialien ;
- die Neuplanung von Projekten oder die Anpassung von Fristen ;
- Ihre Ressourcenzuweisung kreativ überdenken, um allen Anforderungen gerecht zu werden.
Die Zuweisung von Ressourcen
Die Prognose kann Abweichungen aufzeigen, die erkannt und angesprochen werden müssen. Die Ressourcen könnten anderweitig eingesetzt werden. Einigen Teammitgliedern mangelt es vielleicht an Dienstalter oder Fähigkeiten. Andere sind vielleicht über bestimmte Zeiträume inaktiv und haben nicht genug Arbeit, um sie zu beschäftigen. Können Sie Ihre Ressourcen neu zuweisen, um Ihre Auslastung bestmöglich zu optimieren? Müssen Sie Ihre Mitarbeiter schulen, um zukünftige Projekte leiten zu können? Dieser Einblick hilft Ihnen, schneller die am besten geeigneten Maßnahmen zu ergreifen.
Anschließend können Sie die Leistung Ihrer Teams analysieren, umdie Auslastung Ihrer Ressourcen in abrechenbaren Projekten mit ihrer tatsächlichen Auslastung (in allen Projekten, einschließlich der nicht abrechenbaren Projekte)auszugleichen. Sobald Sie wissen, welche Mitarbeiter nicht ausgelastet oder verfügbar sind, können Sie Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre KPI-Ziele erreichen.
Entdecken Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen mit Stafiz
Verfügbarkeit von Ressourcen: Tipps und bewährte Praktiken
Die Verfügbarkeit von Ressourcen effektiv zu verwalten, erfordert eine Kombination aus bewährten Praktiken und Techniken sowie Flexibilität, um sowohl interne als auch externe Faktoren anzugehen.
Berücksichtigen Sie interne und externe Faktoren
Führen Sie eine gründliche Ressourcenplanung durch, um den Projektbedarf vorauszusehen und die Ressourcenzuweisung an Ihre Projektpläne und Ziele anzupassen.
Betrachten Sie sowohl interne Ressourcen(Mitarbeiter, Teams) als auch externe Ressourcen(Freelancer, Auftragnehmer), um die Flexibilität Ihrer Organisation und Ihre Skalierbarkeit zu gewährleisten. Denken Sie daran, dass sich der Markt jederzeit ändern kann, und Sie müssen in der Lage sein, agil zu bleiben.
Installieren Sie eine kontinuierliche Kommunikation und agile Planung
Fördern Sie offene Kommunikationskanäle zwischen Projektleitern, Teammitgliedern und Interessengruppen, um über den Projektfortschritt, mögliche Änderungen und den Ressourcenbedarf auf dem Laufenden zu bleiben. Fördern Sie die proaktive Berichterstattung über die Verfügbarkeit von Ressourcen und potenzielle Einschränkungen, um diese im Falle von Problemen besser zu erfassen.
Verwenden Sie agile Planungs- und Zuteilungstools wie Stafiz, um eine Neuplanung per Drag-and-Drop, schnelle Einblicke in die Verfügbarkeit von Ressourcen und die Möglichkeit, Aufgaben bei Bedarf auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben, zu ermöglichen.
Dies zwingt Sie, sich in Ihrem Umfang zu beschränken, dessen Erweiterung Ihr Projektbudget verzerren und die Rentabilität beeinträchtigen kann.
Behalten Sie die finanziellen Zwänge im Auge
Optimieren Sie die Ressourcenzuweisung, indem Sie teurere Berater mit erfahreneren Profilen durch Juniorprofile ersetzen oder eine Mischung aus verschiedenen Kompetenzstufen nutzen.
Diese Ressourcenverteilung ermöglicht es, das Budget optimal zu nutzen und gleichzeitig die Anforderungen des Projekts zu erfüllen.
Antizipieren Sie potenzielle Risiken
Der Projektumfang kann sich ändern, ebenso wie Projekte mit Verzögerungen zu kämpfen haben können. Ihre Mitarbeiter müssen möglicherweise Fehlzeiten in Kauf nehmen oder sind überlastet.
Stellen Sie sicher, dass Sie diese Risiken vorhersehen, indem Sie Notfallpläne entwickeln. Weisen Sie in Ihrer Auslastungsplanung "Pufferressourcen" zu, um das Risiko der Nichtverfügbarkeit von Arbeitskräften zu mindern und die Kontinuität des Projekts im Falle einer wie auch immer gearteten Abweichung zu gewährleisten.
Stimmen Sie die Kompetenzen mit der Verfügbarkeit ab
Ordnen Sie Ihre Ressourcen den Projekten auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten, ihres Fachwissens und ihrer Verfügbarkeit zu. Ziehen Sie Schulungsinitiativen in Betracht, um die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit Ihrer Ressourcen zu verbessern, wenn sich die Projektanforderungen ändern.
Treffen Sie datengestützte Entscheidungen
Vermutungen funktionieren nicht, wenn es um die Zuweisung von Ressourcen geht. Verlassen Sie sich auf Datenanalysen und Leistungsmetriken, um die Ressourcennutzung zu bewerten, Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Überwachen Sie entscheidende KPIs wie die Auslastung der Ressourcen, die Rentabilität von Projekten und die Kundenzufriedenheit, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Ressourcen richtig einsetzen.
Analysieren, um Fortschritte zu machen
Die Zuweisung von Ressourcen ist keine einmalige Angelegenheit. Sie müssen Ihre Planungen ständig evaluieren und neu bewerten, um langfristig Verbesserungen vornehmen zu können.
Holen Sie Feedback von Projektteams und Interessengruppen ein, um die Wirksamkeit von Strategien zur Ressourcenzuweisung zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Anschließend können Sie die notwendigen Anpassungen umsetzen.
Denken Sie daran: So zuverlässig die Daten auch sein mögen, ein Dashboard gibt Ihnen nur einen Einblick in das, was vor Ort passiert.
Schlussfolgerung
Die Verfügbarkeit von Ressourcen zu verstehen, betrifft nicht nur die Zuweisung von Mitarbeitern zu Projekten; es geht darum, Kompetenzen, Verfügbarkeit und Timing aufeinander abzustimmen, um realistische Zeitpläne zu organisieren, die Ihre Termin- und Budgetvorgaben einhalten.
Die Verfügbarkeit von Ressourcen wirkt sich auf Ihr Geschäft in vielerlei Hinsicht aus, z. B. :
- betriebliche Effizienz ;
- finanzielle Leistung ;
- Mitarbeiterzufriedenheit ;
- die Effektivität des Verkaufs und die Kundenbeziehungen.
Da sich Ihre Projekte weiterentwickeln und sich Ihre Bedürfnisse ändern, müssen Sie Ihre Prognosen entsprechend anpassen - und dafür brauchen Sie die richtigen Werkzeuge. Aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Ressourcenkapazität zu bewerten, wird der Erfolg nie weit entfernt sein.
Durch die Umsetzung einer effektiven Ressourcenplanung kann Ihr Unternehmen agil bleiben und den Wert Ihres wertvollsten Kapitals - Ihrer Mitarbeiter und Ressourcen - maximieren. Wenn Sie die Zuweisung, Verwaltung oder Planung von Ressourcen in Ihrem Unternehmen optimieren möchten, wenden Sie sich an Stafiz.
Stafiz ist eine Cloud-basierte Softwarelösung, die dabei hilft, Unternehmen für professionelle Dienstleistungen mit ganzheitlichen und umfassenden Werkzeugen zu entwickeln, die alle Elemente im Zusammenhang mit der Erbringung professioneller Dienstleistungen verwalten und automatisieren.
