Les enjeux de la disponibilité des ressources en gestion de projet

Si vous êtes chef de projet ou chargé des ressources humaines, il y a de fortes chances que vous vous posiez (et tentiez de répondre) sans cesse aux mêmes questions :

• De combien de ressources ai-je besoin dans la semaine, le mois ou l’année à venir ?
• Quelles ressources me faut-il ?
• Dois-je embaucher plus de personnes ?
• Y a-t-il assez de travail pour occuper tout le monde ?

La disponibilité des ressources est primordiale pour vous aider à ces problématiques d’organisation de la charge. C’est une partie importante de la planification et de la gestion des ressources, ainsi que du succès global de l’entreprise. 

Qu’est-ce que la disponibilité des ressources ?

La disponibilité des ressources vous indique quelles ressources sont nécessaires pour réaliser un projet spécifique, quand vous en aurez besoin, et dans quelles conditions. Avoir une vue sur la disponibilité des profils qualifiés en utilisant les bons outils a un impact direct sur le succès d’un projet et la satisfaction d’un client, et ce dès la phase de planification.

Elle est souvent représentée de façon graphique par le biais d’un outil de calendrier des ressources ou une carte thermique des ressources (Ressource Hot Map). Cette visibilité vous permet de suivre en direct le taux d’occupation de vos équipes et de repérer les disponibilités et absences en un clin d’œil. La plupart de ces outils incluent également une cartographie des compétences, qui vous donne un aperçu des compétences de vos ressources, de leur ancienneté, de leurs connaissances et leurs capacités.

Grâce à cette vue d’ensemble, vous pouvez vous assurer que les compétences adéquates sont disponibles pour mener à bien les projets en temps voulu. Il s’agit également d’une façon d’éviter de positionner du personnel sur-qualifié sur des projets où leur compétences ne sont pas nécessaires, et ainsi optimiser votre budget.

L’allocation des ressources dans Stafiz

L’importance et les enjeux de la disponibilité des ressources

Suivre la disponibilité des ressources présente de nombreux avantages. Les collaborateurs sont souvent le plus grand atout – et le coût le plus élevé – d’une société de services ou de toute autre entreprise. L’allocation optimale des temps collaborateur est primordiale pour permettre à l’entreprise de se développer et d’obtenir les meilleurs retours possibles. 

La bonne compréhension et gestion des disponibilités a un impact considérable sur le développement de votre activité. 

Amélioration de la performance opérationnelle et organisationnelle

Comprendre la disponibilité des ressources assure que les projets peuvent être exécutés sans heurts, sans retards ni bottleneck. Les équipes peuvent s’adapter efficacement aux besoins et aux plannings des projets changeants. Les différentes équipes ne sont pas en concurrence pour les ressources avec des parties externes (ou entre elles) car les planning sont synchronisés de façon à éviter les conflits.

Amélioration de la performance financière

Avoir les bonnes ressources au bon moment assure aux projets d’être correctement dotés en personnel sans coûts excessifs.

La surcharge de travail conduit à une sous-utilisation des ressources qui affecte la rentabilité, tandis que le sous-staffing peut entraîner des retards ou des problèmes de qualité de production, impactant le chiffre d’affaires et la satisfaction du client.

Toutes les ressources ont un coût – et si elles ne sont pas productives, c’est de l’argent jeté par les fenêtres ! Cartographier votre disponibilité des ressources vous assure que vos collaborateurs soient tous affectés et positionnés à leur plein potentiel, sur des tâches qui génèrent du revenu.

Rétention et engagement des employés

Il est facile de sur-charger vos collaborateurs lorsque vous n’avez pas connaissance de leurs disponibilités actuelles. Bien que ce ne soit pas voulu, cela peut rapidement conduire au surmenage et impacter l’environnement de travail de vos équipes.

Maintenir un niveau de charge de travail approprié pour les employés favorise la satisfaction au travail, réduit l’épuisement professionnel et améliore l’engagement. La planification des ressources empêche les employés de se sentir débordés ou sous-utilisés, favorisant un environnement de travail positif et améliorant les taux de rétention.

Hausse de la performance des ventes

Quand vous savez quelles ressources sont à votre disposition, vous pouvez poursuivre d’autres opportunités commerciales en toute confiance, sachant que vous avez les bonnes compétences et la main-d’œuvre nécessaire.

Cela signifie que vous pouvez vous engager sur des livrables et augmenter vos chances de sécuriser et de livrer vos contrats.

Satisfaction du client garantie

Ne pas avoir les bonnes ressources disponibles peut retarder les dates de début de projet et impacter la qualité de la livraison.

Vous assurer que vos projets sont affectés au personnel le mieux qualifié, avec les bonnes compétences et au bon moment est la première étape pour atteindre la satisfaction du client.

Comment gérer la disponibilité des ressources ?

Comprendre quelles ressources sont disponibles et quand n’est qu’une partie d’un puzzle plus large. Savoir si les ressources que vous avez actuellement seront suffisantes à l’avenir est une autre affaire.

Vous devez utiliser un outil capable de calculer la prévision des ressources disponibles de façon à pouvoir identifier les futures périodes de creux. Ainsi, vous serez en mesure d’élaborer un plan pour acquérir ou réaffecter les ressources dont vous aurez besoin à l’avenir. 

Pour pouvoir gérer la disponibilité des ressources même lorsque les demandes changent, trois critères sont à prendre en compte dans le choix de votre outil.

La planification des ressources

Un logiciel de planification des ressources digitalise le processus de ressource planning, qui consiste à vérifier que vous disposez des bonnes ressources au bon moment pour pour compléter un projet ou une tâche. L’outil intègre tout type de ressources, qu’il s’agisse de ressources humaines – comme les employés et les sous-traitants – ou de ressources matérielles.

L’étape de planification vous invite à évaluer vos besoins. De quelles ressources (humaines et matérielles) avez-vous besoin pour compléter votre projet ?

Pour chaque projet, décomposez les tâches et déroulez quelles ressources seront nécessaires à chaque étape du projet. Prenez en considération les impératifs de temps (durée totale du projet ou temporalité par tâches ou par périodes), la complexité des tâches et toute autre dépendance connue.

La prévision des ressources

La prévision des ressources consiste à prédire votre besoin en ressources pour compléter avec succès des projets ou des tâches à l’avenir.

D’abord, évaluez vos ressources disponibles, en incluant vos collaborateurs, les potentiels freelances, le budget ainsi que toutes les ressources matérielles. Les ressources disponibles sont-elles suffisantes pour répondre aux besoins de vos projets actuels ? Pouvoir trouver rapidement l’information est la première étape vers une gestion efficace des ressources.

Si votre prévision révèle des pénuries de ressources, il est temps d’agir ! Cela peut traduire différents besoins comme :

• le recrutement de nouveaux employés ou sous-traitants ;
• l’investissement dans de nouveaux équipements ou matériaux ;
• la re-planification des projets ou l’ajustement des délais ;
• repenser votre votre allocation de ressources avec créativité pour répondre à toutes les exigences. 

L’allocation des ressources

La prévision peut révéler des écarts qui doivent être identifiés et abordés. Les ressources pourraient être affectées ailleurs. Certains membres de l’équipe manquent peut-être d’ancienneté ou de compétences. D’autres peuvent être inactifs sur certaines périodes, sans assez de travail pour les occuper. Pouvez-vous ré-allouer vos ressources pour optimiser au mieux votre taux d’occupation ? Avez-vous besoin de former vos employés pour pouvoir conduire les projets futurs ? Cette visibilité vous aide à prendre l’action la plus appropriée, plus rapidement.

Ensuite, vous pouvez analyser la performance de vos équipes afin d’équilibrer le taux d’utilisation de vos ressources sur des projets facturables par rapport à leur taux d’occupation réel (dans tous les projets, y compris les projets non facturables). Une fois que vous savez quels membres du personnel sont sous-utilisés ou disponibles, vous pouvez faire des ajustements pour vous assurer que vous atteignez vos objectifs de KPI.

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Disponibilité des ressources : conseils et bonnes pratiques

Gérer efficacement la disponibilité des ressources nécessite une combinaison des meilleures pratiques et techniques ainsi que de flexibilité pour aborder à la fois les facteurs internes et externes. 

Prenez en compte les facteurs internes et externes

Menez une planification des ressources approfondie pour anticiper les besoins des projets et aligner l’allocation des ressources avec vos plannings de projets et vos objectifs.

Considérez à la fois les ressources internes (employés, équipes) et les ressources externes (freelances, contractants) pour assurer la flexibilité de votre organisation et votre scalabilité. Rappelez-vous, le marché peut changer à tout moment, et vous devez pouvoir rester agile. 

Installez une communication continue et une planification agile

Favorisez des canaux de communication ouverts entre les chefs de projet, les membres de l’équipe et les parties prenantes pour rester informé des progrès du projet, des changements éventuels et des besoins en ressources. Encouragez le reporting proactif de la disponibilité des ressources et des contraintes potentielles pour mieux les appréhender en cas de problème.

Utilisez des outils de planification et d’allocation agiles comme Stafiz pour permettre la re-programmation par drag and drop, des vues rapides de la disponibilité des ressources et la possibilité de reporter des tâches à plus tard, au besoin.

Cela vous oblige à vous restreindre dans votre périmètre, dont l’élargissement peut faire dévier votre budget de projet et en impacter la rentabilité.

Gardez à l’esprit les contraintes financières

Optimisez l’allocation des ressources en remplaçant les consultants les plus coûteux avec des profils plus expérimentés par des profil junior, ou en tirant parti d’un mélange de niveaux de compétences. 

Cette répartition des ressources permet de tirer le meilleur parti du budget tout en respectant les exigences du projet.

Anticipez les potentiels risques

Le périmètre du projet peut changer, tout comme les projets peuvent faire face à des retards. Vos employés peuvent être amené à être absents, ou être surmenés.

Assurez-vous de prévoir ces risques en développant des plans de contingence. Dans votre planification de la charge, allouez des “ressources tampons” pour atténuer les risques d’indisponibilité de main-d’œuvre et assurer la continuité du projet en cas de déviation quelconque.

Faites correspondre les compétences avec les disponibilités

Associez vos ressources aux projets en fonction de leurs compétences, expertise et disponibilité. Envisagez des initiatives de formation pour améliorer la flexibilité et l’adaptabilité de vos ressources au fur et à mesure que les besoins des projets changent.

Prenez des décisions basées sur la donnée

Les suppositions ne fonctionnent pas quand il s’agit d’allocation des ressources. Fiez vous à l’analyse des données et les métriques de performance pour évaluer l’utilisation des ressources, identifier les tendances et prendre des décisions éclairées.

Surveillez les KPI cruciaux tels que les taux d’utilisation des ressources, la rentabilité des projets et la satisfaction client pour vous assurer que vous utilisez vos ressources correctement.

Analysez pour progresser

L’allocation des ressources n’est pas un exercice ponctuel. Vous devez constamment évaluer et ré-évaluer vos plannings pour pouvoir apporter des améliorations sur le long terme.

Sollicitez des retours d’expérience des équipes de projet et des parties prenantes pour évaluer l’efficacité des stratégies d’allocation des ressources et identifier les pistes d’améliorations. Vous pouvez ensuite mettre en œuvre les ajustements nécessaires.

Souvenez-vous : aussi fiable que puisse être la donnée, un tableau de bord ne vous donne seulement qu’un aperçu de ce qui se passe sur le terrain.

Conclusion

Comprendre la disponibilité des ressources ne concerne pas seulement l’allocation des collaborateurs sur les projets ; il s’agit d’aligner les compétences, les disponibilités et le timing pour organiser des plannings réalistes  qui respectent vos contraintes de délais et de budget.

La disponibilité des ressources impacte votre activité sur de nombreux aspects tels que :

• l’efficacité opérationnelle ;
• la performance financière ;
• la satisfaction des employés ;
• l’efficacité des ventes et les relations avec les clients.

À mesure que vos projets évoluent et que vos besoins changent, vous devez ajuster vos prévisions en conséquence – et pour cela, vous aurez besoin des bons outils. Mais en prenant le temps d’évaluer votre capacité de ressources, le succès ne sera jamais loin.

En mettant en œuvre une planification des ressources efficace, votre entreprise peut rester agile et maximiser la valeur de vos atouts les plus précieux – vos collaborateurs et vos ressources. Si vous souhaitez optimiser l’allocation, la gestion ou la planification des ressources dans votre entreprise, contactez Stafiz.