GUÍA: ¿Cuáles son los pasos para elegir un ERP para una empresa de servicios?

A pesar de la voluntad de una empresa de servicios de adquirir un sistema ERP, hay tres temores que suelen interferir en la decisión de compra: la aceptación por parte de los equipos, el miedo al cambio y el temor a una implementación compleja.

Un análisis detallado de tus necesidades y de lo que ofrecen los sistemas ERP con los que compites te permitirá alinear mejor tus necesidades específicas con las funcionalidades que ofrecen las herramientas, y te asegurará superar estas tres dificultades propias de un cambio de este tipo.

Siguiendo esta guía, podrás evaluar con precisión cada paso de tus procesos y asegurarte de identificar el mejor ERP para tu empresa de servicios. Déjate guiar paso a paso.

 

Las ventajas de un software ERP para empresas de servicios

La implantación de un ERP permite a todos los equipos ahorrar tiempo en su trabajo:

- Los empleados pueden encontrar todas sus operaciones en la misma herramienta. En función de sus derechos, pueden acceder a sus proyectos, al seguimiento de su tiempo, a su calendario, a la gestión de sus gastos y a la gestión de sus ausencias. Además del tiempo que se ahorra al tener todo en una sola plataforma, también se simplifica la experiencia de los empleados

- Los equipos de apoyo, los equipos de finanzas y la dirección llevan a cabo sus tareas de seguimiento, validación y control en una única plataforma. Las notificaciones y las tareas están centralizadas, lo que permite un avance más rápido

Una empresa de servicios que utiliza un ERP adaptado a su negocio incrementa diez veces la visibilidad de su rendimiento.

Conocimiento preciso de los márgenes del proyecto. Anticipación de proyectos que se desvían de sus presupuestos. Visibilidad de las cargas de trabajo de los empleados (tiempo dedicado a proyectos facturables).

Los numerosos indicadores sobre los resultados pasados y previstos de la empresa permiten una rápida mejora al tener conocimiento de los puntos de progreso y permite anticipar las decisiones.

El ERP en una empresa de servicios conecta a todos los equipos, así como a las partes involucradas en los proyectos en los que trabaja la empresa. El ERP es una solución central en la que todos los actores se conectan y comparten información. Esta conexión aporta eficacia al trabajo y mejora la calidad de los proyectos.

Etapa 1

Reducir el número de posibilidades

Cuando empieces a buscar un ERP, asegúrate de identificar las soluciones que realmente están dedicadas a tu negocio. Si eres una empresa de consultoría, por ejemplo, haz una búsqueda específica de un ERP dedicado a empresas de consultoría. Hay soluciones de ERP para cada tipo de empresa y no es raro equivocarse sobre cuáles son las más adecuadas.

Para este análisis inicial, basta con una búsqueda exhaustiva en Internet. Existen comparadores de software, y sobre todo Google, que te permiten identificar las soluciones más acordes con tus necesidades.

En general, la búsqueda ideal debería reducir el análisis a entre 3 y 5 soluciones. Puede que no sea muy productivo buscar más allá de este número, ya que lo más probable es que el análisis inicial te permita reducirlo.

Paso 2

Prepara tu ficha técnica para comparar los ERP

Para hacer una comparación infalible y tomar la mejor decisión, puedes crear un documento de referencia para revisar todos los aspectos importantes para tu empresa. Con el fin de facilitarte esta tarea, hemos elaborado una lista con los diferentes temas a revisar y las preguntas que puedes hacer.

1. Los puntos principales que hay que estudiar sobre las funcionalidades

Planificación y programación de personal para los equipos

Un buen software ERP debe permitirte ver tanto el pasado como el futuro. La gestión de recursos y horarios marca la diferencia entre un ERP básico y una solución integral que integra el proceso clave de dotación y programación de personal , que es el núcleo de una empresa de servicios.

Hay que comprobar si el ERP permite :

  • asignación de personal a proyectos y casos
  • calcular indicadores de carga como la tasa de actividad del personal, TACI, etc.
  • facilitar la búsqueda de perfiles en función de las competencias y otros criterios (experiencia, preferencias de los empleados, etc.)
  • ver los horarios y conectarse a los calendarios del personal
  • calcular la producción, la facturación y los costes previstos de los proyectos mediante la previsión de la carga de trabajo
  • identificar e informar a los empleados que corren el riesgo de quedar entre un contrato y otro 

Preguntas que puedes hacerte sobre este tema:

  • ¿Está integrada la gestión de las competencias?
  • ¿Se pueden tener en cuenta las preferencias de los empleados?
  • ¿Cuáles son los indicadores para una mejor gestión de la carga?
  • ¿Se pueden asignar fácilmente los empleados a proyectos y tareas?
  • ¿Cómo se puede programar el personal de los proyectos que aún no han comenzado?

Gestión de proyectos y cálculo de márgenes

El ERP debe proporcionar a tu empresa una visibilidad completa del rendimiento de tu negocio.

Deben comprobarse los siguientes puntos:

  • Seguimiento de todos los costes (personal, subcontratación, compras, gastos)
  • Cálculo del volumen de negocio adaptado al tipo de facturación (a precio fijo, a tarifa, a suscripción, etc.)
  • Cálculo de los márgenes hasta la fecha y hasta la finalización del proyecto
  • Análisis del desfase entre la producción y la facturación de un proyecto
  • Análisis de la brecha de tiempo invertido, por persona, en el proyecto o  en las tareas del proyecto

Preguntas que puedes hacerte sobre este tema:

  • ¿Cómo se gestiona el reconocimiento de la facturación?
  • ¿Cómo se calculan los márgenes del proyecto?
  • ¿Cómo se comunica la producción no facturada?
  • ¿Cómo se controlan los costes de subcontratación?

Informes globales y por actividades

Un software ERP para empresas de servicios debe proporcionar todos los indicadores necesarios para mejorar el rendimiento de la empresa y facilitar la toma de decisiones.

Asegúrese de que los siguientes indicadores se incluyan en los informes:

  • Tasa de utilización, tasa de actividad del personal, Tasa de actividad vacaciones excluidas
  • Producción en días y valor
  • Facturación y márgenes por proyecto, por departamento, consolidados
  • Tasa Días promedio
  • Cuentas de resultados
  • Análisis de costes y facturación de la subcontratación
  • Análisis del tiempo empleado por tipo de actividad

Puedes hacer las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo se calcula el tiempo dedicado a los proyectos facturables en relación con el tiempo disponible?
  • ¿Cómo valora la producción?
  • ¿Cómo diferenciar la solución entre la producción valorada y la facturación?
  • ¿Qué informes proporcionan para comprobar si el precio es bueno?

Facturación del proyecto

La centralización de la facturación en la misma herramienta para el seguimiento de la actividad permite automatizar la facturación, hacer más fiables los datos y facilitar el análisis de las discrepancias entre la producción y la facturación.

Puntos importantes a tener en cuenta sobre la facturación:

  • Posibilidad de facturar proyectos a precio fijo, por tiempo y materiales, por suscripción, etc.
  • Envío masivo de facturas por correo electrónico
  • Personalización de las plantillas de facturas
  • Seguimiento de los impagos y recordatorios automáticos
  • Envío de los datos de las facturas a las soluciones contables

Preguntas que puedes hacer :

  • ¿Cómo se automatiza la facturación con los datos disponibles?
  • ¿Cómo se gestionan las facturas sin pagar?
  • ¿Cómo puedo conectar una dirección de correo electrónico al software ERP para enviar facturas?
  • ¿Cómo se analizan las desviaciones entre lo previsto, lo entregado y lo facturado?
  • ¿Cómo se extraen y transfieren los datos de facturación?

Otras funciones útiles

Un software ERP para empresas de servicios debe centralizar un máximo de funcionalidades para permitir la automatización de tareas y aprovechar los datos de la mejor manera posible. Se debe comprobar la capacidad de manejar las siguientes funciones:

  • Gestión de los costes y re-facturación de los costes imputables
  • Gestión de las ausencias con conexión al software HRIS
  • Gestión general de las compras
  • Gestión de la facturación de los subcontratistas

Preguntas que hay que hacer :

  • ¿Se gestionan las tasas a través de una aplicación móvil con reconocimiento de datos?
  • ¿Cómo se gestiona la refacturación de los costes?
  • ¿Cómo se gestionan los diferentes tipos de ausencias?
  • ¿Podemos gestionar las compras y la facturación de los proveedores?

Descubra cómo Stafiz ERP puede aumentar su rendimiento y simplificar su negocio

Agenda una cita para ver una demostración

Ver una demo

2. Puntos importantes a tener en cuenta en el proceso de implementación

El éxito de la implantación del ERP

El éxito de la implantación de un software ERP para una empresa de servicios radica en la capacidad de los equipos de implantación para llevar a cabo el cambio. El conocimiento de los distintos casos de uso y el pleno dominio de la solución es uno de los factores clave del éxito.

Puntos clave que hay que saber:

  • Calidad del apoyo
  • Coste de la ayuda
  • Gestión de importaciones y migración de datos históricos
  • Gestión de la formación de usuarios y administradores, etc.
  • Personalización y desarrollos específicos

Las preguntas que hay que hacer sobre la implantación e integración del ERP son

  • ¿Cómo funciona el despliegue de la solución?
  • ¿Los equipos de integración son internos o externos a sus equipos?
  • ¿Cuál es el nivel de asistencia, el tiempo que dedican los equipos del editor del ERP y los equipos de los clientes?
  • ¿Cómo funciona la recuperación de datos?
  • ¿Cómo se configuran los conectores con otros programas informáticos?
  • ¿Qué formación se ofrece antes de la puesta en marcha?

3. Puntos genéricos sobre la empresa

Política de seguridad

Por último, elegir un software ERP para una empresa de servicios significa también elegir un proveedor que debe demostrar su capacidad para mantener el ERP a lo largo del tiempo y proporcionar las tecnologías necesarias para seguir haciéndolo atractivo. El proveedor de ERP también debe demostrar su resistencia, su cumplimiento de las normas de tratamiento de datos personales y sus acciones en materia de ciberseguridad.

Lo que hay que tener en cuenta:

  • Alojamiento y ubicación de los datos de los clientes
  • Gestión de derechos y accesos
  • Política del RGPD y respeto de los datos personales
  • Medidas para garantizar la seguridad y evitar los intentos de intrusión

Preguntas que hay que hacer :

  • ¿Dónde están ubicados sus servidores?
  • ¿Qué datos se transfieren fuera de sus sitios de alojamiento y a qué países?
  • ¿Cómo se garantiza el cumplimiento del RGPD?
  • ¿Qué medidas de protección se han puesto en marcha: pentests, encriptación de datos, etc. para reforzar la seguridad?

Paso 3

Empieza con las demos y rellena tu ficha

Con todos estos puntos, que también puedes completar, puedes crear un pliego de condiciones y un expediente de comparación.

Enumera todos los puntos que crees que son importantes para revisar durante las discusiones con los proveedores. En la columna, indica los diferentes proveedores de ERP que tienes previsto analizar.

Completa la ficha a medida que avanzas, dejando comentarios para recordar las respuestas dadas en los diferentes temas.

Puedes aplicar una escala con una ponderación para clasificar mejor a los diferentes proveedores de soluciones ERP.

Al final de este trabajo, deberías ver claramente qué solución es la mejor y se ajusta mejor a tus necesidades.

Nuestro equipo está aquí para ayudarte durante todo el proceso si lo deseas.

Puedes ponerte en contacto con nosotros para obtener más información

Contáctanos