LEITFADEN: Was sind die Schritte zur Auswahl eines ERP-Systems für ein Dienstleistungsunternehmen?

Trotz des Wunsches eines Dienstleistungsunternehmens, sich mit einem ERP auszustatten, stören drei Ängste regelmäßig die Kaufentscheidung: die Akzeptanz durch die Teams, die Angst vor Veränderungen und die Angst vor einem komplexen Einsatz. Nicht überzeugt? Hier sind 3 Hauptgründe für die Implementierung eines auf Ihr Dienstleistungsunternehmen zugeschnittenen ERP.

Eine detaillierte Analyse Ihrer Bedürfnisse und des Angebots der ERPs, mit denen Sie konkurrieren, ermöglicht es Ihnen, Ihren spezifischen Bedarf besser auf die von den Tools angebotenen Funktionalitäten abzustimmen, und stellt sicher, dass Sie diese drei Schwierigkeiten überwinden, die mit einer solchen Änderung verbunden sind.

Wenn Sie diesem Leitfaden folgen, werden Sie in der Lage sein, jeden Schritt Ihrer Prozesse genau zu bewerten und sicherzustellen, dass Sie das beste ERP für Ihr Dienstleistungsunternehmen identifizieren. Lassen Sie sich Schritt für Schritt von uns begleiten.

 

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Schnelleinstieg: Die Vorteile und Schritte

Zusammenfassung

Die Vorteile eines ERP für ein Dienstleistungsunternehmen

Alle Teams sparen Zeit bei ihrer Arbeit, wenn ein ERP implementiert wird:

– Mitarbeiter finden alle ihre Aktionen im selben Tool. Je nach ihren Rechten haben sie Zugriff auf ihre Projekte, ihre Zeiterfassung, ihren Zeitplan, ihr Spesen- und Abwesenheitsmanagement. Neben der Zeitersparnis, die dadurch entsteht, dass alles auf einer einzigen Plattform gefunden wird, wird auch die Mitarbeitererfahrung vereinfacht

– Die Support-Teams, die Finanzteams und das Management führen ihre Überwachungs-, Validierungs- und Managementaufgaben auf einer einzigen Plattform durch. Benachrichtigungen und Aufgaben werden zentralisiert, sodass Sie schneller vorankommen können

Ein Dienstleistungsunternehmen, das ein an sein Geschäft angepasstes ERP einsetzt, erhöht die Transparenz über seine Leistung um das Zehnfache.

Genaue Kenntnis der Projektmargen. Antizipation von Projekten, die von ihren Budgets abweichen. Transparenz über die Spesensätze der Mitarbeiter (Zeit, die für abrechenbare Projekte aufgewendet wird).

Die zahlreichen Indikatoren über die vergangene und prognostizierte Leistung des Unternehmens ermöglichen es, die Situation schnell zu verbessern, indem man weiß, wo die Hebel für den Fortschritt liegen, und bei Entscheidungen vorweggenommen wird.

ERP in einem Dienstleistungsunternehmen verbindet alle Teams, aber auch die Stakeholder der Projekte, an denen das Unternehmen arbeitet. ERP ist eine zentrale Lösung, über die sich alle Beteiligten vernetzen und Informationen austauschen. Diese Verbindung bringt Effizienz in der Arbeit und bessere Qualität in Projekte.

Nützt

Schritt 1

Einengung des Feldes der Möglichkeiten

Wenn Sie mit der Suche nach einem ERP beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie die Lösungen identifizieren, die wirklich auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. Wenn Sie beispielsweise ein Beratungsunternehmen sind, führen Sie eine spezifische Suche nach einem ERP durch, das sich an Beratungsunternehmen richtet. Es gibt in der Tat ERPs, die für alle Arten von Unternehmen geeignet sind, und es ist manchmal schwierig, diejenigen zu finden, die am besten geeignet sind.

Für diese erste Analyse genügt eine gründliche Recherche im Internet. Es gibt Software-Komparatoren und insbesondere Google, mit denen Sie die Lösungen identifizieren können, die Ihren Anforderungen am besten entsprechen.

Im Allgemeinen sollte die ideale Suche es ermöglichen, die Analyse auf eine Anzahl von 3 bis 5 Lösungen einzuschränken. Es ist nicht unbedingt sehr produktiv, über diese Zahl hinauszuschauen, da die Chancen stehen, dass die erste Analyse es Ihnen ermöglicht, die Zahl einzugrenzen.

Stern

Schritt 2

Bereiten Sie Ihre Spezifikationen vor, um ERPs zu vergleichen

Um einen narrensicheren Vergleich anzustellen und die beste Wahl zu treffen, können Sie ein Benchmark-Dokument erstellen, um alle Themen zu überprüfen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir die verschiedenen Themen aufgelistet, die Sie wiederholen sollten, und die Fragen, die Sie stellen können.

1. Wichtige Punkte, die bei der Untersuchung von Funktionen zu beachten sind

Planung der Management- und Teambesetzung

Ein gutes ERP sollte Ihnen ebenso viel Einblick in die Vergangenheit wie in die Prognose geben. Das Ressourcen- und Planungsmanagement ist der Unterschied zwischen einem Basis-ERP und einer End-to-End-Lösung, die den wichtigsten Personal- und Planungsprozess integriert, der das Herzstück eines Dienstleistungsunternehmens bildet.

Es ist notwendig zu prüfen, ob das ERP Folgendes zulässt:

  • Zuweisen von Mitarbeitern zu Projekten und Deals
  • zur Berechnung von Lastindikatoren wie TACE, TACI, etc.
  • Erleichterung der Suche nach Profilen auf der Grundlage von Fähigkeiten und anderen Kriterien (Erfahrung, Mitarbeiterpräferenzen usw.)
  • Zeigen Sie Zeitpläne an und stellen Sie eine Verbindung zu Mitarbeiterkalendern her
  • Berechnen Sie Produktion, Umsatz und prognostizierte Projektkosten anhand der Lastprognose
  • Kennzeichnung von Mitarbeitern, bei denen die Gefahr besteht, dass sie in den Vertragsverkehr geraten

Fragen, die Sie zu diesem Thema stellen können:

  • Ist das Kompetenzmanagement integriert?
  • Können Mitarbeiterpräferenzen berücksichtigt werden?
  • Was sind die Indikatoren, die es ermöglichen, die Last besser zu verwalten?
  • Können wir Mitarbeiter einfach Projekten und Aufgaben zuordnen?
  • Wie führe ich ein Skript für die Besetzung von Projekten durch, die noch nicht begonnen haben?
Personal

Projektmanagement und Margenkalkulation

Das ERP muss Ihrem Unternehmen einen vollständigen Überblick über die Leistung der Aktivität bieten.

Die folgenden Punkte sind zu überprüfen:

  • Überwachung aller Kosten (Personal, Untervergabe, Einkauf, Gebühren)
  • Berechnung des Umsatzes, angepasst an die Art der Rechnungsstellung (Flatrate, Werbeagentur, Abonnement, etc.)
  • Berechnung der Margen zum Zeitpunkt und Ende des Projekts
  • Analyse der Abweichungen zwischen der Produktion und der Fakturierung eines Projekts
  • Analyse der Varianz der für das Projekt aufgewendeten Zeit, für Projektaufgaben, pro Person

Fragen, die Sie zu diesem Thema stellen können:

  • Wie wird die Umsatzrealisierung gehandhabt?
  • Wie werden die Projektmargen berechnet?
  • Wie wird nicht fakturierte Produktion zurückgefordert?
  • Wie werden die Kosten für die Vergabe von Unteraufträgen erhöht?
Projektmanagement

Globale und tätigkeitsbezogene Berichterstattung

Ein ERP für ein Dienstleistungsunternehmen muss es Ihnen ermöglichen, von allen Indikatoren zu profitieren, die zur Verbesserung der Unternehmensleistung und zur Erleichterung der Entscheidungsfindung erforderlich sind.

Stellen Sie sicher, dass die folgenden Metriken Teil der Berichterstellung sind:

  • Auslastung, TACE, TACI
  • Produktion in Tagen und Wert
  • Umsatz und Margen nach Projekten, nach Abteilungen, konsolidiert
  • Durchschnittliche Tagespreise
  • Gewinn- und Verlustrechnungen
  • Kostenanalyse und Fakturierung von Unteraufträgen
  • Analyse der Zeitabweichungen nach Art der Aktivität

Sie können die folgenden Fragen stellen:

  • Wie wird die Zeit, die für abrechenbare Projekte aufgewendet wird, im Vergleich zur verfügbaren Zeit berechnet?
  • Wie schätzen Sie die Produktion ein?
  • Wie unterscheidet die Lösung zwischen wertvoller Produktion und Umsatz?
  • Welche Berichte stellen Sie zur Verfügung, um zu überprüfen, ob die Preisgestaltung in Ordnung ist?
Berichtend

Fakturierung von Projekten

Die Zentralisierung der Rechnungsstellung im selben Tool wie die Aktivitätsüberwachung ermöglicht es, die Rechnungsstellung zu automatisieren, die Zuverlässigkeit der Daten zu erhöhen und die Analyse von Diskrepanzen zwischen Produktion und Rechnungsstellung zu erleichtern.

Wichtige Punkte, die Sie bei der Rechnungsstellung beachten sollten:

  • Möglichkeit, Projekte auf Festpreisbasis, auf Zeit- und Kostenbasis, auf Abonnementbasis usw. in Rechnung zu stellen.
  • Massenversand von Rechnungen per E-Mail
  • Anpassung von Rechnungsvorlagen
  • Nachverfolgung unbezahlter Rechnungen und automatische Erinnerungen
  • Senden von Rechnungsdaten an Buchhaltungslösungen

Fragen, die Sie stellen können:

  • Wie wird die Rechnungsstellung mit den verfügbaren Daten automatisiert?
  • Wie wird mit unbezahlten Rechnungen umgegangen?
  • Wie kann ich eine E-Mail-Adresse mit dem ERP verbinden, um Rechnungen zu versenden?
  • Wie werden die Diskrepanzen zwischen dem geplanten, dem Umsatz und dem Rechnungswert analysiert?
  • Wie werden Abrechnungsdaten extrahiert und übertragen?
Fakturierung

Weitere nützliche Funktionen

Ein ERP für ein Dienstleistungsunternehmen muss so viele Funktionen wie möglich zentralisieren, um Aufgaben zu automatisieren und die Daten bestmöglich zu nutzen. Sie sollten überprüfen, ob Sie die folgenden Funktionen verwalten können:

  • Spesenmanagement und Rückbuchung von abrechenbaren Gebühren
  • Abwesenheitsmanagement mit Anbindung an HRIS-Software
  • Allgemeines Beschaffungsmanagement
  • Verwaltung der Rechnungsstellung an Subunternehmer

Fragen, die Sie sich stellen sollten:

  • Werden die Kosten über eine mobile App mit Datenerkennung verwaltet?
  • Wie wird die erneute Fakturierung von Ausgaben gehandhabt?
  • Wie gehen Sie mit den verschiedenen Arten von Abwesenheiten um?
  • Können wir Lieferanteneinkäufe und die Rechnungsstellung verwalten?
Frisch

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2. Wichtige Punkte, die bei der Entsendung untersucht werden sollten

Der Erfolg hinter der Implementierung eines ERP

Der Erfolg der Implementierung eines ERP-Systems für ein Dienstleistungsunternehmen liegt in der Fähigkeit der Einsatzteams, Veränderungen herbeizuführen. Das Wissen um die Anwendungsfälle und die vollständige Beherrschung der Lösung ist unter anderem ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Wichtige Punkte, die Sie wissen sollten:

  • Qualität der Unterstützung
  • Kosten des Supports
  • Verwaltung und Migration von Verlaufsdatenimporten
  • Verwaltung von Benutzerschulungen, Administratoren usw.
  • Anpassung und spezifische Entwicklungen

Hier sind die Fragen, die Sie sich zur ERP-Bereitstellung und -Integration stellen sollten:

  • Wie funktioniert die Bereitstellung der Lösung?
  • Sind die Onboarding-Teams intern oder extern für Ihre Teams?
  • Wie hoch ist der Support, wie viel Zeit verbringen die Teams des ERP-Herausgebers und die Teams der Kunden?
  • Wie funktioniert die Datenübernahme?
  • Wie richte ich Konnektoren mit anderer Software ein?
  • Welche Schulungen werden vor dem Go-Live durchgeführt?
Einsatz

3. Allgemeine Punkte über das Unternehmen

Seine Sicherheitspolitik

Schließlich bedeutet die Wahl eines ERP-Systems für ein Dienstleistungsunternehmen auch, sich für einen Lieferanten zu entscheiden, der seine Fähigkeit unter Beweis stellen muss, das ERP im Laufe der Zeit zu pflegen und die notwendigen Technologien bereitzustellen, um es weiterhin attraktiv zu machen. Der ERP-Anbieter muss auch seine Resilienz, die Einhaltung der Standards für die Verarbeitung personenbezogener Daten und seine Cybersicherheitsmaßnahmen nachweisen.

Punkte, auf die Sie achten sollten:

  • Hosting und Lokalisierung von Kundendaten
  • Rechte- und Zugriffsverwaltung
  • DSGVO-Richtlinie und Respekt vor personenbezogenen Daten
  • Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit und zur Verhinderung von Eindringversuchen

Fragen, die Sie sich stellen sollten:

  • Wo befinden sich Ihre Server?
  • Welche Daten werden außerhalb Ihrer Hosting-Seiten übertragen und in welche Länder?
  • Wie stellen Sie die Einhaltung der DSGVO sicher?
  • Welche Schutzmaßnahmen gibt es: Pentests, Datenverschlüsselung usw. Um die Sicherheit zu erhöhen?
Unterkunft

Schritt 3

Beginnen Sie mit Demos und füllen Sie Ihre Datei aus

Mit all diesen Punkten, die Sie auch vervollständigen können, können Sie sowohl eine Spezifikation als auch eine Vergleichsdatei erstellen.

Listen Sie alle Punkte auf, die Sie für wichtig halten, um sie im Austausch mit den Lieferanten zu überprüfen. Listen Sie in der Spalte die verschiedenen ERP-Anbieter auf, die Sie analysieren möchten.

Vervollständigen Sie die Datei, während Sie sich austauschen, und hinterlassen Sie Kommentare, um sich an die Antworten zu den verschiedenen Themen zu erinnern.

Sie können eine Skala mit einer Gewichtung anwenden, um die verschiedenen ERP-Lösungsanbieter besser einordnen zu können.

Am Ende dieser Arbeit sollten Sie in der Lage sein, klar zu erkennen, welche Lösung die beste ist und am besten auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist.

Wahl des ERP-Systems

Unser Team ist hier, um Ihnen während des gesamten Prozesses zu helfen, wenn Sie es wünschen.

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