GUIDE: Wat zijn de stappen bij het kiezen van een ERP voor een dienstverlenend bedrijf?

Ondanks de wens van een servicebedrijf om zichzelf uit te rusten met een ERP, verstoren drie angsten regelmatig de aankoopbeslissing: acceptatie door de teams, angst voor verandering en angst voor een complexe roll-out. Niet overtuigd? Hier zijn 3 goede redenen om een ERP op maat van je servicebedrijf te implementeren.

Een gedetailleerde analyse van uw behoeften en van wat de ERP-systemen waarmee u concurreert te bieden hebben, zal u in staat stellen om uw specifieke behoeften beter af te stemmen op de functionaliteiten die de tools bieden en zal ervoor zorgen dat u de drie moeilijkheden overwint die inherent zijn aan een dergelijke verandering.

Door deze gids te volgen, kunt u elke fase van uw processen nauwkeurig beoordelen en ervoor zorgen dat u de beste ERP voor uw servicebedrijf vindt. Laat ons u stap voor stap begeleiden.

 

Hoofdhuis Nieuw Lp

INHOUD

Snelle toegang: Voordelen en stappen

Inhoud

De voordelen van ERP voor een servicebedrijf

Alle teams besparen tijd in hun werk wanneer er een ERP-systeem is:

- Medewerkers kunnen al hun acties in dezelfde tool terugvinden. Afhankelijk van hun rechten hebben ze toegang tot hun projecten, tijdregistratie, planning, onkosten en afwezigheidsbeheer. Dit bespaart niet alleen tijd doordat alles op één platform staat, maar vereenvoudigt ook de ervaring van de medewerker.

- Supportteams, financiële teams en het management voeren hun monitoring-, goedkeurings- en sturingstaken uit op één platform. Meldingen en taken worden gecentraliseerd, zodat je sneller vooruitgang kunt boeken.

Een dienstverlenend bedrijf dat een ERP gebruikt dat is afgestemd op zijn bedrijf, vertienvoudigt de zichtbaarheid van zijn prestaties.

Nauwkeurige kennis van projectmarges. Anticipatie op projecten die buiten hun budget vallen. Zicht op de werklast van medewerkers (tijd besteed aan factureerbare projecten).

Dankzij de vele indicatoren over de prestaties van het bedrijf in het verleden en de prognoses kan het zijn situatie snel verbeteren door te weten waar de hefbomen voor vooruitgang liggen en door proactiever te zijn in zijn besluitvorming.

ERP in een dienstverlenend bedrijf verbindt alle teams en belanghebbenden die betrokken zijn bij de projecten waaraan het bedrijf werkt. ERP is een centrale oplossing waarop alle spelers aansluiten en informatie delen. Deze verbinding maakt het werk efficiënter en verbetert de kwaliteit van de projecten.

Voordelen

Fase 1

Het veld van mogelijkheden verkleinen

Als je op zoek gaat naar een ERP, zorg er dan voor dat je oplossingen vindt die echt zijn toegespitst op jouw bedrijf. Als je bijvoorbeeld een adviesbureau bent, zoek dan specifiek naar een ERP die speciaal is gericht op adviesbureaus. Er zijn ERP-oplossingen voor elk type bedrijf.

Voor deze eerste analyse volstaat een grondige zoektocht op internet. Er zijn softwarevergelijkers, en vooral Google, waarmee je de oplossingen kunt vinden die het beste aansluiten bij je behoeften.

Over het algemeen zou je met de ideale zoekopdracht de analyse moeten kunnen beperken tot tussen de 3 en 5 oplossingen. Het is niet per se erg productief om verder te kijken dan dit aantal, omdat de kans groot is dat de eerste analyse je in staat stelt om het aantal te verminderen.

Ster

Fase 2

Bereid uw specificaties voor om ERP-systemen te vergelijken

Om een onfeilbare vergelijking te maken en de beste keuze te maken, kun je een benchmarkdocument opstellen om alle onderwerpen die belangrijk zijn voor je bedrijf te beoordelen. Om uw werk gemakkelijker te maken, hebben we de verschillende onderwerpen opgesomd en de vragen die u kunt stellen.

1. De belangrijkste punten op het gebied van functionaliteit

Teamplanning en personeelsbezetting

Een goed ERP moet je evenveel zicht geven op het verleden als op de toekomst. Resource- en planningsbeheer maakt het verschil tussen een basis ERP en een end-to-end oplossing die het belangrijke personeels- en planningsproces integreert dat de kern vormt van een dienstverlenend bedrijf.

Je moet controleren of het ERP-systeem dit toestaat:

  • personeel toewijzen aan projecten en bedrijven
  • belastingsindicatoren berekenen zoals TACE, TACI, enz.
  • het zoeken naar profielen vergemakkelijken op basis van vaardigheden en andere criteria (ervaring, voorkeuren van werknemers, enz.)
  • roosters bekijken en verbinding maken met de agenda's van werknemers
  • Productie, verkoop en verwachte kosten voor projecten berekenen met behulp van de werklastprognose.
  • werknemers markeren die het risico lopen om van contract te veranderen

Vragen die je kunt stellen over dit onderwerp:

  • Is competentiemanagement geïntegreerd?
  • Kan er rekening worden gehouden met de voorkeuren van werknemers?
  • Welke indicatoren kunnen je helpen om je werkdruk effectiever te beheren?
  • Is het gemakkelijk om personeel toe te wijzen aan projecten en taken?
  • Hoe plan je de personeelsbezetting voor projecten die nog niet zijn gestart?
Personeel

Projectbeheer en margeberekening

ERP moet uw bedrijf volledig inzicht geven in de bedrijfsprestaties.

De volgende punten moeten worden gecontroleerd:

  • Alle kosten bewaken (personeel, uitbesteding, aankopen, uitgaven)
  • Berekening van omzet aangepast aan het type facturering (vaste prijs, fee-based, abonnement, etc.)
  • Berekening van marges tot op heden en bij voltooiing van het project
  • Analyse van verschillen tussen productie en facturering voor een project
  • Analyse van verschillen in tijd besteed aan het project, aan projecttaken, per persoon

Vragen die je kunt stellen over dit onderwerp:

  • Hoe wordt de verkooperkenning beheerd?
  • Hoe worden projectmarges berekend?
  • Hoe wordt niet-gefactureerde productie gerapporteerd?
  • Hoe worden de kosten voor onderaanneming bijgehouden?
Projectbeheer

Wereldwijde en activiteitsrapportage

Een ERP-systeem voor een dienstverlenend bedrijf moet alle indicatoren leveren die nodig zijn om de prestaties van het bedrijf te verbeteren en de besluitvorming te vergemakkelijken.

Zorg ervoor dat de volgende indicatoren worden opgenomen in de rapportage:

  • Tarieven, TACE, TACI
  • Productie in dagen en waarde
  • Omzet en marges per project, per afdeling, geconsolideerd
  • Gemiddeld aantal dagen
  • Resultatenrekening
  • Kostenanalyse en facturatie van onderaannemers
  • Analyse van de bestede tijd per type activiteit

Je kunt de volgende vragen stellen:

  • Hoe wordt de tijd berekend die wordt besteed aan factureerbare projecten in verhouding tot de beschikbare tijd?
  • Hoe voeg je waarde toe aan je productie?
  • Hoe maakt de oplossing onderscheid tussen gewaardeerde productie en verkoop?
  • Welke rapporten bieden jullie om te controleren of de prijzen goed zijn?
Rapportage

Projectfacturering

Door facturatie te centraliseren in dezelfde tool als activiteitsmonitoring wordt facturatie geautomatiseerd, worden gegevens betrouwbaarder en wordt het eenvoudiger om discrepanties tussen productie en facturatie te analyseren.

Belangrijke punten om te onthouden over facturering :

  • Mogelijkheid om projecten te factureren op basis van een vaste prijs, tijd en materiaal, abonnement, enz.
  • Massa e-mailing van facturen
  • Factuursjablonen aanpassen
  • Bewaking van achterstallige betalingen en automatische herinneringen
  • Facturatiegegevens naar boekhoudoplossingen sturen

Vragen die je kunt stellen :

  • Hoe kan facturering worden geautomatiseerd met behulp van de beschikbare gegevens?
  • Hoe worden onbetaalde rekeningen behandeld?
  • Hoe kan ik een e-mailadres aan het ERP koppelen om facturen te versturen?
  • Hoe worden afwijkingen tussen gepland, geproduceerd en gefactureerd geanalyseerd?
  • Hoe worden factureringsgegevens verzameld en overgedragen?
Facturering

Andere handige functies

Een ERP-systeem voor een dienstverlenend bedrijf moet zoveel mogelijk functies centraliseren, zodat taken kunnen worden geautomatiseerd en gegevens zo effectief mogelijk kunnen worden geëxploiteerd. Je moet controleren of het de volgende functies kan beheren:

  • Kostenbeheer en facturering van factureerbare uitgaven
  • Verzuimbeheer met koppeling naar HRIS-software
  • Algemeen inkoopbeheer
  • Beheer van facturatie aan onderaannemers

Vragen om te stellen :

  • Worden uitgaven beheerd via een mobiele app met gegevensherkenning?
  • Hoe worden kosten in rekening gebracht?
  • Hoe ga je om met de verschillende soorten afwezigheid?
  • Kun je de inkoop en facturering van leveranciers beheren?
Vergoedingen

Ontdek hoe Stafiz ERP uw prestaties kan verbeteren en uw bedrijf kan vereenvoudigen

Maak een afspraak voor een demo

Bekijk een demo

2. De belangrijkste punten die moeten worden bestudeerd met betrekking tot de inzet

Het succes achter ERP-implementatie

Het succes achter de implementatie van een ERP voor een dienstverlenend bedrijf ligt in het vermogen van de implementatieteams om verandering teweeg te brengen. Kennis van de use cases en volledige beheersing van de oplossing is een van de belangrijkste succesfactoren.

Belangrijke punten om te weten :

  • Kwaliteit van ondersteuning
  • Kosten van ondersteuning
  • De import en migratie van historische gegevens beheren
  • Beheer van gebruikers- en beheerderstrainingen, enz.
  • Aanpassing en specifieke ontwikkelingen

Dit zijn de vragen die je moet stellen over de implementatie en integratie van ERP:

  • Hoe wordt de oplossing ingezet?
  • Zijn de integratieteams intern of extern?
  • Wat is het niveau van ondersteuning en hoeveel tijd wordt er besteed door de teams van de ERP-uitgever en de teams van de klant?
  • Hoe werkt gegevensherstel?
  • Hoe maak je connectoren met andere software?
  • Welke training wordt er gegeven voor de go-live?
Inzet

3. Algemene punten over het bedrijf

Haar veiligheidsbeleid

Tot slot betekent het kiezen van een ERP voor een dienstverlenend bedrijf ook het kiezen van een leverancier die kan aantonen dat hij in staat is om het ERP op de lange termijn te onderhouden en de technologieën kan leveren die nodig zijn om het ERP aantrekkelijk te blijven maken. De ERP-leverancier moet ook zijn veerkracht bewijzen, zijn naleving van de normen voor de verwerking van persoonsgegevens en zijn acties op het gebied van cyberbeveiliging.

Punten om in de gaten te houden:

  • Hosting en lokalisatie van klantgegevens
  • Rechten- en toegangsbeheer
  • RGPD beleid en respect voor persoonlijke gegevens
  • Maatregelen om de veiligheid te garanderen en inbraakpogingen te voorkomen

Vragen om te stellen :

  • Waar bevinden uw servers zich?
  • Welke gegevens worden overgedragen buiten uw hostingsites en naar welke landen?
  • Hoe zorg je ervoor dat de RGPD wordt nageleefd?
  • Welke beschermende maatregelen zijn er genomen: pentests, gegevensversleuteling, etc. om de beveiliging te verbeteren?
Hosting

Stap 3

Ga aan de slag met de demo's en vul je bestand in

Met al deze punten, die je ook kunt aanvullen, kun je een specificatie en een vergelijkingsbestand maken.

Maak een lijst van alle punten die je belangrijk vindt om te bekijken tijdens besprekingen met leveranciers. Maak in de kolommen een lijst van de verschillende ERP-leveranciers die je van plan bent te analyseren.

Vul het bestand gaandeweg aan en laat opmerkingen achter om je te herinneren aan de antwoorden op de verschillende onderwerpen.

Je kunt een schaal met een weging toepassen om de verschillende leveranciers van ERP-oplossingen beter te rangschikken.

Aan het einde van dit werk zou je duidelijk moeten kunnen zien welke oplossing de beste is en het beste aansluit bij jouw behoeften.

Erp keuze

Ons team is er om je tijdens het hele proces te helpen als je dat wilt.

U kunt contact met ons opnemen voor meer informatie

Neem contact met ons op!