GUIDE : Comment appréhender un projet ERP ? [3 phases]

 

 

ERP Guide

Étape 1

Cadrage et planification d’un projet ERP

Qu’il s’agisse d’un projet ERP de migration ou d’implémentation, la phase de cadrage représente une étape cruciale. Comme dans tout projet, la préparation demeure la clé : “le début, c’est la moitié de tout”.

      A) Définir vos objectifs

Avant tout projet ERP, il convient de définir précisément les objectifs que vous souhaitez atteindre avec cet outil. Cette phase est l’une des plus importantes et doit donc être prise particulièrement au sérieux. 

Un projet ERP présente une dimension stratégique pour votre entreprise. De plus, il s’agit d’un investissement sur le long terme, puisque les entreprises conservent en moyenne leur ERP une dizaine d’années.

Comme vous allez le constater, l’ERP impacte de nombreux domaines pour les sociétés de services et de conseils. 

  • La gestion des ressources humaines 

Le capital humain est l’un des piliers des entreprises de services et de conseils. Un ERP performant se révèle une aide précieuse pour la planification, le suivi des compétences ainsi que pour la gestion des temps et des activités.

  • La gestion de la relation client 

Le suivi des intéractions et la gestion de projet doivent être implémentés stratégiquement afin de maximiser la productivité des équipes et la satisfaction client. 

Ainsi, un ERP bien choisi associé à un CRM puissant vous permettra de gérer les contrats et les opportunités de façon la plus optimale possible. 

  • La gestion financière 

L’ERP permet un suivi précis des coûts et des revenus. Cela facilite largement la gestion de la facturation et de la comptabilité projet

     1. Choisir des objectifs SMART

Définissez vos objectifs en vous appuyant sur la méthodologie SMART, soit 

Spécifique Mesurable Atteignable Réalisable Temporel. 

Ces derniers doivent être chiffrés avec précision, en utilisant des KPIs bien spécifiques. 

Vous ne savez pas quels KPIs choisir ? Voici 12 indicateurs financiers à suivre pour le pilotage de projets.

    2. Mesurer le ROI

À la fin du projet, vous devrez établir un bilan vous permettant ainsi de mesurer le ROI du projet ERP. Les objectifs définis doivent donc rester cohérents avec votre stratégie d’entreprise globale.

Vous pouvez définir un certain nombre de questions vous permettant d’évaluer le ROI de votre projet ERP : 

  • Quels avantages l’ERP a t’il permis de réaliser d’un point de vue opérationnel ? Par exemple : l’automatisation des processus, la réduction des erreurs… 
  • Quelles économies en résultent ? 
  • De quelle manière l’ERP a t’il amélioré la précision et la fiabilité des données ? 
  • Comment cela impacte la prise de décision ?
  • Quels avantages concurrentiels a apporté l’ERP ? Par exemple : une meilleure satisfaction client, des temps de réponses réduits, un temps réduit d’attribution des projets…

B) Clarifier l’existant 

Entamer un projet ERP de migration ou d’implémentation implique d’auditer votre existant. 

Cette étape vous permettra tout d’abord de faire le point sur la situation actuelle de votre entreprise. 

Cartographiez minutieusement : 

  • Vos flux de communication
  • Les processus
  • Les types de données qui circulent
  • Les logiciels utilisés 

L’état des lieux réalisé, vous serez plus aptes à identifier les éléments que vous souhaitez conserver par la suite. 

     1. Identifier les données en circulation et à conserver

Considérez cette étape comme un grand ménage de printemps. Vous y verrez plus clair sur les données qui circulent au sein de votre entreprise ainsi que sur celles qui devront être conservées.  

     2. Assurer la croissance

Si cette étape d’audit peut être longue et fastidieuse, elle s’avère extrêmement importante pour la réussite de votre projet ERP et pour la croissance de votre entreprise. Imaginer faire croître une entreprise de services et de conseil sans une bonne gestion de sa base clientèle et de son staffing serait illusoire. 

     3. Impliquer les équipes

Notre conseil : impliquez vos équipes dès cette étape du projet. Vous pourrez ainsi initier la conduite au changement et vous disposerez d’une base solide d’informations grâce à une vision terrain précise.

 

      C) Déterminer votre budget 

Gardez en tête qu’un projet ERP représente un lourd investissement, tant humain que financier. 

  • Coût de l’outil 

Tout d’abord, le prix du logiciel est conséquent. De plus, il peut nécessiter l’installation d’infrastructures, notamment si vous optez pour une version on-premise (vs cloud). 

Avec chacune des solutions, des frais de maintenance sont à prévoir. 

  • Mobilisation des équipes

Les équipes mobilisées durant toute la durée du projet vont également générer de lourdes dépenses. Si vous n’avez pas les ressources humaines disponibles en interne, une collaboration avec un prestataire spécialisé s’avère fortement recommandée. Même dans ce cas là, des équipes doivent toutefois être définies afin de garantir la gestion de projet qui permettra d’assurer la cohérence entre l’implémentation et les objectifs définis.

De ce fait, évaluer précisément le budget que vous êtes prêts à investir constitue une part importante de la phase de cadrage. 

En effet, cette décision impactera directement le choix de l’outil, du prestataire mais aussi le niveau d’accompagnement reçu. D’autres décisions peuvent découler de cette estimation, comme le fait de migrer vos données vous-même ou de missionner votre prestataire suivant l’ampleur de la tâche. 

 

Cadrage et planification d’un projet ERP 1

     

 

D) Identifier les potentiels risques

Comme dans tout projet, il existe des risques à considérer. Plus vous anticiperez, plus vous pourrez vous montrer efficace dans la résolution des problèmes. 

     1. Lister les risques potentiels

En effet, plusieurs événements et aléas peuvent impacter le projet : 

  • Évaluation des besoins de l’entreprise
  • Changement de budget
  • Faillite du logiciel retenu
  • Changements de législation
  • Disponibilité des équipes
  • Événements externes 

     2. Anticiper des solutions

Sans être parano, une étude des potentiels risques se révèlera constructive. 

Nous vous recommandons d’établir une liste des éléments qui pourraient compromettre l’implémentation ou la migration de votre outil ERP. Une fois ces éléments identifiés, analysez les potentielles conséquences et anticipez des solutions. Définir un plan d’action en amont vous évitera sueurs froides, retard et coûts supplémentaires. 

 

      E) Désigner une équipe 

Le choix de l’équipe est un facteur essentiel pour la réussite d’un projet d’une telle envergure. 

     1. Sélectionner les profils plus motivés

Choisissez uniquement des personnes réellement impliquées et motivées. La migration ou l’implémentation d’un projet ERP est lourde à porter tant cet outil s’avère stratégique pour l’entreprise et sa croissance.

     2. Diversifier les profils

Commencez par choisir un chef de projet aux épaules solides ainsi qu’une équipe composée de profils mixtes. Chaque spécialité apportera sa pierre à l’édifice, qu’il s’agisse d’un profil technique, stratégique, opérationnel ou commercial. Assurez-vous qu’ils soient disponibles sur les 6 à 12 prochains mois, car il s’agit de la durée moyenne pour un projet d’implémentation ou de migration ERP.

 

      F) Éditer un cahier des charges 

     1. Contextualiser le projet 

Le cahier des charges technique et fonctionnel est un document précis qui va servir de référence tout au long du projet. Il fournit un contexte : 

  • Sur l’entreprise
  • Ses enjeux 
  • Le contexte économique dans lequel elle évolue 
  • Ses concurrents 
  • Ses besoins
  • Ses ambitions

Lors de l’expression des besoins, vous pouvez notamment formuler vos attentes en termes de fonctionnalités et du niveau de personnalisation requis. Attention toutefois à ne pas tomber dans le piège de la sur-personnalisation : cette solution souvent plus coûteuse peut s’avérer difficile à gérer par la suite, notamment pour trouver des prestataires experts ou pour la mise en place de formations.

     2. Comprendre les bénéfices apportés par le cahier des charges

Ce document s’avère essentiel pour clarifier vos besoins et les communiquer le plus précisément possible au prestataire. 

L’établissement d’un cahier des charges offre plusieurs avantages : 

  • Découper avec précision les différentes phases du projet 
  • Confirmer les parties impliquées 
  • Définir un agenda précis 
  • Clarifier la date de fin du projet 

 

      G) Choisir un ERP

Le choix de l’outil doit être stratégique : vous allez l’utiliser pendant des années et allez être amenés à collaborer régulièrement avec ses équipes.

     1. Définir les critères de sélection

Commencez par lister les critères qui vous tiennent à cœur. Par exemple : 

  • Qualité du support client 
  • Liste des fonctionnalités indispensables
  • Spécialisation dans une industrie
  • Budget
  • Services complémentaires 

     2. Comparer les différents ERP

Une fois vos attentes clairement établies, vous pourrez faire une première sélection et procéder à la phase de comparaison. À cette étape, il s’avère nécessaire de recueillir des avis des clients actuels, d’échanger avec les équipes commerciales ou encore de tenter d’obtenir une version d’essai. Ce sont autant d’éléments qui vous aideront à choisir l’outil ERP adapté à vos besoins et aux ambitions de votre entreprise. 

Astuce : Une solution ERP intégrée permet par exemple de regrouper l’ensemble de vos données sur une même plateforme. Voici 10 avantages de choisir une solution intégrée pour gérer votre activité.

     3. Opter pour le feeling 

Vous n’arrivez pas à vous décider ? Basez-vous sur votre feeling et sur la facilité de communication que vous avez pu avoir durant vos échanges avec les équipes. Vous serez amenés à échanger plusieurs fois par semaine… pendant des mois. À prix et fonctionnalités similaires, une communication bienveillante et constructive pourra vous aider à départager. 

Pour vous aider, voici le guide pour choisir un ERP en tant que société de services.

Cadrage et planification d’un projet ERP 2

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Etape 2

Déploiement et mise en oeuvre

Arrivés à cette phase, vous avez déjà : 

  • Établi vos besoins
  • Défini une équipe
  • Décidé d’un calendrier
  • Rédigé un cahier des charges fonctionnel et technique
  • Choisi un outil voire un prestataire 

Dans la phase de déploiement, vous allez veiller à ce que tout ce qui a été défini en amont s’applique. À ce niveau, le suivi de projet doit véritablement être régulier et rigoureux.       

 

      A) Définir vos attentes 

Comment savoir si votre projet ERP peut être qualifié de réussi ? 

Pour cela, vous devez établir la liste de vos attentes. L’agenda défini dans la phase de cadrage vous donne une première direction. Répondez à la question suivante : qui a besoin de quoi et à quel moment ? 

Cela vous aidera à définir les moments clés du projet sur un calendrier précis afin de pouvoir mesurer sa réussite à la fin. 

Voici 3 clés pour que votre projet ERP soit une réussite : 

  • La maîtrise du temps
  • La maîtrises des coûts 
  • Une communication transparente 

 

      B) Migrer vos données

Le projet semble toucher à sa fin ? Pourtant, l’étape de la migration de données reste cruciale. En effet, les données constituent l’une des plus grandes richesses de l’entreprise et leur migration doit donc faire l’objet d’un travail minutieux. Prenez le temps d’établir une stratégie de migration de données précise : pour conserver leur valeur ajoutée, ces données doivent être agrégées, nettoyées et fiables avant tout.

Un projet de migration de données comprend notamment : 

  1. La planification : définir les étapes clés, l’agenda, les équipes impliquées
  2. L’analyse : identifier les données à migrer. Quelles données conserver ? Quel niveau d’historique est nécessaire ?  
  3. La sauvegarde 
  4. La cartographie : assurer la correspondance d’un système à l’autre
  5. La validation des données
  6. Le nettoyage des données
  7. La gestion des exceptions
  8. La documentation : détailler les étapes, les challenges, les erreurs, les solutions

 

      C) Tester et recetter

Un projet ERP reste incomplet sans une phase de test et de recettage minutieuse. Celle-ci ne doit en aucun cas être négligée. 

     1. Rédiger un cahier de recettes

La rédaction d’un cahier de recettes permettra deux choses :

  • Vous assurer que les besoins évoqués dans la phase de cadrage sont bien couverts
  • Passer en revue chaque point afin de vérifier que tout est fonctionnel

Si des erreurs persistent, elles pourront alors être corrigées à cette étape, avant la mise en production. 

Le cahier de recettes se compose d’une série de tests, organisés par scénarios en fonction de chaque type d’utilisateur. 

Par exemple : 

Besoin : “En tant que commercial, je souhaite renseigner toutes les informations sur mon client dans une fiche qui lui est dédiée”

Test : Utiliser la fonctionnalité permettant de créer une fiche client

Résultat : Si réussite “OK”, si échec “KO” en ajoutant éventuellement des précisions sur les éléments non fonctionnels. 

     2. Impliquer les équipes

La recette implique l’ensemble de vos collaborateurs, notamment les équipes métiers qui deviendront les utilisateurs finaux de la solution. 

De ce fait, il s’avère important de valider leurs besoins et attentes vis-à-vis de cet outil et de s’assurer que l’ERP retenu y réponde correctement. 

Enfin, la recette permettra également d’anticiper la phase de formation en identifiant avec précision des cas d’utilisation concrets attendus par vos collaborateurs. 

 

      D) Former vos collaborateurs

Changer ses habitudes n’est jamais chose aisée, c’est pourquoi la phase de formation s’avère indispensable pour faciliter l’adoption de ce nouvel outil par vos équipes. 

  • Avantages d’investir dans la formation 

La formation est cruciale pour permettre l’adaptation au changement en douceur, et se révèlera bénéfique sur plusieurs points : 

  1. Une meilleure prise en main de l’ERP 
  2. Un gain de temps
  3. Un gain en efficacité et productivité
  4. Une meilleure satisfaction de vos employés 
  5. Une amélioration de la rentabilité

En refusant d’investir du temps et de l’énergie sur l’aspect formation, vous risquez de vous confronter à des réticences, des process ralentis et une certaine frustration de vos collaborateurs. Enfin, une mauvaise utilisation de l’ERP comporte des risques, comme un manque de fiabilité des données ou d’autonomie conduisant alors à une dépendance de vos équipes.

  • Points clés à aborder pour former ses équipes à un ERP

Nous vous recommandons donc vivement d’organiser un planning de formation précis pour faciliter l’adoption de votre projet ERP en interne. Assurez-vous que toutes les équipes concernées reçoivent cette formation et n’hésitez pas à la faire évoluer en fonction de ce que vous observez au fur et à mesure. 

Abordez les points importants : 

    • Les étapes clés de l’intégration et son agenda 
    • Le fonctionnement de l’outil
    • Les bénéfices apportés : plus de précision, plus de fiabilité, plus d’autonomie vis à vis de l’accès aux données, un gain de temps, une meilleure efficacité 
    • La présentation des nouveaux processus  

  • Accompagnement d’experts

L’étape de formation étant cruciale, vous pourriez décider de vous faire accompagner par un prestataire : soit par une agence, soit par un indépendant. De plus, il n’est pas rare que l’ERP choisi propose également des consultants dédiés à la formation ou vous mette en relation avec des partenaires. Leur expertise et leur expérience leur confèrent un niveau de maîtrise élevé ainsi qu’une bonne compréhension des enjeux impliqués. 

Déploiement et mise en oeuvre 1

Étape 3

Suivi et optimisation post-déploiement

      A) Évaluer la réussite du projet 

Le bilan va permettre d’évaluer la réussite du projet ERP et de mesurer son ROI. 

     1. Analyser les KPIs

Commencez par reprendre attentivement les KPIs déterminés à la phase de cadrage. 

Vous pourrez baser votre analyse sur des éléments concrets. Ensuite, comparez et analysez ces éléments d’une période à l’autre : avant/après le projet ou encore d’une année sur l’autre.

     2. Échanger avec les utilisateurs finaux

Si les données chiffrées s’avèrent indispensables à cette étape, le ressenti de vos utilisateurs finaux est également crucial. Il en va du bien-être et de la rétention de vos collaborateurs, et finalement de votre rentabilité en tant qu’entreprise. Prenez le temps de recueillir leurs points de vue et de prendre en considération leurs éventuelles suggestions. 

Répondez aux questions suivantes vous aidera à mesurer l’impact du projet :

  • Les objectifs sont-ils atteints ?
  • Les fonctionnalités répondent-elles aux attentes des équipes ? 
  • L’ERP déployé permet-il de répondre à l’ensemble des besoins exprimés dans la phase de cadrage ? 
  • Les collaborateurs savent-ils tirer parti au maximum du nouvel outil ?  
  • Les données ont-elles été correctement transférées d’un système à l’autre ? 
  • L’agenda a t’il été respecté ? Le budget ? 

 

      B) Assurer la maintenance

Maintenir votre ERP à jour s’avère une nécessité pour plusieurs raisons. 

     1. Garantir un niveau de sécurité optimal

L’ERP de votre entreprise est amené à recevoir des données à caractère personnel : sur vos collaborateurs, vos clients, vos prestataires… Tout d’abord, assurez-vous que cette collecte respecte la réglementation RGPDt. 

Ensuite, vous devez mettre en place le maximum de mesures pour empêcher les brèches de sécurité dans votre système. 

Il en va de votre responsabilité en tant que collecteur de données d’assurer que celles-ci ne tombent pas entre de mauvaises mains. Cela passe par une maintenance attentive de vos outils, donc de votre ERP.

     2. Limiter le nombre d’interruptions 

Engager des mesures de maintenance préventive permettra d’éviter les bugs et les ralentissements. Or, ce type d’interruptions pourrait gravement nuire à la productivité de vos équipes.

Attention si vous optez pour une solution On-Premise : cette infrastructure nécessite généralement plus de maintenance qu’une version Cloud. Par ailleurs, elle requiert de solides ressources techniques. Toutefois, elle peut s’avérer pertinente si vous avez des besoins en personnalisation élevés. 

 

      C) Faire évoluer l’outil

Vous pensiez en avoir terminé ? En réalité, un projet ERP n’est jamais réellement achevé ! 

  • Des objectifs alignés à la stratégie

En effet, les besoins de votre entreprise sont amenés à évoluer, surtout dans une phase de croissance. De ce fait, vous devez vous assurer que l’outil reste aligné avec la stratégie globale de l’entreprise et continue à répondre à vos besoins.  

  • Une mise en conformité nécessaire

Enfin, une mise à niveau de votre ERP peut être nécessaire pour rester en conformité d’un point de vue législatif. Certaines évolutions réglementaires peuvent venir impacter votre industrie ou votre fonctionnement, il est de votre responsabilité de mettre en conformité votre entreprise et vos outils.

Suivi et optimisation post-déploiement 1

Conclusion

La clé pour réussir un projet ERP ? Une préparation minutieuse ! La phase de cadrage s’avère fondamentale et permet de mettre à plat non seulement vos objectifs mais également votre existant. 

Un projet ERP s’avère particulièrement stratégique pour une entreprise, surtout s’il s’agit d’une entreprise de conseils ou de services, pour qui la manipulation de données clients et des équipes reste particulièrement lourde. 

Gardons en tête qu’il s’agit d’un projet très demandeur en termes de ressources humaines et financières, et cela sur plusieurs mois. Un projet ERP doit donc être anticipé et parfaitement exécuté car il concerne l’entreprise au global. Ses retombées peuvent être rapidement visibles, autant pour vos clients que vos collaborateurs. Toutefois, un projet ERP mal implémenté peut également être lourd de conséquences affectant alors la satisfaction et la rentabilité de votre entreprise.

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