GUÍA: Cómo abordar un proyecto ERP [3 fases]

      A) Defina sus objetivos

Antes de cualquier proyecto ERP, debes definir con precisión los objetivos que deseas alcanzar con esta herramienta. Esta fase es una de las más importantes y, por tanto, debe tomarse con particular seriedad.

Un proyecto ERP tiene una dimensión estratégica para su empresa. Además, es una inversión a largo plazolas empresas conservan su ERP una media de diez años.

Como verá, el ERP tiene repercusiones en muchos ámbitos para las empresas de servicios y consultoría. 

• Planificación de recursos humanos 

El capital humano es uno de los pilares de las empresas de servicios y consultoría. Un sistema ERP de alto rendimiento es una ayuda inestimable para la planificaciónla planificación el seguimiento de las competencias así como la gestión del tiempo y las actividades.

• Gestión de las relaciones con los clientes 

El sitio supervisión de interacciones y gestión de proyectos deben aplicarse estratégicamente para maximizar la productividad del equipo y la satisfacción del cliente.

Un ERP bien elegido combinado con un potente CRM le permitirá gestionar contratos y oportunidades de la forma más eficaz posible.

• Gestión financiera 

ERP permite un control preciso de costes e ingresos. Esto facilita enormemente la gestión de la facturación y la contabilidad de proyectos

     1. Elija objetivos SMART

Defina sus objetivos utilizando la metodología SMARTo

Específico Medible Alcanzable Tiempo limitado 

Éstos deben cuantificados utilizando KPI s.

¿No está seguro de qué KPI elegir? Aquí tienes 12 indicadores financieros para la gestión de proyectos.

    2. Medición del ROI

Al final del proyecto, deberá elaborar un balance para poder medir el ROI del proyecto ERP. Por tanto, los objetivos definidos deben ser coherentes con su estrategia empresarial global.

Puede definir una serie de preguntas que le ayuden a evaluar el ROI de su proyecto ERP: 

• ¿Qué beneficios ha aportado el ERP desde un punto de vista operativo? Por ejemplo: automatización de procesos, reducción de errores, etc. 
• ¿Cuál es el ahorro resultante? 
• ¿Cómo ha mejorado el ERP la precisión y fiabilidad de los datos? 
• ¿Cómo afecta esto a la toma de decisiones?
• ¿Qué ventajas competitivas ha aportado la ERP? Por ejemplo: mejora de la satisfacción del cliente, reducción de los tiempos de respuesta, reducción de los plazos de asignación de proyectos, etc.

B) Aclarar lo que ya existe 

Cuando se embarca en un proyecto de migración o implantación de un ERP, necesitaauditar su sistema actual.

Esta etapa le permitirá hacer balance de la situación actual de su empresa.

Planifíquelo minuciosamente: 

• Sus flujos de comunicación
• Los procesos
• Los tipos de datos que circulan
• Software utilizado 

Una vez hecho esto, estarás en mejores condiciones para identificar los objetos que quieres conservar. 

     1. Identificar los datos en circulación y que deben almacenarse

Piénsalo como una limpieza de primavera. Verá con más claridad los datos que circulan dentro de tu empresa, así como lo que hay que necesita conservar.

     2. Garantizar el crecimiento

Aunque esta etapa de auditoría puede ser larga y tediosa, es extremadamente importante para el éxito de su proyecto ERP y para crecimiento de su empresa. Es difícil imaginar el crecimiento de una empresa de servicios y consultoría sin una buena gestión de su cartera de clientes y personal sería ilusorio.

     3. Participación de los equipos

Nuestro consejo : implique a sus equipos en esta fase del proyecto. Esto le permitirá iniciar la gestión del cambio y dispondrá de una base sólida de información gracias a una visión precisa del terreno.

      C) Determine su presupuesto 

Tenga en cuenta que un proyecto ERP representa una fuerte inversióntanto humana como financiera.

• Coste de la herramienta 

En primer lugar, el precio del software es considerable. Además, puede requerir la instalación de infraestructuraespecialmente si se opta por una versión local (frente a la nube).

Cada solución conlleva unos costes de mantenimiento. 

• Movilizar a sus equipos

Los equipos de equipos movilizados durante la duración del proyecto también generarán costes considerables. Si no dispone de recursos humanos en su empresa, puede trabajar con un proveedor de servicios especializado es muy recomendable. Pero incluso en este caso, hay que definir los equipos para garantizar gestión del proyecto que coherencia entre la aplicación y los objetivos definidos.

En consecuencia, estimar con precisión ell presupuesto que está dispuesto a invertir es una parte importante de la fase de definición del alcance.

Esta decisión tendrá un impacto directo en la elección de la herramienta, desde proveedor de servicios sino también en el nivel de apoyo recibido. De esta estimación pueden derivarse otras decisiones, como migrar los datos uno mismo o encargar la tarea al proveedor de servicios, en función de la envergadura de la tarea.

      A) Evaluación del éxito del proyecto 

La evaluación le permitirá valorar el éxito del proyecto ERP y medir su ROI.

     1. Analizar los KPI

Comience por revisar detenidamente los KPI identificados durante la fase de delimitación del alcance. 

Puede basar su análisis en elementos concretos. A continuación, puede comparar y analizar estos elementos de un periodo a otro: antes/después del proyecto o de un año a otro.

     2. Interacción con los usuarios finales

Aunque las cifras son esenciales en esta fase, la de sus usuarios finales también es crucial. El bienestar y la retención de sus empleadosy, en última instancia, su rentabilidad como empresa. Tómese el tiempo necesario para recabar sus opiniones y tenga en cuenta cualquier sugerencias.

Responder a las siguientes preguntas le ayudará a medir el impacto del proyecto:

• ¿Se están cumpliendo los objetivos?

• ¿Las funcionalidades responden a las expectativas de los equipos? 
• ¿El ERP implantado satisface todas las necesidades expresadas durante la fase de definición del alcance? 
• ¿Saben los empleados cómo aprovechar al máximo la nueva herramienta?  
• ¿Se han transferido correctamente los datos de un sistema a otro? 
• ¿Se ha respetado el calendario? ¿El presupuesto? 

      B) Mantenimiento

Mantener actualizado su ERP es una necesidad por varias razones. 

     1. Garantizar el máximo nivel de seguridad

El sistema ERP de su empresa puede recibir datos personales En primer lugar, asegúrese de que esta recogida de datos cumple con la normativa RGPDt.

A continuación, tiene que poner en marcha tantas medidas como sea posible para evitar fallos de seguridad en tu sistema.

Como recopilador de datos, usted tiene la responsabilidad de garantizar que sus datos no caigan en las manos equivocadas. Esto implica un mantenimiento cuidadoso de sus herramientas y, por tanto, de su ERP.

     2. Limitar el número de interrupciones 

Llevar a cabo el mantenimiento preventivo ayudará a evitar bichos y ralentizaciones. Este tipo de interrupciones podrían afectar seriamente a la productividad de sus equipos.

Tenga cuidado si opta por una solución On-Premise: esta infraestructura suele requerir más mantenimiento que una versión en la nube. Además, requiere recursos técnicos. Sin embargo, puede ser adecuada si tiene grandes necesidades de personalización.

      C) Desarrollo de la herramienta

¿Creía que había terminado? En realidad, un proyecto de ERP nunca está terminado. 

• Objetivos acordes con la estrategia

Las necesidades de su empresa evolucionarespecialmente durante una fase de crecimiento. Por ello, debe asegurarse de que la herramienta permanece alineada con las y siga satisfaciendo sus necesidades.

• Necesidad de cumplimiento

Por último, es posible que su ERP deba actualizarse para garantizar que sigue cumpliendo con la la legislación. Ciertos cambios normativos afectan a su sector o a sus operaciones, y es su responsabilidad asegurarse de que se cumplen. responsabilidad garantizar que su empresa y sus herramientas cumplen la normativa.