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Paso 1
Alcance y planificación de un proyecto ERP
Tanto si se trata de un proyecto de migración como de implementación de un ERP, la fase de determinación del alcance es un paso crucial. Como en cualquier proyecto, la preparación sigue siendo clave: "el principio es la mitad de todo".
A) Define tus objetivos
Antes de cualquier proyecto ERP, debes definir con precisión los objetivos que deseas alcanzar con esta herramienta. Esta fase es una de las más importantes y, por tanto, debe tomarse con particular seriedad.
Un proyecto ERP tiene una dimensión estratégica para tu empresa. Además, es una inversión a largo plazo, ya que las empresas mantienen su ERP durante una media de diez años.
Como verás, el ERP impacta en muchas áreas para las empresas de servicios y consultoría.
- Planificación de recursos humanos
El capital humano es uno de los pilares de las empresas de servicios y consultoría. Un ERP de alto rendimiento es una valiosa ayuda para la planificación, el seguimiento de las competencias y la gestión del tiempo y de las actividades.
- Gestión de las relaciones con los clientes
El monitoreo de la interacción y la gestión de proyectos deben implementarse estratégicamente para maximizar la productividad del equipo y la satisfacción del cliente.
Por lo tanto, un ERP bien elegido combinado con un CRM potente le permitirá administrar contratos y oportunidades de la manera más óptima posible.
- Gestión financiera
ERP permite un seguimiento preciso de costos e ingresos. Esto facilita mucho la gestión de la facturación y la contabilidad de proyectos
1. Elija objetivos SMART
Defina sus objetivos en función de la metodología SMARTcualquiera de los dos
Específico Medible Alcanzable Tiempo limitado
Estos deben cuantificarse con precisión, utilizando KPIs muy específicos.
¿No estás seguro de qué KPI elegir? Aquí hay 12 indicadores financieros a monitorear para la gestión de proyectos.
2. Medir el retorno de la inversión
Al final del proyecto, tendrás que elaborar un balance que te permita medir el ROI del proyecto ERP. Por lo tanto, los objetivos establecidos deben ser coherentes con su estrategia empresarial general.
Puedes definir una serie de preguntas que te permitan evaluar el ROI de tu proyecto ERP:
- ¿Qué ventajas ha conseguido el ERP desde el punto de vista operativo? Por ejemplo: automatización de procesos, reducción de errores, etc.
- ¿Qué ahorros son el resultado?
- ¿Cómo ha mejorado el ERP la precisión y fiabilidad de los datos?
- ¿Cómo impacta esto en la toma de decisiones?
- ¿Qué ventajas competitivas ha aportado el ERP? Por ejemplo: mejor satisfacción del cliente, reducción de los tiempos de respuesta, reducción del tiempo de asignación de proyectos, etc.
B) Clarificación de la situación existente
Iniciar un proyecto de migración o implementación de ERP implica auditar su sistema existente.
Este paso te permitirá, en primer lugar, hacer un balance de la situación actual de tu empresa.
Mapeo minucioso:
- Tus flujos de comunicación
- Procesos
- Los tipos de datos que circulan
- El software utilizado
Una vez realizado el inventario de accesorios, podrá identificar mejor los elementos que desea conservar más adelante.
1. Identificar los datos que circulan y que deben conservarse
Piensa en este paso como una gran limpieza de primavera. Verás con más claridad qué datos circulan dentro de tu empresa, así como cuáles habrá que conservar.
2. Asegurar el crecimiento
Si bien este paso de auditoría puede ser largo y tedioso, es extremadamente importante para el éxito de su proyecto ERP y para el crecimiento de su empresa. Sería ilusorio imaginar el crecimiento de una empresa de servicios y consultoría sin una buena gestión de su base de clientes y personal .
3. Involucrar a los equipos
Nuestro consejo: involucra a tus equipos en esta etapa del proyecto. Podrás iniciar la gestión del cambio y dispondrás de una base sólida de información gracias a una visión de campo precisa.
C) Determine su presupuesto
Hay que tener en cuenta que un proyecto de ERP representa una fuerte inversión, tanto humana como financiera.
- Coste de la herramienta
En primer lugar, el precio del software es sustancial. Además, puede requerir la instalación de infraestructura, especialmente si se opta por una versión on-premise (vs. cloud).
Con cada solución, los costos de mantenimiento son de esperar.
- Movilización del equipo
Los equipos movilizados a lo largo de la duración del proyecto también generarán grandes gastos. Si no dispone de los recursos humanos disponibles en la empresa, se recomienda encarecidamente trabajar con un proveedor de servicios especializado. Sin embargo, incluso en este caso, se deben definir equipos para garantizar una gestión del proyecto que asegure la coherencia entre la implementación y los objetivos definidos.
Por lo tanto, evaluar con precisión elpresupuesto que está dispuesto a invertir es una parte importante de la fase de alcance.
De hecho, esta decisión tendrá un impacto directo en la elección de la herramienta, el proveedor de servicios, pero también en el nivel de apoyo recibido. De esta estimación pueden derivarse otras decisiones, como migrar los datos usted mismo o asignar su proveedor de servicios en función del tamaño de la tarea.
D) Identificar los riesgos potenciales
Al igual que con cualquier proyecto, hay riesgos a considerar. Cuanto más anticipes, más eficaz podrás ser en la resolución de problemas.
1. Enumere los riesgos potenciales
De hecho, varios eventos y peligros pueden afectar el proyecto:
- Evaluación de las necesidades del negocio
- Modificación del presupuesto
- Quiebra del software seleccionado
- Cambios en la legislación
- Disponibilidad de los equipos
- Eventos externos
2. Anticípate a las soluciones
Sin ser paranoico, un estudio de los riesgos potenciales resultará constructivo.
Te recomendamos que hagas una lista de elementos que podrían comprometer la implementación o migración de tu herramienta ERP. Una vez identificados estos elementos, analice las posibles consecuencias y anticipe las soluciones. Definir un plan de acción de antemano te ahorrará sudores fríos, retrasos y costes adicionales.
E) Designar un equipo
La elección del equipo es un factor esencial para el éxito de un proyecto de esta envergadura.
1. Selecciona los perfiles más motivados
Elija solo personas que estén genuinamente comprometidas y motivadas. La migración o implementación de un proyecto ERP es difícil de llevar a cabo ya que esta herramienta es estratégica para la empresa y su crecimiento.
2. Diversificar perfiles
Empieza por elegir un gestor de proyectos con hombros fuertes y un equipo formado por perfiles mixtos. Cada especialidad aportará al edificio, ya sea a nivel técnico, estratégico, operativo o comercial. Asegúrese de que estén disponibles durante los próximos 6 a 12 meses, ya que este es el período de tiempo promedio para un proyecto de implementación o migración de ERP.
F) Editar una especificación
1. Contextualizar el proyecto
Las especificaciones técnicas y funcionales son un documento preciso que servirá de referencia a lo largo de todo el proyecto. Proporciona contexto:
- Sobre la empresa
- Sus desafíos
- El contexto económico en el que opera
- Competidores
- Sus necesidades
- Sus ambiciones
Al expresar sus necesidades, puede formular sus expectativas en términos de características y el nivel de personalización requerido. Sin embargo, hay que tener cuidado de no caer en la trampa de la personalización excesiva: esta solución, a menudo más cara, puede ser difícil de gestionar más adelante, especialmente para encontrar proveedores de servicios expertos o para organizar la formación.
2. Comprender los beneficios de las especificaciones
Este documento es esencial para aclarar sus necesidades y comunicarlas con la mayor precisión posible al proveedor de servicios.
La elaboración de especificaciones ofrece varias ventajas:
- Desglosar con precisión las diferentes fases del proyecto
- Confirme las partes involucradas
- Definir una agenda precisa
- Clarificar la fecha de finalización del proyecto
G) Elegir un ERP
La elección de la herramienta debe ser estratégica : la utilizará durante años y se le pedirá que colabore regularmente con sus equipos.
1. Definir los criterios de selección
Comience por enumerar los criterios que son importantes para usted. Como qué:
- Calidad de la atención al cliente
- Lista de características imprescindibles
- Especialización de la industria
- Presupuesto
- Servicios adicionales
2. Compara diferentes ERP
Una vez que se hayan establecido claramente sus expectativas, puede hacer una selección inicial y continuar con la fase de comparación. En esta etapa, es necesario recopilar comentarios de los clientes actuales, discutir con los equipos de ventas o intentar obtener una versión de prueba. Todos estos son elementos que te ayudarán a elegir la herramienta ERP adecuada para tus necesidades y las ambiciones de tu empresa.
Consejo: Una solución ERP integrada le permite, por ejemplo, reunir todos sus datos en la misma plataforma. Aquí hay 10 beneficios de elegir una solución integrada para administrar su negocio.
3. Opta por el sentimiento
¿No te decides? Confía en tus sentimientos y en la facilidad de comunicación que hayas podido tener durante tus intercambios con los equipos. Se le pedirá que cambie varias veces a la semana... durante meses. A precios y características similares, una comunicación benévola y constructiva puede ayudarlo a decidir entre ellos.
Para ayudarte, aquí tienes la guía para elegir un ERP como empresa de servicios.
Paso 2
Despliegue e implementación
En esta fase, ya tienes :
- Necesidades establecidas
- Equipo definido
- Horario establecido
- Especificaciones funcionales y técnicas redactadas.
- Elegida una herramienta o incluso un proveedor de servicios
En la fase de despliegue, debe asegurarse de que se aplica todo lo definido en la fase anterior. En este nivel, el seguimiento de proyectos debe ser realmente regular y riguroso.
A) Establece tus expectativas
¿Cómo saber si tu proyecto de ERP puede considerarse un éxito?
Para ello, debe elaborar una lista de sus expectativas. La agenda definida en la fase de alcance le da una primera dirección. Responde a la pregunta: ¿quién necesita qué y cuándo?
Esto te ayudará a establecer los momentos clave del proyecto en una línea de tiempo específica para que puedas medir su éxito al final.
A continuación, te damos 3 claves para que tu proyecto de ERP sea un éxito:
- Dominio del tiempo
- Control de costes
- Comunicación transparente
B) Migra tus datos
¿El proyecto parece estar llegando a su fin? Sin embargo, la etapa de migración de datos sigue siendo crucial. De hecho, los datos son uno de los mayores activos de la empresa y, por lo tanto, su migración debe ser objeto de un trabajo meticuloso. Tómese el tiempo necesario para establecer una estrategia precisa de migración de datos: para mantener su valor añadido, estos datos deben ser agregados, depurados y, sobre todo, fiables.
Un proyecto de migración de datos incluye:
- Planificación : definición de los pasos clave, la agenda, los equipos involucrados
- Análisis : identificación de los datos a migrar. ¿Qué datos se deben conservar? ¿Qué nivel de historia se necesita?
- Copia de seguridad
- Mapeo : Mapeo de un sistema a otro
- Validación de datos
- Limpieza de datos
- Gestión de excepciones
- Documentación : detallando los pasos, desafíos, errores, soluciones
C) Pruebas y ensayos
Un proyecto de ERP queda incompleto sin una cuidadosa fase de pruebas y aceptación. Esto no debe descuidarse bajo ninguna circunstancia.
1. Escribe un libro de recetas
Escribir un libro de recetas permitirá dos cosas:
- Asegurarse de que las necesidades discutidas en la fase de alcance estén bien cubiertas.
- Revisa cada punto para comprobar que todo está funcionando
Si los errores persisten, se pueden corregir en esta etapa, antes de pasar a producción.
El recetario consta de una serie de pruebas, organizadas por escenarios según cada tipo de usuario.
Como qué:
Necesidad: "Como vendedor, quiero completar toda la información sobre mi cliente en un archivo dedicado a él"
Prueba: Utilice la función para crear una tarjeta de cliente
Resultado: Si "OK" tiene éxito, si "KO" falla, posiblemente agregando detalles sobre elementos no funcionales.
2. Involucrar a los equipos
La aceptación involucra a todos sus empleados, incluidos los equipos comerciales que se convertirán en los usuarios finales de la solución.
Por ello, es importante validar sus necesidades y expectativas con respecto a esta herramienta y asegurarse de que el ERP elegido las cumple correctamente.
Por último, la aceptación también permitirá anticipar la fase de formación identificando con precisión los casos de uso concretos esperados por sus empleados.
D) Capacitación de empleados
Cambiar tus hábitos nunca es fácil, por lo que la fase de formación es fundamental para facilitar la adopción de esta nueva herramienta por parte de tus equipos.
-
Beneficios de invertir en formación
La formación es crucial para permitir una adaptación fluida al cambio , y resultará beneficiosa de varias maneras:
- Mejor manejo del ERP
- Ahorro de tiempo
- Aumente la eficiencia y la productividad
- Mejor satisfacción de los empleados
- Mejora de la rentabilidad
Al negarse a invertir tiempo y energía en el aspecto de la formación, corre el riesgo de enfrentarse a reticencias, procesos lentos y cierta frustración por parte de sus empleados. Por último, el mal uso del ERP conlleva riesgos, como la falta de fiabilidad o autonomía de los datos, lo que lleva a una dependencia de sus equipos.
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Puntos clave a abordar al formar a tus equipos en un software ERP
Por lo tanto, le recomendamos encarecidamente que organice un programa de formación preciso para facilitar la adopción interna de su proyecto de ERP. Asegúrate de que todos los equipos involucrados reciban esta formación y no dudes enevolucionarla de acuerdo con lo que observes a medida que avanzas.
Aborda los puntos importantes:
-
- Las etapas clave de la integración y su agenda
- Cómo funciona la herramienta
- Los beneficios aportados: más precisión, más fiabilidad, más autonomía en términos de acceso a los datos, ahorro de tiempo, mejor eficiencia
- Presentación de los nuevos procesos
-
Apoyo de expertos
Como la etapa de formación es crucial, puedes decidir ir acompañado de un proveedor de servicios: ya sea por una agencia o por un autónomo. Además, no es raro que el ERP elegido también ofrezca consultores dedicados a la formación o te ponga en contacto con socios. Sus conocimientos y experiencia les dan un alto nivel de dominio , así como una buena comprensión de los problemas involucrados.
Paso 3
Supervisión y optimización posteriores a la implementación
A) Evaluar el éxito del proyecto
La evaluación permitirá evaluar el éxito del proyecto ERP y medir su retorno de la inversión.
1. Analizar los KPI
Comience por revisar cuidadosamente los KPI determinados en la fase de alcance.
Podrás basar tu análisis en elementos concretos. A continuación, compara y analiza estos elementos de un periodo a otro: antes/después del proyecto o de un año a otro.
2. Interactúa con los usuarios finales
Si bien los datos cifrados son esenciales en esta etapa, la experiencia de sus usuarios finales también es crucial. Está en juego el bienestar y la retención de sus empleados y, en última instancia, su rentabilidad como empresa. Tómese el tiempo para recopilar sus opiniones y considerar cualquier sugerencia que puedan tener.
Responder a las siguientes preguntas te ayudará a medir el impacto del proyecto:
- ¿Se logran los objetivos?
- ¿Las características cumplen con las expectativas de los equipos?
- ¿El ERP implementado permite satisfacer todas las necesidades expresadas en la fase de alcance?
- ¿Saben los empleados cómo sacar el máximo partido a la nueva herramienta?
- ¿Los datos se transfirieron correctamente de un sistema a otro?
- ¿Se ha respetado el orden del día? ¿El presupuesto?
B) Mantener
Mantener tu ERP actualizado es una necesidad por varias razones.
1. Garantizar el máximo nivel de seguridad
El ERP de su empresa está obligado a recibir datos personales : sobre sus empleados, sus clientes, sus proveedores de servicios, etc. En primer lugar, asegúrese de que esta colección cumple con la normativa GDPR.
Luego, debe implementar tantas medidas como sea posible para evitar violaciones de seguridad en su sistema.
Es su responsabilidad como recopilador de datos asegurarse de que sus datos no caigan en las manos equivocadas. Esto requiere un mantenimiento cuidadoso de sus herramientas y, por lo tanto, de su ERP.
2. Limita el número de interrupciones
Tomar medidas de mantenimiento preventivo ayudará a evitar errores y ralentizaciones. Sin embargo, este tipo de interrupciones podrían afectar seriamente la productividad de sus equipos.
Ten cuidado si optas por una solución On-Premise: esta infraestructura generalmente requiere más mantenimiento que una versión Cloud. Además, requiere fuertes recursos técnicos. Sin embargo, puede ser relevante si tiene grandes necesidades de personalización.
C) Evolución de la herramienta
¿Pensabas que habías terminado? En realidad, ¡un proyecto de ERP nunca está realmente terminado!
-
Objetivos alineados con la estrategia
De hecho, las necesidades de su empresa están destinadas a evolucionar, especialmente en una fase de crecimiento. Como tal, debe asegurarse de que la herramienta permanezca alineada con la estrategia comercial general y continúe satisfaciendo sus necesidades.
-
Cumplimiento necesario
Por último, puede ser necesaria una actualización de su ERP para seguir cumpliendo con la normativa desde el punto de vista legislativo. Algunos cambios regulatorios pueden afectar su industria o su operación, es su responsabilidad hacer que su empresa y sus herramientas cumplan con la normativa.
Conclusión
¿Cuál es la clave para el éxito de un proyecto ERP? ¡Preparación meticulosa! La fase de determinación del alcance es fundamental y le permite hacer un balance no solo de sus objetivos, sino también de su situación actual.
Un proyecto ERP es especialmente estratégico para una empresa, especialmente si se trata de una empresa de consultoría o servicios, para la que el manejo de los datos de los clientes y del equipo sigue siendo especialmente engorroso.
Tengamos en cuenta que este es un proyecto que requiere muchos recursos humanos y financieros, y esto durante varios meses. Por lo tanto, un proyecto de ERP debe anticiparse y ejecutarse perfectamente porque concierne a la empresa en su conjunto. Sus beneficios pueden ser rápidamente visibles, tanto para sus clientes como para sus empleados. Sin embargo, un proyecto ERP mal implementado también puede tenerconsecuencias que afecten la satisfacción y rentabilidad de tu empresa.
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