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Etapa 1
Elaboración y planificación de un proyecto ERP.
Ya sea que se trate de un proyecto de migración o implementación de ERP, la fase de determinación del alcance representa un paso crucial. Como en todo proyecto, la preparación sigue siendo la clave: “el principio es la mitad de todo”.
A) Define tus objetivos
Antes de cualquier proyecto ERP, debes definir con precisión los objetivos que deseas alcanzar con esta herramienta. Esta fase es una de las más importantes y, por tanto, debe tomarse con particular seriedad.
Un proyecto ERP tiene una dimensión estratégica para su negocio. Además, se trata de una inversión a largo plazo , ya que las empresas mantienen su ERP unos diez años de media.
Como verá, el ERP afecta a muchas áreas de las empresas de servicios y consultoría.
- Planificación de recursos humanos
El capital humano es uno de los pilares de las empresas de servicios y consultoría. Un ERP eficiente resulta ser una valiosa ayuda para la planificación , el seguimiento de habilidades y la gestión del tiempo y de las actividades .
- Gestión de relaciones con el cliente.
El monitoreo de la interacción y la gestión de proyectos deben implementarse estratégicamente para maximizar la productividad del equipo y la satisfacción del cliente.
Así, un ERP bien elegido combinado con un potente CRM te permitirá gestionar contratos y oportunidades de la forma más óptima posible.
- Gestión financiera
ERP permite un seguimiento preciso de los costos y los ingresos . Esto facilita enormemente la gestión de la facturación y la contabilidad de proyectos.
1. Elija objetivos SMART
Define tus objetivos en base a la metodología SMART , es decir.
Específico Medible Alcanzable Realista Temporal.
Estos deben cuantificarse con precisión, utilizando KPI muy específicos .
¿No sabes qué KPI elegir? Aquí hay 12 indicadores financieros a seguir para la gestión de proyectos.
2. Medir el retorno de la inversión
Al final del proyecto, deberá elaborar un informe que le permita medir el ROI del proyecto ERP. Por lo tanto, los objetivos definidos deben ser coherentes con su estrategia empresarial general .
Puede definir un cierto número de preguntas que le permitirán evaluar el ROI de su proyecto ERP:
- ¿Qué ventajas ha permitido conseguir el ERP desde el punto de vista operativo? Por ejemplo: automatización de procesos, reducción de errores, etc.
- ¿Qué ahorros resultan?
- ¿Cómo ha mejorado ERP la precisión y confiabilidad de los datos?
- ¿Cómo afecta esto a la toma de decisiones?
- ¿Qué ventajas competitivas ha aportado el ERP? Por ejemplo: mejor satisfacción del cliente, tiempos de respuesta reducidos, tiempo reducido de asignación de proyectos, etc.
B) Aclarar lo que existe
Iniciar un proyecto de implementación o migración de ERP implica auditar su sistema existente.
Este paso le permitirá en primer lugar hacer un balance de la situación actual de su negocio.
Mapa cuidadosamente:
- Tu comunicación fluye
- Los procesos
- Los tipos de datos que circulan
- Software utilizado
Una vez completado el inventario, podrás identificar mejor los elementos que deseas conservar posteriormente.
1. Identificar los datos en circulación y a conservar
Considere este paso como una limpieza de primavera. Verás con mayor claridad los datos que circulan dentro de tu empresa así como aquellos que deben conservarse.
2. Garantizar el crecimiento
Aunque esta etapa de auditoría puede ser larga y tediosa, es sumamente importante para el éxito de tu proyecto ERP y para el crecimiento de tu negocio . Sería ilusorio imaginar el crecimiento de una empresa de servicios y consultoría sin una buena gestión de su base de clientes y de su personal .
3. Involucrar a los equipos
Nuestro consejo: involucra a tus equipos desde esta etapa del proyecto. Podrás así iniciar la gestión del cambio y tendrás una base sólida de información gracias a una visión de campo precisa.
C) Determina tu presupuesto
Hay que tener en cuenta que un proyecto ERP representa una fuerte inversión , tanto humana como económica.
- Costo de la herramienta
En primer lugar, el precio del software es significativo. Además, puede requerir la instalación de infraestructura , especialmente si opta por una versión local (frente a la nube).
Con cada solución, es de esperar que se produzcan costes de mantenimiento.
- Movilización de equipos
Los equipos movilizados durante la duración del proyecto también generarán grandes gastos. Si no dispone de los recursos humanos disponibles internamente, se recomienda encarecidamente la colaboración con un proveedor de servicios especializado . Incluso en este caso, sin embargo, es necesario definir equipos para garantizar una gestión del proyecto que garantice la coherencia entre la implementación y los objetivos definidos.
Por lo tanto, evaluar con precisión el presupuesto que está dispuesto a invertir constituye una parte importante de la fase de formulación.
De hecho, esta decisión afectará directamente a la elección de la herramienta, al proveedor del servicio pero también al nivel de soporte recibido. De esta estimación pueden surgir otras decisiones, como migrar sus datos usted mismo o contratar a su proveedor de servicios, dependiendo de la magnitud de la tarea.
D) Identificar riesgos potenciales
Como ocurre con cualquier proyecto, existen riesgos a considerar. Cuanto más anticipes , más eficaz serás para resolver los problemas .
1. Enumere los riesgos potenciales
De hecho, varios eventos y peligros pueden afectar el proyecto:
- Evaluación de necesidades empresariales
- cambio de presupuesto
- Quiebra del software retenido
- Cambios de legislación
- Disponibilidad de equipos
- Eventos externos
2. Anticipar soluciones
Sin caer en la paranoia, un estudio de los riesgos potenciales resultará constructivo.
Te recomendamos establecer una lista de elementos que podrían comprometer la implementación o migración de tu herramienta ERP. Una vez identificados estos elementos, analizar las posibles consecuencias y anticipar soluciones. Definir un plan de acción con antelación te ahorrará sudores fríos, retrasos y costes adicionales.
E) Designar un equipo
La elección del equipo es un factor esencial para el éxito de un proyecto de esta magnitud.
1. Selecciona los perfiles más motivados
Elija sólo personas que estén realmente involucradas y motivadas . La migración o implementación de un proyecto ERP es pesada ya que esta herramienta es estratégica para la empresa y su crecimiento.
2. Diversificar perfiles
Empiece por elegir un director de proyecto con hombros fuertes y un equipo formado por perfiles mixtos . Cada especialidad aportará su aporte, ya sea un perfil técnico, estratégico, operativo o comercial . Asegúrese de que estén disponibles durante los próximos 6 a 12 meses , ya que esta es la duración promedio de un proyecto de implementación o migración de ERP.
F) Editar especificaciones
1. Contextualizar el proyecto
Las especificaciones técnicas y funcionales son un documento preciso que servirá de referencia durante todo el proyecto. Proporciona contexto:
- Sobre la empresa
- sus problemas
- El contexto económico en el que opera.
- Sus competidores
- sus necesidades
- Sus ambiciones
Al expresar sus necesidades, podrá formular en particular sus expectativas en términos de funcionalidades y del nivel de personalización requerido . Sin embargo, hay que tener cuidado de no caer en la trampa de la personalización excesiva: esta solución, a menudo más cara, puede resultar difícil de gestionar más adelante, sobre todo a la hora de encontrar proveedores de servicios expertos o organizar una formación.
2. Comprender los beneficios que brindan las especificaciones.
Este documento es fundamental para aclarar sus necesidades y comunicarlas con la mayor precisión posible al proveedor del servicio.
Establecer especificaciones ofrece varias ventajas:
- Dividir con precisión las diferentes fases del proyecto.
- Confirmar partes involucradas
- Definir una agenda precisa
- Aclarar la fecha de finalización del proyecto.
G) Elija un ERP
La elección de la herramienta debe ser estratégica : la utilizará durante años y deberá colaborar periódicamente con sus equipos.
1. Definir los criterios de selección
Comience enumerando los criterios que son importantes para usted. Por ejemplo :
- Calidad de atención al cliente
- Lista de características esenciales
- Especialización en una industria.
- Presupuesto
- Servicios adicionales
2. Compara los diferentes ERP
Una vez establecidas claramente tus expectativas, podrás hacer una selección inicial y pasar a la fase de comparación . En esta etapa es necesario recoger opiniones de los clientes actuales, discutirlas con los equipos comerciales o intentar obtener una versión de prueba . Todos estos son elementos que le ayudarán a elegir la herramienta ERP adaptada a sus necesidades y a las ambiciones de su empresa.
Consejo: una solución ERP integrada permite, por ejemplo, agrupar todos sus datos en una misma plataforma. Aquí hay 10 beneficios de elegir una solución integrada para administrar su negocio.
3. Opta por el sentimiento
¿No puedes decidir? Báselo en sus sentimientos y en la facilidad de comunicación que tuvo durante sus conversaciones con los equipos. Se le pedirá que se comunique varias veces a la semana… durante meses. A precios y características similares, una comunicación amigable y constructiva puede ayudarlo a decidir entre ellos.
Para ayudarte, aquí tienes la guía para elegir un ERP como empresa de servicios.
2do paso
Despliegue e implementación
En esta fase, ya tienes :
- Necesidades establecidas
- Equipo definido
- Horario establecido
- Especificaciones funcionales y técnicas redactadas.
- Elegida una herramienta o incluso un proveedor de servicios
En la fase de despliegue, debe asegurarse de que se aplica todo lo definido en la fase anterior. En este nivel, el seguimiento de proyectos debe ser realmente regular y riguroso.
A) Establece tus expectativas
¿Cómo saber si su proyecto ERP puede calificarse como exitoso?
Para ello, debes establecer una lista de tus expectativas . La agenda definida en la fase de formulación le da una dirección inicial. Responda la siguiente pregunta: ¿quién necesita qué y cuándo?
Esto te ayudará a definir los momentos clave del proyecto en un cronograma preciso para que puedas medir su éxito al final.
A continuación te presentamos 3 claves para que tu proyecto ERP sea un éxito:
- dominio del tiempo
- control de costos
- Comunicación transparente
B) Migra tus datos
¿Parece que el proyecto está llegando a su fin? Sin embargo, la etapa de migración de datos sigue siendo crucial. De hecho, los datos constituyen uno de los mayores activos de la empresa y, por tanto, su migración debe ser objeto de un trabajo minucioso. Tómese el tiempo para establecer una estrategia precisa de migración de datos : para mantener su valor añadido, estos datos deben ser agregados , limpios y, sobre todo, fiables .
Un proyecto de migración de datos incluye:
- Planificación : definir las etapas clave, la agenda, los equipos involucrados
- Análisis : identificar los datos a migrar. ¿Qué datos conservar? ¿Qué nivel de historia se requiere?
- la copia de seguridad
- Mapeo : asegurar la correspondencia de un sistema a otro
- Validación de datos _
- Limpieza de datos _
- Manejo de excepciones
- Documentación : detalla los pasos, desafíos, errores , soluciones.
C) Prueba y receta
Un proyecto de ERP permanece incompleto sin una cuidadosa fase de prueba y reevaluación . Esto en ningún caso debe descuidarse.
1. Escribe un libro de recetas.
Escribir un recetario permitirá dos cosas:
- Garantizar que las necesidades mencionadas en la fase de alcance estén bien cubiertas.
- Revisa cada punto para verificar que todo esté funcional.
Si los errores persisten, se pueden corregir en esta etapa , antes de pasar a producción.
El recetario consta de una serie de pruebas , organizadas por escenarios según cada tipo de usuario .
Por ejemplo :
Necesidad: “Como comercial, me gustaría facilitar toda la información sobre mi cliente en una ficha dedicada a él”
Prueba: utilice la funcionalidad para crear un archivo de cliente
Resultado: Si el éxito es “OK”, si falla “KO”, posiblemente se agreguen detalles sobre elementos no funcionales.
2. Involucrar a los equipos
La receta involucra a todos sus empleados , particularmente a los equipos comerciales que se convertirán en los usuarios finales de la solución.
Por ello, es importante validar sus necesidades y expectativas respecto a esta herramienta y asegurarse de que el ERP elegido les responde correctamente.
Por último, la receta también le permitirá anticipar la fase de formación identificando con precisión los casos de uso concretos que esperan sus empleados.
D) Capacitación de empleados
Cambiar tus hábitos nunca es fácil, por eso la fase de formación es fundamental para facilitar la adopción de esta nueva herramienta por parte de tus equipos.
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Beneficios de invertir en formación
La formación es crucial para permitir una adaptación fluida al cambio y resultará beneficiosa en varios puntos:
- Mejor manejo del ERP
- Un ahorro de tiempo
- Una ganancia en eficiencia y productividad
- Mayor satisfacción de los empleados
- Una mejora en la rentabilidad
Al negarse a invertir tiempo y energía en el aspecto de la formación, corre el riesgo de enfrentarse a desganas , procesos lentos y cierta frustración por parte de sus empleados. Finalmente, el mal uso de un ERP conlleva riesgos, como la falta de confiabilidad de los datos o de autonomía, lo que lleva a la dependencia de sus equipos.
-
Puntos clave a abordar al formar a tus equipos en un software ERP
Por lo tanto, le recomendamos encarecidamente que organice un programa de formación preciso para facilitar la adopción interna de su proyecto ERP. Asegúrate de que todos los equipos involucrados reciban esta capacitación y no dudes en evolucionarla en función de lo que observes a lo largo del tiempo.
Cubre los puntos importantes:
-
- Las etapas claves de la integración y su agenda
- Cómo funciona la herramienta
- Los beneficios aportados: más precisión, más fiabilidad, más autonomía en el acceso a los datos, ahorro de tiempo, mejor eficiencia
- Presentación de nuevos procesos .
-
Soporte experto
Como la etapa de formación es crucial, podría optar por contar con el apoyo de un proveedor de servicios: ya sea una agencia o un contratista independiente. Además, no es raro que el ERP elegido también ofrezca consultores de formación dedicados o le conecte con socios . Sus conocimientos y experiencia les otorgan un alto nivel de dominio , así como una buena comprensión de los temas involucrados.
Paso 3
Monitoreo y optimización posteriores a la implementación
A) Evaluar el éxito del proyecto.
La evaluación permitirá evaluar el éxito del proyecto ERP y medir su ROI.
1. Analizar los KPI
Comience revisando cuidadosamente los KPI determinados en la fase de formulación.
Podrás basar tu análisis en elementos concretos . Luego, compara y analiza estos elementos de un período a otro: antes/después del proyecto o de un año al siguiente.
2. Intercambio con usuarios finales
Si los datos cifrados resultan esenciales en esta etapa, la sensación de los usuarios finales también es crucial. Se trata del bienestar y la retención de sus empleados y, en última instancia, de su rentabilidad como empresa. Tómese el tiempo para recopilar sus opiniones y considerar cualquier sugerencia que puedan tener .
Responder las siguientes preguntas le ayudará a medir el impacto del proyecto:
- ¿Se logran los objetivos?
- ¿Las funciones cumplen con las expectativas de los equipos?
- ¿El ERP implementado satisface todas las necesidades expresadas en la fase de determinación del alcance?
- ¿Saben los empleados cómo aprovechar al máximo la nueva herramienta?
- ¿Se transfirieron correctamente los datos de un sistema a otro?
- ¿Se respetó la agenda? El presupuesto ?
B) Garantizar el mantenimiento
Mantener su ERP actualizado es necesario por varias razones.
1. Garantizar un nivel óptimo de seguridad
El ERP de tu empresa puede recibir datos personales : sobre tus empleados, tus clientes, tus proveedores de servicios, etc. En primer lugar, asegúrate de que esta recopilación cumple con la normativa GDPR .
A continuación, debe implementar tantas medidas como sea posible para evitar violaciones de seguridad en su sistema.
Es su responsabilidad como recopilador de datos asegurarse de que no caigan en las manos equivocadas. Esto requiere un mantenimiento cuidadoso de sus herramientas y, por tanto, de su ERP.
2. Limitar el número de interrupciones
Adoptar medidas de mantenimiento preventivo ayudará a evitar errores y ralentizaciones . Sin embargo, este tipo de interrupciones podría perjudicar gravemente la productividad de tus equipos.
Ojo si optas por una solución On-Premise: esta infraestructura generalmente requiere más mantenimiento que una versión Cloud. Además, requiere sólidos recursos técnicos . Sin embargo, puede ser relevante si tiene grandes necesidades de personalización.
C) Desarrollar la herramienta
¿Creías que habías terminado? En realidad, ¡un proyecto ERP nunca se completa del todo!
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Objetivos alineados con la estrategia
De hecho, es probable que las necesidades de su empresa evolucionen , especialmente en una fase de crecimiento. Como resultado, debe asegurarse de que la herramienta permanezca alineada con la estrategia general de la empresa y siga satisfaciendo sus necesidades.
-
Cumplimiento necesario
Por último, puede ser necesaria una actualización de su ERP para seguir cumpliendo desde una perspectiva legislativa . Ciertos desarrollos regulatorios pueden afectar su industria o sus operaciones; es su responsabilidad hacer que su empresa y sus herramientas cumplan con las normas.
Conclusión
¿La clave para un proyecto ERP exitoso? ¡Cuidadosa preparación ! La fase de encuadre es fundamental y te permite revisar no sólo tus objetivos sino también los existentes .
Un proyecto ERP es especialmente estratégico para una empresa, sobre todo si se trata de una empresa de consultoría o de servicios, para la que el manejo de los datos de los clientes y del equipo sigue siendo especialmente engorroso.
Tengamos en cuenta que se trata de un proyecto muy exigente en términos de recursos humanos y económicos , que durará varios meses . Por tanto, un proyecto ERP debe anticiparse y ejecutarse perfectamente porque concierne a toda la empresa. Sus beneficios pueden ser rápidamente visibles, tanto para sus clientes como para sus empleados. Sin embargo, un proyecto ERP mal implementado también puede tener graves consecuencias afectando la satisfacción y rentabilidad de su negocio.
Con Stafiz automatiza: la búsqueda de perfiles, el posicionamiento según las necesidades del cliente y los cronogramas de producción.
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