Hoe pak je een ERP-project aan? [3 fasen]‣ Stafiz

Fase 1

Een ERP-project opzetten en plannen

Of het nu gaat om een ERP-migratie of een implementatieproject, de scopingfase is een cruciale fase. Zoals bij elk project is voorbereiding essentieel: "het begin is het halve werk".

A) Bepaal je doelstellingen

Voordat je aan een ERP-project begint, moet je nauwkeurig de doelstellingen definiëren die je met deze tool wilt bereiken. Deze fase is een van de belangrijkste en moet bijzonder serieus worden genomen.

Een ERP-project heeft een strategische dimensie voor uw bedrijf. Bovendien is het een langetermijninvesteringBedrijven houden hun ERP gemiddeld tien jaar.

Zoals je zult zien, heeft ERP op veel gebieden invloed op dienstverlenende en consultancybedrijven.

Personeelsbeheer

De menselijk kapitaal is een van de pijlers van dienstverlenende en consultancybedrijven. Een goed presterend ERP-systeem is van onschatbare waarde voor planningplanning het bijhouden van vaardigheden en tijd- en activiteitenbeheer.

Beheer van klantrelaties

De interactiecontrole en projectbeheer moeten strategisch worden geïmplementeerd om de productiviteit van het team en de klanttevredenheid te maximaliseren.

Een goed gekozen ERP gecombineerd met een krachtig CRM stelt je in staat om contracten en kansen zo effectief mogelijk te beheren.

Financieel beheer

ERP maakt nauwkeurige controle van kosten en opbrengsten. Dit maakt het veel gemakkelijker om facturering en projectadministratie

1. Kies SMART-doelstellingen

Definieer je doelstellingen met behulp van de SMART-methodemethodologie

Specifiek Meetbaar Haalbaar Tijdgebonden.

Deze moeten gekwantificeerd met behulp van KPI's s.

Weet je niet zeker welke KPI's je moet kiezen? Hier zijn 12 financiële indicatoren om bij te houden voor projectmanagement.

2. ROI meten

Aan het einde van het project moet je een balans opstellen zodat je de ROI kunt meten van het ERP-project kunt meten. De gedefinieerde doelstellingen moeten dus consistent blijven met je algemene bedrijfsstrategie.

Je kunt een aantal vragen definiëren om je te helpen de ROI van je ERP-project te beoordelen:

Welke voordelen heeft ERP opgeleverd vanuit operationeel oogpunt? Bijvoorbeeld: automatisering van processen, minder fouten, enz.
Wat zijn de resulterende besparingen?
Hoe heeft ERP de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van gegevens verbeterd?
Hoe beïnvloedt dit de besluitvorming?
Welke concurrentievoordelen heeft ERP opgeleverd? Bijvoorbeeld: verbeterde klanttevredenheid, kortere responstijden, kortere projecttoewijzingstijden, enz.

B) Verduidelijken wat al bestaat

Wanneer je begint aan een ERP-migratie of -implementatieproject, moet jeje bestaande systeem doorlichten.

In deze fase kun je de balans opmaken van de huidige situatie van je bedrijf.

Breng het grondig in kaart:

Je communicatiestromen
De processen
De soorten gegevens die circuleren
Gebruikte software

Als je dit hebt gedaan, kun je beter bepalen welke spullen je wilt houden.

1. Identificeer gegevens die in omloop zijn en moeten worden opgeslagen

Zie het als een voorjaarsschoonmaak. Je zult duidelijker zien de gegevens die circuleren binnen je bedrijf en wat je moet je moet bewaren.

2. Zorgen voor groei

Hoewel deze auditfase lang en vervelend kan zijn, is hij uiterst belangrijk voor het succes van je ERP-project en voor de groei van uw bedrijf. Het is moeilijk voor te stellen om een service- en consultancybedrijf te laten groeien zonder goed beheer van het klantenbestand en personeel zou een illusie zijn.

3. Teams betrekken

Ons advies : betrek uw teams in deze fase van het project. Zo kunt u het verandermanagement en heb je een solide basis van informatie dankzij een nauwkeurig beeld van het veld.

C) Bepaal je budget

Bedenk dat een ERP-project een zware investeringzowel menselijk als financieel.

Kosten van het gereedschap

Allereerst is de prijs van de software aanzienlijk. Daarnaast kan het nodig zijn om de installatie van infrastructuurvooral als je kiest voor een on-premise (versus cloud) versie.

Bij elke oplossing zijn onderhoudskosten te verwachten.

Uw teams mobiliseren

De teams die worden ingezet voor de duur van het project zullen ook aanzienlijke kosten met zich meebrengen. Als u de personele middelen niet in huis hebt, kunt u werken met een gespecialiseerde dienstverlener sterk aanbevolen. Maar zelfs in dit geval moeten er teams worden gedefinieerd om het volgende te garanderen projectbeheer dat zal consistentie garandeert tussen de implementatie en de gedefinieerde doelstellingen.

Als gevolg hiervan kan een nauwkeurige schatting van hete begroting dat u bereid bent te investeren een belangrijk onderdeel van de scopingfase.

Deze beslissing heeft een directe invloed op de keuze van het gereedschap, van serviceprovider maar ook op het niveau van ondersteuning ontvangen. Uit deze schatting kunnen andere beslissingen volgen, zoals of je je gegevens zelf migreert of dat je je serviceprovider opdracht geeft, afhankelijk van de omvang van de taak.

D) Potentiële risico's identificeren

Zoals bij elk project zijn er risico's te overwegen. Hoe meer je anticipeert ophoe effectiever je kunt zijn in problemen op te lossen.

1. Potentiële risico's inventariseren

Het project kan worden beïnvloed door een aantal gebeurtenissen en gevaren:

Beoordeling van bedrijfsbehoeften
Wijziging van budget
Falen van de geselecteerde software
Veranderingen in wetgeving
Team beschikbaarheid
Externe gebeurtenissen

2. Anticiperen op oplossingen

Zonder paranoïde te zijn, een studie van potentiële risico's constructief zijn.

We raden je aan een lijst op te stellen van de elementen die de implementatie of migratie van je ERP-tool in gevaar kunnen brengen. Zodra deze elementen zijn geïdentificeerd analyseer de mogelijke gevolgen en voorzie oplossingen. Als je van tevoren een actieplan opstelt, voorkom je angstzweet, vertragingen en extra kosten.

E) Een team aanwijzen

De keuze van het team is een essentiële factor in het succes van een project van deze omvang.

1. Selecteer de meest gemotiveerde profielen

Kies alleen mensen die echt betrokken en gemotiveerd zijn. De migratie of implementatie van een ERP-project is een zware last, gezien het strategische belang van deze tool. strategisch voor het bedrijf en zijn groei.

2. Profielen diversifiëren

Begin met het kiezen van een projectmanager met stevige schouders en een team dat bestaat uit gemengde profielen. Elke specialiteit levert zijn eigen bijdrage, of het nu een technisch, strategisch, operationeel of commercieel profiel is. strategisch, operationeel of commercieel profiel. Zorg ervoor dat ze beschikbaar zijn in de komende 6 tot 12 maandenDit is de gemiddelde duur van een ERP-implementatie of migratieproject.

F) Opstellen van specificaties

1. Contextualisering van het project

De technische en functionele specificaties zijn een nauwkeurig nauwkeurig document dat zal dienen als referentie gedurende het hele project. Het biedt een context:

Over het bedrijf
De uitdagingen
De economische context waarin het opereert
De concurrenten
Haar behoeften
Haar ambities

Bij het formuleren van je vereisten kun je je verwachtingen formuleren in termen van functionaliteiten en de vereiste mate van maatwerk. Pas echter op dat u niet in de valkuil van te veel maatwerk trapt: deze vaak duurdere oplossing kan later moeilijk te beheren blijken, vooral als het gaat om het vinden van deskundige dienstverleners of het opzetten van trainingen.

2. De voordelen van specificaties begrijpen

Dit document is essentieel om uw behoeften te verduidelijken en ze te communiceren zo nauwkeurig mogelijk over te brengen aan de serviceprovider.

Het opstellen van specificaties biedt een aantal voordelen:

De verschillende fasen van het project precies uitsplitsen
Bevestig de betrokken partijen
Een precieze agenda opstellen
Verduidelijk de einddatum van het project

G) Een ERP kiezen

De keuze van het hulpmiddel moet strategisch zijn Je gaat het nog jaren gebruiken en je zult regelmatig met de teams werken.

1. Bepaal de selectiecriteria

Begin met het opsommen van de criteria die voor jou belangrijk zijn. Bijvoorbeeld:

Kwaliteit van klantenondersteuning
Lijst van essentiële functies
Specialisatie in één bedrijfstak
Budget
Aanvullende diensten

2. Verschillende ERP's vergelijken

Als je duidelijk je verwachtingen hebt vastgesteld, kun je een eerste selectie maken en doorgaan naar de vergelijkingsfase. In deze fase moet u meningen verzamelen van bestaande klanten, praten met de verkoopteams of zelfs proberen een proefversie. Al deze factoren zullen je helpen om de ERP-tool te kiezen die past bij jouw behoeften en de ambities van je bedrijf.

Tip: Met een geïntegreerde ERP-oplossing kun je bijvoorbeeld al je gegevens op één platform consolideren. Hier zijn 10 voordelen van het kiezen van een geïntegreerde oplossing om je bedrijf te beheren.

3. Kies voor gevoel

Kun je niet beslissen? Gebruik je gevoel en het gemak van communicatie die je met de teams hebt gehad. Je zult meerdere keren per week praten... maandenlang. Tegen vergelijkbare prijzen en met vergelijkbare functies goede, constructieve communicatie kan je helpen beslissen.

Om je te helpen, is hier een gids voor het kiezen van een ERP-as-a-servicebedrijf.

Fase 2

Inzet en implementatie

In dit stadium heb je al :

Stel uw behoeften vast
Een team definiëren
Een tijdschema bepalen
Functionele en technische specificaties opgesteld
Kies een tool of serviceprovider

In de implementatiefase zorg je ervoor dat alles wat stroomopwaarts is gedefinieerd, wordt toegepast. In deze fase moet projectmonitoring echt regelmatig en rigoureus zijn.

A) Bepaal je verwachtingen

Hoe weet je of je ERP-project een succes is?

Om dit te doen, moet je een lijst van je verwachtingen opstellen. De agenda gedefinieerd in de scopingfase geeft je een eerste richting. Beantwoord de volgende vraag: wie heeft wat nodig en wanneer?

Dit zal je helpen om de sleutelmomenten van het project te definiëren op een nauwkeurig tijdschema, zodat je succes kunt meten aan het einde.

Hier zijn 3 sleutels om van je ERP-project een succes te maken:

Tijd beheersen
Kostenbeheersing
Transparante communicatie

B) Uw gegevens migreren

Het project lijkt ten einde te lopen? Echter, de gegevensmigratie blijft cruciaal. Gegevens zijn immers een van de grootste activa van het bedrijf, dus het migreren ervan moet een zorgvuldig proces zijn. Neem de tijd om een datamigratiestrategie strategie: om hun toegevoegde waarde te behouden, moeten deze gegevens geaggregeerd, opgeschoond en betrouwbaar op de eerste plaats.

Een datamigratieproject omvat

De planning Vaststellen van de belangrijkste fasen, de planning en de betrokken teams
Analyse Identificeer de gegevens die moeten worden gemigreerd. Welke gegevens moeten worden bewaard? Welk niveau van geschiedenis is vereist?
De back-up
De mapping zorgt voor overeenstemming tussen het ene systeem en het andere
De validatie van gegevens
De opschoning van gegevens
Het beheer van uitzonderingen
De documentatie waarin de stappen, uitdagingen, fouten en oplossingen worden beschreven

C) Testen en ontvangen

Een ERP-project is niet compleet zonder een test- en acceptatiefase fase. Deze mag nooit worden verwaarloosd.

1. Een receptenboek opstellen

De receptenboekje doet twee dingen:

Ervoor zorgen dat de behoeften die in de scopingfase zijn geïdentificeerd, goed worden gedekt
Doorloop elk punt om te controleren of alles goed werkt

Als er fouten blijven bestaan, kunnen ze in dit stadium worden gecorrigeerd. in dit stadium worden gecorrigeerdvoordat ze in productie gaan.

Het receptenboekje bestaat uit een reeks testsgeorganiseerd door scenario's volgens elk type gebruiker.

Bijvoorbeeld:

Vereiste: "Als vertegenwoordiger wil ik alle informatie over mijn klant invoeren in een speciaal formulier".

Test: Gebruik de functie om een klantenbestand te maken

Resultaat: Indien succesvol, "OK"; indien niet succesvol, "KO", eventueel met toevoeging van details van niet-functionele elementen.

2. Teams betrekken

Het recept omvat al uw medewerkersinclusief bedrijfsteams die de eindgebruikers van de oplossing.

Het is daarom belangrijk om hun behoeften en verwachtingen te valideren en ervoor te zorgen dat de gekozen ERP daaraan voldoet.

Tot slot maakt het recept het ook mogelijk om anticiperen op de trainingsfase fase door nauwkeurig te identificeren concrete use cases die uw medewerkers verwachten.

D) Uw personeel trainen

Gewoonten veranderen is nooit gemakkelijk en daarom is de trainingsfase essentieel om de adoptie van van deze nieuwe tool door je teams te vergemakkelijken.

Voordelen van investeren in training

Training is cruciaal voor aanpassen aan verandering en zal op een aantal manieren nuttig blijken:

Een betere grip van ERP
Bespaar tijd
Verhoogd efficiëntie en productiviteit
Beter tevredenheid van uw werknemers
Een verbetering in winstgevendheid

Door te weigeren tijd en energie te steken in het trainingsaspect, loop je het risico op terughoudendheiden tragere processen en een zekere mate van frustratie voor uw personeel. Tot slot brengt verkeerd gebruik van ERP risico's met zich mee zoals onbetrouwbare gegevens of autonomie wat leidt tot afhankelijkheid tussen uw teams.

Belangrijke aandachtspunten bij het trainen van je teams in ERP

Daarom raden we je sterk aan om een nauwkeurig trainingsschema om de invoering van uw ERP-project intern te vergemakkelijken. Zorg ervoor dat alle betrokken teams deze opleiding krijgen en aarzel niet omontwikkelen op basis van wat u gaandeweg vaststelt.

Richt je op de belangrijke punten:

- De hoofdfasen en tijdschema
- De bewerking van het gereedschap
- De voordelen geboden: grotere nauwkeurigheid, grotere betrouwbaarheid, grotere autonomie met betrekking tot gegevenstoegang, tijdsbesparing, grotere efficiëntie
- De presentatie van de nieuwe processen

Deskundige ondersteuning

De trainingsfase is cruciaal, dus je kunt besluiten om begeleid te worden door een dienstverlener: een bureau of een freelancer. Bovendien is het niet ongebruikelijk dat het ERP-systeem dat je kiest ook het volgende aanbiedt toegewijde opleidingsadviseurs of je in contact brengt met partners. Hun expertise en ervaring geven hen een hoog niveau van expertise en een goed begrip van de betrokken kwesties.

Stap 3

Monitoring en optimalisatie na implementatie

A) Het succes van het project beoordelen

De beoordeling stelt je in staat om het succes van het ERP-project te evalueren en de ROI ervan te meten. de ROI te meten.

1. KPI's analyseren

Begin met het zorgvuldig doornemen van de KPI's die tijdens de scopingfase zijn geïdentificeerd.

Je kunt je analyse op concrete elementen. Dan kun je vergelijken en analyseren van de ene periode naar de andere: voor/na het project of van het ene jaar naar het andere.

2. Interactie met eindgebruikers

Hoewel cijfers in dit stadium essentieel zijn, is de van uw eindgebruikers ook cruciaal. Het welzijn en retentie van uw werknemersen uiteindelijk uw winstgevendheid als bedrijf. Neem de tijd om hun mening te verzamelen en eventuele suggesties.

Het beantwoorden van de volgende vragen zal je helpen om de impact van het project te meten:

Worden de doelstellingen gehaald?

Voldoen de functionaliteiten aan de verwachtingen van de teams?
Voldoet het geïmplementeerde ERP aan alle behoeften die tijdens de scopingfase naar voren zijn gekomen?
Weten werknemers hoe ze de nieuwe tool het beste kunnen gebruiken?
Zijn de gegevens correct overgedragen van het ene systeem naar het andere?
Werd de planning gerespecteerd? Het budget?

B) Onderhoud

Je ERP up-to-date houden is om een aantal redenen noodzakelijk.

1. Een optimaal veiligheidsniveau garanderen

Het ERP-systeem van uw bedrijf kan persoonlijke gegevens ontvangen Zorg er allereerst voor dat deze gegevensverzameling voldoet aan de regelgeving van de RGPDt.

Vervolgens moet je zoveel mogelijk maatregelen nemen om beveiligingslekken te voorkomen in uw systeem te voorkomen.

Het is uw verantwoordelijkheid als gegevensverzamelaar om ervoor te zorgen dat gegevens niet in verkeerde handen vallen. Dit betekent zorgvuldig onderhoud van uw tools en dus van uw ERP.

2. Beperk het aantal onderbrekingen

Preventief preventief onderhoud helpt voorkomen insecten en vertragingen. Dit soort onderbrekingen kunnen de de productiviteit van je teams van je teams.

Wees voorzichtig als u kiest voor een On-Premise oplossing: deze infrastructuur vereist over het algemeen meer onderhoud dan een Cloud-versie. Bovendien vereist het solide technische middelen. Het kan echter geschikt zijn als je veel maatwerk nodig hebt.

C) De tool ontwikkelen

Je dacht dat je klaar was? In werkelijkheid is een ERP-project nooit echt af!

Doelstellingen in lijn met strategie

De behoeften van uw bedrijf evoluerenvooral tijdens een groeifase. Daarom moet u ervoor zorgen dat de tool afgestemd blijft op die van het bedrijf en blijft voldoen aan uw behoeften.

De noodzaak van naleving

Ten slotte kan het nodig zijn om je ERP te upgraden om ervoor te zorgen dat het blijft voldoen aan de wetgeving. Bepaalde wijzigingen in regelgeving hebben invloed op uw branche of uw activiteiten, en het is uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat uw bedrijf en uw hulpmiddelen aan de voorschriften voldoen.

Monitoring en optimalisatie na implementatie 1

Conclusie

De sleutel tot een succesvol ERP-project? A voorbereiding voorbereiding! De scopingfase is fundamenteel voor het succes van een ERP-project. doelstellingen maar ook uw bestaande.

Een ERP-project is bijzonder strategisch voor een bedrijf, vooral als het een advies- of dienstverlenend bedrijf is, waar de omgang met klant- en teamgegevens bijzonder lastig is.

Laten we niet vergeten dat dit een zeer veeleisend project is in termen van menselijke middelen en financiële middelenover meerdere maanden. Een ERP-project moet daarom geanticipeerd en perfect worden uitgevoerd, want het betreft bedrijf als geheel. De voordelen zijn snel zichtbaar, zowel voor uw klanten als voor uw medewerkers. Een slecht uitgevoerd ERP-project kan echter ook lgevolgen hebben voor de tevredenheid en winstgevendheid van uw bedrijf.

Titel : Producten

Titel : Use cases

Titel: Industrie