LEITFADEN: Wie gehe ich an ein ERP-Projekt heran? [3 Phasen]

      A) Definieren Sie Ihre Ziele

Vor jedem ERP-Projekt ist es wichtig, die Ziele, die Sie mit diesem Tool erreichen möchten, genau zu definieren. Diese Phase ist eine der wichtigsten und sollte daher besonders ernst genommen werden. 

Ein ERP-Projekt hat eine strategische Dimension für Ihr Unternehmen. Darüber hinaus handelt es sich um eine langfristige Investition, da Unternehmen ihr ERP durchschnittlich zehn Jahre lang aufbewahren.

Sie werden sehen, dass ERP viele Bereiche für Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen beeinflusst. 

• Personalmanagement 

Das Humankapital ist eine der Säulen von Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen. Ein leistungsfähiges ERP ist eine wertvolle Hilfe bei der Planung, der Kompetenzüberwachung sowie dem Zeit- und Aktivitätsmanagement .

• Kundenbeziehungsmanagement 

Interaktionsüberwachung und Projektmanagement müssen strategisch implementiert werden, um die Teamproduktivität und Kundenzufriedenheit zu maximieren.

Ein gut ausgewähltes ERP in Kombination mit einem leistungsstarken CRM ermöglicht es Ihnen also, Verträge und Verkaufschancen so optimal wie möglich zu verwalten.

• Finanzgebaren 

ERP ermöglicht eine genaue Verfolgung von Kosten und Erträgen. Dies erleichtert die Verwaltung der Rechnungsstellung und der Projektabrechnung erheblich

     1. Wählen Sie SMART-Ziele

Definieren Sie Ihre Ziele auf der Grundlage der SMART-Methodik, d.h.

Spezifisch, messbar, erreichbar, erreichbar, Zeit. 

Diese müssen mit sehr spezifischen KPIs genau quantifiziert werden.

Sie sind sich nicht sicher, welche KPIs Sie wählen sollen? Hier sind 12 Finanzindikatoren, die für das Projektmanagement zu überwachen sind.

    2. Messen Sie den ROI

Am Ende des Projekts müssen Sie eine Bilanz erstellen, mit der Sie den ROI des ERP-Projekts messen können. Die gesetzten Ziele müssen daher mit Ihrer gesamten Geschäftsstrategie übereinstimmen.

Sie können eine Reihe von Fragen definieren, mit denen Sie den ROI Ihres ERP-Projekts bewerten können: 

• Welche Vorteile hat ERP aus operativer Sicht erzielt? Zum Beispiel: Prozessautomatisierung, Fehlerreduzierung, etc. 
• Welche Einsparungen ergeben sich daraus? 
• Wie hat ERP die Genauigkeit und Zuverlässigkeit von Daten verbessert? 
• Wie wirkt sich dies auf die Entscheidungsfindung aus?
• Welche Wettbewerbsvorteile hat ERP gebracht? Zum Beispiel: bessere Kundenzufriedenheit, kürzere Reaktionszeiten, verkürzte Projektzuweisungszeit usw.

B) Klärung der bestehenden Situation 

Der Start eines ERP-Migrations- oder Implementierungsprojekts beinhaltet die Prüfung Ihres bestehenden Systems.

In diesem Schritt können Sie zunächst eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation Ihres Unternehmens vornehmen.

Karte gründlich: 

• Ihre Kommunikationsflüsse
• Abläufe
• Die Arten von Daten, die im Umlauf sind
• Die verwendete Software 

Sobald die Inventur der Einrichtungsgegenstände durchgeführt wurde, können Sie die Elemente, die Sie später behalten möchten, besser identifizieren. 

     1. Identifizieren Sie die im Umlauf befindlichen und aufzubewahrenden Daten

Stellen Sie sich diesen Schritt wie einen großen Frühjahrsputz vor. Sie sehen klarer, welche Daten in Ihrem Unternehmen zirkulieren und welche aufbewahrt werden müssen.  

     2. Wachstum sicherstellen

Dieser Prüfungsschritt kann zwar langwierig und mühsam sein, ist aber für den Erfolg Ihres ERP-Projekts und für das Wachstum Ihres Unternehmens äußerst wichtig. Es wäre illusorisch, sich vorzustellen, dass ein Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen ohne ein gutes Management seines Kundenstamms und seiner Personalausstattung wächst.

     3. Beziehen Sie die Teams ein

Unser Rat: Beziehen Sie Ihre Teams in dieser Phase des Projekts mit ein. Sie sind in der Lage, ein Change Management einzuleiten und verfügen dank eines präzisen Gesichtsfeldes über eine solide Informationsbasis.

      C) Bestimmen Sie Ihr Budget 

Denken Sie daran, dass ein ERP-Projekt eine hohe Investition darstellt, sowohl personell als auch finanziell.

• Kosten des Tools 

Zunächst einmal ist der Preis der Software erheblich. Darüber hinaus kann die Installation einer Infrastruktur erforderlich sein, insbesondere wenn Sie sich für eine On-Premise-Version (vs. Cloud-Version) entscheiden.

Bei jeder Lösung ist mit Wartungskosten zu rechnen. 

• Mobilisierung des Teams

Die Teams, die während der gesamten Projektdauer mobilisiert werden, werden ebenfalls hohe Kosten verursachen. Wenn Sie nicht über die personellen Ressourcen im eigenen Haus verfügen, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister. Auch in diesem Fall müssen aber Teams definiert werden, um ein Projektmanagement zu gewährleisten , das die Konsistenz zwischen der Umsetzung und den definierten Zielen sicherstellt.

Daher ist die genaue Einschätzung des Budgets, das Sie zu investieren bereit sind, ein wichtiger Teil der Scoping-Phase.

Diese Entscheidung hat in der Tat direkte Auswirkungen auf die Wahl des Tools, den Dienstleister , aber auch auf den Grad der erhaltenen Unterstützung . Aus dieser Schätzung können sich weitere Entscheidungen ergeben, wie z.B. die Migration Ihrer Daten selbst oder die Beauftragung Ihres Dienstleisters je nach Größe der Aufgabe. 

      A) Bewerten Sie den Erfolg des Projekts 

Die Bewertung ermöglicht es, den Erfolg des ERP-Projekts zu bewerten und seinen ROI zu messen.

     1. KPIs analysieren

Beginnen Sie mit einer sorgfältigen Überprüfung der in der Scoping-Phase ermittelten KPIs. 

Sie werden in der Lage sein, Ihre Analyse auf konkrete Elemente zu stützen. Vergleichen und analysieren Sie dann diese Elemente von einer Periode zur nächsten: vor/nach dem Projekt oder von einem Jahr zum nächsten.

     2. Interagieren Sie mit Endbenutzern

Während verschlüsselte Daten in dieser Phase unerlässlich sind, ist auch die Erfahrung Ihrer Endbenutzer von entscheidender Bedeutung. Das Wohlergehen und die Bindung Ihrer Mitarbeiter stehen auf dem Spiel und letztendlich Ihre Rentabilität als Unternehmen. Nehmen Sie sich die Zeit, ihre Ansichten einzuholen und alle Vorschläge zu berücksichtigen, die sie möglicherweise haben.

Die Beantwortung der folgenden Fragen hilft Ihnen, die Auswirkungen des Projekts zu messen:

• Werden die Ziele erreicht?

• Entsprechen die Funktionen den Erwartungen der Teams? 
• Ist es mit dem eingesetzten ERP möglich, alle in der Scoping-Phase geäußerten Bedürfnisse zu erfüllen? 
• Wissen die Mitarbeiter, wie sie das neue Tool optimal nutzen können?  
• Wurden die Daten korrekt von einem System auf ein anderes übertragen? 
• Wurde die Tagesordnung eingehalten? Das Budget? 

      B) Pflegen

Ihr ERP auf dem neuesten Stand zu halten, ist aus mehreren Gründen eine Notwendigkeit. 

     1. Gewährleistung eines Höchstmaßes an Sicherheit

Das ERP Ihres Unternehmens ist erforderlich, um personenbezogene Daten zu erhalten : über Ihre Mitarbeiter, Ihre Kunden, Ihre Dienstleister usw. Stellen Sie zunächst sicher, dass diese Sammlung den DSGVO-Vorschriften entspricht. 

Dann müssen Sie so viele Maßnahmen wie möglich ergreifen, um Sicherheitsverletzungen in Ihrem System zu verhindern.

Es liegt in Ihrer Verantwortung als Datensammler, dafür zu sorgen, dass Ihre Daten nicht in falsche Hände geraten. Dies erfordert eine sorgfältige Wartung Ihrer Werkzeuge und damit Ihres ERP.

     2. Begrenzen Sie die Anzahl der Unterbrechungen 

Vorbeugende Wartungsmaßnahmen tragen dazu bei, Fehler und Verlangsamungen zu vermeiden. Diese Art von Unterbrechungen kann jedoch die Produktivität Ihrer Teams ernsthaft beeinträchtigen.

Seien Sie vorsichtig, wenn Sie sich für eine On-Premise-Lösung entscheiden: Diese Infrastruktur erfordert in der Regel mehr Wartung als eine Cloud-Version. Darüber hinaus sind starke technische Ressourcen erforderlich. Es kann jedoch relevant sein, wenn Sie hohe Anpassungsanforderungen haben. 

      C) Weiterentwicklung des Tools

Sie dachten, Sie wären fertig? In der Realität ist ein ERP-Projekt nie wirklich abgeschlossen! 

• Ziele im Einklang mit der Strategie

In der Tat werden sich die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zwangsläufig weiterentwickeln, insbesondere in einer Wachstumsphase. Daher müssen Sie sicherstellen, dass das Tool auf die gesamte Geschäftsstrategie abgestimmt bleibt und weiterhin Ihren Anforderungen entspricht.  

• Notwendige Einhaltung

Schließlich kann ein Upgrade Ihres ERP-Systems erforderlich sein, um aus gesetzlicher Sicht konform zu bleiben. Einige regulatorische Änderungen können sich auf Ihre Branche oder Ihren Betrieb auswirken, es liegt in Ihrer Verantwortung, Ihr Unternehmen und Ihre Tools in Einklang zu bringen.