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Schritt 1
Ob es sich um ein ERP-Migrations- oder Implementierungsprojekt handelt, die Scoping-Phase ist ein entscheidender Schritt. Wie bei jedem Projekt bleibt die Vorbereitung der Schlüssel: "Der Anfang ist die Hälfte von allem".
Vor jedem ERP-Projekt sollten Sie die Ziele genau definieren die Sie mit dem Tool erreichen möchten. Diese Phase ist eine der wichtigsten und sollte daher besonders ernst genommen werden.
Ein ERP-Projekt hat eine strategische Dimension für Ihr Unternehmen dar. Darüber hinaus handelt es sich um eine eine langfristige InvestitionDie meisten Unternehmen behalten ihr ERP-System zehn Jahre lang.
Wie Sie sehen werden, wirkt sich ERP auf viele Bereiche für Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen aus.
Die Humankapital ist eine der tragenden Säulen von Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen. Ein leistungsfähiges ERP-System erweist sich als wertvolle Hilfe bei der Planung, die Überwachung von Kompetenzen sowie für die Verwaltung von Zeiten und Aktivitäten.
Die Verfolgung von Interaktionen und das Projektmanagement müssen strategisch implementiert werden, um die Produktivität der Teams und die Kundenzufriedenheit zu maximieren.
So ist ein gut gewähltes ERP in Verbindung mit einem leistungsstarken CRM ermöglicht es Ihnen, Verträge und Chancen so optimal wie möglich zu verwalten.
ERP ermöglicht eine genaue Verfolgung von Kosten und Einnahmen. Dies erleichtert die Verwaltung der Rechnungsstellung und der Projektbuchhaltung
Legen Sie Ihre Ziele fest, indem Sie sich auf die SMART-Methodikentweder
Spezifisch Messbar Erreichbar Realisierbar Zeitlich.
Diese müssen beziffert genau definiert werden, indem sie mithilfe von KPIs sehr spezifisch sein.
Sie wissen nicht, welche KPIs Sie wählen sollen? Hier sind 12 Finanzindikatoren, die Sie bei der Projektsteuerung im Auge behalten sollten.
Am Ende des Projekts müssen Sie eine Bilanz erstellen so dass Sie den ROI zu messen des ERP-Projekts zu messen. Die definierten Ziele sollten daher im Einklang mit Ihrer Gesamtunternehmensstrategie.
Sie können eine Reihe von Fragen definieren, mit denen Sie den ROI Ihres ERP-Projekts bewerten können:
Wenn Sie ein ERP-Migrations- oder -Implementierungsprojekt beginnen, müssen Sie Folgendes tunIhr bestehendes System zu prüfen.
In diesem Schritt können Sie zunächst eine Bestandsaufnahme machen über die aktuelle Situation Ihres Unternehmens.
Gründlich kartographieren :
Nach der Bestandsaufnahme können Sie besser erkennen, welche Gegenstände Sie später behalten möchten.
Betrachten Sie diesen Schritt als einen Frühjahrsputz. Sie werden klarer sehen, was welche Daten im Umlauf sind Sie wissen, welche Daten in Ihrem Unternehmen benötigt werden und welche nicht. aufbewahrt werden müssen.
Auch wenn diese Auditphase langwierig und mühsam sein kann, ist sie doch äußerst wichtig für den Erfolg Ihres ERP-Projekts und für Folgendes das Wachstum Ihres Unternehmens. Ein Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen kann nur dann wachsen, wenn es über eine gute Personalverwaltung verfügt. gutem Management seines Kundenstamms und seines Personals wäre illusorisch.
Unser Ratschlag : binden Sie Ihre Teams ein bereits in dieser Phase des Projekts. So können Sie die Führung der Veränderung und Sie verfügen über eine solide Informationsbasis dank einer präzisen Feldvision.
Denken Sie daran, dass ein ERP-Projekt eine große Herausforderung darstellt. große InvestitionEs handelt sich dabei sowohl um eine menschliche als auch um eine finanzielle Herausforderung.
Zunächst einmal ist der Preis der Software ist entsprechend hoch. Darüber hinaus kann sie Folgendes erfordern die Installation von InfrastrukturDies gilt insbesondere, wenn Sie sich für eine On-Premise-Version (vs. Cloud) entscheiden.
Bei jeder dieser Lösungen fallen Wartungskosten an.
Die mobilisierten Teams während der gesamten Dauer des Projekts werden ebenfalls hohe Kosten verursachen. Wenn Sie intern nicht über die nötigen personellen Ressourcen verfügen, ist die Zusammenarbeit mit einem spezialisierter Dienstleister als sehr empfehlenswert erweisen. Auch in diesem Fall müssen jedoch Teams festgelegt werden, um Folgendes zu gewährleisten das Projektmanagement das Folgendes ermöglichen wird die Kohärenz zu gewährleisten zwischen der Implementierung und den definierten Zielen gewährleistet.
Daher ist eine genaue Bewertung desdas Budget Ein wichtiger Teil der Scoping-Phase ist die Bestimmung des Budgets, das Sie zu investieren bereit sind.
Denn diese Entscheidung wirkt sich direkt auf die Wahl des Werkzeugs aus, des Anbieter aber auch das Grad der Begleitung erhalten haben. Je nach Umfang der Aufgabe können sich aus dieser Einschätzung weitere Entscheidungen ergeben, z. B. ob Sie Ihre Daten selbst migrieren oder Ihren Dienstleister beauftragen.
Wie bei jedem Projekt gibt es Risiken die es zu berücksichtigen gilt. Je mehr Sie antizipierendesto effektiver können Sie die Probleme lösen. Problemlösung.
Tatsächlich können sich mehrere Ereignisse und Gefahren auf das Projekt auswirken:
Ohne paranoid zu sein, ist eine Untersuchung potenzieller Risiken wird sich als konstruktiv erweisen.
Wir empfehlen Ihnen, eine Liste der Elemente zu erstellen, die die Implementierung oder Migration Ihres ERP-Tools gefährden könnten. Sobald Sie diese Elemente identifiziert haben, analysieren Sie die potenziellen Folgen und antizipieren Sie Lösungen vor. Wenn Sie bereits im Vorfeld einen Aktionsplan festlegen, ersparen Sie sich kalten Schweiß, Verzögerungen und zusätzliche Kosten.
Die Auswahl des Teams ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Projekts dieser Größenordnung.
Wählen Sie nur Personen, die wirklich engagiert und motiviert. Die Migration oder Implementierung eines ERP-Projekts ist eine große Herausforderung, da es sich um ein wichtiges Instrument handelt. strategisch für das Unternehmen und sein Wachstum.
Wählen Sie zunächst einen Projektleiter mit starken Schultern und ein Team aus gemischte Profile. Jede Fachrichtung wird ihren Teil zum Projekt beitragen, egal ob es sich dabei um ein technisch, strategisch, operativ oder kaufmännisch. Stellen Sie sicher, dass sie in den nächsten den nächsten 6 bis 12 MonatenDies ist die durchschnittliche Dauer eines ERP-Implementierungs- oder Migrationsprojekts.
Das technische und funktionale Lastenheft ist ein präzises Dokument das als Referenz während des gesamten Projekts. Es liefert einen Kontext :
Bei der Formulierung Ihrer Bedürfnisse können Sie insbesondere Ihre Erwartungen in Bezug auf folgende Aspekte formulieren Funktionen und des Grad der erforderlichen Personalisierung. Achten Sie jedoch darauf, nicht in die Falle der Überanpassung zu tappen: Diese oftmals teurere Lösung kann sich später als schwierig zu verwalten erweisen, insbesondere bei der Suche nach Expertenanbietern oder der Durchführung von Schulungen.
Dieses Dokument erweist sich als wesentlich, um Ihre Bedürfnisse zu klären und sie mitzuteilen. so genau wie möglich an den Anbieter zu richten.
Die Erstellung eines Lastenhefts bietet mehrere Vorteile:
Die Wahl des Tools sollte aus folgenden Gründen erfolgen strategisch : Sie werden es jahrelang nutzen und regelmäßig mit seinen Teams zusammenarbeiten müssen.
Beginnen Sie damit, die Kriterien aufzulisten, die Ihnen wichtig sind. Zum Beispiel:
Wenn Sie Ihre Erwartungen klar definiert haben, können Sie eine erste Auswahl treffen und die Vergleichsphase. In dieser Phase ist es notwendig, Folgendes zu tun Meinungen einzuholen von bestehenden Kunden, Austausch mit den Verkaufsteams oder versuchen, eine Testversion. All dies hilft Ihnen bei der Auswahl des ERP-Tools, das Ihren Bedürfnissen und den Ambitionen Ihres Unternehmens entspricht.
Tipp: Eine integrierte ERP-Lösung ermöglicht es Ihnen zum Beispiel, alle Ihre Daten auf einer einzigen Plattform zusammenzufassen. Hier sind 10 Vorteile, wenn Sie sich für eine integrierte Lösung zur Verwaltung Ihres Geschäfts entscheiden.
Können Sie sich nicht entscheiden? Stützen Sie sich auf Ihr Gefühl und darauf, wie Leichtigkeit der Kommunikation die Sie während Ihres Austauschs mit den Teams haben konnten. Sie werden sich mehrmals pro Woche austauschen müssen - über Monate hinweg. Bei ähnlichem Preis und ähnlichen Funktionen ist eine wohlwollende und konstruktive Kommunikation kann Ihnen bei der Entscheidung helfen.
Zu Ihrer Unterstützung finden Sie hier den Leitfaden für die Auswahl eines ERP-Systems als Dienstleistungsunternehmen.
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Schritt 2
In dieser Phase angelangt, haben Sie bereits :
In der Einsatzphase werden Sie dafür sorgen, dass alles, was im Vorfeld festgelegt wurde, auch umgesetzt wird. Auf dieser Ebene muss das Projekt wirklich regelmäßig und streng überwacht werden.
Wie können Sie feststellen, ob Ihr ERP-Projekt als erfolgreich bezeichnet werden kann?
Dazu müssen Sie eine Liste Ihrer Erwartungen erstellen. Die Agenda die in der Framing-Phase festgelegt wurde, gibt Ihnen eine erste Richtung vor. Beantworten Sie folgende Frage: Wer braucht was und wann?
Dies wird Ihnen helfen die Schlüsselmomente des Projekts festzulegen auf einem genauen Zeitplan, damit Sie seinen Erfolg zu messen am Ende.
Hier sind drei Schlüssel, damit Ihr ERP-Projekt ein Erfolg wird :
Das Projekt scheint sich dem Ende zu nähern? Dennoch ist die Etappe der Datenmigration ist nach wie vor entscheidend. Daten sind einer der größten Reichtümer eines Unternehmens und ihre Migration muss daher sorgfältig durchgeführt werden. Nehmen Sie sich die Zeit, eine Strategie für die Datenmigration genau: Um ihren Mehrwert zu erhalten, müssen diese Daten aggregiert, bereinigt und zuverlässig vor allem.
Ein Datenmigrationsprojekt umfasst unter anderem :
Ein ERP-Projekt bleibt unvollständig ohne eine Test- und Abnahmephase sorgfältig durchgeführt werden. Diese darf auf keinen Fall vernachlässigt werden.
Die das Verfassen eines Rezeptbuchs wird zwei Dinge ermöglichen:
Wenn es immer noch Fehler gibt, können diese dann in diesem Schritt korrigiert werdenDie Fehler werden in diesem Schritt behoben, bevor sie in die Produktion gehen.
Das Rezeptheft besteht aus aus einer Reihe von Tests, organisiert nach Szenarien in Abhängigkeit von jedem Nutzertyp.
Zum Beispiel:
Bedarf: "Als Vertriebsmitarbeiter möchte ich alle Informationen über meinen Kunden in eine eigene Karteikarte eintragen".
Test: Die Funktion zum Erstellen eines Kundendatensatzes nutzen
Ergebnis: Wenn bestanden "OK", wenn nicht bestanden "KO", eventuell unter Hinzufügung von Details zu nicht funktionierenden Elementen.
Das Rezept bezieht mit ein alle Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, insbesondere die fachspezifische Teams die zu die Endnutzer der Lösung werden.
Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu bestätigen und sicherzustellen, dass das gewählte ERP-System diese Anforderungen erfüllt.
Schließlich wird das Rezept auch Folgendes ermöglichen die Ausbildungsphase zu antizipieren durch die genaue Identifizierung von konkrete Anwendungsfälle die von Ihren Mitarbeitern erwartet werden.
Gewohnheiten zu ändern ist nie einfach, daher ist eine Schulungsphase unerlässlich, um die Annahme zu erleichtern Sie sollten die Einführung dieses neuen Tools durch Ihre Teams unterstützen.
Bildung ist entscheidend, um Folgendes zu ermöglichen die Anpassung an die Veränderung und wird sich in vielerlei Hinsicht als vorteilhaft erweisen:
Wenn Sie sich weigern, Zeit und Energie in den Aspekt der Ausbildung zu investieren, riskieren Sie, dass Sie auf Widerstand stoßen Vorbehalte), die verlangsamte Prozesse und eine gewisse Frustration bei Ihren Mitarbeitern führen. Schließlich birgt eine falsche Nutzung des ERP-Systems Risiken, wie z. B. eine Unzuverlässigkeit der Daten oder Autonomie was dann zu einer Abhängigkeit Ihrer Teams führt.
Wir empfehlen Ihnen daher dringend, Folgendes zu organisieren einen genauen Schulungsplan um die interne Akzeptanz Ihres ERP-Projekts zu erleichtern. Stellen Sie sicher, dass alle betroffenen Teams diese Schulungen erhalten, und zögern Sie nicht, sie zu ändern.a weiterzuentwickeln. auf der Grundlage dessen, was Sie im Laufe der Zeit beobachten.
Sprechen Sie die wichtigen Punkte an:
Da die Ausbildungsphase von entscheidender Bedeutung ist, könnten Sie beschließen, sich sich begleiten zu lassen von einem Anbieter: entweder von einer Agentur oder von einem Freiberufler. Außerdem ist es nicht ungewöhnlich, dass das gewählte ERP-System auch Berater anbietet. dedizierte Berater für Schulungen oder vermittelt Ihnen Kontakte zu Partnern. Ihr Fachwissen und ihre Erfahrung verleihen ihnen ein hohes Maß an Kontrolle. hohe Kompetenz Sie verfügen über ein hohes Maß an Fachwissen und ein gutes Verständnis der damit verbundenen Herausforderungen.
Schritt 3
Die Bilanz wird den Erfolg des ERP-Projekts bewerten und seinen ROI messen.
Beginnen Sie damit, die in der Scoping-Phase ermittelten KPIs noch einmal sorgfältig zu überprüfen.
Sie können Ihre Grundlage Analyse auf konkrete Elemente. Gehen Sie anschließend weiter, vergleichen und analysieren Sie diese Elemente von einem Zeitraum zum anderen: vor/nach dem Projekt oder von einem Jahr zum anderen.
Zahlenmaterial ist in dieser Phase unerlässlich, aber auch die Frage, wie die das Gefühl Ihrer Endnutzer ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Es geht um das Wohlbefinden und die Bindung Bindung Ihrer Mitarbeiterund letztlich auf Ihre Rentabilität als Unternehmen. Nehmen Sie sich die Zeit, um ihre Ansichten zu sammeln und ihre eventuellen Vorschläge.
Die Beantwortung der folgenden Fragen wird Ihnen helfen, die Auswirkungen des Projekts zu messen:
Ihr ERP-System auf dem neuesten Stand zu halten, erweist sich aus mehreren Gründen als notwendig.
Das ERP-System Ihres Unternehmens muss Folgendes tun personenbezogene Daten erhalten : über Ihre Mitarbeiter, Ihre Kunden, Ihre Dienstleister... Stellen Sie zunächst sicher, dass diese Erhebung den Vorschriften der DSGVO entspricht.
Zweitens sollten Sie möglichst viele Maßnahmen einführen, um Sicherheitsverletzungen zu verhindern in Ihrem System zu verhindern.
Es liegt in Ihrer Verantwortung als Datensammler, dafür zu sorgen, dass Ihre Daten nicht in die falschen Hände geraten. Dies erfordert eine sorgfältige Wartung Ihrer Tools, also auch Ihres ERP-Systems.
Einleitung von Maßnahmen zur vorbeugende Wartung wird dazu beitragen, dass Bugs und Verlangsamungen. Diese Art von Unterbrechungen könnte die Produktivität stark beeinträchtigen. die Produktivität beeinträchtigen Ihrer Teams.
Vorsicht, wenn Sie sich für eine On-Premise-Lösung entscheiden: Diese Infrastruktur benötigt in der Regel mehr Wartung als eine Cloud-Version. Außerdem erfordert sie solide technische Ressourcen. Sie kann sich jedoch als sinnvoll erweisen, wenn Sie einen hohen Anpassungsbedarf haben.
Sie dachten, Sie hätten es geschafft? In Wirklichkeit ist ein ERP-Projekt nie wirklich abgeschlossen!
Denn die Bedürfnisse Ihres Unternehmens werden sich ändern. sich ändernDies gilt insbesondere in einer Wachstumsphase. Aus diesem Grund müssen Sie sicherstellen, dass das Tool an der Gesamtstrategie ausgerichtet bleibt des Unternehmens bleibt und weiterhin Ihren Bedürfnissen entspricht.
Schließlich kann ein Upgrade Ihres ERP-Systems erforderlich sein, um die Einhaltung folgender Vorschriften zu gewährleisten Gesetzgebung. Einige regulatorische Entwicklungen Ihre Branche oder Ihren Betrieb betreffen, liegt es in Ihrer Verantwortung, dass Sie die richtigen Maßnahmen ergreifen. Verantwortung Ihr Unternehmen und Ihre Tools an die Vorschriften anzupassen.
Der Schlüssel zu einem erfolgreichen ERP-Projekt? Eine Vorbereitung ... gründlich! Die Scoping-Phase erweist sich als grundlegend und ermöglicht es, nicht nur Ihre Ziele sondern auch Ihre Bestehendes.
Ein ERP-Projekt erweist sich als besonders wichtig strategisch für ein Unternehmen, insbesondere wenn es sich um ein Beratungs- oder Dienstleistungsunternehmen handelt, für das der Umgang mit Kunden- und Teamdaten nach wie vor besonders aufwendig ist.
Beachten Sie, dass es sich um ein Projekt mit hohem Personalbedarf handelt. Humanressourcen und finanziell sehr anspruchsvoll istund das über einen Zeitraum von mehrere Monate. Ein ERP-Projekt muss daher vorausschauend und perfekt durchgeführt werden, denn es betrifft das Unternehmen als Ganzes betrifft. Die Auswirkungen können schnell sichtbar werden, sowohl für Ihre Kunden als auch für Ihre Mitarbeiter. Ein schlecht implementiertes ERP-Projekt kann jedoch auch schwerwiegende Folgen haben.zu Konsequenzen führen. Dies kann die Zufriedenheit und Rentabilität Ihres Unternehmens beeinträchtigen.
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