Logiciel gestion des temps : comment le choisir ?

Il existe pléthore d’applications pour noter ses heures de travail ou logiciels de suivi des temps. Pour choisir le logiciel le plus adapté à votre activité, il est nécessaire de définir quels sont les critères qui ont de l’importance pour pouvoir mieux sélectionner les solutions les plus alignées avec votre besoin. Voici 3 grands thèmes sur lesquels arrêter des critères pour faciliter le choix d’un logiciel de suivi des temps.

1. Confirmer l’objectif et le périmètre de la recherche

Pour vous orienter sur le bon logiciel, il faut d’abord confirmer l’objectif principal du suivi des temps. En partant de l’objectif principal, vous vous assurez de mieux cibler les fonctionnalités des outils qui vous correspondent et de réaliser un meilleur retour sur investissement.

Suivre les temps pour facturer vos clients

Dans ce cas, vous allez chercher un outil qui vous permet d’aller au-delà d’un simple suivi des temps par client ou par activité. Cet outil doit vous permettre de créer des projets, voire des tâches afin de précisément suivre le temps sur chacun d’entre eux. Idéalement, vous allez gérer vos devis et votre facturation dans le même outil pour gagner du temps et de la fiabilité.

Les logiciels de gestion de temps de type time tracking qui répondent à ce besoin : Stafiz, TogglPaymo, TogglMonday

Suivre les temps pour analyser votre productivité

Dans ce cas, vous allez chercher un logiciel de type time tracker qui reconnait les différentes activités que vous réalisez automatiquement. Ce type de software reconnait les logiciels ou documents sur lesquels vous travaillez pour simplifier la catégorisation de votre temps. En consolidant, vous pouvez prendre du recul sur votre organisation et votre productivité pour vous améliorer :

Les logiciels de gestion de temps qui répondent à ce besoin : Toggl, Memtime m(ex. timeBro), RescueTime

Suivre les temps pour analyser la rentabilité d’un projet

Dans ce cas, vous devez trouver un logiciel qui offre des fonctionnalités financières plus poussées. Il doit permettre de suivre des activités facturées au forfait, et d’analyser au delà des temps de travail les coûts associés des collaborateurs internes et externes sur le projet.

Les logiciels de gestion de temps qui répondent à ce besoin : Stafiz, Quickbooks Time

Suivre les temps dans le cadre d’un suivi de la R&D

Dans ce cas, vous devez vous assurez que la granularité de saisie répond au besoin de reporting de l’administration, puisque les temps passés peuvent être audités dans le cadre des crédits d’impôts et/ou subvention qui sont attribués et liés à la charge de travail passée sur ces projets.

Les logiciels de gestion de temps qui répondent à ce besoin : Harvest, Timely

2. Quels sont les indispensables à vérifier lorsque vous choisissez un logiciel de gestion des temps ?

• Privilégiez l’expérience collaborateur : le suivi des temps des collaborateurs doit être simplifié à l’extrême pour faciliter l’approche. Lorsque l’outil est complexe et rebute les collaborateurs, il y a fort à parier que le suivi ne sera pas réalisé, ou avec beaucoup de retard. 

Pour éviter cette situation de rejet, il convient de vérifier que l’expérience de saisie des temps est simple, et que le logiciel est aussi accessible depuis le smartphone du collaborateur.

• Vérifiez qu’il est possible de faire un suivi en temps réel : pour faciliter le suivi des temps, le logiciel doit mettre à disposition un chrono pour pouvoir lancer un suivi sur une tâche puis le mettre en pause ou le stopper aussi simplement.

• Confirmez les options de granularité de saisie : en fonction de votre activité, vous devez confirmer comment vous souhaitez que la saisie des temps se fasse.

• • Granularité de temps : voulez-vous suivre l’activité à la journée, demi-journée, heure ou minute ? Toutes les activités n’ont pas les mêmes besoins. Certains logiciels sont plus adaptés au suivi en heure, alors que d’autres sont plus adapté à un suivi en portion de journée (quart, demi ou pleine journée).
  • Granularité de tâches : la plupart des logiciels de gestion des temps permettent de suivre les temps sur des tâches. Si ce suivi des temps à la tâche est un critère important pour vous, assurez-vous de la granularité des outils que vous testez : faut-il des sous-tâches, voire d’autres niveaux de tâches. Confirmez que cette granularité est alignée avec votre besoin.

• Vérifiez la capacité à pouvoir créer des règles : pour que ce suivi des temps respectent les conditions RH, il est souvent nécessaire de définir des règles dans l’outil. Par exemple imposer une limite d’heure par jour, ou l’impossibilité de saisir plus d’heures par an que la limite légale. Assurez-vous que les contraintes RH sont prises en compte dans le logiciel de gestion des temps.

• Vérifiez la capacité à extraire les informations : le suivi des temps est fréquemment exploité pour différents types de reporting. Il faut que le logiciel de gestion de temps permette d’exporter les données avec les informations attendues par le reporting. Vérifiez donc qu’il existe un module d’export qui facilite cette extraction.

• Confirmez la possibilité d’ajouter des commentaires : lorsqu’un relevé d’activité doit être validé a posteriori par un manager ou un client, l’ajout de commentaires pour détailler le travail réalisé peut être un atout pour mieux apprécier le temps passé sur la tâche. Assurez-vous que cette option est disponible.

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3. Anticipez les connexions entre le logiciel de gestion de temps et vos autres logiciels de gestion d’activité

• Gestion des congés et absences : très liée à la gestion des temps, la gestion des congés et absence doit souvent communiquer avec le logiciel de suivi de temps. Lorsqu’un collaborateur pose des congés qui sont validés, il faut idéalement que l’information soit remontée dans le logiciel de gestion de temps. Cela évite une double saisie, qui entraîne une perte de temps pour le collaborateur et qui est facteur d’insatisfaction. En automatisant la transmission de l’information, les données sont aussi plus fiables, car il n’est pas possible de rentrer par erreur des temps passés sur une activité lors d’une journée d’absence.

Si votre outil de gestion des temps intègre une brique native de gestion des congés, c’est encore plus pratique car la connexion est automatique et sera maintenue dans le temps.

• Module d’export : le suivi des temps peut être exploité pour divers usages dans d’autres logiciels. Pour un suivi RH dans un SIRH et/ou logiciel de paie, ou pour un suivi des marges projets dans un logiciel de gestion d’activité. Il est possible d’envoyer cette information à une certaine fréquence par transmission de fichiers à plat. C’est-à-dire en exportant les données du logiciel de gestion de temps avant de l’importer dans l’autre logiciel. C’est une opération manuelle, mais qui peut être très automatisée avec des tableurs excel.

• Connecteurs API :  pour faciliter le transfert d’informations et de données entre différents logiciels, l’option de transmission par API reste la plus automatisée. Il faut cependant que les API des deux logiciels permettent de communiquer entre eux. C’est un élément qu’il faut vérifier. Ensuite, il existe des connecteurs standards entre les différents logiciels, sinon il faudra développer le connecteur. C’est donc une solution plus automatisée mais qui peut avoir un coût plus élevé. 

En savoir plus sur les intégrations

• Visibilité pour le client : si vous travaillez pour un client, et que vous lui facturez des temps, il peut être intéressant de lui donner accès à l’information pour faciliter le suivi voire la validation avant facturation.

Si cette fonctionnalité est importante pour vous, il faut que vous cherchiez un outil qui gère les comptes rendus d’activité (Stafiz, Everwin, Fitnet Manager, …)

• • • Gestion des frais : le suivi des frais vont souvent de pair avec le suivi des temps. Vous pourriez avoir besoin de connecter temps et frais pour les raisons suivantes : un forfait de frais est facturé en fonction des jours-hommes, l’analyse de marge doit prendre en compte le temps passé et les frais sur un projet, … Pour toutes ces raisons, il peut être intéressant de connecter les logiciels entre eux ou de choisir un logiciel de gestion de temps qui possède aussi un module natif de gestion des frais.

En conclusion, avant de choisir un logiciel de gestion des temps il est donc nécessaire de se poser les bonnes questions : quel est l’objectif prioritaire ? Quels sont les critères indispensables à intégrer dans la recherche ? Comment le logiciel va s’interconnecter avec les autres logiciels utilisés dans l’activité ?

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