¿Cómo se crea un cuadro de mandos para la gestión de proyectos?

El cuadro de mandos del proyecto: ¿por qué y para qué?

• Para evitar los numerosos inconvenientes de la gestión de proyectos

El 43% de los proyectos acaban fuera de los objetivos. Es decir, ¡casi la mitad! Y esto no es casualidad. Es muy difícil gestionar un proyecto con éxito porque existen muchos obstáculos que dificultan la gestión a lo largo de todo el proyecto. Las causas del fracaso de un proyecto pueden deberse a muchos factores: los costes son superiores al presupuesto, surgen problemas de comunicación, la falta de visibilidad sobre la carga de trabajo alarga los plazos, los objetivos no están claros por parte de la dirección...  

Aquí encontrará más información sobre las principales causas de fracaso de los proyectos .

La forma más eficaz de evitar el fracaso de un proyecto es supervisarlo eficazmente, desde su puesta en marcha y con regularidad hasta su finalización.  

• Ser capaz de evaluar y compartir la situación del proyecto

Este seguimiento debe permitir identificar cualquier riesgo de fracaso a lo largo del proyecto para poder tomar medidas correctivas lo antes posible. El seguimiento permite ser alertado cuando se materializa un riesgo y comprender de dónde procede.

También es una herramienta de comunicación. Permite informar a todas las partes interesadas en el proyecto con suficiente antelación para facilitar la toma de decisiones y evitar sorpresas desagradables. Cuanto antes se comunique un problema, mayores serán las posibilidades de encontrar una solución. Nadie quiere tener sorpresas desagradables al final de un proyecto, y un sistema de seguimiento del proyecto bien llevado puede cumplir esta función de herramienta de comunicación.

• Capacitar a las partes interesadas

Para que un proyecto tenga éxito, la responsabilidad debe ser compartida. Hay que asignar la responsabilidad de las tareas a las distintas partes implicadas en el proyecto. Asignar responsabilidades significa nombrar a un responsable de cada tarea y aclarar los objetivos: finalización, calidad y plazo. El jefe de proyecto se convierte entonces en el director de la orquesta, ayudando a todo el equipo a avanzar y facilitando los intercambios para que todo tome forma. Si no se responsabiliza a las partes interesadas, la carga será demasiado pesada para un solo director de proyecto, y el riesgo de fracaso será mayor.

• Proporciona una comunicación clara y comprensible para todos

El cuadro de seguimiento del proyecto debe permitir compartir la situación del proyecto en una fecha determinada, con información clara y comprensible para todos.

Todo el mundo tiene que poder saber de un vistazo cómo va el proyecto. Que se puedan celebrar los aspectos que avanzan bien, e identificar y priorizar los que hay que corregir.

El seguimiento de un proyecto en formato de tabla permite que todo el mundo reconozca un formato idéntico de un periodo a otro. De este modo, los intercambios entre las distintas partes implicadas en el proyecto son más eficaces y se dispone de un historial claro de la situación.

• Mejorar el rendimiento: cumplimiento de plazos, calidad, rentabilidad

El cuadro de mandos del proyecto también está diseñado para mantener el proyecto en línea con sus objetivos. En función de las prioridades, se fijan distintos objetivos:

• • Cumplimiento de los plazos de las distintas fases del proyecto
  • Nivel de calidad esperado y validación potencial por parte del cliente
  • El nivel de los costes del proyecto, que deben ajustarse al presupuesto del proyecto.

El cuadro de mandos compara la situación hasta la fecha, la situación prevista al final del proyecto y el presupuesto para estos distintos objetivos.

Una vez identificados los riesgos de desviación de los objetivos, los jefes de proyecto toman las medidas correctoras necesarias: reestructurar las tareas del proyecto para acortarlas, renegociar con el cliente, reasignar tareas para mejorar la eficacia, etc.

¿Qué KPIs deben incluirse en un cuadro de mando de proyecto?

Establecer prioridades: plazo, calidad, rentabilidad... Para definir los KPI que se incluirán en el cuadro de mandos del proyecto, primero hay que determinar las prioridades con los promotores del proyecto. Aunque es posible controlar muchos KPI, es importante evitar controlar sistemáticamente todos los indicadores. Hay que centrarse en los KPI que estén alineados con las prioridades determinadas con los patrocinadores del proyecto. Por tanto, es necesario determinar si la prioridad reside más en :

• Cumplimiento de plazos: las tareas y subtareas deben cumplir los plazos especificados, y cualquier incumplimiento supone un riesgo para el proyecto. KPI: montrolar el ritmo de avance y el número de días que faltan para la fecha límite.

• Cumplimiento de un nivel de calidad esperado: las distintas tareas deben comprobarse y puntuarse de acuerdo con las expectativas de calidad. El cuadro de mandos del proyecto debe mostrar la puntuación obtenida frente a la esperada. KPI: mmuestre una puntuación de calidad para cada tarea y una comparación con la puntuación esperada.
• Rentabilidad: los costes del proyecto deben ajustarse a un determinado presupuesto. KPI: montrolar los costes del proyecto, teniendo en cuenta lo que se ha conseguido y lo que queda por hacer, y compararlos con el presupuesto.

He aquí nuestra selección de KPI para el seguimiento de proyectos.

Seguimiento proactivo de proyectos en Stafiz

Stafiz le permite controlar en tiempo real y de forma prospectiva todos sus recursos y sus costes asociados: personal, subcontratación, compras, ingresos, etc. Se le alerta en caso de desviaciones futuras.

Más información sobre la gestión de proyectos con Stafiz

¿Qué es un cuadro de mando de proyectos? ¿A quién beneficia?

¿Qué aspecto tiene un cuadro de seguimiento de proyectos?

Dos tipos de enfoque que pueden combinarse: basado en tareas y basado en gantt. Ambos enfoques pueden mezclarse para ofrecer una visión completa. Si el seguimiento de los plazos y los vínculos entre tareas son importantes, hay que preferir el enfoque Gantt. Si, por el contrario, cada tarea puede realizarse de forma independiente, un cuadro basado en tareas ofrece una visión clara de la situación.

 

• Mediante tareas

El panel de control de proyectos basado en tareas enumera todas las tareas y subtareas, y para cada una de ellas proporciona indicadores de estado y rendimiento. Para cada línea de tarea y subtarea se nombra a un responsable, de modo que los objetivos se asignan claramente a una persona definida.

Lo ideal es que el cuadro de mandos se actualice con la información disponible o comunicada por los distintos gestores antes de la reunión de puesta en común de la situación. Durante la reunión, cada gestor puede compartir la situación de la tarea con los demás participantes y dar detalles de los indicadores específicos.

Para saber más, consulte nuestro artículo sobre planificación de tareas.

 

• En Gantt

El formato Gantt se centra más en la duración de la tarea o subtarea. Este enfoque se centra más concretamente en los plazos: cuándo debe empezar y cuándo debe terminar la tarea. El enfoque Gantt también permite especificar los vínculos entre las distintas tareas. A veces es necesario terminar una acción antes de empezar otra. La visibilidad de los vínculos entre las distintas tareas ayuda a evitar que se produzcan cuellos de botella que retrasen el proyecto en su conjunto.

Gestión de proyectos en Stafiz

¿Qué contiene exactamente el cuadro de seguimiento del proyecto? ¿Cuándo debe ponerse en marcha?

 

• • El seguimiento del proyecto debe comenzar al principio del mismo.

El cuadro de seguimiento del proyecto debe compartirse en cuanto se lance el proyecto. Durante la reunión de lanzamiento, es importante compartir este cuadro de seguimiento del proyecto y explicarlo a todos los participantes para que todos estén alineados.

El director del proyecto debe comprobar que se entienden todos los indicadores. También debe asegurarse de que los patrocinadores confirman su apoyo a los indicadores que contiene. Cuanto más amplia y sólida sea la aceptación al inicio del proyecto, mayor será la implicación de las partes interesadas en la consecución de los objetivos fijados. Compartir el cuadro de seguimiento del proyecto es, por tanto, crucial para su éxito.

 

• • Indicadores clave de rendimiento, plazos, gestores

El cuadro de seguimiento del proyecto también debe incluir sistemáticamente la siguiente información:

• • • Responsables: debe identificarse un responsable para cada tarea y subtarea. Cada responsable debe saber de qué tareas es responsable y poder indicar cómo avanzan. Algunas herramientas permiten indicar un porcentaje de avance, por ejemplo. También deben poder indicar lo que queda por hacer para que se actualice la carga de trabajo asociada.

• • • Plazos: para garantizar que el proyecto se completa a tiempo, deben fijarse plazos para cada fase y tarea del proyecto. Se trata de un compromiso que también debe confirmarse al inicio del proyecto. El responsable debe confirmar la viabilidad de la tarea dentro de los objetivos de plazo.

• • • KPI: deben adaptarse a la tarea en cuestión. El objetivo puede ser un número de horas o días que no hay que sobrepasar (cuando se quiere controlar la rentabilidad), o un número de entregables que hay que producir, o una "puntuación" de calidad dada por el cliente. Como se ha indicado antes en este artículo, la elección de los KPI que se van a controlar debe estar perfectamente alineada con los objetivos de los patrocinadores.

¿Quién debe actualizar la tabla de seguimiento del proyecto? ¿Cómo pueden compartirse las actualizaciones?

• • Retroalimentar la información para consolidarla

El gestor del proyecto es responsable de actualizar la tabla de seguimiento del proyecto. Pero para poder consolidar la información, cada responsable de tarea debe estar al día con su seguimiento. Lo ideal es que la información se actualice en el mismo archivo y se consolide automáticamente. El gestor del proyecto comprueba que los datos son coherentes y, si es necesario, consulta a los distintos gestores de tareas para garantizar la visibilidad global.

También es en este momento cuando debe calcularse el trabajo restante. Cuando las tareas no se han completado, hay que indicar el tiempo necesario para finalizarlas. Esto permite al gestor del proyecto actualizar el calendario general del proyecto y recalcular los márgenes previstos para el proyecto.

 

¿Cómo se crea un cuadro de mando de gestión de proyectos?

¿Debe hacerse en una hoja de cálculo o con una herramienta específica? A continuación describiremos con más detalle los métodos para elaborar un cuadro de seguimiento de proyectos. 

 

Cree su cuadro de mandos: El cuadro de mandos de seguimiento del proyecto debe permitirte tomar la temperatura del proyecto en cualquier momento. Por tanto, debe proporcionar toda la información que necesitas saber sobre la salud del proyecto de un vistazo. Debe proporcionar información sobre cuestiones operativas, analíticas y estratégicas.

• Cuadro de mandos operativo

El cuadro de seguimiento del proyecto debe proporcionar ante todo información operativa. En otras palabras, debe indicar el tiempo que queda para completar las distintas tareas del proyecto y la carga de trabajo asociada para las personas que trabajan en ellas.

Este trabajo restante debe permitir ajustar la capacidad de las personas que trabajan en el proyecto. Al indicar, por ejemplo, que les quedan ocho horas para dedicar a una tarea para el próximo lunes, la capacidad equivalente para trabajar en otras tareas debe ajustarse para que sea cero.

Al mismo tiempo, el rastreador debe mostrar el progreso del proyecto y sus tareas. Hay varias formas de mostrar el progreso: un porcentaje, una barra de progreso más visual, etc. Sea cual sea la solución que elijas, debe facilitarte ver si estás cerca o no de completar la tarea.

Más allá del progreso de una tarea, si el enfoque de planificación tiene sentido, merece la pena indicar cuándo se completará la tarea. Ya sea indicando una fecha prevista de finalización en la tabla de seguimiento del proyecto. O mostrándolo en un calendario en formato Gantt.

• Cuadro de mandos analítico

A continuación, el cuadro de seguimiento del proyecto debe ofrecer un análisis del rendimiento. La visualización de los principales indicadores clave de rendimiento permite tomar la temperatura al proyecto, pero hay que ir más allá para entender las razones del rendimiento excesivo o insuficiente.

Por ejemplo, hay que mostrar la desviación entre el objetivo global y la última estimación, y dar la misma información desglosada tarea por tarea o gestor por gestor. Esto facilita la comprensión del origen de las desviaciones y de sus posibles causas.

Análisis de las diferencias entre el plan inicial y la realidad - Análisis por tipo de perfil

La comparación de los resultados del proyecto con otros proyectos similares también proporciona un análisis interesante. Junto a los indicadores del proyecto, muestre un indicador medio para proyectos similares con el fin de comparar el rendimiento.

• Cuadro de mando estratégico

Al consolidar los distintos cuadros de seguimiento de los proyectos, es posible proporcionar información estratégica que ayude a la empresa a tomar mejores decisiones. 

Al consolidar la carga de trabajo prevista para los distintos proyectos, puede obtener una imagen completa de la carga de trabajo del equipo. Sepa quién tiene exceso de personal y quién tiene falta. Esta información puede utilizarse para optimizar la carga de trabajo global y determinar si es necesario contratar a determinados perfiles que en el futuro estarán faltos de personal.

Los datos financieros del proyecto y su evolución se utilizan para calcular las ventas y los márgenes que se generarán en los próximos meses. La consolidación permite elaborar una cuenta de resultados para el conjunto de la empresa.

Comparando los distintos informes de seguimiento de los proyectos, es posible identificar tendencias interesantes: ¿qué tareas dan lugar con más frecuencia a un rendimiento inferior al previsto? ¿Cuál es el índice de desviación con respecto al presupuesto medio? Las estadísticas pueden utilizarse para preparar y calcular mejor los costes de futuros proyectos y mejorar los márgenes.

Límites del uso de archivos Excel para el seguimiento de proyectos

Las limitaciones más habituales a la hora de utilizar Excel para crear tablas de seguimiento de proyectos son las siguientes:

Gestión de proyectos en Stafiz