Las 10 causas principales del fracaso de un proyecto
"La vida es un 10% de lo que te ocurre y un 90% de cómo reaccionas ante ello ", dijo una vez Charles R. Swindol. Esta observación es igualmente aplicable a la gestión de proyectos, en la que el 10% del tiempo se dedica a la realización del proyecto en sí. El 90% restante se dedica a planificar el proyecto y resolver los problemas que surgen durante la producción.
Sea cual sea su sector de actividad, los proyectos son esenciales para que las empresas pongan a prueba sus ideas, satisfagan las necesidades de los clientes y resuelvan problemas. Vamos a analizar los distintos problemas de gestión que impiden que sus proyectos tengan éxito. Este enfoque introspectivo le ayudará a dar un paso atrás en su forma de organizar los proyectos para comprender cómo puede conseguir un mayor rendimiento mediante buenas prácticas.
El proyecto se desvía de sus objetivos
En el sector de la gestión de proyectos hablamos de desviación de objetivos. Pero antes de hablar de ello, debemos asegurarnos de que se han fijado los objetivos. De lo contrario, el proyecto no podrá progresar adecuadamente.
Los jefes de proyecto y las organizaciones deben centrarse en 3 características clave: calendario, presupuesto y calidad. Estas características deben tener un valor numérico paraanalizar el rendimiento del proyecto. El proyecto sólo puede tener éxito si las partes interesadas comprenden el valor que pueden obtener a cambio de su contribución. Sin embargo, sólo el 58% de las organizaciones comprenden plenamente el valor de su proyecto.
Por eso es imprescindible elaborar un presupuesto provisional del proyecto. Sin una imagen clara de los beneficios potenciales de sus proyectos, las empresas pueden perder muchos ingresos, y la satisfacción de los empleados puede disminuir, lo que conduce a la desvinculación del proyecto. Uno de los primeros errores se comete al planificar el proyecto: las empresas suelen centrarse en su margen de beneficios en lugar de en cómo aportar valor a sus clientes.
También debe asegurarse de que sus objetivos están en consonancia con la estrategia de su empresa, para poder priorizar sus proyectos. Aquellos que estén más estrechamente relacionados con la estrategia general tendrán prioridad. Por último, dé prioridad a la satisfacción del cliente.
Falta de visibilidad del personal
No tener visibilidad del proyecto es un verdadero problema. La visión de la disponibilidad de tus recursos, su carga de trabajo o incluso el progreso de sus tareas se ve afectada y puede ralentizar seriamente todo el proceso.
La visibilidad que ofrece el software de gestión de proyectos sobre la dotación de recursos es esencial. Al integrar información sobre sus competencias y experiencia, podrá asignar a su personal las distintas tareas del proyecto en las que serán más eficaces. También tendrá una imagen más clara del rendimiento de cada persona, que es un aspecto esencial de la gestión de proyectos. Tus recursos hacen avanzar el proyecto.
Una herramienta de dotación de personal como Stafiz le permite conocer las competencias de sus empleados para asignarlos eficazmente, pero también tener una visión del margen futuro generado por el progreso y la rotación, así como controlar los ratios de gastos para mejorar el rendimiento. Además, la automatización de la dotación de personal mediante una herramienta garantiza una gestión aún más adecuada de los recursos para satisfacer la demanda de los clientes.
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Falta de comunicación
Según un estudio de Bull Horn, el 57% de los proyectos fracasan por falta de comunicación. Cuando un proyecto se desarrolla a escala mundial, la falta de comunicación entre los directores de proyecto y otras partes interesadas situadas en los cuatro puntos cardinales puede afectar al rendimiento general y provocar retrasos.
Por ejemplo, un problema de comunicación relacionado con el pago a un proveedor puede provocar retrasos en los envíos si no se gestiona correctamente. Si la comunicación no es fluida y clara, puede haber importantes consecuencias financieras.
También es importante recordar que la comunicación frecuente con los empleados sobre su rendimiento puede ayudarles a trabajar con más eficacia. De hecho, un buen feedback sobre sus logros conduce a un mayor compromiso por su parte.
Para mejorar la comunicación, una herramienta de gestión de personal o un software de gestión de proyectos pueden mejorar la comunicación entre los miembros del equipo, los gestores y las partes interesadas. El objetivo es que todos dispongan de la información adecuada en el lugar adecuado y en el momento oportuno, y que todos puedan conocer los avances del proyecto, los obstáculos y las sugerencias.
Falta de flexibilidad organizativa
Hoy en día, trabajar juntos es cada vez más complejo. Los equipos trabajan a distancia y muchas empresas aún no tienen acceso a las herramientas digitales que necesitan para coordinar sus tareas y calendarios. Como ya se ha dicho, esto vuelve a estar relacionado con la falta de comunicación o de visibilidad en el proyecto. Pero también se refiere a la incapacidad de los empleados para adaptarse a los cambios, a las diferentes zonas horarias si están en contacto con otros países, o a diferentes formas de trabajar.
En un mundo en el que adaptarse al cambio es esencial si queremos seguir teniendo éxito, ya no es posible mantener métodos antiguos y estáticos. Tanto en términos de liderazgo como de organización de equipos, es importante recordar que la flexibilidad es la clave para seguir innovando.
Caso nº 1 - Flexibilidad en la programación de personal
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Caso #2 – Flexibilidad en la facturación
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Caso práctico nº 3 - Flexibilidad en el uso de las herramientas
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Liderazgo insuficiente por parte de los directivos
Tres cuartas partes de los proyectos fracasan por falta de implicación de la alta dirección. Dado que los altos directivos desempeñan un papel importante como patrocinadores del proyecto, deben apoyar a los gestores del proyecto y dar su opinión final sobre determinadas decisiones importantes.
Los altos directivos informan al jefe de proyecto sobre los objetivos y la estrategia general. En una encuesta realizada por Project Smart UK se preguntó a 1.000 directores de proyecto si las funciones, responsabilidades y niveles de autoridad estaban claros en los proyectos en los que trabajaban. He aquí sus respuestas:
- Muy de acuerdo: 2,8
- De acuerdo: 34.3%
- En desacuerdo: 51%
- Muy en contra: 9.7%
- No sabe: 2.3%
Casi el 63% de ellos desconoce su función o no ha recibido instrucciones específicas de sus superiores.
Mala gestión del riesgo
Los microproyectos son más fáciles de gestionar que los macroproyectos, ya que la tasa de fracaso de los proyectos con un presupuesto superior a un millón de dólares es un 50% superior a la de los proyectos con un presupuesto inferior a 350.000 dólares. Cada proyecto es único y tiene sus propias incertidumbres en términos de riesgo. En cualquier caso, siempre es mejor cuantificar el riesgo.
Cuando planifique un presupuesto financiero, tenga siempre en cuenta un porcentaje de riesgos y sobrecostes que puedan crear tensiones con patrocinadores o clientes. Prepare siempre a los directores de proyecto proporcionándoles una guía sobre cómo responder a riesgos específicos del proyecto. También necesitas las herramientas adecuadas para supervisar el progreso del proyecto y el rendimiento financiero con respecto al presupuesto.
Herramientas como los programas informáticos de gestión de proyectos proporcionan esta visibilidad a largo plazo y alertan cuando un proyecto se sale del presupuesto.
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Falta de coordinación del equipo
No planificar en equipo con el jefe de proyecto y con la dirección conduce inevitablemente al fracaso. Cuando los tres niveles de gestión no tienen acceso a información actualizada en tiempo real, es cuando se está abocado al fracaso.
Estas sesiones deben llevarse a cabo con regularidad en las organizaciones para debatir los problemas, revisar los indicadores de rendimiento y los avances. También es una oportunidad para compartir la percepción del desempeño de las tareas individuales.
Además, reunir a los miembros del equipo facilita el brainstorming y la aportación de ideas para llegar a un consenso. Esto tiene una gran repercusión en el rendimiento del proyecto.
Liderazgo insuficientemente cualificado
Durante la gestión de un proyecto surgen muchos problemas, y las soluciones no aparecen por sí solas. Para resolverlos, las organizaciones necesitan gestores de proyectos eficaces, dedicados a guiar el proyecto en la dirección correcta. El 80% de los proyectos de "alto rendimiento" están dirigidos por un gestor de proyectos certificado. Por eso, elegir a la persona adecuada para dirigir el proyecto, alguien con las competencias adecuadas, reducirá el riesgo de fracaso.
Una de las razones más comunes del fracaso de un proyecto es la falta de experiencia del director del mismo y la falta de formación técnica necesaria para manejar determinadas herramientas. Además, algunos carecen de las habilidades sociales necesarias para gestionar un proyecto en conjunto y globalmente en algunos casos.
Otro problema puede ser simplemente la falta de implicación de los directivos. Para garantizar el éxito de un proyecto, tienen que estar presentes y dispuestos a escuchar. Tienen que dar a su equipo y a los clientes la información que necesitan para avanzar y resolver los problemas que surjan. Ser un buen líder requiere muchas habilidades, pero también una serie de habilidades blandas como la comunicación, la resolución de conflictos y la organización.
Control irregular
A mitad de un proyecto, las organizaciones pueden pasar por alto algunas señales de alarma, como problemas con las entradas y salidas de dinero, retrasos en los plazos previstos o superaciones del presupuesto. Los ocupados gestores no tienen tiempo de seguir todas las señales de alarma.
La única forma de solucionarlo es utilizar un software de gestión de proyectos que proporcione el nivel de automatización necesario para seguir las señales de advertencia. El software ERP de gestión de proyectos Stafiz ofrece esta automatización total para la gestión de sus proyectos.
Puede realizar un seguimiento del progreso, los ajustes presupuestarios y el tiempo dedicado a cada actividad. Este software ayuda a los gerentes a trabajar en otros aspectos del proyecto sin perder tiempo.
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Subestimación de costes
Esta situación se produce cuando los objetivos no se alcanzan según lo previsto y el director del proyecto está confundido sobre sus prioridades. El avance del proyecto puede verse afectado cuando un equipo tiene que esperar a que otro termine sus tareas para poder empezar las suyas.
Esto provoca retrasos, y también ocurre cuando la organización se centra demasiado en el margen de beneficios e intenta recortar costes creyendo que puede cumplir con menos gastos y menos recursos. Estas son las razones por las que uno de cada seis proyectos tiene un sobrecoste medio del 200% y un sobrecalentamiento de casi el 70%.
¿Cómo evitar que un proyecto fracase?
A medida que un proyecto se hace más complejo, los gestores se dan cuenta de lo difícil que resulta analizar determinados datos. Hay que ir más allá de lo que ofrecen las hojas de cálculo de Excel y otras herramientas básicas para planificar, ejecutar y supervisar otros procesos de gestión de proyectos.
Es mucho mejor trabajar con herramientas que reúnan representaciones gráficas como el Gantt, el Control de horas, el calendario y el presupuesto. Esto es posible con Stafiz.
Una de las principales razones del éxito de los proyectos es que el 77% de los proyectos y gestores de alto rendimiento utilizan el software de gestión de proyectos adecuado. Existe un alto riesgo de fracaso cuando el 44% de los gestores de proyectos no utiliza la herramienta adecuada para trabajar con su equipo.
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- Ser alertado en caso de una desviación.
- Anticipa tu actividad
- Conoce tus datos
- Mantente flexible
