Las 10 causas del fracaso en la gestión de proyectos

3 de agosto de 2023

En la vida nos enfrentamos a diferentes retos y Charles R. Swindoll dijo una vez : "La vida es un 10% de lo que te ocurre y un 90% de cómo respondes a ello ". En la gestión de proyectos, el 10% es el proyecto en sí, el otro 90% es cómo se ejecuta el proyecto y cómo se resuelven los problemas. Sea cual sea tu sector, los proyectos son esenciales para que las empresas pongan a prueba sus ideas, satisfagan las necesidades de los clientes y resuelvan problemas.

Examinaremos los diferentes problemas de gestión que impiden que tus proyectos tengan éxito. El propósito de mirar en profundidad la forma en que gestionas tus proyectos es ayudarte a entender cómo lograr un mayor rendimiento a través de buenas prácticas.

1 - Definición de objetivos

En la industria de la gestión de proyectos, hablamos de desplazamiento de objetivos. Pero antes de que podamos siquiera hablar de ello, debemos asegurarnos de que los objetivos estén bien fijados. Sin esto, el proyecto no podrá avanzar adecuadamente.

Los directores de proyectos y las organizaciones deben centrarse en 3 características principales: cronograma, presupuesto y calidad . Estas características deben tener un valor numérico para poder analizar el desempeño del proyecto . Esto sólo puede tener éxito si las partes interesadas comprenden el valor que pueden obtener a cambio de su contribución. Sin embargo, sólo el 58% de las organizaciones comprenden plenamente el valor de su proyecto.

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Como la mayoría no comprende el valor de su proyecto, pierden mucho dinero y la satisfacción de los empleados disminuye, lo que en última instancia conduce a la desvinculación del proyecto. Uno de los primeros errores que se comete es que durante la planificación de proyectos, las empresas suelen centrarse en su margen de beneficio en lugar de en cómo ofrecer valor a sus clientes.

Asegúrese también de que tus objetivos están alineados con la estrategia de tu empresa para priorizar los proyectos. Hay que dar prioridad a los que están más relacionados con la estrategia general. Y anteponga la satisfacción de tus clientes.

2 – Falta de visibilidad sobre la dotación de personal

No tener visibilidad del proyecto es un verdadero problema. Y no poder ver la disponibilidad de tus recursos, su carga de trabajo o incluso el progreso de sus tareas puede retrasar seriamente todo el proceso.

La visibilidad que ofrece el software de gestión de proyectos sobre la dotación de recursos es esencial. Sabrá dónde asignar su personal a las distintas tareas y dónde será más eficaz. Tendrá una mejor visión del rendimiento de cada uno, y ese es un aspecto esencial de la gestión de proyectos. Tus recursos hacen avanzar el proyecto. Poder prever y planificar es bueno, pero sin visibilidad es imposible. Una herramienta de programación de personal como Stafiz te permite ver las competencias de tus recursos para que puedas asignarlos eficazmente. También le da una visión del margen futuro generado por el progreso y las ventas, y le permite controlar los ratios de gastos para mejorar el rendimiento. Además, la programación de personal automatizada mediante una herramienta garantiza una gestión de recursos aún más adecuada para satisfacer la demanda de los clientes.

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3 – Falta de comunicación:

Según un estudio de Bull Horn, el 57% de los proyectos fracasan por falta de comunicación. Cuando un proyecto se desarrolla a nivel mundial, la falta de comunicación entre los gestores del proyecto y las otras partes interesadas situadas en todo el mundo puede afectar el rendimiento general y provocar retrasos.

Por ejemplo, un problema de comunicación en relación con el pago a los proveedores puede provocar retrasos en los envíos si no se gestiona adecuadamente. Si la comunicación no es fluida y clara, puede haber consecuencias financieras significativas. También es importante recordar que la comunicación frecuente con los empleados respecto a su rendimiento puede ayudarlos a trabajar más eficazmente. De hecho, una buena retroalimentación sobre sus logros conduce a un mejor compromiso por su parte.

Para mejorar la comunicación, una herramienta de programación de personal o un software de gestión de proyectos pueden mejorar la comunicación entre los miembros del equipo, los directivos y las partes interesadas. El objetivo es proporcionar a todo el mundo la información adecuada en el lugar adecuado y en el momento oportuno. Y para que todo el mundo pueda conocer el progreso del proyecto, los obstáculos y dar sugerencias.

4 – Falta de flexibilidad

Hoy en día, el trabajo en conjunto es cada vez más complejo. Los equipos trabajan a distancia y muchas empresas aún no tienen acceso a herramientas digitales que les permitan coordinar sus tareas y su planificación. Como ya se ha mencionado, esto está relacionado con la falta de comunicación o visibilidad del proyecto. Pero también se refiere a la incapacidad de los empleados para adaptarse a los cambios, a las diferentes zonas horarias si están en contacto con otros países, o a las diferentes formas de trabajar.

Mantener métodos demasiado estáticos y antiguos ya no funciona en un mundo en el que adaptarse al cambio es obligatorio para seguir teniendo éxito. Ya sea a nivel de liderazgo o de organización de equipos, es importante tener en cuenta que la flexibilidad es la clave para seguir innovando.

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5 – Falta de dirección por parte de los líderes

Tres cuartas partes de los proyectos fracasan por falta de implicación de los directivos. Dado que los altos directivos desempeñan un papel importante como patrocinadores del proyecto, deben apoyar a los gestores del mismo y dar su opinión final sobre algunas decisiones importantes. Los altos cargos informan al director del proyecto sobre los objetivos y la estrategia general. Una encuesta realizada por Project Smart UK preguntó a 1.000 gestores de proyectos si las funciones, responsabilidades y niveles de autoridad estaban claros en los proyectos en los que trabajaban. Aquí están sus respuestas:

  • Muy de acuerdo: 2.8%
  • De acuerdo: 34.3%
  • En desacuerdo: 51%
  • Muy en contra: 9.7%
  • No sabe: 2.3%

Casi el 63% de ellos desconoce su función o no ha recibido instrucciones específicas de sus superiores.

6 – Mala gestión de riesgos:

Los microproyectos son más sencillos de gestionar que los macroproyectos porque la tasa de fracaso de los proyectos con un presupuesto superior a 1 millón de dólares es un 50% mayor que la de los proyectos con un presupuesto inferior a 350.000 dólares. Cada proyecto es único y tiene sus propias incertidumbres en términos de riesgo. Siempre es mejor cuantificar el riesgo. Al planificar un presupuesto financiero, siempre se debe tener en cuenta un porcentaje de riesgo y sobrecostos que podrían crear tensiones con los patrocinadores o clientes. Prepare siempre a los gerentes de proyectos brindándoles una guía sobre cómo responder a los riesgos específicos del proyecto. También es necesario equiparse con buenas herramientas para monitorear el progreso del proyecto y el desempeño financiero versus el presupuesto.

Herramientas como los programas informáticos de gestión de proyectos proporcionan esta visibilidad a largo plazo y te alertan cuando un proyecto se sale del presupuesto.

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7 – Falta de coordinación del equipo

El hecho de no planificar en equipo con el gestor del proyecto y con la dirección está destinado al fracaso. Cuando los tres niveles de gestión no tienen acceso a información actualizada en tiempo real, es cuando el fracaso está asegurado.

Estas sesiones deben llevarse a cabo con regularidad en las organizaciones para debatir los problemas, revisar los indicadores de rendimiento y los avances. También es una oportunidad para compartir la percepción del desempeño de las tareas individuales.

Además, reunir a los miembros del equipo facilita la lluvia de ideas y el consenso. Esto tiene un impacto significativo en el rendimiento del proyecto.

8 – Falta de competencia de liderazgo

Durante la gestión de un proyecto surgen muchos problemas y las soluciones no aparecen por sí solas. Para resolver estos problemas, las organizaciones necesitan gestores de proyectos eficaces, dedicados a guiar el proyecto en la dirección correcta. El 80% de los proyectos de "alto rendimiento" están dirigidos por un gestor de proyectos certificado. Por lo tanto, la elección de la persona adecuada para dirigir el proyecto, alguien con las habilidades adecuadas, reducirá el riesgo de fracaso.

Una de las razones más comunes del fracaso de un proyecto es la falta de experiencia del director del mismo y la falta de formación técnica necesaria para manejar determinadas herramientas. Además, algunos carecen de las habilidades sociales necesarias para gestionar un proyecto en conjunto y globalmente en algunos casos.

Otro problema podría ser simplemente la falta de participación del liderazgo. Para garantizar el éxito de un proyecto, deben estar presentes y atentos. Deben proporcionar la información necesaria a su equipo y clientes para avanzar y resolver los problemas que surjan. Ser un buen líder requiere muchas habilidades pero también muchas habilidades interpersonales como la comunicación, la resolución de conflictos y la organización.

9 – Pasar por alto las señales de advertencia

Una vez a mitad de la finalización del proyecto, las organizaciones pueden pasar por alto algunas señales, como problemas con la entrada y salida de dinero, retrasos en los plazos previstos o un proyecto que supera el presupuesto. Los gerentes ocupados no tienen tiempo para dar seguimiento a todas las señales de advertencia.

La única forma de resolver esto es mediante el uso de software de gestión de proyectos que proporcione el nivel de automatización necesario para rastrear las señales de alerta. El software Stafiz, ERP para la gestión de proyectos, ofrece esta automatización total para la gestión de tus proyectos.

Puede realizar un seguimiento del progreso, los ajustes presupuestarios y el tiempo dedicado a cada actividad. Este software ayuda a los gerentes a trabajar en otros aspectos del proyecto sin perder tiempo.

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10 – Estimación de costos ilógica

Esto sucede cuando los objetivos no se logran según lo planeado y el director del proyecto ya no comprende el orden de sus prioridades. El progreso del proyecto puede verse afectado cuando un equipo debe hacer que otro complete sus tareas para poder comenzar las suyas.

Provoca retrasos, y también ocurre cuando la organización se centra demasiado en el margen de beneficios y trata de recortar costes pensando que puede cumplir con menos gastos y recursos. Estas son las razones por las que uno de cada seis proyectos tiene un sobrecoste del 200% de media y un rebasamiento del calendario de casi el 70%.

Para terminar

Recordemos que cuando un proyecto se vuelve más complejo, el gestor se da cuenta de las dificultades a la hora de analizar determinados datos. Debe ir más allá de las hojas de cálculo de Excel y otras herramientas básicas para planificar, ejecutar y monitorear otros procesos de gestión de proyectos.

Es mucho mejor trabajar con herramientas reunidas en una como todo lo que es el diagrama de Gantt, Control de horas , planificación y presupuesto. Esto está disponible en un único software, como Stafiz.

Una de las principales razones del éxito de los proyectos es que el 77% de los gestores y proyectos de gran éxito hacen uso de un software de gestión de proyectos adecuado. Existe un alto riesgo de fracaso cuando el 44% de los gestores de proyectos no utilizan una herramienta adecuada para trabajar con su equipo.

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