La guía para el control y seguimiento de proyectos eficaz

¿Qué es el seguimiento de proyectos y por qué es importante?

El seguimiento de proyectos o control de proyectos es el acto de analizar periódicamente el progreso de un proyecto y su rendimiento financiero, en relación con un objetivo fijado inicialmente.

Generalmente es el director del proyecto quien es responsable del seguimiento del proyecto. Esta responsabilidad implica respetar un objetivo de tiempo (duración fija o plazo establecido para completar el proyecto), un objetivo de cantidad de entregables, un objetivo de calidad de los entregables así como un objetivo de respetar el presupuesto para la realización del proyecto.

La supervisión de proyectos es una acción necesaria para garantizar el éxito de un proyecto. Hay muchas razones por las que un proyecto puede fracasar. Por eso es vital tener acceso a la información necesaria para supervisar el proyecto: avance de las tareas, cumplimiento del presupuesto y los márgenes, actualizaciones sobre la cantidad de trabajo que queda por hacer, etc.

Además de permitirle anticipar riesgos y tomar medidas correctoras, la supervisión de proyectos le permite dar un paso atrás y preparar y presupuestar mejor los proyectos futuros. Cuando una empresa necesita llevar a cabo un gran número de proyectos, es importante poder analizar el rendimiento histórico para identificar las correcciones necesarias. Por ejemplo, si los márgenes están sistemáticamente por debajo del objetivo, hay que entender por qué.

• ¿El tiempo empleado en el proyecto suele ser superior al presupuestado?
• ¿La distribución del tiempo entre los diferentes roles está alineada con los presupuestos?
• ¿Están presupuestados adecuadamente los costos de subcontratación y las compras?
• ¿El precio del proyecto es demasiado bajo?

Hay tantas razones posibles para confirmar con el fin de mejorar el rendimiento futuro.

¿Cómo configurar un seguimiento eficaz del proyecto?

¿Qué proyectos requieren seguimiento para su implementación?

Idealmente, vale la pena monitorear todos los proyectos. Incluso los proyectos internos que no generan ingresos deben ser monitoreados para que los datos puedan responder las siguientes preguntas: ¿quiénes son los empleados que trabajaron en este proyecto? En general, ¿cuánto tiempo dedican los empleados a proyectos internos? ¿Cuánto cuestan los proyectos internos?

Para proyectos que generan facturación, es aún más importante garantizar el seguimiento del proyecto por las razones mencionadas anteriormente.

Para saber más, lea nuestro artículo sobre las fases de la gestión de proyectos.

¿Quién debe monitorear el proyecto?

Generalmente es el director del proyecto quien debe realizar el seguimiento del proyecto. Su implicación es decisiva. A los directores de proyectos se les debe dar responsabilidad dándoles la responsabilidad del seguimiento del proyecto. Deberán seguir lo siguiente:

• Progreso al ritmo adecuado del proyecto
• La realización de las tareas y la calidad del trabajo.
• Seguimiento de costes y respeto del presupuesto.
• Respeto de los plazos generales del proyecto.
• Facturación del proyecto si procede.

Seguimiento de la planificación de tareas y recursos o dotación de personal

También es necesario seguir el cronograma del proyecto para garantizar que se cumplan los plazos.

Esto implica programar tareas en cada administrador de tareas y verificar que el nivel de carga esté bien calibrado. Los contribuyentes no deben tener falta de personal ni estar sobrecargados para garantizar la ejecución adecuada del proyecto.

Los diagramas de GANTT suelen ser el método más adecuado para hacer un seguimiento de los plazos de las distintas tareas. El director del proyecto debe revisar periódicamente los plazos previstos. Si una tarea requiere más trabajo del previsto, el calendario debe actualizarse inmediatamente.

Idealmente, la herramienta de seguimiento de proyectos le permite recalcular los costos futuros a medida que se ajusta el cronograma del proyecto.

Para saber más sobre la planificación de recursos, consulte nuestro artículo: ¿Cómo establecer una gestión eficaz de la plantilla?

Seguimiento de los KPI financieros - La contabilidad de proyectos como base de la gestión de proyectos

Con demasiada frecuencia, los equipos financieros o los controladores de gestión realizan análisis por su cuenta sin compartir la información en tiempo real con los equipos operativos. Esto genera inercia en el seguimiento de proyectos e impide que las empresas mejoren su rentabilidad de forma rápida y eficiente.

¿Cuáles son los KPI a seguir?

Los indicadores a implementar para garantizar una gestión eficaz del proyecto son los siguientes:

• % de avance del proyecto 
• Volumen de negocios reconocido hasta la fecha
• Margen del proyecto hasta la fecha y margen hasta la finalización (teniendo en cuenta lo que queda por hacer)
• Tasa de progreso de la tarea
• Facturación a la fecha vs Ingresos reconocidos a la fecha   

Para saber más sobre KPI, lea nuestro artículo: Doce indicadores de seguimiento en la gestión de proyectos

La contabilidad del proyecto sigue siendo el corazón del reactor de seguimiento del proyecto. La contabilidad del proyecto permite supervisar más eficazmente el aspecto financiero del proyecto y, por tanto, su rendimiento global. Profundice y (re)descubra cómo establecer una contabilidad de proyectos eficaz