¿Cuáles son las 4 etapas de la planificación de tareas de un proyecto?
22 de marzo de 2023
Buena planificación y asignación de tareas pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto.
En general, siempre hay que fijarse objetivos rentables y realistas. A continuación, sigue 4 pasos para planificar las tareas de tu proyecto de forma eficaz y productiva.
Dividir el proyecto en tareas y priorizarlas.
Analizar los recursos disponibles.
Asignar tareas en función de esos recursos.
Supervisar y controlar la ejecución de las tareas.
El uso de una herramienta de gestión de tareas y proyectos facilita y optimiza la programación de tareas, pero eso no es todo. En términos más generales, la gestión de proyectos y de sus recursos contribuye a lograr una mayor rentabilidad.
La distribución de las tareas del proyecto es, por tanto, un elemento estratégico cuyo interés no debe subestimarse.
Defina sus objetivos antes de crear el plan de tareas
Los objetivos son fundamentales porque determinan las tareas, los recursos y los responsables del proyecto.
Pongamos un ejemplo concreto.
Imaginemos que una empresa de desarrollo tiene previsto entregar una aplicación para la que ha estimado 950 horas de programación.
Cuenta con tres programadores que desarrollarán el código durante cinco horas al día, dedicando el 100% de este tiempo al proyecto:
950 horas / 3 programadores = 316,6 horas, que tendrá que realizar cada uno de ellos.
Teniendo en cuenta que dedicarán cinco horas cada día laborable necesitarán 63 días laborables para ejecutar el proyecto (316,6 horas a realizar por cada programador / 5 horas al día que podrán dedicar = 63,3 días laborables).
La definición de objetivos es esencial, porque si queremos entregar la aplicación en menos de dos meses, no tendremos más remedio que recurrir a más personal.
Son cuestiones que afectan a la gestión posterior y al reparto de tareas, así que eso es lo primero que hay que aclarar.
Una vez definidos los objetivos, es hora de dar los cuatro pasos clave para gestionar y asignar correctamente las tareas.
Paso 1: dividir el proyecto en tareas y priorizarlas
Con tus objetivos en mente, divide el proyecto en tareas y subtareas para poder priorizarlas.
Existen varias herramientas de planificación de tareas que le ayudarán.
La matriz Eisenhower
Se trata de un sistema para clasificar las tareas urgentes e importantes, distinguiendo entre calidad y plazos.
La matriz Eisenhower
La matriz de Eisenhower tiene cuatro espacios para organizar las tareas de su proyecto.
Tareas importantes y urgentes Esta casilla contiene tareas que deben completarse inmediatamente, normalmente como resultado de imprevistos de la vida cotidiana. Por poner el ejemplo anterior, la ausencia de uno de los programadores y la necesidad de completar el trabajo encomendado antes de que esto ocurra.
Tareas importantes pero no urgentes: son tareas a largo plazo que pueden posponerse.
Tareas no importantes pero urgentes Son cuestiones que pueden delegarse en otros miembros del equipo o que deben automatizarse.
Tareas que no son ni importantes ni urgentes Se trata de tareas que no son ni importantes ni urgentes: por tanto, podrían eliminarse porque nos hacen perder el tiempo.
El método PERT
El diagrama PERT es otra herramienta para dividir eficazmente un proyecto en tareas.
El diagrama PERT
Se compone de acciones interrelacionadas. Resulta especialmente útil en proyectos en los que las tareas dependen de distintos departamentos o grandes equipos.
Unifica criterios y refuerza las relaciones para que las tareas se realicen de forma fluida y correcta, en el orden adecuado y dando prioridad a las fechas de entrega.
Su representación recuerda a una carrera de relevos, en la que el trabajador "B" no puede empezar a correr hasta que el trabajador "A" haya completado la tarea que se le ha asignado.
Clasificación ICE
El modelo de calificación ICE(Impact, Confidence, Easy) es otra metodología que evalúa las tareas en función de tres parámetros, lo que permite priorizar las tareas más importantes.
Los siguientes aspectos se valoran del 1 al 10:
Impacto : ¿Cuál es el objetivo de la tarea? 1 es un impacto bajo y 10 un impacto alto (tarea crucial).
Confianza : la certeza de que se logrará el impacto esperado de la tarea. Un valor de 1 corresponde a una tarea en la que tenemos poca confianza, y un valor de 10 a tareas probadas que sabemos que producirán el impacto esperado.
Facilidad : el grado de facilidad de la tarea, dadas las limitaciones de tiempo, recursos, costes, etc. Cuanto más fácil sea la tarea, mayor será la puntuación. Cuanto más fácil sea la tarea, mayor será la puntuación.
La puntuación ICE de cada tarea será el resultado de multiplicar los valores dados para impacto, confianza y facilidad. El producto más alto designará el orden de prioridad de las tareas.
El método MosCow
El método MoSCoW es una técnica de priorización de tareas utilizada sobre todo en la gestión ágil.
Clasifica los requisitos de una tarea en cuatro categorías.
Imprescindibles,
Debería tener (importante pero no crítico),
Podría tener (opcional) y
No tendrá (no es una prioridad por el momento).
Para poner un ejemplo más concreto, en un proyecto de desarrollo de aplicaciones, la autenticación del usuario podría ser un "Must-have", mientras que un modo oscuro sería un "Should-have" y la compatibilidad con un reloj conectado un "Won't-have".
En esta fase, asegúrese de que el personal tiene las competencias necesarias para llevar a cabo un proyecto determinado.
Es importante tener en cuenta que no se trata sólo de cuestiones técnicas. Dependiendo del proyecto, las competencias interpersonales pueden ser igual de importantes.
Por ejemplo, en proyectos en los que intervengan varios departamentos, habrá que comprobar que los participantes tienen capacidad de negociación, empatía o comunicación. Estas habilidades serán necesarias para completar con éxito el proyecto.
Identifique los perfiles adecuados con Stafiz
Comprobar la disponibilidad y supervisar la carga
Un punto que a menudo se pasa por alto es comprobar la disponibilidad de recursos. Esto es especialmente importante para las empresas con varios proyectos en marcha y con personas implicadas en varios de ellos.
Es esencial asegurarse de que contamos con el promotor adecuado para un determinado proyecto de desarrollo, y de que estará disponible cuando lo necesitemos.
Esto implica comprobar si hay permisos de paternidad o maternidad, vacaciones, ausencias programadas, etc. En particular, será necesario reorganizar las tareas o encontrar un sustituto cuando la persona inicialmente asignada no esté disponible.
visualizar las cargas de trabajo de forma rápida y sencilla,
analizar de un vistazo si las distintas tareas se están realizando a tiempo,
ver quién es el responsable de cada tarea,
controlar el progreso de cada tarea,
acelerar la toma de decisiones y reorientar el proyecto si es necesario cambiar los objetivos,
configurar objetivosrealistas para cada tarea y para el proyecto en su conjunto,
controlados por sistemas de alerta y rebasamientos - en caso de que el proyecto siga desarrollándose como hasta ahora,
mantener registros en tiempo real de los trabajos en curso,
reasignar perfiles y empleados con agilidad, si es necesario.
Con un gestor de proyectos, podemos encontrar rápidamente perfiles con las competencias que necesitamos.
Gestión de la carga en Stafiz
Evaluar la motivación
Este punto tiene que ver con la gestión del personal : ¿Está el equipo motivado? ¿Se dan las condiciones necesarias para que los participantes en el proyecto aporten el 100% al mismo?
Cuando los profesionales se sienten seguros, se implican más en los proyectos. Si no tienen el nivel de cualificación adecuado, merece la pena formarlos dentro de la empresa.
De este modo, percibirán que la organización se preocupa por ellos y les proporciona los recursos que necesitan para hacer su trabajo, lo que les enriquece profesionalmente.
A continuación, puede tener en cuenta las preferencias de los profesionales a la hora de asignar tareas.
Expresar interés por una misión Stafiz
No hay ningún secreto para mantener altos niveles de voluntad y compromiso: hay que repartir equitativamente la carga de trabajo.
En este sentido, es esencial anticiparse a las posibles necesidades utilizando análisis para predecir qué equipos estarán más o menos ocupados, redistribuyendo las tareas a otros empleados si es necesario.
Comprobar la disponibilidad de los empleados en Stafiz
Paso 3: Asignar tareas al proyecto
Una vez desglosado el proyecto en tareas e identificados los recursos humanos y técnicos, puede pasar a la tercera fase: asignación de tareas.
Para ello, asigna la siguiente informacióna cada una de las tareas que componen el proyecto.
¿Quién será responsable?
¿Cuánto tardará y cuándo tendrá que estar lista la tarea de la que es responsable?
¿Qué herramientas se utilizarán ?
Las tareas pueden asignarse y representarse de distintas maneras.
GANTT: el diagrama de tareas del proyecto insignia
Este programador de tareas es un sistema de barras que ocupan una determinada cantidad de tiempo.
En un gráfico GANTT, se puede ver de un vistazo :
el nombre de la tarea,
el plazo estimado de finalización,
la persona responsable de la tarea,
interdependencia con otras tareas.
Utilizar una plantilla
Mediante un cuadro de personal también es posible visualizar de forma rápida los profesionales que participan en un proyecto, qué tareas tienen asignadas y los tiempos estimados para llevarlas a cabo.
Las cargas de trabajo de los perfiles disponibles se muestran tanto en el gráfico GANTT como en las tablas de mano de obra.
A veces, en función de cómo evolucione el proyecto, puede ser necesario reequilibrar estas cargas de trabajo para desarrollar el proyecto adecuadamente.
Equilibrio de las cargas de trabajo
La tasa de utilización es el dato que nos permite medir y equilibrar las cargas de trabajo de una forma equitativa, sin poner en riesgo los objetivos y tiempos marcados para la ejecución de un proyecto.
La tasa de utilización es igual al tiempo dedicado a proyectos facturables, dividido entre el tiempo disponible. Si un empleado trabaja 5 horas al día en proyectos facturables de un total de 7 horas que marca su jornada laboral su tasa de utilización en ese día será: 5 / 7 * 100 =71,42%.
Conocer las cargas de trabajo de todos los miembros de un proyecto permite tomar mejores decisiones sobre la organización de las tareas, los calendarios, etc.
TACE también permite organizar los costes en función del tiempo real dedicado por cada persona y optimizar el tiempo previsto para cada tarea, garantizando así la continuidad del proyecto.
Con el software de dotación de personal, dispondrá de datos actualizados de todo el equipo, teniendo en cuenta las vacaciones del personal, los días de ausencia o enfermedad, si trabajan a tiempo completo o parcial, etc.
Gracias a todo ello, los recursos estarán mejor distribuidos, lo que permitirá evitar sobrecargas o detectar posibles insuficiencias antes de que se produzcan. Todo ello repercutirá positivamente en el desarrollo global de un proyecto.
Paso 4: Llevar un seguimiento meticuloso de las tareas
Una vez asignados todos los recursos en función de los objetivos, es hora de seguimiento de tareas en sí.
Como hemos visto, la planificación es esencial. Pero a veces surgen imprevistos que exigen cambios o modificaciones del plan inicial.
Automatice las alertas cuando determinadas tareas no se completen en tiempo y forma,
actuar con rapidez si hay que introducir cambios en caso de imprevistos ,
buena coordinación de recursos para alcanzar los objetivos de forma visual, ágil y sencilla,
detectar cuellos de botella en determinadas tareas que retrasan el desarrollo de otras acciones necesarias,
reajustar las cargas de trabajo en tiempo real, impulsando lamotivación y la productividad de los trabajadores y garantizando que el proyecto se lleve a cabo dentro de los parámetros previstos,
Detectar desviaciones presupuestarias , controlar los costes de subcontratación o los costes no facturables,
agilizar la comunicación entre todos los miembros del equipo.
Preguntas frecuentes :
Las tareas de un proyecto son las acciones individuales necesarias para ejecutar el proyecto en su conjunto de acuerdo con los objetivos fijados. Un proyecto puede ser el desarrollo de una aplicación para dispositivos móviles.
Dentro del mismo habrá tareas que, en su conjunto, construyen el proyecto. Por ejemplo, realizar un mockup de la pantalla principal de la aplicación.
Asignar las tareas en función de los recursos disponibles es esencial para la eficiencia. Eficiencia en un proyecto significa lograr el mejor rendimiento posible con el uso adecuado de los recursos disponibles.
Para asignar tareas, primero hay que determinar los objetivos que se pretenden alcanzar al desarrollar un proyecto. A esto le siguen cuatro fases:
Planifique las tareas individuales necesarias para completar el proyecto, basándose en los objetivos (tiempo, costes, etc.) definidos previamente.
Analizar los recursos de personal necesarios para llevar a cabo las tareas previstas en el punto anterior.
Asignar tareas en función de la disponibilidad y formación del personal.
Supervise la realización de estas tareas y, si es necesario, reasigne responsables o cargas de trabajo.
Una hoja de desglose de tareas es una forma visual, intuitiva y ágil de representar quién es responsable de una tarea determinada. Utilizando herramientas como los diagramas de GANTT, puede..:
ver a quién se ha asignado una tarea,
ver cuándo empezó y cuándo terminará,
si se cumple el calendario previsto,
saber qué otras tareas dependen de la ejecución de una tarea anterior.
