Las 4 etapas de la planificación de tareas

Una adecuada gestión y asignación de tareas puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto. De forma transversal, necesitamos establecer objetivos rentables a la par que realistas. Y, después, tenemos que dar los siguientes pasos para una planificación eficiente:

1. Dividir el proyecto en tareas y priorizarlas.
2. Analizar los recursos disponibles.
3. Asignar tareas en función de esos recursos.  
4. Realizar un seguimiento y control sobre su ejecución.

El uso de un gestor de tareas y herramienta de control de proyectos facilita y optimiza la planificación de las tareas, pero también de forma más global la gestión del proyecto y la gestión de los recursos asociados para una mayor rentabilidad.

Definir los objetivos del proyecto

Definir los objetivos de un proyecto es clave porque marca el resto de pasos a la hora de gestionar y asignar tareas. Existen diferentes tipos de objetivos :

• La hora.
• Económico. 
• Relacionado con la gestión de personas.
• Rendimiento.
• Técnica. 

Los objetivos son fundamentales porque marcarán las tareas, recursos y responsables del proyecto. Vamos a verlo con un ejemplo.

Imaginemos que una empresa de desarrollo tiene previsto entregar una aplicación para la que ha estimado 950 horas de programación. Cuenta con tres programadores que elaborarán código durante cinco horas diarias, dedicando el 100% de ese tiempo a este proyecto:

• 950 horas / 3 programadores = 316,6 horas, que tendrá que realizar cada uno de ellos.
• Teniendo en cuenta que dedicarán cinco horas cada día laborable necesitarán 63 días laborables para ejecutar el proyecto (316,6 horas a realizar por cada programador / 5 horas al día que podrán dedicar = 63,3 días laborables).  

Definir los objetivos es clave porque si pretendemos entregar la aplicación en menos de dos meses no nos quedará más remedio que utilizar más personal. Se trata de cuestiones que afectan transversalmente a la posterior gestión y asignación de tareas, de ahí que sea lo primero que necesitamos aclarar. 

¿Cuáles son las etapas de la asignación de tareas?
Una vez definidos los objetivos, es hora de dar los cuatro pasos clave para gestionar y asignar correctamente las tareas.

Paso 1. Dividir el proyecto en tareas y priorizarlas

Teniendo en cuenta los objetivos, debemos dividir el proyecto en tareas y priorizarlas. Existen diferentes herramientas que nos ayudarán a realizar esta planificación.

Matriz Eisenhower

Se trata de un sistema que permite dividir las tareas entre urgentes e importantes En la matriz de Eisenhower tenemos cuatro espacios:

• Importante y urgente importante y urgenteEn este cuadro entrarían aquellas tareas que deben hacerse de forma inmediata y que suelen surgir de imprevistos en el día a día. Siguiendo con el ejemplo anterior, la baja de uno de los programadores y la necesidad de que se realice el trabajo que tenía asignado antes de esta eventualidad.
• Espacio para las tareas importantes pero no urgentes: Aquí incluiríamos tareas a largo plazo que se deben de planificar.
• Espacio para las cuestiones urgentes pero que no son importantes. Aquí se incluirían las cuestiones que pueden delegarse a otros miembros del equipo
• Espacio para tareas que no son ni importantes ni urgentesEn consecuencia, se podrían eliminar, pues nos están restando tiempo.

PERT

El PERT es otra herramienta para dividir eficazmente un proyecto en tareas.

Se trata de conjuntos deacciones que se interrelacionan entre sí.Es especialmente útil en proyectos cuyas tareas dependen de diferentes departamentos o grandes equipos. Permite unificar criterios y estrechar relaciones para asegurar una correcta y fluida ejecución de las tareas, en el orden previsto y priorizando las fechas de entrega.

Su representación recuerda a una carrera de relevos, en la que el trabajador "B" no puede empezar a correr hasta que el trabajador "A" haya completado la tarea que se le ha asignado.

ICE Scoring

El modelo ICE (Impact, Confidence, Easy) es otra metodología que puntúa las tareas  en base a tres parámetros, permitiendo de este modo priorizar las más importantes. Se valorará del 1 al 10 los siguientes aspectos:

• Impacto qué finalidad tiene la tarea. Siendo 1 de bajo impacto y 10 de alto impacto (tarea crucial)
• Confianzala seguridad de que se producirá el impacto esperado con esa tarea. Siendo 1 un valor para una tarea que nos da poca seguridad, y 10 para tareas contrastadas que sabemos que generarán el impacto esperado.
• Facilidad cómo de fácil es la tarea, teniendo en cuenta limitaciones temporales, de recursos, de costes, etc. Cuanto más fácil sea, más puntuación se dará.

La puntuación ICE de cada tarea será el resultado de multiplicar los valores dados para "impacto", "confianza" y "facilidad". El producto más alto designará el orden de prioridad de las tareas.

Paso 2: analizar los recursos humanos disponibles

El segundo paso es planificar bien los recursos humanos con los que contaremos, teniendo en cuenta tres aspectos:

• Comprobación de aptitudes.
• Su disponibilidad.
• La voluntad

Comprobar habilidades

En este punto debemos preguntarnos si elpersonal cuenta con las habilidadesnecesarias para la ejecución de un determinado proyecto.

Es importante tener en cuenta que no nos referimos únicamente a cuestiones técnicas. Dependiendo del proyecto las softskills (habilidades blandas) pueden ser igual de relevantes.  

Por ejemplo, en proyectos que impliquen a diversos departamentos será necesario corroborar que los participantes cuentan con habilidades de negociación, empatía o comunicación. Serán competencias necesarias para llevar a cabo el proyecto con garantías de éxito.  

Comprobar la disponibilidad y supervisar la carga

Un punto que suele darse por hecho es comprobar la disponibilidad de los recursos,  especialmente en empresas que cuentan con diversos proyectos en marcha y con perfiles inmersos en varios de ellos.

Es vital corroborar que contamos con el programador adecuado para la ejecución de un determinado desarrollo. Y que, en efecto, estará disponible en las horas que lo necesitemos.

Esto incluye comprobar posibles bajas de paternidad o maternidad, vacaciones, ausencias programadas, etc. Lo que implica la reorganización de tareas o la búsqueda de un sustituto en el momento en el que la persona inicialmente asignada no vaya a estar disponible.

Para gestionar adecuadamente los recursos personales, y tomar las mejores decisiones, debemos apoyarnos en  un software de gestión de personal como Stafiz. Gracias a este tipo de herramientas podemos:

• Visualizar de forma rápida y sencilla las cargas de trabajo.
• Analizar en un simple vistazo si se están cumpliendo las diversas tareasen los tiempos marcados.
• Ver quién es responsable de cada tarea.
• El estado en el que se encuentra.
• Agilizar la toma de decisiones y reorientar el proyectoante la necesidad de cambios en los objetivos.
• Fijar metas objetivos realistas para cada tarea y para el proyecto en su conjunto.
• Utilizar sistemas de de advertencia en caso de que el proyecto siga desarrollándose como hasta ahora.
• Actualizaciones en tiempo real sobre los trabajos en curso.
• Reasignar perfiles y empleados con agilidad, si es necesario. Con un gestor de proyectos, podemos encontrar rápidamente perfiles con las competencias que necesitamos.

Evaluar la motivación

Este punto tiene que ver con la gestión del personal¿Está el equipo motivado? ¿Se dan las condiciones necesarias para que los participantes en el proyecto aporten el 100% al mismo?

¿Cómo mejorar la motivación de los empleados?

Para mejorar la voluntad de los empleados y lograr su máxima implicación debemos asegurarnos, en primer lugar, que cuentan con las competencias necesarias para llevar a cabo las tareas. Cuando un profesional se siente seguro su implicación en los proyectos es mayor.

En el caso de no contar con ellas es interesante formar dentro de la empresa a estos trabajadores. Percibirán de este modo que la organización se preocupa por ellos y les dota de los recursos necesarios para que puedan ejecutar su trabajo, enriqueciéndoles a nivel profesional.  

En segundo lugar, debemos incorporar las preferencias de los profesionales a la asignación de tareas.

El tercer paso para mantener altos niveles de voluntad e implicación esrepartir equitativamente las cargas de trabajo.Aquí es clave anticipar posibles necesidades mediante análisis que permitan prever qué equipos tendrán más o menos carga, redistribuyendo a los empleados si fuera necesario.

Paso 3: Asignar tareas

Una vez que tenemos dividido el proyecto en tareas y sabemos los recursos humanos y técnicos disponibles daremos el tercer paso: asignar las tareas. Para ello debemos dotar a cada uno de los tareas que componen el proyecto la siguiente información:

• ¿Quién será responsable ?
• ¿Durante cuántotiempoy cuándo tendrá que estar lista la tarea de la que es responsable?
• Con qué herramientas se utilizarán?

La asignación de tareas se puede realizar y representar en diagramas de GANTT y cuadros de personal.

Diagrama de GANTT

Se trata de un sistema de barras que ocupan un determinado espacio temporal. En un diagrama de GANTT veremos, en un simple vistazo:

• El nombre de la tarea.
• El plazo estimado de finalización.
• La persona responsable de la tarea. 
• Interdependencia con otras tareas.

Cuadro de personal

Mediante un cuadro de personal también es posible visualizar de forma rápida los profesionales que participan en un proyecto, qué tareas tienen asignadas y los tiempos estimados para llevarlas a cabo.  

Tanto en el diagrama de GANTT como en los cuadros de personal se visualizan las cargas de trabajo de los perfiles disponibles. En ocasiones, y en función de la evolución del proyecto, puede ser necesario reequilibrar esas cargas para un correcto desarrollo del mismo.  

Equilibrio de las cargas de trabajo

La tasa de utilización es el dato que nos permite medir y equilibrar las cargas de trabajo de una forma equitativa, sin poner en riesgo los objetivos y tiempos marcados para la ejecución de un proyecto.

La tasa de utilización es igual al tiempo dedicado a proyectos facturables, dividido entre el tiempo disponible. Si un empleado trabaja 5 horas al día en proyectos facturables de un total de 7 horas que marca su jornada laboral su tasa de utilización en ese día será: 5 / 7 * 100 =71,42%.

Con las tasas de utilización de todos los miembros de un proyecto tomaremos mejores decisiones en cuanto a la organización de tareas, tiempos, etc. También nos permite organizar costes en función del tiempo efectivo que dedica cada persona. Así como optimizar los tiempos previstos para cada tarea, asegurando la continuidad del proyecto.  

Con un software de gestion de recursos vamos a tener datos actualizados de todo nuestro equipo. Teniendo en cuenta las vacaciones  del personal, días de ausencia o baja, si trabajan a tiempo completo o a tiempo parcial, etc.

Con todo ello, se asignarán mejor los recursos, evitando sobrecargas o detectando posibles desajustes antes incluso de que se produzcan. Lo que afectará positivamente al desarrollo global de un proyecto.

Etapa 4: Seguimiento y control

Una vez asignados todos los recursos en función de los objetivos, es el momento de seguimiento de tareas en sí. Como hemos visto, la planificación es esencial. Pero a veces surgen imprevistos que exigen cambios o modificaciones de la planificación inicial.

Detectar imprevistos a tiempo e, incluso, anticiparlos es la utilidad principal de esta fase. Siendo de gran ayuda la utilización de una herramienta de seguimiento de proyectos  porque :

• Nos permite automatizar avisoscuando no se estén cumpliendo ciertas tareas en tiempo y forma.
• Nos permite actuar rápido en caso de que sea necesario implementar cambios ante estos imprevistos.
• Favorece una correcta coordinaciónde los recursos para cumplir con los objetivos. De forma visual, ágil y sencilla.
• Detecta cuellos de botellaen ciertas tareas que retrasen el desarrollo de otras acciones necesarias.
  
• Permite reajustar cargas de trabajo en tiempo real..Lo que favorecerá la motivación de los trabajadores, aumentando la productividad y favoreciendo que el proyecto se ejecute dentro de los parámetros esperados.
• También permite detectar desajustes sobre el presupuestocontrolar costes de subcontratación o costes no facturables, entre otrosindicadores financieros importantes para el control y seguimiento de proyectos.Cuestiones clave para anticipar y tomar decisiones que favorezcan la máxima rentabilidad del proyecto y, en consecuencia, de la empresa.
• Agiliza la comunicación entre todos los miembros del equipo.

Preguntas más frecuentes

¿Cuáles son las tareas de un proyecto?

Las tareas de un proyecto son aquellas acciones individualesnecesarias para ejecutar el proyecto en su conjunto conforme a los objetivos marcados. Un proyecto sería el desarrollo de una aplicación para dispositivos móviles.

Dentro del mismo habrá tareas que, en su conjunto, construyen el proyecto. Por ejemplo, realizar un mockup de la pantalla principal de la aplicación.  

¿Qué función y beneficios tiene la asignación de tareas en un proyecto?

Asignar tareas conforme a los recursos disponibles es clave porque daeficiencia. La eficiencia en un proyecto es sinónimo de obtener el máximo rendimientoposible con el uso adecuado de los recursos de los que disponemos.

¿Cuál es la mejor metodología a la hora de asignar tareas?

Para asignar tareasdebemos, en primer lugar, determinar los objetivos que se pretenden cumplir al desarrollar un proyecto. A partir de aquí tenemos cuatro fases:

1. Planificar qué tareas individuales serán necesarias para llevar a cabo el proyecto, según los objetivos (temporales, de costes, etc.) previamente definidos.
2. Analizar qué recursos de personal necesitaremospara cumplir con las tareas planificadas en el punto anterior.
3. Asignar tareas en función de la disponibilidad y la formación del personal.
4. Realizar un seguimientodel cumplimiento de las mismas y, si es necesario, reasignar responsables o cargas de trabajo.

¿Qué es y cómo funciona una hoja de asignación de tareas?

Una hoja de desglose del trabajo es una forma visual, intuitiva y ágil de forma visual, intuitiva y ágil de representar quién es responsable de una determinada tarea. Mediante herramientas como diagramas de GANTT podemos:

• Ver a quién se ha asignado una tarea.
• Vea cuándo empezó y cuándo terminará. 
• Si se cumple el calendario previsto. 
• Saber qué otras tareas dependen de la ejecución de una tarea anterior.