¿Cómo elaborar un informe de avance del proyecto para un seguimiento óptimo?

El éxito de un proyecto depende de un seguimiento meticuloso y regular del proyecto.

Esto significa no sólo medir y analizar los distintos indicadores a lo largo del proyecto, sino también comunicarlos eficazmente al equipo.

Esto les ayuda a implicarse más, a tener más confianza en sí mismos y, por tanto, a ser más productivos. 

L'informe de progresomás comúnmente conocido como informe de progreso, se utiliza para informar a los equipos sobre elestado del proyecto.

Es, por tanto, un documento esencial para el seguimiento del proyecto. Así que hay que elaborarlo estratégicamente, porque sirve de referencia a lo largo de todo el proyecto. 

En este artículo le ofrecemos métodos y consejos para elaborar y compartir informes de progreso eficaces. 

¿Qué es un informe de avance de proyecto?

Informe de situación del proyecto: definición

El informe de progreso del proyecto es un documento informativo que se comparte con el equipo que trabaja en el proyecto. 

Se envía periódicamente y sirve para resumir la situación del proyecto comunicar las próximas etapas y poner de relieve los riesgos.

El informe de situación del proyecto no sólo va dirigido al equipo operativo, sino a todos aquellos a los que afecta directa o indirectamente el proyecto. Por tanto, debe ser conciso y estructurado para que pueda tenerse en cuenta rápidamente.

¿Cómo se calcula el índice de avance de un proyecto?

Aunque es complejo establecer un ritmo preciso de avance de los proyectos, algunos datos pueden ofrecer una visión de conjunto. En particular la visibilidad del desglose del personal en relación con el calendario inicial ayuda a hacerse una idea del estado de avance.

El software de gestión de proyectos Stafiz ofrece un seguimiento del tiempo para cálculo en tiempo real para ayudarle a hacerse una idea más clara del ritmo de avance.

El progreso se calcula en función del número de días (u horas) ya completados, en relación con el número total de días u horas del encargo. Cuando un trabajo se ha completado al 100%, normalmente está terminado.

El índice de progreso puede seguirse en el panel de seguimiento de trabajos de Stafiz.

 

Existen 2 métodos para calcular el índice de avance de un proyecto. 

• En relación con la (o dotación de personal) : el número total de días se calcula como la suma de los días completados y la dotación de personal. Normalmente se trata de la visión más actualizada del progreso.
• En relación con el plan de producción : el número de días es el del plan de producción. Por tanto, si tiene un índice del 110%, ya ha conseguido un 10% más de días que el plan de producción, y tiene que ponerle fin rápidamente.

¿Por qué es importante el progreso de un proyecto?

Informar a los equipos

El principal objetivo del informe de situación es informar a los equipos para que todos sean plenamente conscientes de lo que se ha conseguido y lo que queda por hacer. 

 

A menudo se genera utilizando software de gestión de proyectosEsto permite centralizar toda la información relativa al proyecto.

 

Esto garantiza un nivel uniforme de información para todo el equipo. 

 

Supervisar el progreso del proyecto

El seguimiento de un proyecto es esencial para su éxito. Por eso, los informes de progreso son parte integrante de este proceso, que requiere que des un paso atrás periódicamente. 

 

Le permite supervisar el progreso del proyecto, comprobar los avances y poner de relieve los posibles riesgos potenciales.

 

Ser proactivo en caso de desviaciones

Uno de los principales componentes de la gestión de riesgos es elanálisis de lo real frente a lo previsto. Esto nos permite identificar posibles amenazas.

 

Al mencionarlos en el informe de situación, los equipos son conscientes de la realidad del proyecto y son alertados al respecto. realidad del proyecto.

 

Los jefes de proyecto, alertados y apoyados por sus equipos, pueden entonces tomar decisiones informadas para limitar las amenazas. 

 

Para facilitar el trabajo asíncrono

Por último, el seguimiento consolidado de los progresos ayuda a limitar el número de reuniones.

 

Los empleados tienen acceso a la información que necesitan de forma asíncrona. Como consecuencia, el impacto de las simples reuniones informativas es limitado y solo se mantienen las de alto valor añadido. 

 

Para los equipos que trabajan a distancia, el informe de situación ayuda a mantener y reforzar el vínculo garantizando una comunicación regular. 

 

Además, esto permite dejar constancia escrita de la información compartida. 

 

¿Cómo redactar un informe de situación eficaz?

Establecer una norma para los equipos

Aclarar los objetivos del informe de situación

Para ser eficaz, un informe de progreso debe ser predecible. Por eso es importante indicar desde el principio para qué sirve y por qué es importante. 

 

Para aprovechar su valor, sus equipos deben tener claros los objetivos del informe de situación.

 

En él se informa sobre la marcha del proyecto, se señalan los aspectos que requieren atención y se actualiza el avance del proyecto en relación con el calendario establecido. 

 

Como resultado, el informe de situación es conciso y coherente de un informe a otro. 

 

Participación de los equipos

Para ayudarle a crear informes de progreso eficacesConstruya el modelo con sus equipos.

 

No dude en involucrarlos, para asegurarse de que el formato o la información contenida son pertinentes. 

 

Al fin y al cabo, este informe de progreso va dirigido a ellos y son ellos quienes lo consultarán a lo largo del proyecto. 

 

Definir una plantilla 

 

Para ahorrar tiempo, le recomendamos que defina una estructura de plantillas al inicio del proyecto. Esto le permitirá elaborar sus informes con rapidez y mantener la coherencia, aumentando así el impacto.

 

Además, si la estructura del proyecto lo permite, puede reutilizar su plantilla de un proyecto a otro. Tus equipos, ya familiarizados con tu forma de comunicarte, serán más productivos.

 

El primer paso para estandarizar sus plantillas podría ser definir una convención de nomenclatura, indicando el nombre y la fecha del proyecto. Esto también facilitará la navegación por el historial.

 

Estructuración del documento

El informe de progreso debe estar estructurado. Sin embargo, no existe un modelo preciso; todo dependerá de sus necesidades o del tipo de proyecto.

 

En todos los casos, la clave es mantener la coherencia de un informe a otro y agrupar la información de forma lógica para facilitar su lectura.

 

No olvides incluir un índice y apéndices para que los empleados puedan profundizar en determinados temas si lo necesitan, sin alargar demasiado el documento.

 

Dar contexto

Uno de los componentes esenciales del informe de situación es establecer el contexto.

 

• ¿Por qué se realiza el proyecto?
• ¿Cuál es su ámbito de aplicación?
• ¿Cuál es el objetivo? 

 

Esta contextualización también puede servir para recordar las funciones y responsabilidades que se esperan de cada miembro del proyecto. 

 

Resumen de los puntos clave

En puntos clave del proyecto deben resumirse en unas pocas frases.

 

Las viñetas siguen siendo una forma eficaz de estructurar la informaciónpara facilitar la lectura y evitar las frases largas.

El informe de situación incluye los hechos más significativos y relevantes para el equipo. 

 

Por otro lado, indica rápidamente si el proyecto va por buen camino, los riesgos que entraña y los próximos pasos que hay que dar. 

 

Facilitar recursos adicionales

El informe de progreso puede incluir todos los recursos necesarios para profundizar en el tema. Todo lo que pueda servir para seguir avanzando es bienvenido. 

 

Sin embargo, debe mantenerse en forma de enlaces para dejar a cada cual la libertad de acceder o no a un nivel superior de información, sin sobrecargar el documento.

 

Añadir recursos directamente al informe de situación puede ser importante porque evita las idas y venidas por correo electrónico.

 

Informe sobre el programa

El informe de situación debe abordar el aspecto de la planificación. Destaca el progreso del proyecto en relación con el calendario inicial.

 

Es más, el informe de situación enumera claramente : 

• las etapas restantes ;
• los próximos pasos ;
• los puntos conflictivos ;
• posibles riesgos.

 

Debatir los riesgos potenciales

Los riesgos son una parte estratégica del informe de situación. 

 

Debe mencionarse todo lo que amenace el éxito del proyecto: exceso de presupuesto, retrasos, etc. 

 

En este caso, se trata de encontrar el justo equilibrio entre ser transparente sin ser demasiado alarmante. 

¿Cómo se presenta el progreso de un proyecto?

Definir indicadores clave de progreso 

Determinación de indicadores

El éxito de un proyecto se mide mediante criterios de éxitoKPI o indicadores de rendimiento.

 

Un informe de situación también utiliza indicadores para medir el progreso del proyecto, como : 

 

• la tasa de finalización ;
• grado de ocupación ;
• la tasa de personal;
• el índice de rendimiento temporal.

 

Deben determinarse de antemano durante la fase de preparación y pueden variar de un proyecto a otro. 

 

Identificar los hitos 

Para ofrecer una visión clara del avance del proyecto, el informe de situación debe destacar los hitos que todos puedan entender. 

 

En el cruce entre tareas y etapas, los hitos representan puntos clave del proyecto. 

 

Por ejemploenviar una especificación al cliente puede considerarse un hito.

 

El informe de progreso debe indicar claramente los hitos que se han alcanzado, para ayudar al equipo a visualizar lo que se ha logrado. 

 

Elegir un formato visual

La importancia de elegir el formato adecuado

Aunque el formato pueda parecer trivial, en realidad su impacto en laasimilación de la información es significativo.

 

Un informe elaborado en un formato adaptado a su público ayudará a transmitir la información con eficacia. 

 

No hace falta reinventar la rueda: a veces basta con un simple correo electrónico, estructurado y visual, que contenga toda la información necesaria. 

La capacidad de producción es visible en el cuadro de mandos de Stafiz.

 

Diferentes formatos en función de la información a comunicar

Los informes de progreso pueden adoptar diversas formas. 

 

Aunque los más habituales son los informes escritos, también existen presentaciones más visuales, como los cuadros de mando. 

Son de un valor incalculable en gestión de proyectos porque proporcionan una rápida visión de conjunto de la información importante.

 

Elegir los formatos adecuados

Tenga cuidado con las visualizaciones que utiliza. Que algo sea visual no significa necesariamente que sea útil. 

 

El uso de visualizaciones como diagramas de Gantt en los informes de progreso. Aunque resultan eficaces para planificar proyectos, su lectura, elaboración y actualización pueden resultar complejas.

 

Por ejemplo, mapas mentales o puntos de colores que representen el clima del proyecto pueden ser más representativos.

 

5 buenas prácticas para crear informes de progreso claros y eficaces

Elija una frecuencia de reparto adaptada a su proyecto

Según el tipo de proyecto 

Un informe de situación es intrusivo. Por lo tanto, su frecuencia debe reducirse al mínimo para mantener su impacto. mantener su impacto.

 

La frecuencia de los envíos dependerá delalcance del proyecto.

 

Si se trata de un proyecto que llevará varios meses - o incluso añosun informe cada 15 días parece suficiente.

 

No existe la frecuencia adecuada: sobre todo, debe ser coherente con su proyecto y su calendario. 

 

Comunicarse de forma regular y continua

Sea cual sea la frecuencia elegida, lo más importante es la regularidad. El informe de progreso debe ser predecible. 

 

Para ayudarte a mantener el ritmo, puedes establecer automáticamente recordatorios automáticos.

 

Destacar los éxitos

Informar en lugar de alertar

Elaborar informes eficacesPara elaborar informes eficaces, debe considerar sinceramente el informe de situación como una fuente de información y no como una advertencia.

 

El propósito de este documento no es señalar lo que va mal, sino simplemente mantener a su equipo informado del progreso del proyecto.

 

Destacar los éxitos

Le animamos a destacar los éxitos.

 

De ahí la importancia de exponer claramente lo que ya se ha conseguido yay ser optimistas de cara al futuro.

 

Sea transparente y realista

No obstante, el informe de situación debe ser realista y ofrecer la máxima máxima transparencia posible.

 

Cuanta más información tengan los equipos, más probabilidades tendrán de implicarse en el éxito del proyecto. 

 

Adaptar la presentación al público

Definir de antemano la lista de destinatarios

Otro consejo para elaborar informes de progreso eficaces es asegurarse de que el documento se entrega a las personas adecuadas. a las personas adecuadas.

 

Elabore una lista de participantes tan pronto como preparar el proyecto para asegurarte de que no te olvidas de nadie.

 

Todos los participantes en el proyecto deben estar incluidos, tanto desde el punto de vista operativo como de gestión.

 

Adaptar la comunicación a los participantes

Además, hay que adaptar el tono, el formato y el volumen de la información a la audiencia. 

 

Tendrá que adaptar sus comunicaciones en consecuencia: no se dirigirá al equipo operativo de la misma manera que a los patrocinadores del proyecto. 

 

De ahí la importancia de definir claramente los objetivos de su informe de situación y a quién va dirigido, ya desde la fase de fase de preparación.

 

En breve

Como hemos visto antes, el informe de situación es un documento recurrente y potencialmente intrusivo para sus destinatarios. 

 

Por ello, debe ser de lectura rápida y, por tanto, concisa. 

 

Además, debe ser posible elaborar un informe de progreso rápidamente. De ahí la importancia de utilizar una herramienta de gestión de proyectos para facilitar su creación.

Utilizar una herramienta de gestión de proyectos

Fuente de referencia única

Una de las ventajas deutilizar una herramienta de gestión de proyectos es que toda la información está centralizada en un solo lugar.

 

Esto facilita recogida y transmisión. La herramienta se convierte así en una única fuente de referencia.

 

Para saber cómo realizar un análisis de riesgos fiable y exhaustivo, siga nuestra guía. 

 

Acceso a la historia

Además, el uso de una herramienta de gestión de proyectos le da acceso a todo elhistorial del proyecto.

 

Los informes de progreso de todo el proyecto son fácilmente accesibles, lo que permite un seguimiento preciso del mismo.

 

Automatizar la recogida y el tratamiento de datos

Recopilar información puede ser un ejercicio complejo y laborioso. 

 

Al utilizar una herramienta de gestión de proyectos, se evita tener que recopilar manualmente información de varias fuentes.

 

Cuanto másautomatización y sincronización entre sus distintas herramientas, más eficiente será.

 

Facilitar la colaboración

Por último, el uso de una herramienta también facilita el intercambio de información dentro del equipo. 

 

Algunas herramientas también incluyen la posibilidad deañadir comentariosAlgunas herramientas también incluyen la posibilidad de añadir comentarios, hacer un seguimiento de las tareas o gestionar documentos, todo lo cual contribuye a agilizar la comunicación.

 

Informe de situación del proyecto: ejemplo de estructura

Para ayudarle a elaborar sus informes de progreso, le sugerimos una estructura. 

 

1. 1. Título Informe de situación - Nombre del proyecto - Período
   2. Proyecto tiempo Basta con un icono o una frase
   3. Resumen
   4. Antecedentes y objetivos del proyecto breve recordatorio
   5. Hitos alcanzados
   6. Problemas encontrados, soluciones halladas y riesgos 
   7. Plan de acción Pasos restantes y siguientes
   8. Conclusión Recomendaciones y estímulo
   9. Enlaces y fuentes para saber más

 

El informe de situación es un documento estratégico para su equipo y puede ser crucial para el éxito del proyecto.

 

Un equipo mal informado puede generar desconfianza y falta de coordinación e implicación, poniendo el proyecto..

 

Para ser eficaces y pertinentes, los informes deben ser concisos, estructurados y adaptados a los destinatarios. 

 

Además, proponer un resumen del proyectoal final del proyecto. Así se tendría una visión de conjunto de todo lo ocurrido y se dispondría de un punto de referencia para futuros proyectos.