7. Comment simplifier la communication avec les clients ?

a. Envoyer les Comptes Rendus d’Activité

Lorsqu’une société facture un projet au temps passé (on parle de facturation en régie), il est souvent demandé par le client de recevoir les Comptes Rendus d’Activité (ou CRA) pour confirmer les temps qui vont leur être facturés.

Cet envoi doit idéalement être réalisé le dernier jour du mois. Si un processus de validation intervient pour pouvoir facturer le client, ce processus doit être clarifié, notamment le temps dont dispose le client pour valider avant l’envoi de la facture.

Idéalement votre outil de gestion de suivi des temps permet d’envoyer automatiquement au client ces comptes rendus d’activités. Le client peut les contrôler et les valider par workflow dans l’outil. Cela favorise une communication rapide et plus efficace qui permet d’émettre plus rapidement les factures.

 b. Intégrer davantage d’informations dans les annexes des factures

Si les factures doivent porter un certain nombre de mentions obligatoires sur la page principale, il est possible d’ajouter des annexes aux factures, qui comporte des informations supplémentaires. Les annexes de factures peuvent apporter des informations supplémentaires dans un format qui est plus libre et sont une bonne pratique de communication pour fournir des détails au client. Il est par exemple possible d’ajouter en annexe des factures :

• Le détail des temps passé, avec éventuellement des commentaires qui détaillent le travail réaliser lors de chaque session
• Le détail de frais refacturables
• Le détail des produits vendus
•  …

Grâce à ces annexes, les montant synthétisés sur la première page sont plus clairs. Lorsque la communication est plus claire et transparente, la satisfaction du client augmente et le temps passé par les équipes financières à clarifier les factures diminuent. Tout le monde en sort gagnant.

c. Envoyer les factures par mail standardisés en plus de la facturation électronique

Si la facturation électronique s’apprête à simplifier encore davantage la communication entre les sociétés, l’envoi du document de facture restera une pratique courante.

L’envoi par mail permet d’ajouter des informations supplémentaires. Un message personnalisé, des documents annexes ou encore l’ajout du devis ou du bon de commande.

Si l’envoi des factures par mail depuis la plateforme de facturation n’est possible que sur les logiciels de facturation qui proposent cette fonctionnalité, il reste possible de standardiser a minima les modèles de mails.

Cette standardisation des processus permet de réduire drastiquement (de l’ordre de 20% à 25%) le temps passé par les équipes sur cette phase de la facturation.

Stafiz permet d’automatiser avec un workflow la validation des Comptes Rendus d’Activités par le client. Les documents annexes sont automatiquement ajoutés dans les factures en fonction des modèles de factures choisis pour ce client et ce projet. Enfin, Stafiz permet d’envoyer en masse depuis la plateforme l’ensemble des factures en se connectant à vos boites mail.

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Les 9 problèmes de la facturation de projets et comment Stafiz vous aide à les résoudre ?

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3. Comment être payé plus rapidement par les clients ?

4. Comment gérer des modalités de facturation complexes

5. Comment prendre en compte la facturation des taxes ? et la facturation multi-devises ?

6. Comment gérer la facturation entre différentes entités d’une même société (flux intercos)

7. Comment simplifier la communication avec les clients ?

8. Comment modifier en cours de projets certains paramètres qui vont impacter la facturation ?

9. Comment mettre en place un outil de devis et de facturation de projets ?

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