7. ¿Cómo simplificar la comunicación con los clientes?
La facturación es una parte importante de la comunicación con el cliente. Los intercambios deben ser claros, fiables y profesionales, de lo contrario la imagen de su empresa podría verse dañada ante el cliente. Se pueden implementar varias mejores prácticas para que la comunicación sobre temas de facturación sea lo más perfecta posible.
1. ¿Cómo se estiman los costes, los precios y el tipo de facturación de un proyecto facturable?
2. ¿Cómo se gestiona el riesgo de rebasamiento del proyecto?
3. ¿Cómo puedo conseguir que mis clientes me paguen más rápido?
4. Cómo gestionar acuerdos de facturación complejos
5. ¿Cómo gestionar la facturación fiscal y la facturación multidivisa?
6. ¿Cómo se gestiona la facturación entre distintas entidades de una misma empresa (flujos interempresas)?
7. ¿Cómo simplificar la comunicación con los clientes?
8. ¿Cómo se pueden modificar determinados parámetros en el transcurso de un proyecto que repercutan en la facturación?
9. ¿Cómo configurar una herramienta de presupuesto y facturación de proyectos?
a. Enviar informes de actividad
Cuando una empresa factura un proyecto en función del tiempo invertido (hablamos de facturación rentable), a menudo se solicita al cliente que reciba Informes de Actividad (o CRA) para confirmar el tiempo que se le facturará.
Lo ideal es que este envío se realice el último día del mes. Si se produce un proceso de validación para poder facturar al cliente, se debe aclarar este proceso, en particular el tiempo que tiene el cliente para validar antes de enviar la factura.
Idealmente tu herramienta de gestión Control de horas le permite enviar automáticamente estos informes de actividad al cliente. El cliente puede comprobarlos y validarlos por flujo de trabajo en la herramienta. Esto promueve una comunicación rápida y más eficiente que permite emitir facturas más rápidamente.
b. Incluir más información en anexos de factura
Si las facturas deben llevar una cierta cantidad de información obligatoria en la página principal, es posible agregar anexos a las facturas, que incluyan información adicional. Los anexos de facturas pueden proporcionar información adicional en un formato más libre y son una buena práctica de comunicación para proporcionar detalles al cliente. Por ejemplo, es posible adjuntar facturas:
- Detalles del tiempo empleado, posiblemente con comentarios que detallen el trabajo realizado durante cada sesión.
- Detalles de costos refacturables
- Detalles de productos vendidos
- …
Gracias a estos anexos, los importes resumidos en la primera página son más claros. Cuando la comunicación es más clara y transparente, la satisfacción del cliente aumenta y el tiempo que dedican los equipos financieros a aclarar las facturas disminuye. Todos salen ganadores.
c. Envío de facturas por correo electrónico estandarizado además de facturación electrónica
Si la factura electrónica pretende simplificar aún más la comunicación entre empresas, el envío del documento factura seguirá siendo una práctica habitual.
El envío por correo electrónico le permite añadir información adicional. Un mensaje personalizado, documentos adicionales o incluso el añadido de la cotización u orden de compra.
Si bien el envío de facturas por correo electrónico desde la plataforma de facturación solo es posible en el software de facturación que ofrece esta funcionalidad, sigue siendo posible estandarizar los modelos de correo electrónico al mínimo.
Esta estandarización de procesos permite reducir drásticamente (entre un 20% y un 25%) el tiempo dedicado por los equipos a esta fase de facturación.
Stafiz permite automatizar la validación de los Informes de Actividad por parte del cliente con un flujo de trabajo. Los documentos adjuntos se agregan automáticamente a las facturas según las plantillas de factura elegidas para este cliente y este proyecto. Finalmente, Stafiz te permite enviar todas las facturas de forma masiva desde la plataforma conectándote a tus buzones de correo.
¿Los 9 problemas de la facturación de proyectos y cómo Stafiz te ayuda a solucionarlos?
1. ¿Cómo estimar costos, precios y tipo de facturación de un proyecto facturable?
2. ¿Cómo gestionar los riesgos de sobrecostos del proyecto ?
3. ¿Cómo hacer que los clientes les paguen más rápido?
4. Cómo gestionar acuerdos de facturación complejos
5. ¿Cómo tener en cuenta la facturación de impuestos? y facturación multidivisa?
6. Cómo gestionar la facturación entre diferentes entidades de una misma empresa (flujo interco)
7. ¿Cómo simplificar la comunicación con los clientes?
8. ¿Cómo se pueden modificar ciertos parámetros durante los proyectos que afectarán la facturación?
9. ¿Cómo configurar una herramienta de facturación y cotización de proyectos?
