7. Wie kann die Kommunikation mit Kunden vereinfacht werden?
Die Rechnungsstellung ist ein wichtiger Bestandteil der Kundenkommunikation. Der Austausch muss klar, zuverlässig und professionell sein, sonst kann das Image Ihres Unternehmens beim Kunden beschädigt werden. Es können mehrere bewährte Verfahren eingeführt werden, um sicherzustellen, dass die Kommunikation zu Abrechnungsthemen so perfekt wie möglich ist.
1. Wie schätzen Sie Kosten, Preise und Abrechnungsart für ein abrechenbares Projekt?
2. Wie kann man die Risiken von Projektüberschreitungen managen?
3. Wie kann ich schneller von Kunden bezahlt werden?
4. So verwalten Sie komplexe Abrechnungsvereinbarungen
5. Wie berücksichtige ich die Abrechnung von Steuern? Was ist mit der Abrechnung in mehreren Währungen?
6. So verwalten Sie die Rechnungsstellung zwischen verschiedenen Einheiten desselben Unternehmens (Intercompany-Flows)
7. Wie können wir die Kommunikation mit den Kunden vereinfachen?
8. Wie kann ich bestimmte Parameter ändern, die sich auf die Rechnungsstellung während eines Projekts auswirken?
9. Wie richte ich ein Tool für die Angebotserstellung und Rechnungsstellung von Projekten ein?
a. Senden von Aktivitätsberichten
Wenn ein Unternehmen ein Projekt nach aufgewendeter Zeit abrechnet (dies wird als Zeit- und Kostenabrechnung bezeichnet), wird der Kunde oft gebeten, die Aktivitätsberichte (oder CRA) zu erhalten, um die Zeit zu bestätigen, die ihm in Rechnung gestellt wird.
Diese sollte idealerweise am letzten Tag des Monats verschickt werden. Handelt es sich um einen Validierungsprozess, um dem Kunden eine Rechnung stellen zu können, muss dieser Prozess geklärt werden, einschließlich der Zeit, die der Kunde zur Validierung hat, bevor er die Rechnung versendet.
Im Idealfall können Sie mit Ihrem Zeiterfassungstool diese Aktivitätsberichte automatisch an den Kunden senden. Der Kunde kann diese per Workflow im Tool überprüfen und validieren. Dies fördert eine schnellere und effizientere Kommunikation, wodurch Rechnungen schneller ausgestellt werden können.
b. Integrieren Sie mehr Informationen in Rechnungspläne
Wenn die Rechnungen eine bestimmte Anzahl von Pflichtangaben auf der Hauptseite enthalten müssen, ist es möglich, den Rechnungen Anhänge hinzuzufügen, die zusätzliche Informationen enthalten. Rechnungspläne können zusätzliche Informationen in einem Format enthalten, das freier ist, und sind eine gute Kommunikationspraxis, um dem Kunden Details zur Verfügung zu stellen. So ist es z.B. möglich, Rechnungen als Anhang hinzuzufügen:
- Angaben zur aufgewendeten Zeit, mit möglichen Kommentaren, in denen die während der einzelnen Sitzungen geleistete Arbeit aufgeführt ist
- Details zu den abrechenbaren Ausgaben
- Details zu den verkauften Produkten
- …
Dank dieser Anhänge sind die auf der ersten Seite zusammengefassten Beträge klarer. Wenn die Kommunikation klarer und transparenter ist, steigt die Kundenzufriedenheit und der Zeitaufwand der Finanzteams für die Rechnungsklärung nimmt ab. Jeder gewinnt.
c. Versenden Sie neben der elektronischen Rechnungsstellung auch standardisierte Rechnungen per E-Mail
Während die elektronische Rechnungsstellung die Kommunikation zwischen Unternehmen weiter vereinfachen wird, wird das Versenden des Rechnungsdokuments eine gängige Praxis bleiben.
Wenn Sie per E-Mail senden, können Sie zusätzliche Informationen hinzufügen. Eine personalisierte Nachricht, Belege oder das Hinzufügen des Angebots oder des Bestellformulars.
Während das Versenden von Rechnungen per E-Mail von der Rechnungsplattform aus nur mit einer Rechnungssoftware möglich ist, die diese Funktion bietet, ist es dennoch möglich, die E-Mail-Vorlagen zumindest zu standardisieren.
Diese Standardisierung der Prozesse ermöglicht es, den Zeitaufwand der Teams für diese Phase der Rechnungsstellung drastisch zu reduzieren (in der Größenordnung von 20 % bis 25 %).
Stafiz ermöglicht es, die Validierung von Aktivitätsberichten durch den Kunden mit einem Workflow zu automatisieren. Unterstützende Dokumente werden automatisch zu Rechnungen hinzugefügt, basierend auf den Rechnungsvorlagen, die für den jeweiligen Kunden und das Projekt ausgewählt wurden. Schließlich können Sie mit Stafiz alle Rechnungen in großen Mengen von der Plattform aus versenden, indem Sie sich mit Ihren Postfächern verbinden.
Die 9 Probleme der Projektabrechnung und wie hilft Ihnen Stafiz dabei, sie zu lösen?
1. Wie schätze ich die Kosten, Preise und Abrechnungsart für ein abrechenbares Projekt?
2. Wie man die Risiken von Projektüberschreitungen managt ?
3. Wie kann man schneller von Kunden bezahlt werden?
4. So verwalten Sie komplexe Abrechnungsvereinbarungen
5. Wie rechne ich die Steuerrechnung und die Rechnungsstellung in mehreren Währungen ab?
7. Wie kann die Kommunikation mit Kunden vereinfacht werden?
9. Wie richte ich ein Tool für die Angebotserstellung und Rechnungsstellung von Projekten ein?
