7. Hoe kunnen we de communicatie met klanten vereenvoudigen?
Facturatie is een belangrijk onderdeel van klantcommunicatie. De communicatie moet duidelijk, betrouwbaar en professioneel zijn, anders kan het imago van je bedrijf worden aangetast in de ogen van de klant. Er zijn een aantal goede praktijken die kunnen worden toegepast om ervoor te zorgen dat de communicatie over factureringskwesties zo perfect mogelijk verloopt.
1. Hoe schat je de kosten, prijzen en het type facturering in voor een factureerbaar project?
2. Hoe beheer je het risico van projectoverschrijdingen?
3. Hoe kan ik sneller betaald worden door mijn klanten?
4. Hoe beheer ik complexe factureringsafspraken?
5. Hoe ga je om met fiscale facturering en facturering in meerdere valuta?
6. Hoe beheer je facturatie tussen verschillende entiteiten binnen hetzelfde bedrijf (intercompany stromen)?
7. Hoe kunnen we de communicatie met klanten vereenvoudigen?
8. Hoe kan ik in de loop van een project bepaalde parameters wijzigen die van invloed zijn op de facturering?
9. Hoe kan ik een projectofferte- en factureringstool instellen?
a. Activiteitenrapporten verzenden
Wanneer een bedrijf factureert voor een project op basis van bestede tijd (bekend als tijd- en materiaalfacturatie), vragen klanten vaak om een activiteitenrapport (of ARR) om de tijd te bevestigen waarvoor ze gefactureerd gaan worden.
Idealiter wordt de factuur op de laatste dag van de maand verzonden. Als er een validatieproces nodig is voordat de klant kan worden gefactureerd, moet dit proces worden verduidelijkt, met name de tijd die de klant heeft om te valideren voordat de factuur wordt verzonden.
Idealiter stuurt je tool voor tijdregistratie deze activiteitenrapporten automatisch naar de klant. De klant kan ze controleren en valideren via de workflow in de tool. Dit bevordert een snellere en efficiëntere communicatie, wat op zijn beurt betekent dat facturen sneller kunnen worden uitgeschreven.
b. Meer informatie opnemen in de bijlagen bij facturen
Hoewel facturen op de hoofdpagina een bepaald aantal verplichte gegevens moeten bevatten, is het mogelijk om bijlagen aan facturen toe te voegen, die aanvullende informatie bevatten. Bijlagen bij facturen kunnen aanvullende informatie in een vrijer formaat bieden en zijn een goede communicatiepraktijk voor het verstrekken van details aan de klant. Je kunt bijvoorbeeld de volgende informatie toevoegen aan factuurbijlagen:
- Details van de bestede tijd, met eventuele opmerkingen over het werk dat tijdens elke sessie is uitgevoerd
- Details van factureerbare kosten
- Details van verkochte producten
- ...
Dankzij deze bijlagen zijn de bedragen die op de eerste pagina worden samengevat duidelijker. Als de communicatie duidelijker en transparanter is, neemt de klanttevredenheid toe en besteedt het financiële team minder tijd aan het verduidelijken van facturen. Het is een win-winsituatie.
c. Facturen verzenden via gestandaardiseerde e-mail als aanvulling op elektronische facturering
Hoewel elektronische facturatie de communicatie tussen bedrijven nog verder zal vereenvoudigen, zal het versturen van het factuurdocument een standaardpraktijk blijven.
Je kunt per e-mail extra informatie toevoegen. Een persoonlijk bericht, aanvullende documenten of de toevoeging van een offerte of bestelformulier.
Hoewel het alleen mogelijk is om facturen per e-mail te versturen vanuit het facturatieplatform met behulp van facturatiesoftware die deze functionaliteit biedt, is het nog steeds mogelijk om de e-mailsjablonen tot een minimum te standaardiseren.
Deze standaardisatie van processen betekent dat de tijd die teams besteden aan deze fase van het facturatieproces drastisch kan worden teruggebracht (met 20% tot 25%).
Stafiz gebruikt een workflow om de validatie van activiteitenrapporten door de klant te automatiseren. Ondersteunende documenten worden automatisch toegevoegd aan de facturen volgens de factuursjablonen die voor deze klant en dit project zijn gekozen. Tot slot kun je met Stafiz al je facturen en masse vanuit het platform versturen door verbinding te maken met je e-mail inboxen.
De 9 problemen van projectfacturatie en hoe Stafiz je kan helpen ze op te lossen?
1. Hoe schat je de kosten, prijzen en het type facturering in voor een factureerbaar project?
2. Hoe beheer je het risico van projectoverschrijdingen?
3. Hoe kan ik sneller betaald worden door mijn klanten?
4. Hoe complexe factureringsafspraken beheren
5. Hoe gaan jullie om met belastingfacturering en facturering in meerdere valuta?
6. Hoe facturatie beheren tussen verschillende entiteiten in hetzelfde bedrijf (intercompany stromen)
7. Hoe kunnen we de communicatie met klanten vereenvoudigen?
9. Hoe stel je een projectofferte- en factureringstool in?
