L’archivage des justificatifs de frais à la valeur probante dans Stafiz

Stafiz vous fait gagner du temps en vous évitant d’avoir à stocker les justificatifs de frais et factures, grâce au stockage des frais à la valeur probante. La digitalisation des notes de frais est complète et fait gagner un temps précieux à vos collaborateurs, et à vos équipes administratives.

 

 

Qu’est-ce que l’archivage des frais à la valeur probante ?

L’archivage à valeur probante correspond à toutes les mesures d’ordre technologique et organisationnel mises en place afin d’enregistrer, de stocker et de restituer fidèlement tout document ou donnée à valeur légale.

Un document à valeur probante est un document dont on peut prouver sa légitimité et son inaltérabilité. La valeur probante donne la même valeur à un document en format papier qu’un document en format numérique.

Quel est l’objectif de l’archivage à la valeur probante ?

Il s’agit d’apporter une conformité numérique aux documents justificatifs de frais permettant d’éviter toute fraude interne ou externe et de d’apporter une garantie de validité suffisante aux organes contrôle (audit interne, contrôle URSSAF, …) sur les pièces justificatives enregistrées numériquement.

Quels sont les avantages de l’achivage à la valeur probante ?

  • Une fois les frais enregistrés, les collaborateurs n’ont plus besoin de garder la facture papier
  • Plus besoin de créer des rapprochements entre les tickets et les notes de frais ! La digitalisation est totale.
  • Plus de contrôle nécessaire entre le justificatif papier et les frais rentrés dans Stafiz

  • Pas de besoin de stockage sur plusieurs années des justificatifs de frais
  • Vous n’avez plus la charge mentale de la pièce à trouver en cas de contrôle URSSAF, tout est obligatoirement stocké
  • Les recherches sont simplifiées en cas de vérification ou de contrôle

  • Stafiz travaille avec CertEurope comme tiers horodateur, agrémenté auprès de l’URSSAF
  • Chaque justificatif de frais est protégé de toute contestation de son contenu grâce au jeton d’horodatage systématiquement ajouté sur le document
  • Le stockage des documents est garanti et respecte les règles légales en vigueur
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Quelle est le cadre légal qui l’autorise ?

Pour dématérialiser la gestion des notes de frais, il est nécessaire de suivre les principes suivants :

Cadre légal : article A102 B-2 du livre des procédures fiscales qui encadre la digitalisation des frais professionnels.

  • La reproduction à l’identique de l’original : la copie doit être conforme à l’original en image et en contenu.
  • Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié.
  • En cas de compression du fichier pour réduire sa taille, il ne doit pas y avoir de perte d’information.

L’ensemble des documents doit être numérisé et conservé dans un format PDF ou dans un format PDF A/3 (ISO 19005-3) afin de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.

Un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, permettant d’enregistrer notamment les dates des différentes opérations réalisées.

Gérer ses frais dans Stafiz devient un jeu d’enfant :

  • Prenez en photo votre reçu depuis l’app Stafiz
  • Le montant, la date, la TVA est automatiquement indiquée grâce à l’OCR qui reconnait les données photographiées
  • Sélectionner le projet sur lequel il faut l’affecter. Si le frais est refacturable vous pouvez l’indiquer (cette mention sera validée par le ou les approbateurs)
  • Vous pouvez jeter votre reçu !
  • Le frais suit les différentes étapes de validation qui sont prévues par votre société
  • Vous êtes prévenus au fur et à mesure que les étapes de validation sont réalisées jusqu’à ce que le statut passe en payé !
La gestion des frais dans Stafiz
Technologie OCR pour reconnaitre les montants

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