Onkostenbonnen met bewijskracht archiveren in Stafiz

Stafiz bespaart u tijd doordat u geen onkostennota's en facturen meer hoeft op te slaan, dankzij onkostenopslag met bewijskracht. De digitalisering van onkostendeclaraties is compleet en bespaart uw medewerkers en uw administratieve teams kostbare tijd.

 

 

bewijswaarde

Wat is de archivering van kosten met bewijskracht?

Archivering met bewijskracht verwijst naar alle technologische en organisatorische maatregelen om documenten of gegevens met juridische waarde te registreren, op te slaan en getrouw te herstellen.

Een document met bewijskracht is een document waarvan de legitimiteit en onveranderlijkheid kan worden bewezen. Bewijskracht geeft dezelfde waarde aan een document op papier als aan een document in digitaal formaat.

bewijswaarde

Wat is het doel van bewijskrachtarchivering?

Het doel is om ervoor te zorgen dat uitgavenbewijzen digitaal conform zijn om interne of externe fraude te voorkomen en om controlerende instanties (interne audit, URSSAF-controle, enz.) voldoende geldigheidsgarantie te bieden voor digitaal geregistreerde ontvangstbewijzen.

bewijswaarde

Wat zijn de voordelen van kopen met bewijskracht?

  • Zodra de uitgaven zijn geregistreerd, hoeven werknemers de papieren factuur niet meer te bewaren.
  • Het is niet langer nodig om tickets en onkostendeclaraties op elkaar af te stemmen! Het gebeurt allemaal digitaal.
  • U hoeft geen papieren bonnetjes meer te vergelijken met uitgaven die zijn ingevoerd in Stafiz

  • Je hoeft geen onkostennota's voor meerdere jaren te bewaren
  • Je hebt niet langer de mentale last van het moeten zoeken naar wat je nodig hebt in het geval van een URSSAF-audit - alles moet worden opgeslagen.
  • Onderzoek wordt vereenvoudigd in geval van een audit of inspectie

  • Stafiz werkt met CertEurope als extern tijdregistratiekantoor, goedgekeurd door URSSAF (Franse socialezekerheidsdienst).
  • Elke onkostendeclaratie is beschermd tegen elke betwisting van de inhoud dankzij het tijdstempeltoken dat systematisch aan het document wordt toegevoegd.
  • Documentopslag is gegarandeerd en voldoet aan de huidige wettelijke voorschriften
Bekijk een demo
bewijswaarde

Wat is het wettelijke kader hiervoor?

Om het beheer van onkostendeclaraties te dematerialiseren, moeten de volgende principes worden gevolgd:

Wettelijk kader: Artikel A102 B-2 van het Franse Belastingprocedurenboek, dat de digitalisering van zakelijke uitgaven regelt.

  • Identieke reproductie van het origineel: de kopie moet qua beeld en inhoud overeenkomen met het origineel.
  • Niets mag worden gewijzigd, geretoucheerd of aangepast.
  • Als het bestand wordt gecomprimeerd om de grootte te verkleinen, mag er geen informatie verloren gaan.

Alle documenten moeten worden gedigitaliseerd en opgeslagen in PDF- of PDF A/3-formaat (ISO 19005-3) om ervoor te zorgen dat systemen interoperabel zijn en dat gegevens in de loop der tijd bewaard blijven.

Er moet een beveiligings-, conformiteits- of tijdsregistratiesysteem worden ingevoerd dat ten minste overeenkomt met het algemene referentiekader voor beveiliging (RGS) met één ster, zodat de data van de verschillende uitgevoerde handelingen kunnen worden geregistreerd.

bewijswaarde

Je uitgaven beheren in Stafiz is kinderspel:

  • Maak een foto van je kassabon vanuit de Stafiz app
  • Het bedrag, de datum en de btw worden automatisch aangegeven met behulp van OCR, dat de gefotografeerde gegevens herkent.
  • Selecteer het project waaraan het moet worden toegewezen. Als de kosten factureerbaar zijn, kun je dit aangeven (deze informatie wordt gevalideerd door de goedkeurder(s)).
  • Je kunt je bonnetje weggooien!
  • De vergoeding volgt de verschillende validatiefasen die door uw bedrijf zijn vastgelegd
  • Je krijgt een melding wanneer elke validatiefase is voltooid, totdat de status is betaald!
Kostenbeheer in Stafiz
OCR-technologie om bedragen te herkennen

Maak nu een afspraak om meer te weten te komen over de andere functies en voordelen van Stafiz!

Kies een tijdslot