Archivierung von Spesenbelegen mit Beweiskraft in Stafiz

Stafiz spart Ihnen Zeit, da es dank des Beweiswerts der Ausgaben keine Notwendigkeit mehr hat, Spesenbelege und Rechnungen zu speichern. Die Digitalisierung der Spesenabrechnungen ist abgeschlossen und spart Ihren Mitarbeitern und Ihren Verwaltungsteams wertvolle Zeit.

 

 

Was ist die Archivierung von Beweiswertkosten?

Die archivierung mit Beweiskraft entspricht allen technischen und organisatorischen Maßnahmen, die ergriffen wurden, um alle Dokumente oder Daten von gesetzlichem Wert aufzuzeichnen, zu speichern und originalgetreu wiederzugeben.

Ein Dokument mit Beweiskraft ist ein Dokument, dessen Legitimität und Unveränderlichkeit nachgewiesen werden kann. Der Beweiswert verleiht einem Papierdokument den gleichen Wert wie einem digitalen Dokument.

Was ist das Ziel einer Archivierung mit Beweiskraft?

Ziel ist es, die Gültigkeit der Belege für die Ausgaben digital zu gewährleisten, um internen oder externen Betrug zu vermeiden und den Kontrollorganen (interne Revision, URSSAF-Kontrolle usw.) eine ausreichende Gültigkeit der digital aufgezeichneten Belege zu gewährleisten.

Was sind die Vorteile der Erzielung von Beweiswerten?

  • Sind die Ausgaben erst einmal erfasst, müssen die Mitarbeiter die Papierrechnung nicht mehr aufbewahren
  • Es ist nicht erforderlich, Abstimmungen zwischen Tickets und Spesenabrechnungen zu erstellen! Die Digitalisierung ist total.
  • Es ist keine Kontrolle mehr zwischen dem Papierbeleg und den in Stafiz eingegebenen Gebühren erforderlich

  • Es ist nicht erforderlich, Spesenbelege über mehrere Jahre aufzubewahren
  • Sie haben nicht mehr die mentale Belastung des Teils, das Sie im Falle einer URSSAF-Inspektion finden müssen, alles ist notwendigerweise gelagert
  • Die Suche wird im Falle einer Überprüfung oder Kontrolle vereinfacht

  • Stafiz arbeitet mit CertEurope als von der URSSAF zugelassene Parkuhr eines Drittanbieters zusammen
  • Jeder Spesennachweis ist dank des Zeitstempel-Tokens, das dem Dokument systematisch hinzugefügt wird, vor inhaltlichen Streitigkeiten geschützt
  • Die Aufbewahrung der Dokumente ist gewährleistet und entspricht den geltenden gesetzlichen Vorschriften
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Wie sieht der rechtliche Rahmen aus, der dies zulässt?

Um die Verwaltung von Spesenabrechnungen zu dematerialisieren, ist es notwendig, die folgenden Grundsätze zu befolgen:

Rechtlicher Rahmen: Artikel A102 B-2 des Steuerverfahrensbuchs, der die Digitalisierung von Berufsausgaben regelt.

  • Identische Vervielfältigung des Originals: Die Kopie muss in Bild und Inhalt dem Original entsprechen.
  • Nichts sollte verändert, verändert oder modifiziert werden.
  • Wenn die Datei komprimiert wird, um ihre Größe zu reduzieren, sollte es keinen Informationsverlust geben.

Alle Dokumente müssen gescannt und im PDF-Format oder im PDF A/3-Format (ISO 19005-3) gespeichert werden, um die Interoperabilität der Systeme und die Nachhaltigkeit der Daten zu gewährleisten.

Es muss ein Sicherheits-, Compliance- oder Zeitstempelsystem eingerichtet werden, das mindestens dem allgemeinen Sicherheitsreferenzsystem (RGS) auf Ein-Sterne-Niveau entspricht und es ermöglicht, die Daten der verschiedenen durchgeführten Vorgänge aufzuzeichnen.

Die Verwaltung Ihrer Ausgaben in Stafiz wird zum Kinderspiel:

  • Machen Sie ein Foto von Ihrer Quittung mit der Stafiz-App
  • Der Betrag, das Datum und die Mehrwertsteuer werden dank OCR, die die fotografierten Daten erkennt, automatisch angezeigt
  • Wählen Sie das Projekt aus, dem es zugewiesen werden soll. Wenn die Gebühr erstattungsfähig ist, können Sie dies angeben (diese Erwähnung wird von dem/den Genehmiger(n) validiert
  • Sie können Ihre Quittung wegwerfen!
  • Die Gebühr folgt den verschiedenen Validierungsschritten, die von Ihrem Unternehmen geplant sind
  • Sie werden benachrichtigt, wenn die Validierungsschritte ausgeführt werden, bis sich der Status auf "Bezahlt" ändert!
Spesenmanagement in Stafiz
OCR-Technologie zur Erkennung von Beträgen

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