Die Archivierung von beweiskräftigen Spesenbelegen in Stafiz

Stafiz spart Ihnen Zeit, da Sie dank der beweiskräftigen Spesenablage keine Spesenbelege und Rechnungen mehr aufbewahren müssen. Die Digitalisierung von Spesenabrechnungen ist umfassend und spart Ihren Mitarbeitern sowie Ihrem Verwaltungsteam wertvolle Zeit.

 

 

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Was ist die beweiskräftige Gebührenarchivierung?

Die beweiskräftige Archivierung entspricht allen technologischen und organisatorischen Maßnahmen, die eingeführt werden, um alle rechtlich relevanten Dokumente oder Daten aufzuzeichnen, zu speichern und getreu wiederzugeben.

Ein Dokument mit Beweiswert ist ein Dokument, dessen Legitimität und Unveränderbarkeit nachgewiesen werden kann. Die Beweiskraft verleiht einem Dokument in Papierform denselben Wert wie einem Dokument in digitaler Form.

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Was ist das Ziel der beweiskräftigen Archivierung?

Es geht darum, den Kostenbelegen eine digitale Konformität zu verleihen, die internen oder externen Betrug verhindert und den Kontrollorganen (interne Revision, URSSAF-Kontrolle, ...) eine ausreichende Gültigkeitsgarantie für die digital gespeicherten Belege bietet.

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Was sind die Vorteile der Beweiswertprüfung?

  • Sobald die Ausgaben verbucht sind, müssen die Mitarbeiter die Papierrechnung nicht mehr aufbewahren.
  • Sie müssen keine Abgleiche mehr zwischen Tickets und Spesenabrechnungen erstellen! Die Digitalisierung ist vollständig.
  • Keine Kontrolle mehr zwischen dem Papierbeleg und den in Stafiz eingegebenen Kosten erforderlich

  • Keine Notwendigkeit, Spesenbelege über mehrere Jahre hinweg zu speichern
  • Sie haben nicht mehr die mentale Belastung, im Falle einer URSSAF-Prüfung den Beleg zu finden, alles wird zwangsläufig gelagert
  • Die Suche wird im Falle einer Überprüfung oder Kontrolle vereinfacht

  • Stafiz arbeitet mit CertEurope als Drittpartei für die Parkuhr, zugelassen bei der URSSAF.
  • Jeder Spesenbeleg ist durch das systematisch auf dem Beleg hinzugefügte Zeitstempel-Token vor Anfechtungen seines Inhalts geschützt.
  • Die Aufbewahrung von Dokumenten ist garantiert und entspricht den geltenden gesetzlichen Regeln.
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Welcher rechtliche Rahmen erlaubt dies?

Um die Verwaltung von Spesenabrechnungen papierlos zu gestalten, sollten Sie folgende Grundsätze beachten:

Rechtlicher Rahmen: Artikel A102 B-2 des Steuerverfahrensbuchs, der den Rahmen für die Digitalisierung von Berufsauslagen bildet.

  • Identische Reproduktion des Originals: Die Kopie muss in Bild und Inhalt mit dem Original übereinstimmen.
  • Nichts darf verändert, retuschiert oder modifiziert werden.
  • Wenn die Datei komprimiert wird, um ihre Größe zu verringern, darf es keinen Informationsverlust geben.

Alle Dokumente müssen digitalisiert und in einem PDF- oder PDF A/3-Format (ISO 19005-3) aufbewahrt werden, um die Interoperabilität der Systeme und die Dauerhaftigkeit der Daten zu gewährleisten.

Ein Sicherheits-, Compliance- oder Zeitstempelsystem, das mindestens dem allgemeinen Sicherheitsstandard (RGS) der Ein-Sterne-Stufe entspricht, muss eingerichtet werden, mit dem insbesondere die Daten der verschiedenen durchgeführten Operationen aufgezeichnet werden können.

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Seine Ausgaben in Stafiz zu verwalten wird zum Kinderspiel :

  • Fotografieren Sie Ihre Quittung von der Stafiz-App aus.
  • Der Betrag, das Datum, die Mehrwertsteuer wird dank der OCR, die die fotografierten Daten erkennt, automatisch angegeben.
  • Wählen Sie das Projekt aus, dem die Kosten zugewiesen werden sollen. Wenn die Kosten weiterverrechenbar sind, können Sie dies angeben (diese Angabe wird von dem/den Genehmigenden bestätigt).
  • Sie können Ihre Quittung wegwerfen!
  • Die Gebühr folgt den verschiedenen Validierungsschritten, die von Ihrem Unternehmen vorgesehen sind
  • Sie werden nach und nach über die Validierungsschritte benachrichtigt, bis der Status auf bezahlt wechselt!
Die Verwaltung von Gebühren in Stafiz
OCR-Technologie zur Erkennung von Beträgen

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