Archivar comprobantes de gastos con valor probatorio en Stafiz

Stafiz le ahorra tiempo al eliminar la necesidad de almacenar recibos de gastos y facturas, gracias al almacenamiento de gastos con valor probatorio. La digitalización de los informes de gastos es completa y ahorra un tiempo preciado a tus empleados y a tus equipos administrativos.

 

 

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¿Qué es el archivo de costes con valor probatorio?

El archivo con valor probatorio se refiere a todas las medidas tecnológicas y organizativas establecidas para registrar, almacenar y restaurar fielmente cualquier documento o dato con valor legal.

Un documento con valor probatorio es aquel cuya legitimidad e inalterabilidad pueden demostrarse. El valor probatorio otorga el mismo valor a un documento en formato papel que a un documento en formato digital.

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¿Cuál es la finalidad del archivo de valor probatorio?

El objetivo es garantizar la conformidad digital de los comprobantes de gastos para evitar cualquier fraude interno o externo y ofrecer una garantía de validez suficiente a los órganos de control (auditoría interna, control de la URSSAF, etc.) sobre los comprobantes registrados digitalmente.

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¿Cuáles son las ventajas de comprar con valor probatorio?

  • Una vez registrados los gastos, los empleados ya no necesitan conservar la factura en papel.
  • Ya no es necesario conciliar billetes e informes de gastos. Todo se hace digitalmente.
  • No es necesario cotejar los recibos en papel con los gastos introducidos en Stafiz

  • No es necesario guardar los recibos de gastos durante varios años
  • Ya no tiene la carga mental de tener que encontrar la factura correcta en caso de una inspección de la Seguridad Social, todo está almacenado obligatoriamente
  • La investigación se simplifica en caso de auditoría o inspección

  • Stafiz trabaja con CertEurope como agente de control de asistencia de terceros, aprobado por la Seguridad Social
  • Cada declaración de gastos está protegida de cualquier impugnación de su contenido gracias al sello de tiempo que se añade sistemáticamente al documento.
  • El almacenamiento de documentos está garantizado y cumple la normativa legal vigente
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¿Cuál es el marco jurídico para ello?

Para desmaterializar la gestión de las reclamaciones de gastos, es necesario seguir los siguientes principios:

Marco jurídico: artículo A102 B-2 del Libro de Procedimientos Fiscales, que regula la digitalización de los gastos empresariales.

  • Reproducción idéntica del original: la copia debe ajustarse al original en imagen y contenido.
  • No debe alterarse, retocarse ni modificarse nada.
  • Si el archivo se comprime para reducir su tamaño, no debe haber pérdida de información.

Todos los documentos deben digitalizarse y almacenarse en formato PDF o PDF A/3 (ISO 19005-3) para garantizar la interoperabilidad de los sistemas y la conservación de los datos a lo largo del tiempo.

Debe implantarse un sistema de seguridad, conformidad o sellado de tiempo que corresponda al menos al marco general de referencia de seguridad (RGS) de una estrella, que permita registrar las fechas de las distintas operaciones realizadas.

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Gestionar los gastos en Stafiz es un juego de niños:

  • Haz una foto de tu recibo desde la aplicación Stafiz
  • El importe, la fecha y el IVA se indican automáticamente mediante OCR, que reconoce los datos fotografiados.
  • Seleccione el proyecto al que se va a asignar. Si el coste es refacturable, puede indicarlo (esta información será validada por el o los aprobadores).
  • Puede tirar el recibo.
  • La tasa sigue las distintas etapas de validación establecidas por su empresa
  • Recibirá una notificación a medida que se complete cada etapa de validación, ¡hasta que se haya pagado el estado!
Gestión de gastos en Stafiz
Tecnología OCR para reconocer importes

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