Archivo de recibos de gastos con valor probatorio en Stafiz

Stafiz le ahorra tiempo al eliminar la necesidad de almacenar recibos de gastos y facturas, gracias al almacenamiento de gastos con valor probatorio. La digitalización de los informes de gastos es completa y ahorra un tiempo preciado a tus empleados y a tus equipos administrativos.

 

 

¿Qué es el archivo de gastos de valor probatorio?

El archivo con valor probatorio corresponde a todas las medidas tecnológicas y organizativas puestas en marcha para registrar, almacenar y reproducir fielmente cualquier documento o dato de valor legal.

Un documento con valor probatorio es un documento cuya legitimidad e inalterabilidad pueden ser probadas. El valor probatorio otorga el mismo valor a un documento en papel que a un documento digital.

¿Cuál es el objetivo del archivo con valor probatorio?

El objetivo es proporcionar una conformidad digital a los documentos justificativos de los gastos con el fin de evitar cualquier fraude interno o externo y proporcionar una garantía suficiente de validez a los organismos de control (auditoría interna, control de la URSSAF, etc.) sobre los documentos justificativos registrados digitalmente.

¿Cuáles son los beneficios de lograr valor probatorio?

  • Una vez registrados los gastos, los empleados ya no necesitan conservar la factura en papel
  • ¡No es necesario crear conciliaciones entre tickets e informes de gastos! La digitalización es total.
  • No es necesario más control entre el recibo en papel y las tarifas ingresadas en Stafiz

  • No es necesario almacenar recibos de gastos durante varios años
  • Ya no tiene la carga mental de tener que encontrar la factura correcta en caso de una inspección de la Seguridad Social, todo está almacenado obligatoriamente
  • Las búsquedas se simplifican en caso de verificación o control

  • Stafiz trabaja con CertEurope como agente de control de asistencia de terceros, aprobado por la Seguridad Social
  • Cada comprobante de gastos está protegido de cualquier disputa sobre su contenido gracias al token de marca de tiempo agregado sistemáticamente al documento
  • El almacenamiento de los documentos está garantizado y cumple con las normas legales vigentes
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¿Cuál es el marco legal que lo autoriza?

Para desmaterializar la gestión de las notas de gastos, es necesario seguir los siguientes principios:

Marco jurídico: artículo A102 B-2 del Libro de Procedimientos Tributarios que regula la digitalización de los gastos profesionales.

  • Reproducción idéntica del original: la copia debe ser conforme al original en imagen y contenido.
  • Nada debe ser alterado, alterado o modificado.
  • Si el archivo se comprime para reducir su tamaño, no debería haber pérdida de información.

Todos los documentos deben ser escaneados y almacenados en formato PDF o en formato PDF A/3 (ISO 19005-3) para garantizar la interoperabilidad de los sistemas y la sostenibilidad de los datos.

Se deberá establecer un sistema de seguridad, cumplimiento o sellado de tiempo que corresponda, como mínimo, al sistema de referencia de seguridad general (RGS) de nivel de una estrella, que permita registrar las fechas de las distintas operaciones realizadas.

Gestionar tus gastos en Stafiz se convierte en un juego de niños:

  • Toma una foto de tu recibo desde la aplicación Stafiz
  • El importe, la fecha y el IVA se indican automáticamente gracias al OCR que reconoce los datos fotografiados
  • Seleccione el proyecto al que se debe asignar. Si la tarifa es refacturable, puede indicarlo (esta mención será validada por el (los) aprobador(es)
  • ¡Puedes tirar tu recibo!
  • La tarifa sigue los diversos pasos de validación planificados por su empresa
  • Se le notifica a medida que se llevan a cabo los pasos de validación hasta que el estado cambia a ¡Pagado!
Gestión de gastos en Stafiz
Tecnología OCR para reconocer importes

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