Archivar recibos de gastos con valor probatorio en Stafiz

Stafiz le ahorra tiempo al eliminar la necesidad de almacenar recibos de gastos y facturas, gracias al almacenamiento de gastos con valor probatorio. La digitalización de los informes de gastos es completa y ahorra un tiempo preciado a tus empleados y a tus equipos administrativos.

 

 

¿Qué es el archivo de costas con valor probatorio?

El archivo con valor probatorio corresponde al conjunto de medidas tecnológicas y organizativas puestas en marcha para registrar, almacenar y restaurar fielmente cualquier documento o dato con valor jurídico.

Un documento con valor probatorio es aquel cuya legitimidad e inalterabilidad puede acreditarse. El valor probatorio da el mismo valor a un documento en formato papel que a un documento en formato digital.

¿Cuál es el objetivo del archivo con valor probatorio?

Se trata de proporcionar conformidad digital a los documentos justificativos de gastos para evitar cualquier fraude interno o externo y proporcionar una garantía suficiente de validez a los órganos de control (auditoría interna, control URSSAF, etc.) de los justificantes registrados digitalmente.

¿Cuáles son las ventajas de archivar con valor probatorio?

  • Una vez que se registran los gastos, los empleados ya no necesitan conservar la factura en papel.
  • ¡Ya no es necesario crear conciliaciones entre tickets e informes de gastos! La digitalización es total.
  • No es necesario más control entre el recibo en papel y los gastos ingresados en Stafiz

  • No es necesario almacenar recibos de gastos durante varios años.
  • Ya no tiene la carga mental de tener que encontrar la factura correcta en caso de una inspección de la Seguridad Social, todo está almacenado obligatoriamente
  • Se simplifican las búsquedas en caso de verificación o control.

  • Stafiz trabaja con CertEurope como agente de control de asistencia de terceros, aprobado por la Seguridad Social
  • Cada recibo de gastos está protegido contra cualquier cuestionamiento de su contenido gracias al token de marca de tiempo agregado sistemáticamente al documento.
  • El almacenamiento de documentos está garantizado y cumple con las normas legales vigentes.
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¿Cuál es el marco legal que lo autoriza?

Para desmaterializar la gestión de las memorias de gastos es necesario seguir los siguientes principios:

Marco legal: artículo A102 B-2 del libro de procedimientos tributarios que regula la digitalización de gastos profesionales.

  • Reproducción idéntica al original: la copia deberá ajustarse al original en imagen y contenido.
  • Nada debe ser alterado, retocado o modificado.
  • Si el archivo se comprime para reducir su tamaño, no debería haber pérdida de información.

Todos los documentos deben estar digitalizados y almacenados en formato PDF o en formato PDF A/3 (ISO 19005-3) para garantizar la interoperabilidad de los sistemas y la sostenibilidad de los datos.

Deberá establecerse un sistema de seguridad, cumplimiento o sellado de tiempo correspondiente al menos al sistema general de referencia de seguridad (RGS) de una estrella, que permita registrar, en particular, las fechas de las distintas operaciones realizadas.

Gestionar tus gastos en Stafiz se convierte en un juego de niños:

  • Tome una foto de su recibo desde la aplicación Stafiz
  • El importe, la fecha y el IVA se indican automáticamente gracias al OCR que reconoce los datos fotografiados.
  • Seleccione el proyecto al que necesita asignarlo. Si el gasto es refacturable puedes indicarlo (esta mención será validada por el/los aprobador(es))
  • ¡Puedes tirar tu recibo!
  • La tarifa sigue las diferentes etapas de validación que proporciona su empresa.
  • ¡Se le notificará a medida que se completen los pasos de validación hasta que el estado cambie a pagado!
Gestión de gastos en Stafiz

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