Dématérialisation des factures : passage à l’e-facture en 2024

Dématérialisation des factures : qu’est-ce que c’est ? Comment ça va se passer ?

A partir de 2024 selon le calendrier initial, les entreprises françaises seront dans l’obligation d’envoyer et de recevoir des e-factures autrement appelées factures électroniques.

Voici tout ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation de la facturation :

A l’origine, le Projet de Loi Finances (PLF) de 2020 qui inclus dans son article 153 de nouvelles règles pour la facturation des transactions entre entreprises assujetties à la TVA lance le mouvement de la dématérialisation totale des factures.

Dans l’ordonnance du 15 septembre 2021, l’état détaille les objectifs et le calendrier de mise en place de l’e-invoicing.

Concrètement, les entreprises vont devoir être à même de créer et recevoir des factures dématérialisées ou e-factures (e-invoices) à l’aide d’un logiciel qui leur permet ces envois et réceptions sous format électroniques, ainsi qu’un archivage agréé.

Une e-facture respectera les critères suivants :

• Authenticité : garantie de l’identité de l’émetteur
• Intégrité : les informations contenues dans les factures ne peuvent pas être modifiées et une facture ne peut pas être supprimée
• Lisibilité : les informations doivent être claires et compréhensibles par tous

Les étapes d’émission, d’envoi, de réception et d’intégration des données de facturation seront entièrement dématérialisées, et ne se feront plus par papier ou PDF.

Toutes les opérations d’achats, de ventes de biens ou de prestations de services réalisées entre entreprises françaises assujetties à la TVA sont concernées.

Par ailleurs, les entreprises françaises devront transmettre à l’administration fiscale certaines données à travers une opération nommée e-reporting. Ces données viennent compléter celles compilées dans le cadre de la facturation électronique et concernent toutes les opérations commerciales non-concernées par la facturation électronique.

Quel est le calendrier de l’e-facturation ?

Le calendrier initial est décrit ci-dessous, cependant dans un communiqué de presse du 28 juillet 2023, le gouvernement a annoncé le report des délais annoncés dans ce calendrier. A cette date, le gouvernement n’a pas donné l’information du nouveau planning.

Le nouveau calendrier de mise en place de la facturation électronique sera communiqué dans le cadre de la publication de la loi de finances pour 2024.

Jusqu’à octobre 2023, le calendrier prévu était le suivant :

• En septembre 2026,
  • la réception et l’émission des factures électroniques sera obligatoire pour les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire.
  • la réception uniquement des factures électroniques sera obligatoire pour les  les PME et TPE

• En septembre 2027, l’émission des factures électroniques sera obligatoire pour les petites et moyennes entreprises et microentreprises.

Quel est l’objectif de la facturation électronique ?

La dématérialisation des factures présente plusieurs avantages, à la fois pour les entreprises, mais aussi pour l’administration. Voici les principaux avantages à l’e-facturation :

1. Baisse des coûts liés au traitement administratif des factures : les flux sont automatisés, il y a moins de processus manuels, ainsi les équipes en charge de la facturation gagnent du temps.
2. Baisse du temps passé dans le circuit de paiements et baisse du risque d’erreur : une cause majeur des retards de paiement vient des erreurs de facturations et des blocages dans les processus. L’e-facturation permet d’éliminer ces risques et donc d’optimiser le cycle de paiement des factures
3. Simplification de la production des déclarations de TVA : les données générées par l’e-facturation seront automatiquement compilées pour pré-remplir les déclarations de TVA. Grâce aux données collectées et partagées avec l’état, ce dernier renforce la lutte contre la fraude à la TVA.

Concrètement, comment faire des factures électroniques ?

• Quel est le format d’une facture électronique (e-facture) ?

Il existe plusieurs types de formats de e-factures qui fonctionneront avec les différentes plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Les principaux formats sont les suivants :

1. FACTUR-X (qui mélange une partie lisible en PDF ainsi que des données en XML).
2. UBL : un format structuré dans des un document XML

• Comment créer une facture électronique ?

Il vous faut utiliser un logiciel de facturation ayant les fonctionnalités adaptées. Lorsque vous émettez une facture, celle-ci est émise dans le format de fichier adéquat (Factur-X ou UBL ou CII) pour consolider toutes les informations requises. Le logiciel transmet ensuite la facture sous forme dématérialisée sur la plateforme de dématérialisation qui convient (soit une plateforme publique, soit une plateforme privée)

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• Plateformes de dématérialisation : à quoi correspondent le PPF (Portail Public de Facturation) et les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) ?

La DGFIP propose un schéma dans lequel les e-factures sont envoyées en fonction des cas d’usages soit vers la PPF (Portail Public de Facturation), soit vers un PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires).

Le Portail Public de Facturation est accessible à tous, il est gratuit. Toutes les factures destinées à des sociétés de la sphère publique (Etat, collectivités territoriales, …) devront être envoyées vers le PPF. Similaire à Chorus, cette plateforme offrira à la fois la plateforme de réception des factures adressées à ces sociétés publiques, et pourra être utilisée comme plateforme de dématérialisation par l’ensemble des sociétés.

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires sont des plateformes privées qui permettront de réaliser l’e-facturation et l’e-reporting à destination de toutes les sociétés publiques ou privées. Elles se différencieront du PPF en apportant davantage de service. Chaque société est libre de choisir sa propre PDP.

• Qu’est-ce qu’un OD (Opérateur de Dématérialisation) ? Est-ce que Stafiz est un OD ?

Un Opérateur de Dématérialisation est un opérateur privé (généralement un logiciel) qui permet d’émettre et de recevoir des factures électroniques. L’OD transmet ou reçois les e-factures via le Portail Public de Facturation (PPF) ou via les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Ce sont ces derniers qui assurent la dématérialisation et l’e-reporting.

L’Opérateur de Dématérialisation fait donc une partie du travail de dématérialisation demandé.

Dans tous les cas, Stafiz sera à minima un OD. Il sera donc possible de ne conserver que Stafiz et d’utiliser gratuitement le PPF pour gérer la facturation électronique. En parallèle Stafiz est candidat pour devenir PDP.

• Est-ce que Stafiz va devenir PDP ?

A cette date (septembre 2023), aucune entreprise n’a reçu la certification finale de l’état donnant l’agrément PDP.

Stafiz comme d’autres logiciels de facturation participent à un groupe de travail avec DGFIP permettant à l’état de fixer plus précisément les critères pour devenir PDP.

Stafiz est par ailleurs officiellement candidat à l’obtention de la certification PDP. Dès l’agrément connu, nous mettrons ces informations à jour.

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