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Étape 1
Définir les principaux objectifs attendus à travers la gestion du staffing
Mettre en place une gestion efficace du staffing nécessite de combiner la mise en place des bons outils et de gérer le changement auprès des équipes concernées. L’un ne peut pas fonctionner sans l’autre. Voici les étapes à suivre pour mettre en place une gestion du staffing qui sera le cœur du réacteur de votre croissance.
Les objectifs attendus d’une bonne gestion de staffing peuvent varier selon l’activité et les priorités de chaque entreprise. Parmi les principaux objectifs listés ci-dessous, il est important que vous preniez du recul en définissant quels sont ceux qui sont prioritaires. Bien qu’ils soient tous importants, l’approche pourra varier à la marge en fonction de l’ordre de priorité.
a. Donner de la visibilité aux collaborateurs
Dès sa mise en place, la gestion du staffng apporte de la visibilité sur le planning des équipes. Gérer le staffing, c’est suivre la planification de la charge, les affectations sur les projets et tâches. Régulièrement, les collaborateurs manquent de visibilité sur leur planning à quelques semaines. Ils connaissent leur planning sur le court terme mais manquent de visibilité au-delà. En leur apportant une meilleure visibilité, vous augmentez la satisfaction des collaborateurs, vous leur donnez davantage de confort car ils peuvent mieux se projeter et anticiper d’un point de vue professionnel comme personnel les implications de ce planning.
b. Faciliter la répartition de la charge pour améliorer l’efficacité, et démarrer les projets plus rapidement
Les métiers qui fonctionnent en mode projet connaissent bien les problématiques de « bottlenecks ». Le tout premier bottleneck d’un projet est le manque de capacité des équipes. En gérant le staffing avec les bons outils, les capacités s’améliorent drastiquement et les bottlenecks sont réduits. Les projets démarrent plus rapidement car l’organisation est mieux huilée et la visibilité sur les capacités de chacun est accentuée.
c. Optimiser la charge de travail
Dans toutes les équipes projets, les sujets de la surcharge et de la sous-charge viennent pénaliser la performance. Des collaborateurs en surcharge ne peuvent pas délivrer aussi bien leur travail et risquent de faire un burn-out, tandis que les collaborateurs en sous-charge représente des ressources mal exploitées pour l’entreprise et risquent de se démotiver. Optimiser la charge pour mieux la répartir et s’assurer que chacun dans l’équipe travaille à sa juste capacité favorise la performance et la satisfaction des collaborateurs.
d. Faire des recherches de profils pour répondre à des besoins
Le staffing peut aussi être davantage axé sur les processus de recherche de profils en fonction des critères. Sans outil, il est difficile de suivre les demandes, de permettre un « matching » entre le besoin et les profils qui y répondent. Quels que soient vos objectifs, assurez-vous que le mangement ait fixé les priorités afin de mettre le bon niveau d’exigence dans la mise en place de votre gestion du staffing.
Etape 2
Créer la base de données de profils
En prenant en compte un maximum de données pour gérer le staffing, vous intégrez davantage d’informations qui permettent de prendre les bonnes décisions. Idéalement, vous créez votre base de données de profils avec les données suivantes :
a. Noms
C’est un prérequis pour réaliser les recherches et donner de la visibilité sur les affectations. À moyen terme, la planification de la charge sur un projet peut être appliquée sur des rôles plutôt que des noms. Mais il faut impérativement staffer les projets et les tâches à des personnes en particulier sur le court terme.
b. Rôles & équipes
Pour mieux retrouver les profils dans la base, il faut leur attribuer des « tags » pour faciliter la recherche. Les regrouper en fonction de rôles (développeur, consultant, manager, …) ou de grades (junior, senior, …). Si les équipes sont divisées en pôles ou business unit, il faut aussi confirmer à quelle équipe appartient chaque profil.
c. Compétences
Lorsque vous gérez un staffing pour des équipes qui font plus d’une trentaine de collaborateurs il est nécessaire de prendre en compte les compétences pour mieux répondre aux besoins des clients. Il faut d’abord établir un référentiel de compétences pour mettre à jour vos profils de manière cohérente. Il faut que ce référentiel soit le même pour vos collaborateurs, vos sous-traitants et vos candidats, afin que les recherches pour votre staffing soient les plus pertinentes possible.
d. Préférences
En incitant vos collaborateurs à indiquer leurs préférences parmi un référentiel de préférences définies, vous permettez de prendre en compte ce critère qui va jouer sur la satisfaction de vos équipes. Ainsi, les collaborateurs doivent pouvoir indiquer le type de projet sur lesquels ils aimeraient être positionnés (par exemple : data science, marketing, aéronautique, …). Bien que ce ne soit pas toujours possible d’exploiter cette donnée dans un contexte de tension sur les capacités, si vous répondez favorablement ne serait-ce que dans 30% des cas, cela fera déjà une différence immense pour votre marque employeur et pour la satisfaction de vos collaborateurs.
e. Date d’arrivée et départ
Par nature, un planning est en constant mouvement. Des collaborateurs rentrent, d’autres sortent de l’entreprise. Il faut intégrer les dates d’entrée et de sortie dans la base, pour que le calcul des capacités les prenne bien en compte. Sans quoi vous risquez de staffer un profil qui a déjà quitté l’entreprise.
f. Absences / temps partiels
Pour qu’un planning des capacités soit utile, il est impératif d’y entrer les périodes pendant lesquelles vos profils sont indisponibles : les congés, les arrêts et les périodes de temps partiel. Sans cette donnée, la gestion du staffing perd en performance car une information cruciale est indisponible. Soit votre outil de staffing est connecté par API à votre outil RH de gestion d’absence, soit vous importez régulièrement (de manière hebdomadaire par exemple) les données d’absence dans votre outil de staffing.
Étape 3
Choisir l’angle de vue et l’unité de planification
Maintenant que la base de données est prête, il faut affecter la charge aux différents profils. Pour le faire correctement, il faut établir les vues qui vous conviennent. Voici les différentes options :
a. Avec des dates, en heures
Si les projets sont courts, c’est-à-dire qu’ils durent entre quelques heures et quelques jours, il faut choisir la planification en heure et une vue au jour le jour. Dans ce cas de figure, il est vraisemblablement important de connaître les dates précises des affectations, voire les heures définies dans une journée. Une planification en format calendrier est alors la meilleure option. Ajouter une vue du staffing avec les jours (prendre celle avec les barres de couleurs)
b. À la semaine ou au mois
Si les projets durent dans leur majorité plus de 5 jours, il est préférable de suivre la charge à la semaine. C’est-à-dire d’affecter un nombre de jours sur une semaine donnée sur un projet. Par exemple : affecter en semaine 34 Bob Kennedy, 3,5 jours sur le projet XYZ En fonction des affectations sur les différents projets, le suivi doit vous permettre de savoir quel est sa disponibilité restante. Pour des projets qui durent plusieurs mois, la même approche doit être réalisée à la granularité mois. Idéalement, vous choisissez la granularité la plus fine qui vous convient, et la consolidation permet de le voir à d’autres horizons de temps. Ajouter une vue du staffing en % de charge ‘bleu et rouge ) avec les semaines en colonnes
c. Par collaborateur et par projet
Votre gestion du staffing doit permettre de gérer la charge des collaborateurs. Il faut donc avoir une visibilité globale et accessible permettant de déterminer en un clin d’œil si des collaborateurs sont en sous-charge ou en surcharge. Mais la gestion du staffing doit aussi permettre d’améliorer la performance opérationnelle de plusieurs manières :
- Connaître le reste à faire et les coûts associés pour calculer une marge à terminaison de projets (qui prend en compte ce qui a déjà été fait et ce qu’il reste à faire)
- Suivre la planification des projets et identifiés suffisamment tôt ceux qui sont en train de dévier de leur budget
L’affectation par collaborateur doit être retranscrite dans une vue par projet : dans chaque projet, il faut savoir quel est le prévisionnel de temps à passer par collaborateur et si besoin par tâches.
Étape 4
Accompagner le changement et placer le staffing au cœur du réacteur
Choisir un outil de staffing ou créer son propre outil pour gérer le staffing est un premier pas qui facilite la mise en place du processus. Mais pour que le succès soit garanti, il faut impérativement accompagner la mise en place de l’outil de staffing par une transformation qui doit engager les différents responsables et permettre d’obtenir leur adhésion.
a. Expliquer les impacts d’une bonne gestion du staffing
La première étape consiste à expliquer les raisons qui poussent à mieux gérer le staffing. En détaillant les raisons suivantes, les avantages perçus par le management et les responsables devraient suffire à trouver un alignement :
i. Augmentation de la rentabilité de l’activité
- Augmentation du temps passé sur les projets facturables
- Optimisation du temps passé par les collaborateurs
- Visibilité sur les sujet en surcharge ou en sous-charge
ii. Meilleure satisfaction des collaborateurs
- Meilleure visibilité sur son planning
- Facilité à se positionner sur un projet et exprimer ses préférences projets
iii. Gains de temps
- Automatisation des tâches (besoins de staffing, recherches de profils, workflows et calculs d’impacts
- Centralisation des données de projet, de staffing et de temps passé
iv. Meilleure satisfaction des clients
- Meilleure anticipation permettant de démarrer les projets plus rapidement
- Choix de profils mieux adaptés aux besoins clients
v. Avantages à la vente
- Choix plus large de profils pour mieux répondre aux besoins des clients
- Rapidité à produire une offre de profils de qualité pour répondre à une mission
b. Mettre en place des instances régulières
Pour que la gestion du staffing soit optimale, il faut pouvoir mener des arbitrages en groupe, sous la responsabilité de la direction. Le même profil est souvent adapté pour différents besoins. Il est nécessaire qu’une seule personne puisse en dernière instance déterminer sur quel projet affecter ces profils très demandés. Les sociétés qui gèrent efficacement le staffing se réunissent régulièrement, souvent une fois par semaine, pour faire le point sur :
- Les projets qui vont démarrer et les profils staffables sur ceux-ci
- Les projets qui sont en train de dévier du budget et nécessitent un suivi particulier
- Les collaborateurs qui sont en sous-charge ou s’apprêtent à terminer un contrat et nécessitent d’être repositionnés
Ce type d’instance rassemble généralement le ou la responsable des opérations, et ses principaux managers et permet de mettre le staffing au centre des opérations.
c. Donner la main aux responsables pour que les mises à jour soient réalisées régulièrement
Il faut enfin que le staffing soit l’affaire de tous. Chaque responsable de projet doit être impliqué pour mettre à jour la charge des collaborateurs qui travaillent sur ses projets. C’est lui qui a la meilleure visibilité pour prévoir la charge à venir. En responsabilisant les équipes afin que les mises à jour soient faites régulièrement, vous bénéficiez d’une visibilité consolidée beaucoup plus pertinente. La remontée de données ne doit pas dépendre d’un responsable unique de la planification, mais doit être répartie entre les parties prenantes. Il faut que ces responsables soient incités à faire cette mise à jour. Elle doit leur permettre d’améliorer la performance de leur projet et la satisfaction de leurs équipes, ce qui peut contribuer à l’atteinte de leurs objectifs.
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