Comment faire un staffing parfait ?

Former une équipe performante et engagée reste un défi aujourd’hui pour les entreprises, et plus spécifiquement pour les sociétés de conseil et ESN. Comment identifier les bons talents ? Recruter les bons collaborateurs sur les bonnes missions représente une importante réflexion et une prise de décision qui peut impacter sur les projets. Le recrutement de nouveaux sous-traitants, ou le staffing de vos employés sur des projets reste une démarche stratégique. Vous rechercher des compétences chez vos talents qui apporteront de la valeur ajoutée à la productivité de l’entreprise.

Sur quels critères sélectionner les bons candidats ?

Les bonnes questions à se poser pour faire son staffing

I – Une solution de staffing pour plus de visibilité sur les compétences des talents

Quelle expérience ont-ils dans ce type de mission ?

Lorsque vous commencez votre recherche parmi vos collaborateurs et sous-traitants, vous faites face à une étendue de possibilités. Votre gestion du staffing peut se faire de manière plus rapide et automatique en utilisant le logiciel Stafiz. L’outil vous permet d’identifier les personnes adéquates pour vos projets en fonction de leur expérience et de leurs compétences.

Stafiz est le logiciel le plus complet que vous trouverez sur le marché grâce aux algorithmes Smart Staffing qui rendent possible l’optimisation de votre staffing. Votre travail de recherche ne peut être plus simple ! Vous avez une visibilité totale sur votre base de données et sur les différents profils de vos collaborateurs, sous-traitants et freelances.

Il est important de s’assurer que les personnes que vous sélectionnez pour vos missions ont déjà de l’expérience dans ce domaine à un niveau plus ou moins élevé.   

Ont-ils déjà travaillé avec ce type de client ?

La possibilité de voir les expériences passées de chaque personne vous permet de voir aussi si elle a déjà travaillé avec le type de clients que vous avez. Il s’agit d’un élément important et déterminant dans le choix de la composition de votre équipe pour un projet.

Votre décision dépend de vos objectifs. Est-ce une opportunité pour l’un de vos collaborateurs juniors d’acquérir plus d’expérience ? Manquez-vous de temps et avez-vous besoin de quelqu’un de très expérimenté pour s’assurer d’un meilleur résultat et succès ? Qu’attend de vous votre client ?

La réponse à ces quelques questions orientera le choix du collaborateur adéquat pour ce projet et pour les objectifs de votre entreprise à long terme.

Ont-ils une spécialité ?

Le moteur de recherche de talents disponible dans la solution de staffing vous facilitera la vie. De plus, l’outil permet à chaque utilisateur de mettre à jour son CV. Cette mise à jour peut se faire automatiquement également, suivant les différentes missions sur lesquelles chacun travaille.

Cette fonctionnalité indique avec plus de précision les compétences et la spécialité de chaque collaborateur, en fonction des tâches sur lesquelles il est le plus souvent assigné.

II – La disponibilité des collaborateurs dans votre gestion du staffing

Où sont chargés vos collaborateurs ?

Avant de commencer à répartir vos ressources sur différentes parties de votre projet, vous devez les trouver. Parfois vous trouverez certains collaborateurs adaptés aux missions disponibles mais eux ne le seront pas. Dans votre gestion du staffing, ayez une vision sur la charge des personnes avec qui vous souhaitez travailler.

Ils peuvent être déjà chargés sur une mission chez un client, ce qui est inopportun. En effet, vous ne pouvez pas demander à cette personne de quitter ses responsabilités auprès de ses clients pour travailler avec vous. Deux possibilités s’offrent à vous : attendre que cette personne soit disponible ou staffer quelqu’un d’autre sur cette tâche. Cela dépend bien sûr des dates limites qui vous sont imposées.

Si l’une des ressources qui vous intéresse est chargée d’une mission en interne, l’enjeux est différent et moins important. Il est possible de décaler ses tâches si elles sont moins urgentes que votre projet. Auquel cas, vous pourrez la staffer là où ses compétences sont requises.

Quelle charge de travail ont-ils ?

Avec l’assistance d’une solution de staffing, vous aurez la visibilité nécessaire pour connaître la charge de travail de vos collaborateurs. S’ils sont surchargés ou sous-chargés. En fonction de ces informations, vous serez à même de prendre une décision quant à l’équipe que vous êtes en train de former. Voulez-vous des collaborateurs 100% disponibles et opérationnels, ou souhaitez-vous travailler avec des personnes déjà chargées sur d’autres missions, qui pourront donner un peu moins de temps et d’énergie dans les tâches que vous leur allouerez ?

La deuxième possibilité n’est pas à éliminer, au contraire. De nombreuses personnes sont tout à fait capables de travailler sur plusieurs choses à la fois et font leurs preuves. Sachez seulement que le staffing n’est que le début. Vos capacités à gérer votre projet avec succès dépendra de la manière dont vous collaborerez avec votre équipe. Si l’une des personnes se trouve surchargée, la responsabilité d’aviser en conséquent reposera sur vos épaules. Prendre de soin des membres de son équipe fait partie de la gestion de projet.

Lisez cet article pour mieux travailler avec vos collaborateurs.

Comment aviser :

  • Déléguer certaines tâches à d’autres membres de l’équipe
  • Staffer des ressources supplémentaires
  • Négocier les dates de fin du projet (ajouter du temps supplémentaire)
  • Rester disponible et à l’écoute de vos collaborateurs : parfois il ne suffit que de cela pour qu’ils retrouvent l’énergie et la motivation dont ils ont besoin pour fournir leurs livrables à temps.

La charge de travail de vos salariés n’est pas toujours visibles sur un outil de staffing. Prenez en compte le fait que cette charge est parfois subjective, elle représente ce que chacun considère être sa charge de travail (son propre ressenti). Ce n’est pas toujours la charge prescrite ou réelle, qui est véritablement réalisée suivant les objectifs mis en place. Un outil ne peut rendre compte de la dimension totale des charges de travail. Ceci est encore plus vrai aujourd’hui, alors que beaucoup de vos salariés sont en télétravail. C’est pourquoi, lorsque cela est possible, échangez avec vos collaborateurs et évaluez leur situation.

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Quand sont-ils absents ?

D’autres éléments à vérifier lors de votre staffing sont les congés et les absences des collaborateurs. Ils peuvent être en vacances, en congés maladie, en congés maternité ou autre. Si les dates de leur retour ne concordent pas avec votre projet, vous devrez continuer à chercher des personnes pour vos missions.

III – Pour un staffing encore plus performant

La localisation

Le staffing ne consiste pas à seulement trouver les meilleures compétences ou vérifier les charges des collaborateurs. Il y a d’autres détails à prendre en compte qui peuvent changer la donne. Faire en sorte que les personnes concernées se trouvent à proximité du lieu de la mission est important.

Mais il est vrai qu’aujourd’hui beaucoup de projet peuvent se réaliser à distance, surtout dans le secteur du numérique. Cela dépend de vous.

Les appétences

Cet élément est un plus qui peut apporter de la valeur à votre projet et à sa qualité. Prendre en compte les appétences des collaborateurs, en échangeant avec eux est souvent positif. Ils sont plus engagés sur des projets qui les passionnent et sur lesquels ils ont du talent et de l’expérience.

Néanmoins, staffer un collaborateur sur une tâche en fonction de ses appétences n’est pas toujours possible.

Connaitre le projet professionnel

Tout comme pour les appétences, être au courant des projets futurs de vos collaborateurs et ce qu’ils attendent comme type d’expérience, peut fortifier leur engagement et motivation sur le projet s’ils sont pris en considération.

Encore une fois, il n’est pas toujours possible d’avoir ces discussions en amont ni l’opportunité d’assigner chaque personne là où elle préfèrerait être.

IV – Pourquoi prendre en compte ces critères dans votre staffing ?

Des avantages pour le collaborateur et l’entreprise

Le succès du projet est garanti si l’équipe est convenablement constituée. Votre entreprise remplira ses objectifs de production et de rentabilité si chaque personne compétente est staffée au bon endroit au bon moment.

Le collaborateur se sentira à sa place et motivé. Il pourra mettre en œuvre ses compétences, et en acquérir de nouvelles. L’expérience qu’il obtiendra renforcera son CV et lui permettra d’être staffé à l’avenir sur des projets similaires qui seront adaptés à ses capacités et qui le formeront.

Rétention des collaborateurs

Bien-être des collaborateurs en entreprise

Comme vous l’aurez compris, vos collaborateurs seront plus productifs si le staffing est efficacement réalisé. Ils seront plus compétents si vous prêtez attentions aux petits détails. Le but est de faire en sorte qu’ils restent et s’engagent à travailler sur de nouveaux projets par la suite.

Pour conclure, votre staffing représente la recherche et l’assignation de collaborateurs qui partagent une vision commune pour l’atteinte des objectifs de l’entreprise et la réussite des projets sur lesquels ils sont staffés. Une équipe efficace est une équipe complémentaire, où chaque talent a sa place et rempli sa mission. Un outil de staffing reste le moyen le plus performant pour rechercher les bonnes personnes en ayant une visibilité sur leur planning et compétences. Il vous permet d’optimiser au mieux les charges de chacun et de centraliser vos demandes de recrutement. Les propositions et les affectations automatiques de l’outil vous faciliteront la tâche.

Cependant, il n’y a pas de solution parfaite pour mesurer l’activité de chacun et sa charge de travail. Quand cela est possible, il convient donc de s’adapter et d’ajuster vos objectifs en priorisant le bien-être des collaborateurs tout en s’assurant de la qualité des projets.

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