Les spécificités d’un ERP pour cabinets de conseil

Il existe plusieurs solutions en ligne qui rencontrent du succès car elles proposent un grand nombre de fonctionnalités, couvrant la quasi-totalité des secteurs. Elles sont une bonne base, mais les cabinets de conseil ont des problématiques très spécifiques qu’il faut traiter plus précisément.

Mais en quoi un ERP dédié aux sociétés de conseil est-il différent ?

Les fonctionnalités spécifiques

L’ensemble des fonctionnalités sont adaptées aux cabinets de conseil, à de divers degrés. Pour la facturation par exemple, les modèles de factures proposés seront davantage typés et pourront comporter des tableaux récapitulatifs des jours passés le mois dernier sur une mission par exemple.

La gestion des opportunités et propositions dans le CRM également sera adaptée aux problématiques des consultants, pour donner des prévisions de chiffre d’affaires et gérer le “pipe” pour anticiper les creux d’activité.
Mais deux domaines se distinguent particulièrement et proposent des solutions très différentes des logiciels génériques :

Le staffing

Il s’agit d’un enjeu crucial pour les cabinets de conseil ; plusieurs aspects sont à prendre en compte :

• La disponibilité des consultants : il faut savoir quel senior est disponible tout de suite pour rendre une proposition, et quel junior sera disponible pendant 3 mois pour la nouvelle mission qu’on vient de signer. Un bon logiciel doit présenter ces informations clairement, et permettre de les modifier facilement lors des réunions de staffing du lundi matin (ou le mercredi si vous faites cela le mercredi.)
• Les compétences : il n’est pas toujours aisé de se souvenir des compétences de chacun, et il n’est peut-être même pas possible d’avoir rencontré tout le monde si le cabinet est de bonne taille. Un bon ERP doit donc enregistrer les compétences de tous et permettre de rechercher parmi celles-ci
• Les envies : afin de faire grandir les consultants en les soumettant à divers types de missions, et de favoriser leur rétention en adaptant le staffing (autant que possible) à leurs envies, il faut pouvoir enregistrer ces dernières et y avoir accès au moment de prendre les décisions.

En somme, les ERP spécifiques vous permettent de trouver aisément une réponse à ce type de problématique : “Je cherche un consultant senior disponible pour 2 mois à partir de la semaine prochaine, je veux que ce soit un crack de l’Excel car il y aura beaucoup de modélisation à faire, et si on peut éviter Jean, c’est bien parce qu’il souhaite changer de client” => le logiciel doit vous présenter quelques options.

La gestion des missions

Le second élément très particulier chez les cabinets de conseil est la notion de rentabilité de la mission, qui peut prendre deux formes et est plus importante en mode “forfait” :

• Mode “régie” : les jours réels sont facturés au client, à la fin de chaque mois par exemple. Il est donc important que le logiciel compte les jours (c’est assez basique) et fasse un suivi précis de ce qui a été facturé et de ce qu’il reste à facturer (honoraires et frais). Des récapitulatifs clairs des temps et des alertes sur la facturation facilitent alors le travail du manager
• Mode “forfait” : lorsqu’on vend au forfait, on vend un résultat, et c’est ensuite au manager de gérer l’équilibre entre la satisfaction du client (plus de jours passés) et la rentabilité (moins de jours passés). Le logiciel doit alors l’accompagner pour lui donner en permanence une vision du nombre total de jours prévus, pour qu’il puisse anticiper sa rentabilité sur la mission.

Le juste niveau d’options

Un second point très important est la juste adéquation entre un nombre de fonctionnalités suffisant (et même large), et une simplicité d’utilisation qui provient nécessairement d’un nombre réduit de fonctionnalités.

Les consultants ont suffisamment de travail à construire l’avenir de leurs clients, et les tâches administratives sont parfois délaissées, en tout cas concentrées sur un nombre très limité de fonctions (les frais, la confirmation des jours,…). Même les associés, qui pourraient avoir accès à un grand nombre de rapports, ne consultent qu’un nombre d’indicateurs très limité.

Un bon ERP pour cabinet de conseil doit donc permettre de gérer l’ensemble des fonctionnalités jugées indispensables par l’entreprise (plus quelques fonctionnalités additionnelles à bonne valeur ajoutée), sélectionner les quelques indicateurs majeurs sur chaque sujet, et rester simple, intuitif et rapide à utiliser.

Une grande flexibilité est importante pour que les grands cabinets aient toutes les fonctionnalités qui les intéressent, mais que les plus petits ne soient pas encombrés de boutons qui ne les intéressent pas.

Tout-en-un

Le dernier élément important, c’est la complétude des modules proposés. Les cabinets de conseil, ne trouvant pas de solution complète, sont souvent obligés de composer avec des solutions incompatibles, l’un pour la confirmation des temps, l’autre pour le CRM, de faire des exports vers la paie, …

Travailler dans un système unique, c’est l’assurance d’un environnement cohérent qui économise le temps de tout le monde (et notamment des fonctions supports qui devraient autrement faire tous les transferts de fichiers entre les systèmes). Quand toute l’information est disponible immédiatement, la discussion est plus facile et les équipes directement focalisées sur les tâches à véritable valeur ajoutée.

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