De specifieke kenmerken van een ERP voor adviesbureaus

Er zijn een aantal succesvolle online oplossingen die een breed scala aan functies bieden voor vrijwel alle sectoren. Ze vormen een goed uitgangspunt, maar adviesbureaus hebben zeer specifieke problemen die meer in detail moeten worden behandeld.

Maar hoe is een ERP speciaal voor adviesbureaus anders?

Specifieke functies

Alle functies zijn in meer of mindere mate afgestemd op adviesbureaus. De aangeboden factuursjablonen zijn bijvoorbeeld specifieker en kunnen tabellen bevatten met een overzicht van de dagen die de afgelopen maand aan een opdracht zijn besteed.

Het beheer van kansen en voorstellen in CRM zal ook worden aangepast aan de problemen van consultants, om verkoopprognoses te maken en de pijplijn te beheren om te anticiperen op dips in activiteit.
Maar twee gebieden in het bijzonder springen eruit en bieden oplossingen die sterk verschillen van generieke software:

Personeel

Dit is een cruciale kwestie voor adviesbureaus en er zijn verschillende aspecten waarmee rekening moet worden gehouden:

• Beschikbaarheid van consultants: je moet weten welke senior consultant direct beschikbaar is om een voorstel in te dienen en welke junior consultant 3 maanden beschikbaar is voor de nieuwe opdracht die je net hebt getekend. Goede software moet deze informatie duidelijk presenteren en het gemakkelijk maken om deze te wijzigen tijdens personeelsvergaderingen op maandagochtend (of woensdag als je dit op woensdag doet).
• Vaardigheden: het is niet altijd gemakkelijk om ieders vaardigheden te onthouden, en het is misschien niet eens mogelijk om iedereen te kennen als het bedrijf groot genoeg is. Een goed ERP-systeem moet daarom ieders vaardigheden registreren en het mogelijk maken om ze op te zoeken aan de hand van
• Verlangens: om consultants te helpen groeien door ze aan verschillende soorten opdrachten te onderwerpen en om hun retentie te bevorderen door het personeel (voor zover mogelijk) aan te passen aan hun verlangens, moeten we deze verlangens kunnen registreren en er toegang toe hebben bij het nemen van beslissingen.

Kortom, met specifieke ERP's kun je gemakkelijk een antwoord vinden op dit soort problemen: "Ik ben op zoek naar een senior consultant die vanaf volgende week 2 maanden beschikbaar is, ik wil dat hij een Excel-knobbel is omdat er veel gemodelleerd moet worden, en als we John kunnen vermijden, is dat omdat hij van klant wil veranderen" => de software zou je een aantal opties moeten voorleggen.

Missiebeheer

Het tweede zeer specifieke element voor adviesbureaus is het begrip winstgevendheid van de opdracht, die twee vormen kan aannemen en belangrijker is in de "vaste prijs"-modus:

• Tijd- en materiaalmodus: de werkelijke dagen worden gefactureerd aan de klant, bijvoorbeeld aan het einde van elke maand. Daarom is het belangrijk dat de software de dagen telt (dit is vrij eenvoudig) en precies bijhoudt wat er gefactureerd is en wat er nog gefactureerd moet worden (honoraria en onkosten). Duidelijke tijdoverzichten en factureringswaarschuwingen maken het werk van de manager eenvoudiger.
• Modus "vaste prijs": wanneer je verkoopt op basis van een vaste prijs, verkoop je een resultaat en is het aan de manager om de balans te vinden tussen klanttevredenheid (meer gepresteerde dagen) en winstgevendheid (minder gepresteerde dagen). In dit geval moet de software de manager ondersteunen door hem een permanent overzicht te geven van het totale aantal geplande dagen, zodat hij kan anticiperen op de winstgevendheid van de opdracht.

Het juiste niveau van opties

Een tweede zeer belangrijk punt is de juiste balans tussen voldoende (en zelfs veel) functies en gebruiksgemak, dat noodzakelijkerwijs voortkomt uit een kleiner aantal functies.

Consultants hebben genoeg werk om te bouwen aan de toekomst van hun klanten, en administratieve taken worden soms verwaarloosd, of op zijn minst geconcentreerd op een zeer beperkt aantal functies (honoraria, bevestiging van dagen, enz.). Zelfs de partners, die toegang zouden kunnen hebben tot een groot aantal rapporten, raadplegen slechts een zeer beperkt aantal indicatoren.

Een goed ERP-systeem voor adviesbureaus moet daarom alle functionaliteiten kunnen beheren die het bedrijf als essentieel beschouwt (plus een paar extra functionaliteiten met toegevoegde waarde), de paar belangrijkste indicatoren voor elk onderwerp kunnen selecteren en eenvoudig, intuïtief en snel te gebruiken blijven.

Flexibiliteit is belangrijk, zodat grotere kasten alle functies hebben die ze nodig hebben, maar kleinere kasten niet vol zitten met knoppen die ze niet willen.

Alles-in-één

Het laatste belangrijke element is de volledigheid van de aangeboden modules. Wanneer adviesbureaus geen complete oplossing kunnen vinden, hebben ze vaak te maken met incompatibele oplossingen, de ene voor tijdbevestiging, de andere voor CRM, exporteren naar salarisadministratie, enz.

Werken in één systeem zorgt voor een coherente omgeving die iedereen tijd bespaart (vooral de ondersteunende functies die anders alle bestandsoverdrachten tussen systemen zouden moeten doen). Als alle informatie direct beschikbaar is, zijn discussies eenvoudiger en kunnen teams zich direct richten op taken met echte toegevoegde waarde.

Lees onze whitepaper over operationeel beheer voor meer informatie:

Het e-book downloaden

Stafiz is een modulaire of alles-in-één ERP-oplossing waarmee u uw portfolio van projecten en klanten nog effectiever en winstgevender kunt beheren. Stafiz is primair ontworpen voor adviesbureaus en, breder, professionele dienstverlening.

Ontdek Stafiz ERP