Die Besonderheiten eines ERP-Systems für Beratungsunternehmen

Es gibt mehrere Online-Lösungen, die erfolgreich sind, weil sie eine große Anzahl von Funktionen bieten und fast alle Branchen abdecken. Sie sind eine gute Grundlage, aber Beratungsfirmen haben sehr spezifische Probleme, die genauer behandelt werden müssen.

Aber wie unterscheidet sich ein ERP-System, das speziell für Beratungsunternehmen entwickelt wurde?

Die spezifischen Funktionen

Alle Funktionen sind in unterschiedlichem Maße auf Beratungsunternehmen zugeschnitten. Für die Rechnungsstellung z. B. werden die vorgeschlagenen Rechnungsvorlagen stärker typisiert und können z. B. Übersichtstabellen über die Tage enthalten, die im letzten Monat für einen Auftrag aufgewendet wurden.

Auch die Verwaltung von Chancen und Vorschlägen im CRM wird an die Problematik der Berater angepasst, um Umsatzprognosen zu geben und die "Pipe" zu verwalten, um Aktivitätstiefs zu antizipieren.
Zwei Bereiche stechen jedoch besonders hervor und bieten Lösungen an, die sich stark von allgemeiner Software unterscheiden:

Das Staffing

Es handelt sich um eine entscheidende Herausforderung für Beratungsfirmen; mehrere Aspekte sind zu berücksichtigen:

• Die Verfügbarkeit der Berater: Sie müssen wissen, welcher Senior sofort verfügbar ist, um einen Vorschlag abzugeben, und welcher Junior drei Monate lang für den neuen Auftrag, den Sie gerade unterschrieben haben, zur Verfügung steht. Eine gute Software sollte diese Informationen übersichtlich darstellen und es ermöglichen, sie bei den Staffing-Meetings am Montagmorgen (oder am Mittwoch, wenn Sie das am Mittwoch machen) leicht zu ändern.
• Kompetenzen: Es ist nicht immer einfach, sich an die Kompetenzen jedes Einzelnen zu erinnern, und es ist vielleicht nicht einmal möglich, alle kennengelernt zu haben, wenn die Kanzlei groß genug ist. Ein gutes ERP sollte daher die Kompetenzen aller erfassen und es ermöglichen, unter diesen zu suchen
• Wünsche: Um die Berater durch verschiedene Arten von Aufträgen wachsen zu lassen und ihre Bindung zu fördern, indem die Besetzung (so weit wie möglich) an ihre Wünsche angepasst wird, muss es möglich sein, diese Wünsche aufzuzeichnen und bei Entscheidungen darauf zuzugreifen.

Alles in allem können Sie mit spezifischen ERPs leicht eine Antwort auf diese Art von Problemen finden: "Ich suche einen Seniorberater, der ab nächster Woche für 2 Monate verfügbar ist, er soll ein Excel-Crack sein, weil es viel zu modellieren gibt, und wenn man Jean vermeiden kann, dann nur, weil er den Kunden wechseln möchte" => die Software muss Ihnen einige Optionen aufzeigen.

Die Verwaltung von Missionen

Das zweite sehr spezielle Element bei Beratungsfirmen ist der Begriff der Rentabilität des Auftrags, der zwei Formen annehmen kann und bei "Pauschalangeboten" wichtiger ist:

• Modus "Regie": Dem Kunden werden die tatsächlichen Tage in Rechnung gestellt, z. B. am Ende eines jeden Monats. Daher ist es wichtig, dass die Software die Tage zählt (das ist ziemlich grundlegend) und genau nachverfolgt, was in Rechnung gestellt wurde und was noch in Rechnung gestellt werden muss (Honorare und Gebühren). Klare Zusammenfassungen der Zeiten und Warnmeldungen über die Rechnungsstellung erleichtern dann die Arbeit des Managers.
• Pauschalmodus: Wenn man auf Pauschalbasis verkauft, verkauft man ein Ergebnis, und es ist dann Aufgabe des Managers, das Gleichgewicht zwischen Kundenzufriedenheit (mehr verbrachte Tage) und Rentabilität (weniger verbrachte Tage) zu verwalten. Die Software muss ihn dann begleiten, um ihm ständig einen Überblick über die Gesamtzahl der geplanten Tage zu geben, damit er seine Rentabilität für den Auftrag antizipieren kann.

Das richtige Maß an Optionen

Ein zweiter sehr wichtiger Punkt ist die richtige Balance zwischen einer ausreichenden (und sogar breiten) Anzahl von Funktionen und einer Benutzerfreundlichkeit, die zwangsläufig aus einer geringeren Anzahl von Funktionen resultiert.

Die Berater haben genug damit zu tun, die Zukunft ihrer Klienten aufzubauen, und die Verwaltungsaufgaben werden manchmal vernachlässigt, zumindest aber auf eine sehr begrenzte Anzahl von Funktionen konzentriert (Gebühren, Bestätigung der Tage, ...). Selbst Partner, die Zugang zu einer großen Anzahl von Berichten haben könnten, sehen sich nur eine sehr begrenzte Anzahl von Indikatoren an.

Ein gutes ERP-System für Beratungsunternehmen muss daher alle Funktionen verwalten können, die das Unternehmen für unverzichtbar hält (plus einige zusätzliche Funktionen mit gutem Mehrwert), die wenigen wichtigen Indikatoren zu jedem Thema auswählen und einfach, intuitiv und schnell zu bedienen bleiben.

Eine hohe Flexibilität ist wichtig, damit große Praxen alle Funktionen haben, die sie interessieren, aber kleinere Praxen nicht mit Schaltflächen zugemüllt werden, die sie nicht interessieren.

All-in-One

Das letzte wichtige Element ist die Vollständigkeit der angebotenen Module. Wenn Beratungsunternehmen keine Komplettlösung finden, sind sie oft gezwungen, mit inkompatiblen Lösungen zu arbeiten, die eine für die Zeitrückmeldung, die andere für das CRM, Exporte zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, ...

Die Arbeit in einem einzigen System garantiert eine kohärente Umgebung, die allen Beteiligten Zeit spart (insbesondere den Supportfunktionen, die sonst alle Dateiübertragungen zwischen den Systemen vornehmen müssten). Wenn alle Informationen sofort verfügbar sind, ist die Diskussion einfacher und die Teams konzentrieren sich direkt auf die Aufgaben mit echtem Mehrwert.

Um noch weiter zu gehen, lesen Sie unser Whitepaper zum Thema Operations Management :

E-Book herunterladen

Stafiz ist ein modulares oder All-in-One-ERP, mit dem Sie Ihr Projekt- und Kundenportfolio noch leistungsfähiger und kosteneffizienter verwalten können. Stafiz ist in erster Linie für Beratungsfirmen und im weiteren Sinne für professionelle Dienstleistungen gedacht.

Entdecken Sie das ERP-System Stafiz