Las particularidades de un ERP para consultoras

Existen varias soluciones en línea exitosas que ofrecen una amplia gama de funciones y abarcan casi todos los sectores. Son una buena base, pero las consultorías afrontan temas muy específicos que deben tratarse con más detalle.

Pero, ¿en qué se diferencia un ERP dedicado a las consultoras?

Funciones específicas

Todas las funciones están más o menos adaptadas a las consultorías. En cuanto a la facturación, por ejemplo, las plantillas de facturas que se ofrecen serán más específicas y pueden incluir tablas que resuman los días dedicados a un encargo el mes pasado.

pipeLa gestión de oportunidades y propuestas en CRM también se adaptará a los problemas a los que se enfrentan los asesores, para proporcionar previsiones de ventas y gestionar las " " con el fin de anticiparse a las caídas de actividad.
Pero destacan sobre todo dos ámbitos que ofrecen soluciones muy distintas de los programas informáticos genéricos:

Gestión de personal

Se trata de una cuestión crucial para las consultorías, y hay varios aspectos a tener en cuenta:

• La disponibilidad de los consultores: necesitas saber qué consultor senior está disponible inmediatamente para hacer una propuesta, y qué consultor junior estará disponible durante 3 meses para el nuevo encargo que acabas de firmar. Un buen programa informático debería presentar esta información con claridad y permitirte modificarla fácilmente durante las reuniones de personal del lunes por la mañana (o el miércoles, si las haces el miércoles).
• Habilidades: no siempre es fácil recordar las habilidades de todos, y puede que ni siquiera sea posible conocer a todos si la empresa es de gran tamaño. Por lo tanto, un software ERP adecuado debe registrar las competencias de cada uno y permitir su búsqueda
• Deseos: para hacer crecer a los consultores al someterlos a diversos tipos de tareas, y para fomentar su retención adaptando la programación de personal (en la medida de lo posible) a sus deseos, es necesario poder registralos y tener acceso a ellos a la hora de tomar decisiones.

En resumen, los ERP específicos te permiten encontrar fácilmente una respuesta a este tipo de problema: "Busco un consultor senior disponible durante 2 meses a partir de la semana que viene, quiero que sea un genio del Excel porque habrá que hacer muchos modelos, y si podemos evitar a John, es porque quiere cambiar de cliente" => el software debería presentarte unas cuantas opciones.

Gestión del proyecto

El segundo elemento particular de las consultoras es la noción de rentabilidad de la misión, que puede adoptar dos formas y es más importante en la modalidad de "precio fijo":

• Modo "pago por uso": los días reales se facturan al cliente, al final de cada mes, por ejemplo. Por lo tanto, es importante que el software cuente los días (esto es bastante básico) y lleve un control preciso de lo que se ha facturado y lo que queda por facturar (honorarios y gastos). Los recuentos de tiempo y las alertas de facturación facilitan el trabajo del gerente
• Modo "precio fijo": cuando se vende a precio fijo, se vende un resultado, y es el gestor quien debe gestionar el equilibrio entre la satisfacción del cliente (más días de trabajo) y la rentabilidad (menos días de trabajo). Por ello, el software debe apoyar su trabajo ofreciendo una visión permanente del número total de días previstos, para poder anticipar su rentabilidad del proyecto.

El nivel adecuado de opciones

Un segundo punto muy importante es el equilibrio adecuado entre un número suficiente (e incluso grande) de funciones y la facilidad de uso, que necesariamente se deriva de un número reducido de funciones.

Los consultores tienen bastante trabajo con construir el futuro de sus clientes, y las tareas administrativas a veces se descuidan, o al menos se concentran en un número muy limitado de funciones (honorarios, confirmación de jornadas, etc.). Incluso los socios, que podrían tener acceso a un gran número de informes, sólo consultan un número muy limitado de indicadores.

Por lo tanto, un buen sistema ERP para consultoras debe ser capaz de gestionar todas las funcionalidades que la empresa considere esenciales (más algunas funcionalidades adicionales de valor añadido), seleccionar los pocos indicadores clave de cada materia y seguir siendo sencillo, intuitivo y rápido de usar.

Es importante un alto grado de flexibilidad, para que los armarios grandes tengan todas las funciones que necesitan, pero los pequeños no estén abarrotados de botones que no desean.

Todo en uno

El último elemento importante es la exhaustividad de la oferta de módulos. Cuando las asesorías no encuentran una solución completa, a menudo tienen que lidiar con soluciones incompatibles, una para la confirmación horaria, otra para CRM, exportación a nóminas, etc.

Trabajar en un único sistema garantiza un entorno coherente que ahorra tiempo a todos (especialmente a las funciones de apoyo, que de otro modo tendrían que hacer todas las transferencias de archivos entre sistemas). Cuando toda la información está disponible de inmediato, las discusiones son más fáciles y los equipos pueden centrarse directamente en tareas con verdadero valor añadido.

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