Pour mener un projet à son terme, étape par étape, il est nécessaire d’anticiper toutes les ressources requises, et cela est rendu possible grâce au staffing. Un bon staffing se doit d’être très détaillé dans sa planification et doit inclure tout ce qui est nécessaire à l’accomplissement du projet : quantité de main d’œuvre, équipements, et autre matériel. Une planification de qualité est ce qui donne confiance aux parties prenantes de se lancer dans un projet.

Pourquoi faire un staffing quand on est en charge d’un projet ?

Le staffing démarre lors de la phase de planification du projet et est mis en place par la personne en charge de la gestion des ressources du projet qui s’occupe d’identifier les ressources demandées pour le projet. Un bon staffing permettra de réduire le budget et aidera à appréhender avec une meilleure précision les différentes dépenses. Si nous pouvons vous donner une recommandation, ce serait de vous créer un modèle type de staffing :

Staffing efficace

Pendant le staffing, essayez de créer deux types de plans :

  • Un plan hypothétique des ressources : sans leurs contraintes
  • Un véritable plan : basé sur leurs disponibilités réelles

Préparez-vous aux différentes éventualités en créant des scénarios hypothétiques du type « et si », lors de votre planification pour mieux anticiper les imprévus. Intégrez-les dans la planification réelle du projet par la suite. Faire cela vous permettra de voir comment ces choses peuvent l’affecter et prévoir des ressources d’urgence pour répondre aux risques auxquels le projet fera face.

Lisez cet article en anglais : Utilization rates vs Realization rates

L’importance du staffing :

De la même manière que l’être humain a besoin de nourriture, d’eau et d’un certain confort pour vivre, les projets ont besoin de ressources pour atteindre leurs objectifs. Le principal avantage de faire du staffing est de pouvoir suivre en temps réel des délais du projet et les livrables des clients.

Les avantages du staffing

Les parties prenantes ont un budget limité pour les projets, et les coûts d’exploitation pour gérer un projet ont augmenté. Il est donc impératif de s’assurer que les ressources du projet ne sont pas gâchées.

Il est évident que réaliser un projet avec un énorme budget est bien plus simple, or la plupart d’entre nous devons les mener à bien avec des budgets relativement serrés, ce qui est un réel défi ! C’est la raison pour laquelle le staffing est crucial. Sachant que la partie la plus compliquée de la gestion de projet est l’attribution des ressources, utiliser un outil de staffing vous permettra de le faire plus simplement et la moitié de votre projet sera déjà réussie. Premièrement, créez-vous une liste des ressources nécessaires et répartissez-les sur les tâches cruciales. Cela vous permettra dans un second temps de répartir le reste sur les autres tâches de manière efficace et précise.

En quoi le staffing est-il lié au management de projet ?

Les bénéfices du staffing des collaborateurs

PMI a fait un sondage en interrogeant 4,455 chefs de projets qui rencontraient des difficultés à planifier leurs projets, c’est-à-dire : réaliser des tâches en respectant un budget ou respecter des délais etc. Ces problèmes font surface lorsqu’aucun staffing solide n’est mis en place.

Que se passe-t-il s’il n’y a pas de staffing dans un projet ?

  • 48% des projets ne respecteront pas les délais
  • 43% des projets vont aller au-delà du budget alloué
  • 31% des projets n’atteindront pas leurs objectifs

Vous comprenez maintenant ? Le staffing fait partie intégrante du projet et ne peut être évité. Dans le cas échéant, vous ne pourrez faire le suivi de votre budget et de vos ressources travaillant sur le projet. Sauter la case staffing condamnera le projet à l’échec.

Les bénéfices d’un projet sont proportionnels aux ressources nécessaires pour le réaliser. Ce n’est pas compliqué d’allouer les ressources en matériel et en infrastructure, ce qui l’est plus est de planifier et programmer les tâches et les temps de chaque membre de l’équipe.

Les bénéfices du staffing :

  1. Comprendre vos ressources et savoir comment les utiliser vous permettra d’éviter certains obstacles avant qu’ils ne surviennent.
  2. Identifier s’il n’y a pas de ressources sur-allouées sur une tâche. Calculez la dépendance des ressources en connaissant la charge de travail de votre équipe. Cela vous aidera à réduire l’épuisement des ressources.
  3. Créer une limite de ressources nécessaires pour chaque activité. Garantir que la limite est strictement respectée.
  4. Après avoir pris connaissance ce dont vous avez besoin pour réaliser le projet, vous devez créer le plan de staffing et mesurer le ROI du projet.

Comment commencer son staffing ?

Voici trois éléments que votre planification de staffing doit avoir :

  1. Des dates programmées pour chaque tâche : Cela doit inclure la durée demandée par ceux qui travaillent sur le projet, la location des équipements, et la location du site du projet.
  2. Le nombre de ressources requises pour chaque tâche du projet : Beaucoup d’entre elles sont utilisées quotidiennement, soyez donc préparés à mettre en place un planning détaillé pour déterminer comment elles seront utilisées.
  3. Faites un programme détaillé des ressources pour suivre les durées, l’argent dépensé, et ajoutez-les sur un calendrier pour faire le suivi.

Première étape : Faire la liste des ressources

Posez à plat toutes les ressources nécessaires pour votre projet et structurez-les par tâches. Ensuite, décidez laquelle d’entre elles serait mieux à même de travailler sur quelle tâche. Expliquez-leur leur rôle et décidez de quels équipements vous avez besoin pour le projet (ordinateurs, équipements de bureau, machines etc.) Puis, créez une liste de ressources non-consommables dont vous avez besoin. Cela peut comprendre : du bois, de l’acier, du ciment etc.

Deuxième étape : Estimez la consommation des ressources

Déterminez la quantité de ressources qui sera utilisée à partir de la liste des ressources pendant le cycle de vie du projet. Par exemple : combien d’heure par jour la main-d’oeuvre doit-elle travailler, combien de type d’équipement ai-je besoin de louer pour le projet ? Procédez de la même manière pour les matériaux utilisés dans le projet. Par exemple : quelle quantité de bois et quelle taille de bois de construction sont requises ? Il en va de même pour la planification des ressources matérielles, comme les licences de logiciels pour les ordinateurs.

Soyez précis avec vos estimations et ajouter les données dans votre logiciel de gestion de projet. Essayez de savoir quand les ressources sont consommées et quel était le taux de consommation ce jour-là. Disposer des bonnes données vous aidera à allouer vos ressources plus efficacement.

Troisième étape : Créer un planning de ressources

À partir des informations rassemblées dans les deux premières étapes, créez votre planning de ressources. Spécifiez les ressources, cadre temporel et consommation tout au long du projet. Quantifiez la consommation des ressources à la journée, semaine, ou mois. Calculez ensuite le total des ressources (quantifiées) de façon hebdomadaire ou mensuelle. Mettez de côté certaines ressources pour gérer les problèmes qui feront inévitablement surface au cours du cycle de vie du projet.

Les techniques du staffing :

1. L’affectation des ressources :

Affectez vos ressources selon les compétences et capacités des membres de l’équipe. De cette manière, votre projet sera réalisé de manière plus qualitative et plus efficacement. De plus, il sera d’autant plus facile de le diriger si chacun rempli des tâches qui leur sont familières et pour lesquelles ils ont les compétences. Pour plus de clarté dans l’attribution des tâches et une analyse plus détaillée des ressources, utilisez les rapports sur l’allocation des ressources du projet. Ces rapports aident à réduire les délais liés au planning et d’éviter de dépasser le budget.

2. Le nivellement des ressources :

Cette technique permet d’identifier les ressources qui sont sur- ou sous-utilisées dans vos projets. Par exemple : Un chef de projet en informatique ayant des connaissances et des compétences en matière de codage peut aider une équipe chargée du logiciel à corriger des erreurs. Cela peut aider le projet à réduire l’embauche de personnel externe pour obtenir des conseils sur les erreurs de codage si cela est un problème.

3. La prévision des ressources :

Faire la prévision des ressources permet de prédire le nombre de ressources nécessaires avant le début d’un projet. Lors de la planification du projet, cette technique donne plus de visibilité sur les contraintes, les coûts inattendus et les risques. Le chef de projet se doit d’avoir une connaissance approfondie du projet et de ses objectifs pour faire ses prédictions. Le chef de projet doit bien évidemment être au courant de toutes les ressources disponibles dans l’organisation pour pouvoir bien mener ses prévisions.

Conclusion:

Avoir un planning de ressource précis, avec des informations détaillées sur les personnes et le matériel compris dans le projet est la clé pour un staffing réussi. N’attribuez pas plus de trois tâches à effectuer simultanément à vos ressources si vous ne voulez pas entraver leur efficacité. Sachant que tout projet est unique, des changements de calendrier sont inévitables et la structure d’attribution du travail changera aussi. Essayez malgré tout de minimiser la confusion dans l’allocation des ressources pour produire de meilleurs résultats.

Créez une priorisation des tâches pour s’assurer que les plus urgentes seront réalisées à temps, et pas par ordre de préférence. Ayez une vision réaliste de votre groupe de travail en ce qui concerne le délai d’exécution d’une tâche spécifique. Aussi, prenez connaissance de ce dont ils ont besoin pour le faire, et en quoi cela correspond aux objectifs de l’organisation et des parties prenantes.

Le staffing a beaucoup évolué depuis ces dernières années. Vous n’avez plus besoin de tableurs ou de tableaux blancs pour vous organiser. Un outil de gestion de projet, ou logiciel de staffing tel Stafiz peut vous aider à maximiser votre temps et celui de votre équipe, respecter votre budget et vos délais de manière efficace.

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