Comment mieux piloter vos équipes et gérer vos projets ?

Quand notre manière de travailler et de mener à bien des projets change du tout au tout, il y a de quoi être déstabilisé. Voilà presque un an que beaucoup travaillent à distance et la question de la gestion de projets et de la planification des ressources se pose encore. Manager vos équipes et faire un staffing efficace demande une certaine organisation. Celle-ci peut être simplifiée grâce à notre solution Stafiz qui vous permet :

  • D’accomplir vos tâches rapidement
  • De trouver et de staffer les meilleurs profils
  • De mieux piloter vos équipes (même à distance)

Gérer vos projets à distance, quels enjeux ?

Dans chaque société, cabinet, ou agence, une nouvelle dynamique s’est installée. Petit à petit, chacun a dû installer son bureau chez soi. Même si beaucoup ont eu l’impression de gagner du temps en n’ayant aucun trajet à faire, le temps reste quand même ce qui manque aux chefs de projets et collaborateurs. En effet, la distance et l’impossibilité de travailler physiquement ensemble chamboulent l’organisation de tous. Ne plus pouvoir se voir face à face complique parfois la gestion du staffing.

Si vos équipes semblent moins engagées et impliquées dans leurs tâches ou missions, le télétravail en est sûrement la cause. Vous pouvez lire cet article de notre blog pour mieux gérer vos collaborateurs à distance. C’est un vrai défi de manager ses collaborateurs aujourd’hui. Il faut mettre la main sur les meilleurs projets et sur de bons profils à recruter sans perdre trop de temps.

Comment avoir plus de visibilité sur les besoins de vos clients et sur le planning de vos équipes ?

D’après cet article sur le site Teamleader, la gestion d’un projet est le rôle du chef de projet. « La responsabilité de cette personne est de combiner stratégie (planification) et opérations (exécution) pour mener le projet à bonne fin. »

Les différentes étapes sont la planification des phases d’avancement et définir les objectifs stratégiques avec les parties prenantes. « Ensuite, il exécute le plan, en gérant les ressources (matériel, personnes, etc.) et les restrictions (objectif, délai et coût) tout au long du processus. »

Une bonne gestion des tâches et le respect des délais et des priorités assurent la réussite d’un projet. Teamleader nous donne une liste (voir ci-dessous) de tous les avantages d’une bonne gestion. C’est pourquoi nous mettons en avant l’utilisation d’un outil de staffing. C’est la solution pour mener à bien vos projets et motiver vos collègues. Grâce à ce logiciel, la distance n’est plus un problème pour rester opérationnel.

  1. Répondre aux attentes de toutes les parties prenantes
  2. Apporter ordre et clarté
  3. Garder un axe et des objectifs précis
  4. Optimiser les ressources
  5. Définir un plan d’actions réaliste
  6. Garantir un contrôle de la qualité
  7. Gérer les risques
  8. Assurer une surveillance continue
  9. Réduire le risque d’échec
  10. Gérer la réussite et l’échec (et en tirer des leçons !)

Stafiz, une solution automatique et rapide

Stafiz offre la possibilité de suivre les temps de manière simplifiée. Vous pouvez mettre à jour en temps réel vos suivis de projets et vos comptes rendus d’activité sont disponibles sur tous vos appareils. Ceux-ci sont automatiquement mis à jour et peuvent être synchronisés sur vos calendriers en ligne (Google, Microsoft etc.). Vous pouvez automatiser le suivi des temps quand l’un de vos employés doit s’absenter. En tant qu’administrateur, vous pouvez superviser les retards, congés et absences. C’est idéal pour mieux apercevoir l’impact de ces éléments en temps réel sur le suivi de projets.

En conseil ou en agence, cet outil est réellement fait pour vous et vous facilite la vie. C’est le moyen d’améliorer votre productivité en libérant vos collaborateurs des tâches longues et répétitives. En utilisant toutes les fonctions de staffing du logiciel, vous aurez une meilleure vision de ce que font vos équipes en temps réel. Vous verrez qui est disponible et quand, ainsi que des compétences et expériences de chacun.

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En tant que chef de projet, pouvoir suivre le travail de votre équipe et faire des recherches rapides des meilleurs consultants parmi vos employés ou vos sous-traitants est possible grâce à cette solution. Stafiz possède en effet un calendrier des équipes et une base de données pour trouver les personnes qui correspondent le mieux à vos besoins et ceux de vos clients.

Pour encore mieux planifier vos ressources, vous pouvez vérifier les disponibilités et les compétences de chacun afin de les placer sur les projets qui leur correspondent.

L’utilisation du logiciel Stafiz simplifie votre organisation du recrutement. À l’apparition de chaque besoin, créez et centralisez des demandes de staffing et laissez l’automatisation de l’outil vous proposer les ressources dont vous avez besoin et qui correspondent à la demande. Il ne suffit plus que de valider !

Centralisez votre gestion

Pour une meilleure organisation, il est possible d’avoir une gestion centralisée. Créez des postes comme celui de responsable de planning ou Project Management officer. D’après Blog Gestion de Projet, le PMO soutient le management et pilotage des projets en intervenant directement ou à travers les chefs de projet. Avec une vision globale, il s’assure de l’avancement et de la progression des tâches et a un rôle de contrôle et de coach. « C’est le rôle de PMO de tout synchroniser et de veiller à ce que les ressources soient stratégiquement allouées« .

Comment aller plus loin ?

Vos collaborateurs présentent leurs expériences et leurs compétences sur leur CV et ces informations suffisent généralement pour savoir comment les répartir sur différents projets. Seulement, ils seront davantage engagés si leurs préférences, leurs appétences et les compétences qu’ils veulent acquérir sont prises en compte dans l’équation. Allez plus loin que leur CV, sachez poser les bonnes questions et intégrez ces variables dans votre staffing.

Avoir cette nouvelle visibilité sur vos plannings de projets augmente la performance de votre société, elle vous permet de mieux staffer vos collaborateurs en fonction de leur niveau de charge. Le travail à distance a entraîné cette tendance de distribuer inégalement le travail aux employés. Certains sont surchargés et d’autres ne le sont pas assez. Le logiciel réduit ces erreurs grâce à la meilleure visibilité des charges.

Vous l’aurez compris, l’utilisation de Stafiz est un avantage considérable, que ce soit pour les managers, les chefs de projets et les collaborateurs. Les fonctionnalités précises du logiciel s’adaptent aux tâches de chacun et les simplifient. Rien de mieux pour avoir le meilleur pool de candidats et une vision plus large de comment vous pouvez staffer chacun de ces profils sur vos projets.

Retrouvez ici une vidéo explicative. Contactez-nous pour toute question !

Pour en savoir plus sur le staffing dans Stafiz